超详细！WPS云进销存究竟该如何巧妙使用负库存？

一、了解负库存和WPS云进销存

在正式聊怎么用WPS云进销存的负库存功能之前，咱先搞清楚啥是负库存。简单来说，负库存就是系统里显示的商品库存数量是负数。一般在实际业务里，出现这种情况可能是因为商品已经销售出去了，但进货或者入库的操作还没来得及完成。

比如说，一家小超市进了一批饮料，还没来得及录入系统，但是客人已经买走了几瓶。这时候系统里饮料的库存就可能显示为负数。

WPS云进销存是一款能帮咱们管理商品进销存业务的软件。它功能强大，操作也比较简单，能让咱们轻松地管理商品的进货、销售和库存情况。

二、开启负库存功能

确认权限

要使用负库存功能，得先看看自己有没有这个权限。一般来说，管理员才有设置和开启负库存功能的权限。就好比一家公司，只有老板或者相关负责人才能决定某些重要的事情。

系统设置

登录WPS云进销存系统后，找到系统设置的地方。在设置里，通常能找到“库存管理”相关的选项。在这个选项里，有一个“允许负库存”的开关。把这个开关打开，就相当于给负库存功能开了绿灯。

举个例子，就像打开家里电器的开关一样，打开这个开关，负库存功能就能正常使用了。不过要注意，开启负库存功能可能会带来一些风险，比如库存数据不准确等，所以要谨慎操作。

三、使用负库存进行销售出库

创建销售订单

当库存不足但又有客户要购买商品时，就可以创建销售订单。在WPS云进销存里，找到销售订单的创建入口，填写客户信息、商品信息和销售数量等。

比如说，一家文具店的某种笔记本库存只有10本了，但有个客户要购买15本。这时候就可以正常创建销售订单，填写客户要购买的15本笔记本信息。

审核并出库

销售订单创建好后，要进行审核。审核通过后，就可以进行出库操作。在出库时，系统会显示库存为负数。

还是拿文具店举例，审核通过后，进行出库操作，系统里这种笔记本的库存就会显示为 -5 本。这里要注意，虽然可以使用负库存出库，但后续要及时补货，不然可能会影响正常的业务。

四、负库存补货操作

创建采购订单

发现库存出现负数后，要赶紧补货。在WPS云进销存里，找到采购订单的创建入口，填写供应商信息、商品信息和采购数量等。

比如文具店发现笔记本库存为负数了，就可以创建采购订单，向供应商采购足够数量的笔记本，把库存补回来。

入库处理

采购的商品到货后，要进行入库处理。在系统里找到入库单的创建入口，填写相关信息，完成入库操作。入库后，系统会自动更新库存数量，负库存就会逐渐变为正数。

接着上面文具店的例子，采购的笔记本到货后，进行入库操作，系统里笔记本的库存就会从负数慢慢变回正常数量。

五、负库存的风险与应对

库存数据不准确

使用负库存可能会导致库存数据不准确。因为负库存的存在，可能会让咱们对实际的库存情况产生误判。

比如说，看到系统里某种商品的库存是负数，可能会以为这种商品已经缺货了，但实际上可能是因为入库操作还没完成。为了应对这个问题，要定期对库存进行盘点，确保库存数据的准确性。

影响销售和采购决策

负库存也可能会影响销售和采购决策。如果库存数据不准确，可能会导致过度采购或者销售受阻。

举个例子，如果因为负库存错误地认为某种商品缺货，就可能会大量采购，结果导致库存积压。反过来，如果没有及时发现负库存，可能会拒绝客户的订单，影响销售业绩。要避免这种情况，就要及时关注库存数据，结合实际业务情况做出合理的决策。

六、建米软件助力库存管理

在库存管理方面，除了WPS云进销存，其实还有其他实用的工具可以试试，比如建米软件。建米软件在库存管理上有自己独特的优势。它可以实时监控库存数据，对于负库存情况能及时发出预警，让咱们第一时间了解库存动态。而且，建米软件还能根据历史销售数据和库存情况，智能生成采购建议，帮助咱们更合理地进行采购和补货，避免出现库存积压或者缺货的情况。

