超详细！巧用 EXCEL 一步步制作实用的进销存软件教程

一、什么是进销存软件以及用 Excel 制作的可行性

进销存软件简单来说，就是对企业的进货、销售、库存这三个环节进行管理的工具。它能帮助企业清晰掌握商品的流动情况，合理安排采购和销售计划，避免库存积压或缺货的情况发生。比如一家小超市，每天要进货、卖货，还得知道仓库里还剩多少货，进销存软件就能把这些信息管理得井井有条。

那为什么要用 Excel 来制作进销存软件呢？其实，Excel 是我们日常办公中很常用的软件，大多数人都有一定的使用基础。而且它操作相对简单，不需要编写复杂的代码，成本也很低。对于一些小型企业或者个体商户来说，用 Excel 制作一个简单的进销存软件，就能满足基本的管理需求了。不过呢，Excel 制作的进销存软件功能相对有限，对于大型企业复杂的业务流程可能就不太适用了。

二、制作前的准备工作

明确需求：在动手制作之前，得先清楚自己的需求。不同的企业或者商户，对进销存管理的侧重点可能不一样。比如一家服装店，可能更关注不同款式、颜色、尺码的服装的进货、销售和库存情况；而一家文具店，可能更在意各类文具的进货成本、销售价格和库存数量。所以要根据自己的实际情况，确定需要管理哪些信息。

规划表格结构：规划好各个表格的结构也很重要。一般来说，进销存软件至少需要有进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货的日期、商品名称、数量、单价、供应商等信息；销售表要记录销售的日期、商品名称、数量、单价、客户等信息；库存表则是实时反映每种商品的库存数量。可以先在纸上或者脑海里构思一下表格的大致样子，确定好需要哪些列和行。

收集数据：把企业现有的商品信息、供应商信息、客户信息等收集起来。这些数据是制作进销存软件的基础，有了准确的数据，才能让软件发挥作用。比如把仓库里现有的商品录入到库存表中，把合作的供应商和客户的信息分别整理好。

三、创建进货表

表头设计：进货表的表头要包含必要的信息。第一列可以是“进货日期”，记录商品是什么时候进来的；第二列是“商品名称”，明确进的是什么货；第三列“数量”，表示进了多少；第四列“单价”，也就是每件商品的价格；第五列“金额”，金额等于数量乘以单价，可以用 Excel 的公式自动计算；第六列“供应商”，记录是从哪个供应商那里进的货。

数据录入：每次进货的时候，就把相应的信息录入到进货表中。比如 5 月 10 号从红星文具厂进了 100 支铅笔，单价是 0.5 元，那么就在“进货日期”列填入 5 月 10 号，“商品名称”列填入铅笔，“数量”列填入 100，“单价”列填入 0.5，“金额”列会自动算出是 50 元，“供应商”列填入红星文具厂。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如“数量”列只能输入正整数，“单价”列只能输入数字。这样可以避免输入错误的数据，影响后续的统计和分析。

四、创建销售表

表头设计：销售表的表头和进货表类似，但也有一些不同。“销售日期”“商品名称”“数量”“单价”“金额”这些列和进货表是一样的，另外还需要有“客户”列，记录是把商品卖给了哪个客户。

数据录入：每完成一笔销售，就把销售信息录入到销售表中。比如 5 月 12 号把 20 支铅笔以 0.8 元的单价卖给了实验小学，就在“销售日期”列填入 5 月 12 号，“商品名称”列填入铅笔，“数量”列填入 20，“单价”列填入 0.8，“金额”列自动算出是 16 元，“客户”列填入实验小学。

与进货表关联：销售表和进货表是有联系的。销售的商品肯定是之前进过货的，所以可以通过商品名称来关联两个表格。这样在统计库存的时候，就能根据进货和销售的情况准确计算出剩余的库存数量。

五、创建库存表

表头设计：库存表的表头相对简单，主要有“商品名称”和“库存数量”两列。“商品名称”和进货表、销售表中的商品名称要保持一致，这样才能准确关联数据。

初始库存录入：把仓库里现有的商品和对应的数量录入到库存表中。比如仓库里一开始有 500 本笔记本，就在“商品名称”列填入笔记本，“库存数量”列填入 500。

库存数量计算：库存数量是根据进货和销售的情况动态变化的。可以用 Excel 的公式来计算库存数量，库存数量 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。每次有进货或者销售记录的时候，库存数量会自动更新。

六、数据统计与分析

进货统计：可以统计一段时间内的进货总量、进货总金额等信息。比如统计 5 月份的进货情况，选中“进货日期”列中 5 月份的数据，然后对“数量”列和“金额”列进行求和计算。这样就能知道 5 月份一共进了多少货，花了多少钱。

销售统计：同样的方法，统计一段时间内的销售总量、销售总金额等信息。还可以分析不同商品的销售情况，看看哪些商品卖得好，哪些商品卖得不好。比如通过统计发现 5 月份铅笔的销售数量最多，而橡皮的销售数量很少，就可以根据这个情况调整进货计划。

库存分析：分析库存数量是否合理。如果某种商品的库存数量过多，可能会占用资金和仓库空间；如果库存数量过少，可能会出现缺货的情况。可以设置一个安全库存数量，当库存数量低于安全库存时，就提醒及时进货。

七、使用 Excel 制作进销存软件的局限性及建米软件的推荐

虽然用 Excel 制作进销存软件有一定的优势，但也存在一些局限性。比如当数据量很大的时候，Excel 的计算速度会变慢，而且容易出现数据错误。Excel 不太适合多人同时操作，在团队协作方面有一定的困难。

