超详细！手把手教你在 Excel 中轻松搭建实用进销存系统

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

在日常的商业活动中，进销存可是非常重要的。简单来说，进就是采购商品，销就是把商品卖出去，存就是仓库里还剩下多少商品。这三者构成了一个完整的商业循环。比如说，开一家小超市，每天都要进货、卖货，晚上还得盘点一下库存，这就是进销存的日常体现。

那为什么要用 Excel 来做进销存呢？其实，Excel 是大家都比较熟悉的办公软件，基本都能上手操作。而且它不需要额外花钱购买专门的软件，成本很低。对于一些小店铺、小公司来说，用 Excel 做进销存再合适不过了。比如一家小文具店，每天的进出货量不是特别大，用 Excel 就能轻松搞定。

二、准备工作

确定表格结构：在开始做表格之前，得先想清楚要记录哪些信息。一般来说，进货表格要记录进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等；销售表格要记录销售日期、商品名称、数量、单价、客户等；库存表格要记录商品名称、初始库存、进货数量、销售数量、剩余库存等。举个例子，假如是卖水果的，进货的时候要知道进了多少斤苹果、什么价格进的、从哪个果农那里进的；卖的时候要知道卖给了哪个水果店、卖了多少斤、卖什么价格；库存那里要随时知道还剩下多少斤苹果。

创建工作表：打开 Excel 后，新建一个工作簿，分别创建进货表、销售表和库存表三个工作表。可以给每个工作表取个容易识别的名字，比如“进货记录”“销售记录”“库存情况”。这样在操作的时候就很方便找到对应的表格。

三、制作进货表

表头设置：在进货表的第一行，依次输入“进货日期”“商品名称”“商品编号”“数量”“单价”“金额”“供应商”“备注”等内容。商品编号可以方便对商品进行管理，就像每个人都有身份证号一样。备注栏可以记录一些特殊情况，比如进货时的优惠信息等。

数据录入：每次进货的时候，就按照表头的内容依次填写。日期要写准确，商品名称不能写错，数量和单价填好后，金额可以通过公式自动计算。比如在金额对应的单元格里输入“=数量单元格单价单元格”，按下回车键，金额就自动算出来了。这样可以减少手动计算的错误。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如商品名称那一列，可以设置成下拉菜单的形式，把所有可能的商品名称都列在里面，这样在录入的时候就不会出现写错名称的情况。

四、制作销售表

表头设置：销售表的表头和进货表有点类似，有“销售日期”“商品名称”“商品编号”“数量”“单价”“金额”“客户”“备注”等。客户这一栏可以记录是卖给了哪个公司或者个人。

数据录入：和进货表一样，每次销售的时候就按照表头内容填写。同样，金额也可以用公式自动计算。

关联库存：销售表要和库存表关联起来，每销售一件商品，库存就要相应减少。可以通过 VLOOKUP 函数来实现。比如在销售表的库存剩余列输入公式“=VLOOKUP(商品名称,库存表!$A$2:$E$100,5,FALSE)-销售数量”，这样每次销售后库存就会自动更新。这里的“$A$2:$E$100”要根据实际的库存表范围来调整。

五、制作库存表

表头设置：库存表的表头有“商品名称”“商品编号”“初始库存”“进货数量”“销售数量”“剩余库存”等。初始库存就是一开始仓库里有多少商品。

数据更新：进货数量可以从进货表中引用过来，销售数量从销售表中引用过来。剩余库存可以通过公式“=初始库存+进货数量-销售数量”计算得出。这样只要进货表和销售表的数据更新了，库存表也会自动更新。

库存预警：可以设置库存预警。比如当某种商品的剩余库存低于一定数量时，单元格的颜色会变成红色提醒。可以通过条件格式来实现。选中剩余库存列，点击“条件格式”，设置规则为“小于”某个数值，然后选择填充颜色为红色。

六、使用公式和函数提高效率

SUM 函数：SUM 函数可以用来求和。比如在进货表中，要计算一段时间内的总进货金额，就可以用 SUM 函数把所有金额单元格加起来。在一个空白单元格里输入“=SUM(金额单元格范围)”，按下回车键就能得到结果。

VLOOKUP 函数：前面提到过，VLOOKUP 函数可以在不同的表格之间查找数据。比如在销售表中查找商品的初始库存，就可以用 VLOOKUP 函数从库存表中获取数据。

IF 函数：IF 函数可以进行条件判断。比如在库存表中，如果剩余库存小于 10，就显示“库存不足”，可以在一个空白单元格里输入“=IF(剩余库存单元格<10,"库存不足","")”。

七、数据的分析和图表展示

数据排序和筛选：可以对进货表、销售表和库存表的数据进行排序和筛选。比如在进货表中，按照进货日期排序，就能清楚地看到进货的先后顺序；在销售表中，筛选出某个客户的所有销售记录。

制作图表：可以用图表来直观地展示数据。比如用柱状图展示不同商品的销售数量，用折线图展示一段时间内的库存变化情况。选中要制作图表的数据，点击“插入”菜单，选择合适的图表类型就可以了。

八、建米软件的推荐

虽然用 Excel 可以做进销存，但是当业务量越来越大的时候，Excel 可能就有点力不从心了。这时候可以试试建米软件。建米软件专门针对进销存管理开发，功能强大且操作简单。它可以实现进货、销售、库存数据的实时同步，避免了手动更新数据的麻烦。比如说，在多个门店的情况下，各个门店的销售数据能实时汇总到总部，方便统一管理。而且建米软件还能生成详细的报表和分析图表，帮助管理者更好地了解业务情况，做出更合理的决策。

