月底来临，手把手教你轻松搞定手工进销存的详细做法

一、什么是手工进销存

在日常经营中，不管是小店铺还是小工厂，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理，手工进销存就是用最传统的方式来记录这些信息。简单来说，“进”就是采购商品进入仓库；“销”就是把商品卖出去；“存”则是商品在仓库里还剩下多少。比如，你开了一家文具店，进了一批铅笔，这就是“进”；有顾客来买铅笔，这就是“销”；到了月底，盘点一下仓库里还剩下多少铅笔，这就是“存”。

二、准备工作

确定记录方式：可以选择用纸质账本，这种方式比较直观，就像我们小时候记日记一样，拿笔在本子上写。也可以使用电子表格，比如Excel，它的好处是计算方便，还能进行简单的数据分析。

收集相关单据：进货的时候会有进货单，上面记录了进了什么货、进了多少、花了多少钱；销售的时候会有销售单，记录了卖了什么货、卖了多少、收了多少钱。这些单据是做进销存的重要依据，一定要保管好。比如，你进了一批水果，进货单上会详细记录水果的品种、数量、单价和总价。

设定分类标准：根据商品的特点进行分类，这样在记录和查询的时候会更方便。比如，如果你经营一家超市，可以把商品分为食品类、日用品类、文具类等。

三、记录进货信息

记录基本信息：在账本或者电子表格里，要详细记录每一笔进货的信息，包括进货日期、商品名称、规格、数量、单价、供应商等。比如，你在5月1日从供应商A进了100件T恤，每件单价50元，就在记录里写清楚这些信息。

计算进货成本：用进货数量乘以单价，就能得到每一笔进货的成本。把所有进货的成本加起来，就是这个月的总进货成本。还是以T恤为例，100件每件50元，那这批T恤的进货成本就是5000元。

更新库存数量：每进一批货，就要在库存数量里加上相应的数量。比如，原来仓库里有20件T恤，进了100件后，现在库存就变成了120件。

四、记录销售信息

记录销售详情：和进货信息一样，要记录销售日期、商品名称、规格、数量、单价、客户等。比如，5月10日卖给客户B 20件T恤，每件售价80元，就要详细记录下来。

计算销售收入：用销售数量乘以单价，得到每一笔销售的收入。把这个月所有销售的收入加起来，就是这个月的总销售收入。上面卖的20件T恤，销售收入就是1600元。

更新库存数量：每卖出一批货，就要在库存数量里减去相应的数量。原来有120件T恤，卖了20件后，现在库存就变成了100件。

五、月底盘点库存

实地盘点：到了月底，要亲自到仓库里去数一数实际的商品数量。这一步很重要，因为实际库存可能会因为丢失、损坏等原因和记录的库存数量不一样。比如，你在盘点T恤的时候，发现实际只有98件，比记录的少了2件，可能是有2件被损坏扔掉了。

核对差异：把实地盘点的数量和记录的库存数量进行对比，如果有差异，要找出原因。是记录错误，还是商品丢失、损坏等。找到原因后，要对记录进行调整，让记录和实际库存一致。

计算库存成本：用库存数量乘以商品的成本单价，得到库存商品的总成本。比如，剩下98件T恤，每件成本50元，库存成本就是4900元。

六、制作进销存报表

汇总数据：把这个月的进货、销售和库存信息进行汇总。可以用表格的形式呈现，比如下面这个简单的表格：

分析数据：通过报表可以分析这个月的经营情况。比如，看看销售数量和进货数量的比例，如果销售数量远低于进货数量，可能是商品不好卖，要考虑调整进货策略。还可以计算毛利率，用销售收入减去销售成本，再除以销售收入，得到毛利率。这样能了解这个月的盈利情况。

七、可能遇到的问题及解决办法

记录错误：在手工记录的过程中，很容易出现数字写错、漏记等问题。解决办法就是在记录完每一笔信息后，仔细核对一遍。如果发现错误，要及时更正。

库存盘点不准确：可能是盘点的时候粗心大意，或者商品摆放混乱导致数错。可以提前把商品整理好，按照一定的顺序进行盘点，最好两个人一起盘点，互相核对。

数据处理麻烦：当业务量比较大的时候，手工计算和汇总数据会很麻烦，而且容易出错。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它可以自动记录和计算进销存数据，生成各种报表，比手工操作更准确、更高效。

以上就是月底做手工进销存的详细步骤和方法，希望能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、月底做手工进销存需要准备什么资料？

