手把手教你！超详细手工书写进销存明细帐的实用方法

一、什么是进销存明细帐

在日常的商业活动中，不管是小店铺还是大公司，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。而进销存明细帐就是用来详细记录这些信息的账本。简单来说，它就像是一个商品的“日志”，记录着每一次商品的进入、出去以及剩余的数量和金额。

记录的重要性：有了这个账本，商家就能清楚地知道自己进了多少货，卖出去多少，还剩下多少。比如开一家文具店，通过进销存明细帐，店主可以知道这个月进了多少支笔、卖出去多少、库存还有多少，这样就能合理安排进货计划，避免出现缺货或者积压货物的情况。

二、准备工作

账本的选择：手工记录进销存明细帐，得选一本合适的账本。市面上有专门的进销存账本，这种账本已经印好了相应的栏目，用起来很方便。如果买不到专门的账本，也可以用普通的三栏式账本代替。

工具准备：除了账本，还需要准备好笔，最好是用黑色或者蓝色的中性笔，这样记录的内容清晰而且保存时间长。还可以准备一把尺子，用来画直线，让账本看起来更加整齐。

确定记账周期：要先确定好记账的周期，是按天、按周还是按月记录。一般来说，按天记录能让数据更及时准确，但相对比较麻烦；按月记录则比较省事，但数据的及时性可能会差一些。比如一家小超市，生意比较繁忙，每天的进销存情况变化大，就适合按天记录；而一些生意比较稳定的小店，按周或者按月记录也是可以的。

三、设置账本栏目

基本栏目：一本完整的进销存明细帐，通常需要设置日期、凭证编号、摘要、收入（进货）、发出（销售）、结存这几个基本栏目。日期就是记录每一笔业务发生的时间；凭证编号可以对应相关的发票或者单据编号，方便以后查询；摘要简单描述这笔业务的内容，比如“进了一批笔记本”“卖出了 10 个篮球”等。

收入栏：在收入栏里，又可以细分数量、单价和金额。数量就是进货的商品数量，单价是每件商品的进货价格，金额就是数量乘以单价。举个例子，进了 50 本笔记本，每本 3 元，那么数量栏填 50，单价栏填 3，金额栏就填 150（50×3）。

发出栏：发出栏同样也有数量、单价和金额。这里的数量是销售出去的商品数量，单价一般是销售价格，金额就是销售数量乘以销售单价。比如卖出了 20 本笔记本，每本卖 5 元，数量栏填 20，单价栏填 5，金额栏填 100（20×5）。

结存栏：结存栏记录的是商品的库存情况，也有数量、单价和金额。这里的数量是当前库存的商品数量，单价一般可以采用加权平均单价来计算，金额就是数量乘以单价。

四、记录进货信息

记录时间：当商品进货时，要及时记录。比如供应商送来了一批货物，在货物验收无误后，就要马上在进销存明细帐上记录下来。

详细信息填写：在日期栏填写进货的日期，凭证编号填写对应的进货发票编号，摘要里写清楚进的是什么货。然后在收入栏的数量、单价和金额栏分别填写相应的数据。比如进了 100 双袜子，每双进价 2 元，日期填进货当天，凭证编号填发票编号，摘要写“进袜子一批”，数量栏填 100，单价栏填 2，金额栏填 200。

更新结存：记录完进货信息后，要及时更新结存栏的数据。结存数量就是原来的库存数量加上本次进货的数量。比如原来库存有 50 双袜子，这次进了 100 双，那么结存数量就变成 150 双。结存金额和单价也需要根据新的情况重新计算。

五、记录销售信息

销售记录时机：和进货一样，销售信息也要及时记录。每卖出一笔商品，就要在账本上记录下来。比如顾客买了几件衣服，在收款开票后，就马上记录销售情况。

销售信息填写：在日期栏填写销售日期，凭证编号填写销售发票编号，摘要写清楚卖的是什么商品。在发出栏的数量、单价和金额栏填写销售数据。比如卖出 3 件衣服，每件售价 80 元，日期填销售当天，凭证编号填销售发票编号，摘要写“卖衣服 3 件”，数量栏填 3，单价栏填 80，金额栏填 240。

再次更新结存：记录完销售信息后，要再次更新结存栏的数据。结存数量就是原来的库存数量减去本次销售的数量。比如原来库存有 10 件衣服，这次卖出 3 件，结存数量就变成 7 件。同样，结存金额和单价也要重新计算。

六、计算结存数据

数量计算：结存数量的计算比较简单，就是期初库存数量加上本期进货数量，再减去本期销售数量。比如月初库存有 200 个杯子，这个月进了 50 个，卖出去 80 个，那么结存数量就是 200 + 50 - 80 = 170 个。

单价计算：单价的计算方法有好几种，比较常用的是加权平均法。加权平均单价 =（期初库存金额 + 本期进货金额）÷（期初库存数量 + 本期进货数量）。比如月初库存 100 个苹果，金额 300 元，这个月进了 200 个苹果，金额 650 元，那么加权平均单价 =（300 + 650）÷（100 + 200）≈ 3.17 元。

金额计算：结存金额就是结存数量乘以加权平均单价。还是上面苹果的例子，结存数量是 170 个，加权平均单价约 3.17 元，那么结存金额就是 170 × 3.17 = 538.9 元。