以上就是在 Excel 中做进销存的详细步骤和方法，希望能帮助到你。如果在操作过程中遇到问题，也可以随时查找相关资料或者咨询专业人士。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存表格如何设置公式自动计算？

我听说很多人在做 Excel 进销存表格的时候，都特别希望能让表格自动计算，这样就省了好多事儿。我就想知道这公式到底咋设置呢。下面咱们来好好说说。

1. 库存数量计算

库存数量一般就是期初库存加上进货数量，再减去销售数量。比如在 Excel 里，你可以在库存数量那一列用公式“=期初库存单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”。这样只要前面的数据一更新，库存数量就自动算出来啦。像建米软件在处理这类数据计算的时候，也是能很精准地根据设定规则自动计算库存数量的。

2. 成本计算

成本计算可以按照加权平均法。先算出总成本，就是期初成本加上进货成本。然后用总成本除以总数量，得到单位成本。在 Excel 里可以用公式来一步步实现这些计算。建米软件也有类似的成本计算功能，能更方便地处理复杂的成本核算。

3. 销售额计算

销售额就是销售数量乘以销售单价。在 Excel 里直接用对应的单元格相乘就行，公式可以写成“=销售数量单元格销售单价单元格”。这样每笔销售的销售额就能自动算出来啦。

4. 利润计算

利润等于销售额减去成本。在 Excel 里用销售额的单元格减去成本的单元格就能得出利润。建米软件能把这些数据整合起来，更直观地展示利润情况。

5. 周转率计算

周转率一般用销售成本除以平均库存。在 Excel 里通过设置相应的公式就能算出周转率，这能帮助你了解库存的周转情况。

二、Excel 进销存表格如何添加数据验证？

朋友说在 Excel 进销存表格里添加数据验证特别重要，能保证数据的准确性。我就想知道具体咋操作呢。下面来详细介绍。

1. 限制输入范围

比如对于数量这一列，你可以设置只能输入正整数。在 Excel 里通过数据验证功能，选择“整数”，然后设置最小值为 1，这样就避免了输入负数或者其他不合理的数据。建米软件也有类似的数据验证机制，能确保录入的数据符合要求。

2. 下拉列表选择

对于一些固定选项，像商品类别，可以设置下拉列表。在数据验证里选择“序列”，然后把商品类别一个个输进去，用逗号隔开。这样输入的时候就只能从下拉列表里选，减少了输入错误。

3. 日期格式验证

如果有日期相关的数据，比如进货日期、销售日期等，可以设置日期格式验证。选择“日期”，然后设置允许的日期范围，保证日期的准确性。

4. 自定义验证规则

你还可以根据自己的需求设置自定义的验证规则。比如规定某个单元格的数值必须大于另一个单元格的数值等。建米软件能提供更灵活的自定义验证规则设置。

5. 提示信息设置

在数据验证里可以设置输入提示信息，当用户选中单元格时，就会弹出提示，告诉用户应该输入什么样的数据。

三、Excel 进销存表格如何进行数据透视分析？

我想知道在 Excel 进销存表格里进行数据透视分析到底咋弄，感觉这能让我们更清楚地了解数据情况。下面就来看看。

1. 创建数据透视表

先选中你要分析的数据区域，然后在 Excel 里找到“插入”选项卡，点击“数据透视表”。接着按照向导一步步操作，把字段拖到相应的区域，比如把商品名称拖到“行”区域，把销售数量拖到“值”区域。建米软件也有强大的数据分析功能，能像数据透视表一样对进销存数据进行多维度分析。

2. 按商品分析

通过数据透视表可以很清楚地看到每个商品的销售情况、库存情况等。你可以统计每个商品的销售数量、销售额，对比不同商品的销售差异。

3. 按时间分析

把日期字段拖到“列”区域，就能按时间来分析数据了。比如可以看看每个月的销售趋势，是增长还是下降。

4. 按客户分析

如果有客户信息，把客户字段拖到“行”区域，就能分析不同客户的购买情况，了解哪些客户是主要的购买群体。

5. 数据筛选

在数据透视表里可以进行筛选，只看你想要的数据。比如只看某个时间段内某个商品的销售数据。建米软件在筛选数据方面也很便捷，能快速定位到你需要的数据。

四、Excel 进销存表格如何实现多表数据关联？

朋友推荐说在 Excel 进销存里实现多表数据关联能让数据管理更方便。我就想知道具体咋关联呢。下面来详细说说。

1. VLOOKUP 函数关联

VLOOKUP 函数可以根据一个表中的某个关键字，在另一个表中查找对应的数据。比如在销售表和商品信息表之间，通过商品编号这个关键字，用 VLOOKUP 函数就能把商品信息表中的商品名称、单价等信息关联到销售表中。建米软件在数据关联方面也很智能，能快速准确地关联不同表的数据。

2. INDEX 和 MATCH 函数组合

这两个函数组合起来也能实现数据关联，而且比 VLOOKUP 函数更灵活。可以根据不同的条件在不同表中查找数据。

3. 数据更新同步

当一个表中的数据更新时，关联的数据也要能同步更新。在 Excel 里可以通过设置公式的引用方式来保证数据同步。建米软件能自动处理数据更新同步的问题，让你不用操心。

4. 多表关联分析

通过多表数据关联，可以进行更复杂的分析。比如把销售表、库存表和采购表关联起来，分析采购、销售和库存之间的关系。

5. 关联数据验证

关联过来的数据要进行验证，确保数据的准确性。可以通过设置条件格式等方式来检查关联数据是否合理。