我听说好多人月底做手工进销存的时候，都不太清楚要准备啥资料，就会手忙脚乱的。我就想知道这得提前准备些啥，才能顺顺利利地完成呢。

下面给大家详细说说需要准备的资料：

进货相关资料

进货发票：这是记录每一次进货的重要凭证，上面有货物的名称、数量、单价、金额等详细信息，能清楚知道进了多少货花了多少钱。

进货合同：合同里一般会规定进货的条款，比如交货时间、质量标准等，能辅助确认进货的合法性和准确性。

供应商送货单：送货单可以和进货发票相互印证，确保实际收到的货物和发票上的一致。

入库单：仓库管理人员填写的入库单，记录了货物进入仓库的时间和数量，是货物进入库存的关键依据。

销售相关资料

销售发票：和进货发票类似，销售发票记录了销售的货物信息和收入情况。

销售合同：明确了销售的条款和条件，比如交货方式、付款方式等，有助于确认销售的真实性。

客户提货单：能证明客户提走了多少货物，和销售发票对应起来。

出库单：仓库填写的出库单，记录货物离开仓库的情况，是库存减少的重要依据。

库存相关资料

库存盘点表：在月底进行库存盘点时填写，能准确知道实际库存数量。

库存明细账：记录了每一次货物的进出库情况，方便查看库存的变动。

库存卡片：有些企业会使用库存卡片，一张卡片对应一种货物，记录货物的进出库信息。

财务相关资料

银行对账单：可以核对进货和销售的资金往来情况。

现金日记账：记录现金的收支情况，和进销存业务的现金交易相关。

应收账款和应付账款明细：了解和客户、供应商之间的欠款情况。

如果觉得手工准备和整理这些资料太麻烦，也可以考虑使用建米软件，它能帮助更高效地管理这些资料。

二、月底做手工进销存容易出错的地方有哪些？

朋友说月底做手工进销存的时候可容易出错了，我就想知道到底哪些地方容易出错呢。要是能提前知道，就能避免很多麻烦啦。

以下是一些容易出错的地方：

数据记录错误

金额记录错误：在填写进货和销售发票金额时，可能会因为粗心写错数字，导致金额不准确。

数量记录错误：比如在记录入库和出库数量时，看错或者写错数量，会影响库存的准确性。

货物名称记录错误：不同的货物名称相似，容易混淆，记录错误会导致库存数据混乱。

日期记录错误：进货和销售的日期记录错误，会影响进销存数据的时间顺序和统计。

盘点错误

漏盘货物：在库存盘点时，可能会因为疏忽漏掉一些货物，导致实际库存和记录不符。

重复盘点：不小心对同一批货物进行多次盘点，会使库存数据虚增。

盘点方法错误：比如没有按照规定的盘点流程进行，会影响盘点结果的准确性。

盘点人员不认真：盘点人员不仔细，可能会看错数量或者质量，导致盘点结果不准确。

计算错误

成本计算错误：在计算进货成本和销售成本时，公式用错或者数据代入错误，会影响利润的计算。

库存结余计算错误：计算库存结余数量和金额时出错，会导致库存数据不准确。

统计汇总错误：在对进销存数据进行统计汇总时，可能会加错或者漏加数据。

单据传递错误

单据丢失：进货发票、出库单等单据在传递过程中丢失，会导致数据不完整。

单据传递不及时：相关人员没有及时传递单据，会使数据更新不及时，影响进销存的准确性。

单据传递错误对象：把单据传给了错误的人，会导致数据处理错误。

为了减少这些错误，可以借助建米软件，它能自动进行数据计算和处理，降低出错的概率。

三、月底做手工进销存的步骤是怎样的？

我想知道月底做手工进销存到底该按照啥步骤来，要是步骤不对，可能就会一团糟。下面给大家说说具体步骤。

收集资料

前面已经说过，要收集进货、销售、库存和财务等相关资料，这是做手工进销存的基础。

整理资料

把收集到的资料按照进货、销售、库存等类别进行分类整理，方便后续的记录和计算。

记录进货

根据进货发票、入库单等资料，在进货账本上记录每一笔进货的信息，包括货物名称、数量、单价、金额等。

记录销售

同样，依据销售发票、出库单等资料，在销售账本上记录每一笔销售的信息。

库存盘点

在月底对库存进行全面盘点，实际清点库存数量，并和库存账本上的记录进行核对。

计算成本

根据进货成本和销售数量，计算销售成本。可以采用先进先出法、加权平均法等方法。

核对数据

核对进货、销售和库存的数据，确保数据的准确性和一致性。比如，进货数量减去销售数量应该等于库存数量。

编制报表

根据整理好的数据，编制进销存报表，包括进货报表、销售报表、库存报表等。

分析数据

对进销存报表进行分析，了解企业的经营情况，比如销售趋势、库存周转率等。

存档资料

把整理好的资料和编制好的报表进行存档，以备后续查询和审计。

如果觉得手工步骤太繁琐，建米软件可以自动完成这些步骤，提高工作效率。

四、月底做手工进销存和用软件做有啥区别？

朋友推荐说用软件做进销存会方便很多，我就想知道和手工做到底有啥区别呢。下面来详细说说。

效率方面

手工做：需要人工收集、整理、记录和计算数据，过程繁琐，效率很低。比如记录一笔进货信息，要在账本上写好几遍，还容易写错。

软件做：建米软件可以自动导入数据，快速完成记录和计算，大大提高了工作效率。比如一键生成报表，节省了大量时间。

准确性方面

手工做：人工操作容易出现数据记录错误、计算错误等问题，导致数据不准确。

软件做：软件有自动计算和校验功能，能有效避免人为错误，保证数据的准确性。

数据分析方面

手工做：手工分析数据比较困难，需要花费大量时间和精力。而且很难进行复杂的数据分析。

软件做：建米软件可以提供各种数据分析功能，比如图表分析、趋势分析等，帮助企业更好地了解经营情况。

成本方面

手工做：需要购买账本、笔等办公用品，还需要花费人工成本。

软件做：虽然购买软件需要一定费用，但长期来看，能节省人工成本，提高工作效率，总体成本可能更低。

灵活性方面

手工做：可以根据自己的习惯和需求进行记录和计算，但调整起来比较麻烦。

软件做：建米软件可以根据企业的需求进行定制，灵活调整功能和报表格式。

软件做进销存比手工做有很多优势，但具体选择还要根据企业的实际情况来决定。