抛弃传统账本！使用进销存系统不依赖账本究竟会带来怎样的奇妙变化？

一、账本在进销存中的传统作用

在过去，账本可是进销存管理里的“大功臣”。它就像是一个忠实的记录员，把每一笔进货、销售和库存的情况都详细地记下来。

记录交易信息：账本可以清晰地记录每一次进货的时间、数量、价格，以及供应商的信息。比如一家小超市，进了一批饮料，什么时候进的，进了多少箱，每箱多少钱，是从哪个供应商那里进的，都能在账本上一目了然。同样，销售的情况也是如此，什么时间卖出去了多少商品，卖给了谁，卖了多少钱，都有详细的记载。

库存管理：通过在账本上记录进货和销售的情况，可以随时算出库存的数量。就像一个服装店老板，他可以根据账本知道店里每种款式的衣服还剩下多少件，什么时候需要补货了。而且账本还能记录库存商品的存放位置等信息，方便查找和管理。

财务核算：账本是进行财务核算的重要依据。通过账本上的进销存数据，可以算出成本、利润等财务指标。比如一个文具店老板，他通过账本可以算出这个月进文具花了多少钱，卖文具赚了多少钱，扣除各种费用后，最终的利润是多少。

二、不用账本可能出现的问题

如果进销存不用账本，那可能会遇到不少麻烦事儿。咱们来看看具体会有哪些问题。

数据记录不准确：没有账本的记录，全靠脑子记或者简单的便签记录，很容易出现错误。比如说一个小餐馆老板，每天进的蔬菜、肉类等食材种类繁多，如果不记在账本上，很可能会把进货的数量或者价格记错。而且时间一长，记忆也会模糊，到时候就更搞不清楚了。销售的数据也可能会记录不准确，比如顾客买了几瓶饮料，可能当时忙就记错了数量，这样就会导致库存和销售数据都不准确。

库存管理混乱：没有账本记录库存情况，就很难掌握准确的库存数量。还是以小超市为例，如果不记账本，老板可能不知道某种商品还剩多少，结果可能会出现缺货的情况，影响生意。比如周末是销售高峰期，某种热门零食如果没有及时补货，顾客想买却没有，就会流失一部分客源。反过来，也可能会出现库存积压的问题，老板不知道某种商品已经有很多库存了，又进了一批货，结果导致商品过期浪费。

财务核算困难：没有账本，要算出成本和利润就变得非常困难。比如一个小工厂，原材料的进货成本、生产过程中的费用、产品的销售价格等都没有详细记录，到了月底要核算利润的时候，根本不知道该从哪里算起。而且没有准确的进销存数据，也无法进行有效的成本控制和利润分析，不利于企业的长期发展。

决策缺乏依据：在企业的经营过程中，需要根据进销存数据来做出各种决策。比如是否要扩大进货量、是否要调整销售价格等。如果没有账本记录，就没有准确的数据作为参考，做出的决策可能会不科学。举个例子，一个水果店老板看到某种水果最近卖得还可以，但是没有账本记录具体的销售数据，就盲目地大量进货，结果后来市场需求突然下降，导致水果积压，造成了损失。

三、不用账本的替代方案

虽然账本有很多好处，但是随着科技的发展，现在也有一些不用账本的替代方案。

电子表格：很多人会选择用电子表格来记录进销存数据。比如用 Excel 表格，它可以设置各种公式，自动计算库存数量、成本、利润等。以一个小型网店为例，店主可以用 Excel 表格记录每天的进货、销售情况，通过设置公式，就可以自动算出库存数量和当天的利润。而且电子表格还可以进行数据的排序、筛选等操作，方便查找和分析数据。电子表格也有一些局限性，比如数据的安全性相对较低，如果电脑出现故障或者丢失，数据可能会丢失。而且对于大规模的进销存数据管理，电子表格的处理能力可能会有限。

进销存管理软件：现在市面上有很多专门的进销存管理软件，这些软件可以更高效地管理进销存业务。比如建米软件，它可以实时记录进货、销售和库存数据，自动生成各种报表，还能进行数据分析。对于一个中型企业来说，建米软件可以帮助企业实现对多个仓库、多个门店的统一管理，提高工作效率。而且软件的数据安全性高，有备份和恢复功能，不用担心数据丢失的问题。建米软件还可以与企业的财务系统进行对接，实现财务数据的自动核算，方便企业进行财务管理。

