超详细！手把手教你做好外账手工进销存的实用方法

一、什么是外账手工进销存

外账手工进销存呢，简单来说就是用手工记账的方式来记录企业对外的商品购进、销售和库存情况。外账一般是给税务、工商等外部部门看的，要符合相关法律法规和会计准则。手工进销存就是不借助电脑软件，而是通过纸质账本或者表格来记录每一笔业务。

适用场景：对于一些规模较小、业务量不是很大的企业，或者刚刚创业的小公司，外账手工进销存是一种比较经济实惠的方式。比如一家小杂货店，每天的进货、销售数量不是特别多，用手工记录就可以清晰掌握商品的流动情况。

好处：它能让我们对企业的业务有更直观的认识，每一笔账目都清清楚楚地写在纸上。而且不需要额外购买软件，也不用专门学习软件的操作，成本比较低。

局限性：但是手工进销存也有缺点，效率比较低，容易出错。如果业务量突然增加，手工记录就会变得很繁琐，还可能出现记录错误的情况。

二、准备工作

账本和文具：要准备好合适的账本。一般需要一本进货账本、一本销售账本和一本库存账本。进货账本用来记录每次购进商品的信息，销售账本记录商品的销售情况，库存账本则随时更新商品的库存数量。还要准备好笔、计算器等文具，方便记录和计算。

确定记账方法：常见的记账方法有先进先出法、加权平均法等。先进先出法就是先购进的商品先销售出去，这种方法比较符合实际的商品流动情况。加权平均法是计算出商品的平均成本，然后按照这个平均成本来计算销售成本。比如一家水果店，进了两批苹果，第一批进价低，第二批进价高，采用先进先出法，在销售苹果时就先算第一批的成本。

设置科目：要根据企业的实际业务设置好相关的科目。比如商品的名称、规格、单价、数量等。对于不同类型的商品，要分别设置科目，这样才能清晰地记录每一种商品的进销存情况。

三、进货记录

记录内容：在进货时，要详细记录每一笔进货的信息。包括进货日期、供应商名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等。比如一家服装店进了一批牛仔裤，就要记录是哪天进的货，从哪个供应商那里进的，牛仔裤的尺码、颜色、进货数量、每条的进价以及这批货的总金额。

凭证整理：每次进货都要有相应的凭证，比如进货发票、送货单等。要把这些凭证整理好，附在对应的进货记录后面，这样以后查账的时候就很方便。如果税务部门来检查，这些凭证就是重要的依据。

库存更新：每完成一笔进货记录，都要及时更新库存账本。在库存账本上增加相应商品的数量，同时计算出新的库存金额。这样就能随时掌握库存的实际情况。

四、销售记录

记录内容：销售记录也同样要详细。要记录销售日期、客户名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等。比如一家文具店卖出了一批笔记本，就要记录是哪天卖出去的，卖给了哪个客户，笔记本的品牌、型号、卖出数量、每本的售价以及这批笔记本的销售总额。

发票开具：销售商品时，要按照规定开具发票。发票上的信息要和销售记录一致，包括商品名称、数量、金额等。发票是销售业务的重要凭证，也是企业纳税的依据。

成本计算：根据之前确定的记账方法，计算出销售商品的成本。比如采用先进先出法，就先计算最早购进的商品的成本。把销售成本记录在销售账本上，这样就能算出每一笔销售业务的利润。

库存更新：销售完成后，要及时在库存账本上减少相应商品的数量，同时更新库存金额。这样库存账本上的信息才能和实际库存相符。

五、库存管理

定期盘点：要定期对库存进行盘点，一般可以一个月或者一个季度盘点一次。盘点就是实际清点库存商品的数量，然后和库存账本上的记录进行核对。如果发现有差异，要及时查找原因。比如一家超市在盘点时发现某种饮料的实际库存比账本记录少了几箱，就要查找是销售记录有误，还是存在商品丢失的情况。

库存预警：可以根据企业的实际情况，设置库存预警线。当某种商品的库存数量低于预警线时，就要及时补货。比如一家五金店，某种螺丝的库存预警线是 100 个，当库存数量降到 100 个以下时，就要联系供应商进货。

处理积压库存：对于一些积压的库存商品，要及时处理。可以通过打折促销、和供应商协商退货等方式来减少库存积压。比如一家服装店有一批过季的衣服积压在仓库，就可以在季末进行打折销售，尽快回笼资金。

六、报表制作

进销存报表：定期制作进销存报表，一般可以一个月制作一次。报表上要体现出这个月的进货总额、销售总额、库存余额等信息。通过进销存报表，企业管理者可以清楚地了解企业的经营状况。比如一家食品店通过进销存报表发现这个月的销售总额比上个月下降了，就可以分析是市场需求减少了，还是商品的种类不够吸引人。

财务报表：根据进销存记录和相关的财务数据，制作财务报表，比如利润表、资产负债表等。这些报表可以反映企业的财务状况和经营成果。税务部门也会根据这些报表来评估企业的纳税情况。

