新手必备！手把手教你用 Excel 轻松打造每月进销存报表

一、了解进销存的基本概念

在开始用 Excel 做每月进销存之前，咱们得先搞清楚啥是进销存。简单来说，进就是进货，也就是采购商品；销就是销售，把商品卖出去；存就是库存，就是仓库里还剩下多少商品。举个例子，小张开了一家文具店，他从批发商那里进了 100 支笔，这就是“进”；然后他把其中 50 支笔卖给了顾客，这就是“销”；最后仓库里还剩下 50 支笔，这就是“存”。每个月统计这些数据，就能知道店铺的经营情况啦。

二、创建 Excel 表格

1. 新建工作表

打开 Excel 软件，新建一个工作表。你可以给这个工作表起个名字，比如“每月进销存统计”，这样以后找起来就方便多了。就像你给不同的文件夹起不同的名字，找东西的时候一眼就能看到。

2. 设计表头

表头就是表格最上面一行，用来表示每一列的内容。对于进销存表格，常见的表头有“日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“库存数量”等。比如“日期”这一列，记录进货或者销售发生的具体时间；“商品名称”就写清楚是哪种商品，像上面例子里的笔。

三、录入基础数据

1. 商品信息

先把你要统计的商品信息录入到表格里。比如你经营的是一家水果店，那就把苹果、香蕉、橙子等商品名称依次写在“商品名称”这一列。还可以把每种商品的初始库存数量也记录下来。比如一开始苹果有 200 斤，就在对应的“库存数量”单元格里填上 200。

2. 进货数据

当有进货发生时，把进货的相关信息录入表格。包括进货日期、商品名称、进货数量、进货单价等。比如 3 月 5 号进了 100 斤香蕉，单价是 3 元/斤，就在“日期”列填上 3 月 5 号，“商品名称”列写香蕉，“进货数量”列填 100，“进货单价”列填 3，“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算出来，在对应的单元格里输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，比如“=B2C2”（假设“进货数量”在 B 列，“进货单价”在 C 列），然后按下回车键就能得出结果 300 元。

3. 销售数据

同样的道理，有销售发生时，录入销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等信息。计算销售金额也和进货金额的计算方法一样，用“销售数量”乘以“销售单价”。比如 3 月 8 号卖了 50 斤香蕉，单价是 5 元/斤，按照上面的方法就能算出销售金额是 250 元。

四、计算库存数量

库存数量的计算很关键，它能让你随时知道仓库里还剩多少货。计算公式是：库存数量=初始库存数量 + 进货数量 - 销售数量。在表格里，我们可以通过 Excel 的公式来自动计算。比如初始库存数量在 D 列，进货数量在 E 列，销售数量在 F 列，库存数量在 G 列，在 G 列对应的单元格里输入“=D2+E2 - F2”（假设是第二行数据），然后按下回车键，就能算出当前的库存数量。之后，只要有新的进货或者销售数据录入，库存数量会自动更新。

五、数据的整理与分析

1. 数据排序

有时候，我们想按照日期或者商品名称对数据进行排序，这样能更方便地查看和分析。在 Excel 里，选中要排序的数据区域，然后点击“数据”选项卡，找到“排序”按钮。比如你想按照日期排序，就把“主要关键字”设置为“日期”，然后选择“升序”或者“降序”，点击“确定”，数据就会按照日期重新排列了。

2. 数据筛选

如果你只想查看某一种商品或者某一个时间段的数据，可以使用数据筛选功能。还是选中数据区域，点击“数据”选项卡，找到“筛选”按钮，这时每列的表头旁边会出现一个小箭头。点击小箭头，就可以设置筛选条件。比如你只想看苹果的销售数据，就在“商品名称”的筛选箭头里，只勾选“苹果”，然后点击“确定”，表格里就只显示苹果的相关数据了。

3. 制作图表

为了更直观地展示进销存数据，我们可以制作图表。比如制作柱状图来对比不同商品的销售数量，或者用折线图来展示库存数量随时间的变化。选中要制作图表的数据，点击“插入”选项卡，选择合适的图表类型，Excel 会自动生成图表。通过图表，你能一眼看出数据的变化趋势和对比情况。

六、使用 Excel 函数提高效率

1. SUM 函数

SUM 函数是用来求和的。比如你想知道某个月所有商品的进货总金额，就可以使用 SUM 函数。在一个空白单元格里输入“=SUM(进货金额数据区域)”，比如“=SUM(C2:C100)”（假设进货金额在 C 列，数据从第 2 行到第 100 行），按下回车键，就能得出进货总金额。

2. VLOOKUP 函数

VLOOKUP 函数可以根据一个值在表格里查找对应的信息。比如你有一个商品价格表，里面记录了每种商品的最新价格，当你在录入销售数据时，想自动获取商品的单价，就可以使用 VLOOKUP 函数。假设商品名称在 A 列，价格表在另一个工作表里，在销售单价单元格里输入“=VLOOKUP(A2,价格表!$A$1:$B$10,2,FALSE)”（假设价格表在 A 列和 B 列，数据从第 1 行到第 10 行），按下回车键，就能根据商品名称自动找到对应的单价。