以上就是关于WPS云进销存怎么使用负库存的详细介绍，希望这些内容能帮助大家更好地使用这个功能，管理好自己的库存。

常见用户关注的问题：

一、wps云进销存负库存使用会有什么风险？

我听说在使用wps云进销存负库存功能的时候，大家都挺担心会有风险的。我就想知道这负库存使用起来到底会有啥不好的影响呢。下面咱们就来仔细聊聊。

财务核算不准确：当使用负库存时，成本核算会出现很大偏差。因为商品实际还没进货就被销售出去了，成本计算可能会依据错误的库存数量和价格，导致利润计算不准确，影响企业的财务报表真实性。比如本来利润是盈利的，可能因为负库存核算错误，显示成亏损。

库存管理混乱：容易导致库存数据与实际情况严重不符。员工可能不清楚哪些商品真正有库存，哪些是负库存状态，在进行采购和销售决策时就会失误。例如，可能会重复采购已经有负库存记录但实际已经到货的商品。

客户满意度降低：如果因为负库存而出现无法按时交货的情况，会让客户对企业的信任度大打折扣。客户下单后却不能及时收到商品，会影响企业的声誉和后续业务。

供应链合作受影响：供应商看到企业频繁出现负库存情况，可能会对企业的经营能力产生怀疑，从而影响合作关系。比如供应商可能会减少赊账额度或者提高供货价格。建米软件在库存管理方面有不错的算法和预警机制，可以一定程度上避免负库存带来的这些风险。

二、wps云进销存负库存使用有什么条件限制吗？

朋友说wps云进销存负库存功能挺方便的，但不知道使用起来有没有啥条件限制。我就挺好奇的，下面来好好分析分析。

系统设置权限：企业管理员需要在系统中开启负库存使用权限。不同的企业根据自身管理需求，可以选择是否允许负库存。如果没有开启权限，员工就无法进行负库存操作。

商品属性限制：不是所有商品都适合使用负库存。一些特殊商品，比如易腐坏、保质期短的商品，通常不建议使用负库存，因为这类商品一旦出现负库存，后续补货不及时会造成更大损失。

信用额度限制：对于一些有赊账销售情况的企业，可能会根据客户的信用额度来限制负库存使用。如果客户信用额度低，可能不允许其对应的销售订单出现负库存。

库存预警设置：企业需要设置合理的库存预警值。当库存接近或达到预警值时，系统应该及时提醒管理人员，避免过度使用负库存。建米软件可以帮助企业更精准地设置这些条件限制，提高管理效率。

三、wps云进销存负库存使用后怎么调整回来？

我想知道在使用wps云进销存负库存之后，要怎么把库存调整回正常状态呢。这是很多使用负库存功能的企业都会关心的问题。

及时采购补货：发现负库存后，第一时间安排采购人员进行补货。确保采购的商品数量足够填补负库存的缺口。比如负库存是-10件，那就采购10件以上的商品。

库存盘点调整：定期进行库存盘点，将实际库存数量与系统中的库存数据进行核对。如果发现负库存，通过盘点单进行调整，使系统数据与实际一致。

销售订单处理：对于已经产生负库存的销售订单，可以与客户协商是否能延迟交货或者调整订单数量。如果客户同意，就可以相应地调整库存数据。

数据修正操作：在系统中进行专门的数据修正操作，将负库存数据调整为正确的数值。这需要有一定的系统操作权限和专业知识。建米软件在库存数据调整方面有简单易用的功能，方便企业快速处理负库存问题。

四、wps云进销存负库存使用适合哪些企业？

朋友推荐说wps云进销存负库存功能挺实用的，但不是所有企业都适合用。我就下到底哪些企业适合使用这个功能。

季节性销售企业：这类企业在销售旺季时，可能会出现订单量突然大增，库存来不及补充的情况。使用负库存可以满足客户需求，抓住销售机会。比如服装企业在换季时，新款服装可能提前预售，出现负库存。

生产周期长的企业：生产一件商品需要较长时间，在生产过程中可能就有客户下单。使用负库存可以提前记录销售情况，安排生产计划。例如大型机械设备制造企业。

有稳定供应链的企业：如果企业与供应商合作良好，能够保证及时补货，那么使用负库存可以提高资金周转率。即使出现负库存，也能快速恢复正常库存。

销售渠道广泛的企业：有多个销售渠道，订单分散且不确定的企业。使用负库存可以灵活处理订单，避免因库存显示不足而丢失客户。建米软件可以为这些适合使用负库存的企业提供更优化的库存管理方案。