想要做好生意？手把手教你打造一个合适又高效的进销存系统！

一、了解进销存的基本概念

简单来说，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小型超市，老板从供应商那里购进各种商品，这就是“进”；商品存放在仓库或者货架上，就是“存”；顾客来购买商品，超市把商品卖出去，这就是“销”。了解这个基本概念，能帮助我们更好地搭建合适的进销存体系。

二、明确自身业务需求

企业规模和业务类型：不同规模的企业和不同的业务类型，对进销存的要求是不一样的。如果是一家小型的零售店，可能只需要简单记录商品的进货、销售和库存数量就可以了。但要是一家大型的生产企业，除了这些基本信息，还需要跟踪原材料的采购、生产过程中的物料消耗以及成品的销售等复杂环节。比如小型文具店，可能一个简单的电子表格就能满足日常的进销存管理；而大型服装厂，就需要更专业的软件系统来管理。

业务流程特点：每个企业都有自己独特的业务流程。有的企业可能是先销售后采购，根据订单来进货；有的则是先采购大量商品，再进行销售。比如一些定制化的家具厂，通常是接到订单后才去采购原材料进行生产；而普通的日用品超市，会提前采购各种商品放在仓库里等待销售。了解自己企业的业务流程特点，才能设计出符合实际情况的进销存方案。

三、选择合适的管理工具

电子表格：对于一些业务简单、规模较小的企业来说，电子表格是一个不错的选择。它成本低，操作简单，几乎人人都会用。比如一家小饰品店，老板可以用 Excel 表格记录每天的进货数量、销售数量和库存数量。但是电子表格也有局限性，数据量一旦变大，处理起来就会很麻烦，而且容易出错。

进销存软件：当企业业务逐渐复杂，电子表格无法满足需求时，就需要考虑使用专业的进销存软件了。专业的进销存软件功能强大，可以实现自动化的库存管理、采购管理和销售管理。比如建米软件，它可以实时更新库存数据，当库存数量低于设定的安全库存时，会自动提醒采购人员补货。而且它还能生成各种报表，帮助企业管理者分析销售数据、采购成本等信息，为企业决策提供有力支持。

四、建立完善的库存管理制度

库存分类管理：将库存商品进行分类管理，可以提高管理效率。比如可以按照商品的重要性、销售速度等进行分类。对于一些畅销的商品，要保证充足的库存；而对于一些滞销的商品，要及时采取促销措施或者减少采购量。例如一家水果店，将水果分为热门水果和普通水果，热门水果如苹果、香蕉等要多备货，普通水果如榴莲等可以根据市场需求适量备货。

定期盘点：定期对库存进行盘点是非常重要的，可以及时发现库存数量与系统记录不一致的情况。一般可以每月或者每季度进行一次全面盘点。在盘点过程中，要认真核对每一件商品的数量、规格等信息。比如一家五金店，在盘点时发现某种螺丝的实际库存数量比系统记录少了很多，经过调查发现是因为员工在发货时没有及时更新系统数据。通过定期盘点，就能及时发现并解决这些问题。

库存安全管理：要确保库存商品的安全，避免出现损坏、丢失等情况。比如要做好仓库的防火、防潮、防盗等工作。对于一些易受潮的商品，要放在干燥的地方储存；对于一些贵重的商品，要加强防盗措施。例如一家珠宝店，会安装监控摄像头、防盗报警系统等设备，确保珠宝的安全。

五、优化采购和销售流程

采购流程优化：在采购环节，要选择合适的供应商，与供应商建立良好的合作关系。可以通过招标、比价等方式选择性价比高的供应商。要根据库存情况和销售预测来制定合理的采购计划。比如一家超市，根据以往的销售数据和市场趋势，预测到下个月某品牌饮料的销量会增加，就提前与供应商沟通，增加该饮料的采购量。要注意采购合同的签订，明确双方的权利和义务，避免出现纠纷。

销售流程优化：在销售环节，要提高销售效率和服务质量。可以通过建立客户关系管理系统，记录客户的购买信息和偏好，为客户提供个性化的服务。比如一家服装店，通过客户关系管理系统了解到某客户喜欢购买某品牌的衣服，当该品牌有新款上市时，及时通知客户。要优化销售订单处理流程，确保订单能够及时准确地处理。例如电商企业，要及时处理客户的订单，安排发货，提高客户满意度。

六、培养专业的管理人才

员工培训：对员工进行专业的培训是非常必要的。要让员工了解进销存管理的重要性，掌握相关的操作技能。比如对于使用进销存软件的员工，要培训他们如何正确操作软件，如何录入数据、查询报表等。可以定期组织内部培训或者邀请专业的培训机构来进行培训。