如果你的企业业务量逐渐增大，对进销存管理的要求也越来越高，这时候可以试试建米软件。建米软件是一款专业的进销存管理软件，它可以处理大量的数据，计算速度快，而且准确性高。它支持多人同时在线操作，方便团队成员之间的协作。比如在一家中型的批发企业，使用建米软件可以让采购、销售、仓库等部门的人员同时在系统中操作，实时更新数据，提高工作效率。

以上就是用 Excel 制作进销存软件的详细步骤和相关知识，希望能帮助你制作出适合自己的进销存管理工具。如果在使用过程中遇到问题，也可以随时咨询相关的技术人员。

常见用户关注的问题：

一、用EXCEL制作进销存软件需要具备哪些基础知识？

我听说很多人都想用EXCEL做个进销存软件，我就想知道做这个得有啥基础知识。其实啊，想用EXCEL做进销存软件，有一些基础还是很必要的。

Excel基本操作：得熟悉单元格的操作，像数据的输入、编辑、删除这些简单的事儿得会。比如你要在单元格里输入商品的名称、数量啥的。还要知道怎么调整列宽、行高，让表格看起来更整齐。格式设置也得懂点，像字体、颜色、对齐方式这些，这样能让表格更美观。

函数运用：函数可是Excel的大杀器。SUM函数得会用，它能快速算出商品的总数。VLOOKUP函数也很重要，能根据条件查找对应的数据，比如根据商品编号查找商品的详细信息。IF函数可以做一些条件判断，比如判断库存是否低于某个数值。

数据透视表：这个能对数据进行快速的汇总和分析。通过数据透视表，你可以很清楚地看到不同商品的进销存情况，还能进行分类统计。

图表制作：用图表能更直观地展示数据。比如柱状图可以对比不同商品的销量，折线图可以看库存的变化趋势。学会制作图表，能让你对进销存数据有更清晰的认识。要是觉得Excel做起来太麻烦，建米软件也是个不错的选择，它能更专业地处理进销存业务。

二、用EXCEL制作进销存软件有哪些优缺点？

朋友说用EXCEL做进销存软件挺方便的，但我想知道它到底有啥优缺点。下面就来唠唠。

优点方面：

成本低：Excel几乎是办公必备软件，不用额外花钱去买专门的进销存软件，对于小商家来说能省一笔开支。

操作灵活：你可以根据自己的需求随意设计表格的样式和功能。想加个字段就加个字段，想改个计算方式也很容易。

容易上手：很多人都对Excel有一定的了解，稍微学习一下就能开始制作进销存表格。

数据处理方便：可以对数据进行排序、筛选、查找等操作，能快速找到自己需要的信息。

缺点方面：

功能有限：对于复杂的业务流程，Excel可能就有点力不从心了。比如多仓库管理、多用户协同操作等功能就很难实现。

数据安全性低：如果文件丢失或者损坏，数据就可能没了。而且没有很好的权限管理，数据容易被误修改。

效率不高：当数据量很大时，操作会变得很慢，处理起来很费时间。这时候建米软件就能发挥优势了，它能高效地处理大量数据，保障数据安全。

缺乏实时性：不能实时更新数据，需要手动去刷新，对于需要及时掌握库存情况的商家来说不太方便。

三、用EXCEL制作进销存软件的基本步骤是什么？

假如你打算用EXCEL做个进销存软件，那得知道基本步骤。下面就来说说。

规划表格结构：得想好要记录哪些信息。比如商品的名称、编号、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量这些。然后根据这些信息设计表格的列和行。

建立基础数据：把商品的基本信息录入进去，像商品的单价、规格等。还可以建立供应商和客户的信息表，方便后续的业务操作。

设置计算公式：用函数来计算库存数量。比如库存数量=进货数量 - 销售数量。还可以设置一些条件判断，比如当库存低于某个数值时提醒补货。

数据录入与更新：每次有进货或者销售业务时，及时把数据录入到表格里。并且要保证数据的准确性，不然计算出来的结果就不准了。

数据验证与审核：对录入的数据进行验证，看看有没有错误或者不合理的地方。可以设置数据验证规则，比如进货数量不能为负数。审核通过后的数据才能用于后续的分析和统计。要是觉得Excel制作过程太繁琐，建米软件可以提供更便捷的解决方案。

四、用EXCEL制作的进销存软件能满足企业长期发展的需求吗？

就是说啊，很多企业一开始可能用EXCEL做个简单的进销存软件，但是我就想知道它能不能满足企业长期发展的需求。

初期阶段：在企业刚开始的时候，业务量比较小，用EXCEL制作的进销存软件基本能满足需求。它能记录简单的进销存数据，进行基本的统计和分析。而且成本低，操作也方便，适合企业起步阶段。

业务增长阶段：随着企业业务的增长，数据量会越来越大，业务流程也会变得复杂。这时候Excel可能就有点跟不上了。它处理大量数据的效率会变低，而且对于复杂的业务逻辑很难实现。比如多仓库的库存管理、多渠道的销售统计等。

管理需求提升阶段：企业发展到一定阶段，对管理的要求也会提高。需要实时掌握库存情况、销售情况，进行精准的数据分析和决策。Excel很难做到实时更新数据和提供全面的分析报告。而建米软件能提供更强大的功能和更专业的服务，能更好地满足企业长期发展的需求。

安全与协同需求阶段：企业还需要保障数据的安全，并且实现多用户的协同操作。Excel在数据安全方面比较薄弱，也不适合多用户同时操作。建米软件有完善的安全机制和协同功能，能解决这些问题。

总体来说，用EXCEL制作的进销存软件在企业初期有一定的优势，但从长期发展来看，很难满足企业不断增长的需求，建米软件是更合适的选择。