七、使用建米软件辅助

其实，随着企业业务的发展，手工进销存可能会越来越难以满足需求，比如容易出现记录错误、数据统计麻烦等问题。这时候可以试试建米软件，它能自动记录进货、销售和库存信息，避免手工记录的错误，还能快速生成各种报表，大大提高工作效率。

以上就是外账手工进销存的做法，希望能帮助大家更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、外账手工进销存适合哪些企业？

我听说很多小企业在记账的时候都挺纠结用什么方式，就想知道外账手工进销存到底适合哪些企业呢。其实啊，外账手工进销存还是有一定适用范围的。

1. 规模较小的企业：这类企业业务量相对较少，交易也不那么频繁。比如一些小的文具店，每天的进货和销售数量有限，用手工进销存就能满足基本的账务记录需求，没必要花费大量成本去上一套复杂的财务软件。

2. 初创企业：初创企业资金有限，可能没有足够的预算购买专业的财务软件和聘请专业的财务人员。外账手工进销存简单易上手，创业者自己就能操作，能在一定程度上节省成本。

3. 业务模式简单的企业：像一些只进行单一产品销售的企业，比如专门卖某种特色小吃的店铺，进货渠道和销售方式都比较固定，手工记录进销存数据就可以清晰地掌握经营情况。

4. 对成本控制要求高的企业：有些企业为了严格控制成本，会尽量减少不必要的开支。手工进销存不需要购买软件和支付软件维护费用，只需要一些纸质账本和笔就可以，能有效降低企业的运营成本。如果企业发展到一定规模，手工进销存可能就不太适用了，这时候可以考虑使用建米软件等专业的进销存管理软件，提高工作效率。

二、外账手工进销存需要用到哪些工具？

朋友说他在做外账手工进销存的时候，都不知道该准备些什么工具，我就想知道到底需要用到哪些东西呢。下面就来给大家介绍一下。

1. 账本：这是最基本的工具啦。需要准备进货账本、销售账本和库存账本。进货账本用来记录每次进货的时间、数量、单价、供应商等信息；销售账本记录销售的时间、数量、单价、客户等信息；库存账本则实时反映库存的数量和金额。

2. 笔：用来在账本上记录数据。最好准备不同颜色的笔，比如用黑色笔记录正常业务，用红色笔记录冲销或者调整的业务，这样能让账本更加清晰明了。

3. 计算器：在计算进货成本、销售金额、库存余额等数据的时候，计算器能帮助我们快速准确地得出结果，避免手工计算出错。

4. 文件夹：用来存放相关的原始凭证，比如进货发票、销售发票、入库单、出库单等。这些凭证是记账的依据，一定要妥善保管。随着企业业务的发展，手工记录可能会变得繁琐，建米软件可以实现数据的自动化处理，提高工作效率。

三、外账手工进销存容易出现哪些错误？

我想知道外账手工进销存这么麻烦，到底容易出现哪些错误呢。其实，在实际操作过程中，很容易出现一些问题。

1. 数据记录错误：手工记录数据难免会出现笔误，比如把进货数量或者销售单价写错。这可能会导致库存数据不准确，影响企业对库存的管理和决策。

2. 漏记或重记：业务繁忙的时候，可能会忘记记录某一笔进货或者销售业务，或者重复记录同一笔业务。这样会使财务数据失真，不能真实反映企业的经营情况。

3. 计算错误：在计算进货成本、销售金额和库存余额等数据时，如果不小心算错，会导致整个进销存数据的不准确。而且错误的数据可能会一直延续下去，影响后续的财务分析和决策。

4. 凭证管理不善：如果原始凭证保管不当，丢失或者损坏，会使记账缺乏依据，也可能导致税务风险。为了避免这些错误，企业可以定期对进销存数据进行核对和审查，也可以考虑使用建米软件等工具，减少人为错误的发生。

四、外账手工进销存与软件进销存哪个更好？

假如你在选择进销存管理方式的时候，肯定会纠结是用手工的还是软件的，就是说啊，这两者到底哪个更好呢。下面来分析一下。

1. 准确性方面：软件进销存更有优势。手工进销存容易出现人为错误，而软件可以自动计算和核对数据，大大降低了错误率。比如建米软件，它能实时更新库存数据，保证数据的准确性。

2. 效率方面：软件进销存明显胜出。手工记录数据需要花费大量的时间和精力，而软件可以快速处理大量的数据，提高工作效率。比如在生成报表方面，软件可以瞬间生成各种报表，而手工则需要花费很长时间去整理和计算。

3. 成本方面：手工进销存前期成本低，只需要一些账本和笔。但随着企业业务的增长，人力成本会逐渐增加。软件进销存前期需要购买软件和支付实施费用，但长期来看，能提高工作效率，降低人力成本。

4. 灵活性方面：手工进销存比较灵活，可以根据企业的实际情况进行调整。但软件进销存也在不断发展，很多软件都提供了个性化定制功能，能满足不同企业的需求。总体来说，如果企业规模较小、业务简单，可以先采用手工进销存；如果企业规模较大、业务复杂，建议选择建米软件等专业的软件进销存系统。