激励机制：建立合理的激励机制，鼓励员工积极参与进销存管理工作。可以设立一些奖励制度，对在进销存管理工作中表现优秀的员工进行奖励。比如对于能够准确预测销售数据、降低库存成本的员工给予奖金或者晋升机会。这样可以提高员工的工作积极性和责任心。

以上就是关于怎么做一个合适的进销存的一些建议，希望能对大家有所帮助。在实际操作过程中，要根据企业的实际情况不断调整和完善进销存管理体系，以提高企业的运营效率和经济效益。

常见用户关注的问题：

一、怎么做一个合适的进销存系统能提高工作效率？

我听说很多做生意的朋友都在为进销存的事儿发愁，就想知道怎么做一个合适的进销存系统能提高工作效率呢。其实啊，提高效率可是开公司、做买卖很重要的事儿。

选择合适的软件：现在市面上有好多进销存软件，得选个功能全、操作简单的。像建米软件就挺不错，它的功能很全面，能满足不同规模企业的需求，上手也容易，能让员工快速适应。

合理规划流程：得把进货、销售、库存这些环节的流程理清楚。比如进货的时候，从采购申请到入库，每个步骤都要有明确的规定，这样就不会乱套，能节省时间。

数据实时更新：系统里的数据得随时更新，这样才能准确掌握库存情况。要是数据不准，可能会出现缺货或者积压的情况，影响生意。建米软件在这方面做得很好，能实时同步数据。

员工培训：要让员工熟悉系统的操作，这样他们用起来才顺手。可以定期组织培训，让员工不断提高使用系统的技能。

与其他系统集成：如果公司还有其他管理系统，比如财务系统，最好能让进销存系统和它们集成起来，这样数据能共享，工作效率会更高。

二、做合适的进销存系统需要考虑哪些成本因素？

朋友说做进销存系统得考虑成本，我就想知道到底要考虑哪些成本因素呢。毕竟做生意都得精打细算，成本控制好了，利润才能高。

软件购买成本：买进销存软件得花钱，不同的软件价格不一样。有些软件功能多，价格可能就高一些。建米软件性价比挺高的，功能多但价格合理，很适合中小企业。

实施成本：安装和配置软件需要一些费用，比如请专业人员来帮忙。还有数据迁移的成本，把原来的数据搬到新系统里也得花时间和精力。

培训成本：前面说过要给员工培训，培训也得花钱。请培训师、准备培训资料都需要费用。

维护成本：软件用久了可能会出问题，需要维护。维护成本包括软件升级、故障修复等费用。建米软件有专业的售后团队，能及时解决问题，降低维护成本。

硬件成本：运行进销存系统需要一定的硬件支持，比如服务器、电脑等。如果原来的硬件不行，就得换新的，这也是一笔成本。

三、怎样确保做的进销存系统数据安全？

我想知道怎样确保做的进销存系统数据安全呢。数据可是公司的重要资产，要是丢了或者被泄露了，那麻烦可就大了。

设置访问权限：不是谁都能随便访问系统里的数据，得给不同的员工设置不同的权限。比如仓库管理员只能看库存数据，不能修改销售数据。

数据加密：对系统里的数据进行加密处理，这样即使数据被窃取了，别人也看不懂。建米软件采用了先进的加密技术，保障数据安全。

定期备份：要定期把数据备份到其他地方，比如外部硬盘或者云端。这样万一系统出问题了，还能恢复数据。

防火墙和杀毒软件：安装防火墙和杀毒软件，防止黑客攻击和病毒感染。要及时更新这些软件，让它们保持最新的防护能力。

安全审计：对系统的操作进行审计，看看有没有异常的行为。如果发现有可疑的操作，能及时采取措施。

四、做合适的进销存系统如何与业务需求匹配？

假如你做了个进销存系统，结果和业务需求不匹配，那可就白搭了。所以我就想知道如何让做的进销存系统与业务需求匹配呢。

了解业务流程：要先搞清楚公司的进货、销售、库存等业务流程是怎样的。不同的行业、不同的公司业务流程可能都不一样。

定制功能：根据业务需求定制系统的功能。比如有些公司需要对商品进行批次管理，那系统就得有这个功能。建米软件可以根据企业的具体需求进行定制。

灵活性和扩展性：业务是会发展变化的，系统得有一定的灵活性和扩展性。以后业务增加了新的需求，系统能方便地进行调整和扩展。

与员工沟通：员工是系统的使用者，他们最清楚业务需求。要和员工多沟通，听听他们的意见和建议。

测试和优化：系统开发好后，要进行测试，看看是否能满足业务需求。发现问题及时优化，让系统不断完善。