七、建米软件的推荐

当你的业务规模逐渐扩大，进销存数据变得越来越复杂时，用 Excel 处理可能会有些力不从心，比如数据容易出错、处理效率低等问题。这时候可以试试建米软件，它能自动处理进销存数据，生成详细的报表，还能实时更新库存信息，让你轻松管理每月的进销存，节省大量的时间和精力。

以上就是新手用 Excel 做每月进销存的基本方法和步骤，希望能帮助到你，让你更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、新手用 Excel 做每月进销存，要先学哪些基础操作？

我听说好多新手想做每月进销存的时候，都不知道该从哪开始学 Excel 的基础操作。其实啊，这基础操作就像盖房子的地基，得先打好了才行。

1. 单元格操作

得先会选中单元格，这就跟你在纸上圈出你要写字的地方一样。然后能对单元格进行输入内容、修改内容的操作，就像在纸上写字、改字。还得会调整单元格的大小，有时候内容多了，原来的格子放不下，就得把它拉大点儿。

2. 公式运用

公式可太重要啦！比如求和公式，你得知道怎么用它算出进货的总数、销售的总数。还有平均数公式，能让你看看平均每次进货或者销售的数量。像减法公式可以算出库存数量，这在进销存里可常用了。

3. 数据排序

把进货和销售的数据按照时间或者数量排序，这样看起来就清楚多啦。比如按照时间排序，你就能知道哪个时间进了多少货，卖了多少货。要是按照数量排序，就能一眼看出哪些是进货多的，哪些是销售多的。

4. 表格格式设置

给表格设置个好看的格式，不仅看着舒服，还能让数据更清晰。比如设置字体大小、颜色，让重要的数据突出显示。再给表格加上边框，区分不同的区域。要是数据多了，还能设置冻结窗格，这样滚动表格的时候，表头一直都能看见。

要是觉得 Excel 操作太麻烦，建米软件可以帮你更轻松地管理进销存，它有更简单的操作界面和更强大的功能。

二、Excel 做每月进销存，怎么设计表格结构？

朋友说设计 Excel 进销存表格结构就像设计一个房子的布局，得合理才行。我就想知道，这新手该怎么设计呢？

1. 表头设计

表头就像房子的招牌，得把重要的信息都写上。比如“日期”，记录进货和销售的时间；“商品名称”，明确是哪种商品；“进货数量”“销售数量”，这两个是进销存的核心数据；还有“库存数量”，能让你随时知道还剩多少货。

2. 分类设置

可以把商品按照类别分类，比如食品类、日用品类。这样在统计和查看数据的时候就更方便了。要是有不同的供应商，也可以把进货数据按照供应商分类。

3. 备注栏

有时候会有一些特殊情况，比如商品有损坏、退货之类的，就可以在备注栏里记录下来。这样以后查看数据的时候，就能明白一些数据变化的原因。

4. 数据区域划分

把进货数据、销售数据和库存数据划分开，这样看起来更清晰。可以用不同的颜色或者边框来区分。要是数据多了，还可以分页显示，让表格不会太拥挤。

建米软件在表格结构设计上有更专业的模板，能让你省去很多设计的麻烦。

三、用 Excel 做每月进销存，数据准确性怎么保证？

我想知道，新手用 Excel 做每月进销存，怎么保证数据的准确性呢？毕竟数据要是不准，那后面的分析和决策可就都错啦。

1. 录入检查

录入数据的时候得仔细，每录入一条数据，都要再核对一遍。比如进货数量，录入后看看是不是和进货单上的数字一样。要是有录入错误，及时修改。

2. 公式检查

公式用得对不对，也会影响数据准确性。可以手动算一下一些数据，看看和公式算出来的结果是不是一样。要是不一样，就得检查公式哪里出问题了。

3. 定期核对

定期把 Excel 里的数据和实际的库存、进货单、销售单核对一下。比如每个月月底，看看库存数量和实际仓库里的货是不是相符。要是有差异，就得找出原因。

4. 数据备份

把数据备份一下，以防万一。要是 Excel 文件损坏了或者数据丢失了，还能从备份里恢复。可以把备份文件存到不同的地方，比如 U 盘、云盘。

建米软件有数据校验功能，能自动检查数据的准确性，减少人为错误。

四、Excel 做每月进销存，能做数据分析吗？怎么做？

朋友推荐说 Excel 不仅能记录进销存数据，还能做数据分析。我就想知道，新手该怎么做呢？

1. 数据筛选

可以根据不同的条件筛选数据。比如筛选出某个时间段内的进货数据，看看这个时间段进了多少货。或者筛选出某种商品的销售数据，分析这种商品的销售情况。

2. 图表制作

把数据做成图表，比如柱状图、折线图。柱状图可以直观地比较不同商品的进货或者销售数量。折线图能看出数据随时间的变化趋势，比如库存数量的变化趋势。

3. 数据透视表

数据透视表能对数据进行汇总和分析。比如可以用它统计不同供应商的进货总额，或者不同商品的销售总额。通过数据透视表，能快速找到数据中的规律和趋势。

4. 趋势分析

分析数据的变化趋势，看看进货、销售和库存数量是上升还是下降。要是发现某种商品的销售数量一直在上升，就可以考虑多进点货。要是库存数量一直下降，就得看看是不是要补货了。

建米软件有更强大的数据分析功能，能帮你更深入地分析进销存数据。