四、使用替代方案的注意事项

如果选择不用账本，而采用电子表格或者进销存管理软件，也有一些需要注意的地方。

数据录入准确性：不管是用电子表格还是软件，数据录入的准确性都非常重要。如果录入的数据有误，那么后续的计算和分析都会出错。比如在使用建米软件时，如果在录入进货数量时输错了，那么库存数据和成本核算都会受到影响。所以在录入数据时，一定要仔细核对，确保数据的准确性。

系统维护和更新：使用电子表格或者软件都需要进行系统维护和更新。对于电子表格，要定期备份数据，防止数据丢失。对于进销存管理软件，要及时更新软件版本，以保证软件的功能正常运行和数据的安全性。比如建米软件会不断推出新的版本，修复一些漏洞，增加一些新的功能，企业应该及时更新，以获得更好的使用体验。

员工培训：如果企业采用了新的进销存管理方式，比如使用了建米软件，就需要对员工进行培训。让员工熟悉软件的操作流程和功能，这样才能更好地发挥软件的作用。如果员工不熟悉软件的操作，可能会导致工作效率低下，甚至出现错误。比如员工不知道如何在软件中查询库存数据，就会影响到库存管理的效率。

如果进销存不用账本，可能会面临很多问题，但通过采用合适的替代方案，如电子表格和进销存管理软件，并且注意相关的使用事项，还是可以实现高效的进销存管理的。建米软件作为一款专业的进销存管理软件，可以为企业提供更便捷、准确的管理解决方案，大家可以试试。

常见用户关注的问题：

一、进销存不用账本会有什么风险？

我听说好多做小生意的朋友都觉得不用账本省事，我就想知道这到底有啥风险。其实啊，进销存不用账本风险可不小呢。

数据容易出错：没有账本记录，全靠脑子记或者随手记在纸片上，时间一长，很容易记错或者遗漏。比如进了多少货，卖出去多少，可能就搞混了。

难以发现漏洞：没有账本详细记录每一笔进出货情况，很难发现是不是有人偷拿货物或者在进货、销售环节中存在猫腻。

不利于决策：老板没办法根据准确的数据来判断哪些商品好卖，哪些不好卖，也就没办法合理安排进货和销售策略。

税务风险：如果没有账本记录，税务申报的时候可能会不准确，被税务部门查出来就麻烦了。建米软件可以很好地解决这些问题，它能准确记录每一笔进销存数据，避免数据出错。

二、不用账本对库存管理有什么影响？

朋友说他开的小店没怎么用账本管理库存，感觉没啥问题，我就想知道真的是这样吗？其实不用账本对库存管理影响挺大的。

库存数量不清：不知道仓库里到底有多少货，可能会出现缺货或者积压的情况。比如畅销品没货了还不知道，而滞销品却进了一堆。

盘点困难：没有账本记录，盘点库存的时候就只能一件一件数，既浪费时间又容易出错。

无法及时补货：不知道什么时候该进货，等到顾客要货了才发现库存没了，就会影响生意。

容易丢失货物：没有账本记录货物的进出，很难发现货物是不是被偷拿或者丢失了。建米软件可以实时更新库存数据，让你随时掌握库存数量，避免这些问题。

三、进销存不用账本会影响财务核算吗？

我就想知道，好多小老板觉得不用账本也能算出赚了多少钱，真的不会影响财务核算吗？其实影响还是很明显的。

收入核算不准确：没有账本记录每一笔销售，可能会遗漏一些收入，导致算出来的利润不准确。

成本核算困难：不知道进了多少货，花了多少钱，就没办法准确核算成本，也就不知道到底赚了多少。

费用统计不全：比如运输费、水电费等费用没有详细记录，会影响最终的利润核算。

无法做财务分析：没有准确的财务数据，就没办法分析企业的财务状况，制定合理的财务计划。建米软件可以帮助准确记录每一笔收支，方便进行财务核算。

四、不用账本对业务拓展有阻碍吗？

我想知道如果企业一直不用账本，会不会对业务拓展有影响呢？感觉还是会有阻碍的。

无法评估业务情况：不知道哪些业务赚钱，哪些不赚钱，就没办法决定是否要拓展业务或者调整业务方向。

难以吸引合作伙伴：合作伙伴一般会看重企业的财务状况和管理水平，没有账本记录，会让合作伙伴觉得企业管理不规范，不愿意合作。

无法获得融资支持：银行或者投资者在决定是否给企业融资时，会查看企业的财务报表，如果没有账本，就无法提供准确的财务数据，很难获得融资。

不能合理规划扩张：没有准确的数据作为依据，企业在扩张业务时可能会盲目投资，导致资金链断裂。建米软件可以为企业提供准确的数据，帮助企业评估业务情况，利于业务拓展。