七、月末结账和核对

结账工作：到了月末，要对这个月的进销存明细帐进行结账。在账本上划一条红线，把本月的收入、发出和结存数据进行汇总。然后在红线下面填写本月合计和累计数据。比如本月进货金额合计 5000 元，销售金额合计 6000 元，结存金额 2000 元等。

核对工作：结账后，要进行核对。一方面要核对账本上的结存数量和实际库存数量是否一致。可以进行实地盘点，比如数一下仓库里实际有多少商品，和账本上的结存数量对比。如果发现有差异，要及时查找原因，可能是记录错误，也可能是商品丢失等情况。另一方面，要核对进货和销售的凭证，确保每一笔业务都有相应的凭证支持，凭证上的数据和账本上记录的数据一致。

八、使用建米软件辅助

手工记录进销存明细帐虽然能满足基本需求，但相对来说比较繁琐，容易出错，而且查询和统计数据也不太方便。这时候可以试试建米软件。建米软件可以自动记录进货和销售信息，只要输入相关数据，就能快速计算结存数据，还能生成各种报表，比如进货报表、销售报表等，让数据一目了然。而且软件还能进行数据备份，不用担心数据丢失的问题。对于一些业务比较复杂、数据量比较大的企业来说，建米软件能大大提高工作效率，减少错误。

以上就是手工写进销存明细帐的详细方法和步骤，希望能帮助大家更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、进销存明细帐手工记录有啥好处？

我听说很多小老板都喜欢手工记进销存明细帐，我就想知道这手工记录到底有啥特别的好处呢。下面咱就来唠唠。

成本低：不需要花钱去买专门的软件或者设备，一支笔、一个本子就能搞定，对于小本生意来说，能省不少钱呢。

操作简单：不用去学复杂的软件操作，只要会基本的加减乘除和写字，就能轻松上手记录，特别适合文化程度不高或者不太懂电脑的人。

随时记录：不管是在店里、仓库，还是外出办事，只要有纸和笔，就能马上把进销存的情况记下来，不受时间和地点的限制。

熟悉业务：在手工记录的过程中，能更直观地了解每一笔货物的进出情况，对业务的熟悉程度会大大提高，也更容易发现其中的问题。

数据安全：不用担心软件故障、电脑病毒或者网络攻击导致数据丢失或者泄露，自己的账本自己保管，心里更踏实。

二、手工写进销存明细帐容易出错不？

朋友说手工写进销存明细帐有时候会出错，我就有点好奇，这手工记录到底容不容易出错呢。下面来仔细分析分析。

人为因素：如果记录的人粗心大意，比如数字写错、金额算错、记录漏项等，就很容易导致账目出错。而且长时间手工记录，人容易疲劳，注意力不集中，出错的概率也会增加。

业务复杂：要是企业的业务比较复杂，货物进出频繁，涉及的品种和数量很多，手工记录就会变得很繁琐，容易出现混乱，从而增加出错的可能性。

缺乏审核：手工记录往往没有像软件那样严格的审核机制，很多时候就是一个人记录，没有其他人进行复核和监督，一旦出错，很难及时发现。

环境影响：如果记录的环境不好，比如光线昏暗、纸张不平整等，也会影响记录的准确性，增加出错的几率。

经验不足：对于刚开始手工记录进销存明细帐的人来说，由于缺乏经验，可能对记账的规则和方法不太熟悉，也容易出现各种错误。

三、手工进销存明细帐要保存多久啊？

我想知道手工进销存明细帐到底要保存多久才合适呢。这可是关系到企业的财务和税务问题呢。

税务要求：按照税务部门的规定，企业的会计凭证、账本等资料一般要保存10年，进销存明细帐作为重要的财务资料，也最好保存这么久，以免在税务检查的时候出现问题。

企业管理需要：从企业自身的管理角度来看，保存较长时间的进销存明细帐可以方便企业进行数据分析和业务回顾，了解企业的发展历程和经营状况，为未来的决策提供参考。

法律风险：如果企业涉及到法律纠纷，进销存明细帐可能会作为重要的证据。为了避免法律风险，最好多保存一段时间。

行业惯例：不同的行业可能有不同的惯例，有些行业可能要求保存的时间更长。企业可以参考同行业的做法，确定适合自己的保存期限。

存储条件：如果企业有良好的存储条件，能够保证账本的安全和完整，那么可以适当延长保存时间。但如果存储条件有限，也可以根据实际情况进行调整。

四、有没有简单的手工进销存明细帐模板啊？

朋友推荐说可以找个简单的模板来写手工进销存明细帐，我就想知道有没有这样的模板呢。下面就来介绍一下。

网上搜索：现在网上有很多免费的进销存明细帐模板可以下载，你可以根据自己的需求选择合适的模板，然后打印出来就可以使用了。

文具店购买：一些文具店会有专门的进销存账本出售，这些账本已经设计好了格式，你只需要按照上面的项目进行填写就可以了，非常方便。

自己设计：如果你对账本的格式有特殊要求，也可以自己设计一个模板。一般来说，一个简单的进销存明细帐模板应该包括日期、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额、出货数量、出货单价、出货金额、库存数量等项目。

参考同行：可以向同行请教，看看他们使用的是什么样的模板，借鉴一下他们的经验，然后结合自己的实际情况进行修改和完善。

建米软件辅助：建米软件也有一些模板可以参考，而且它还能提供一些记账的建议和方法，帮助你更好地记录进销存明细帐。