想知道火爆咖啡店的进销存管理究竟该怎么做？这里有实用秘籍！

一、了解咖啡店进销存

其实，咖啡店的进销存管理就是对咖啡店商品的采购、销售和库存这三个环节进行管理。想象一下，你开了一家咖啡店，每天都有咖啡豆、牛奶、糖等原材料的进货，有咖啡、甜品等商品的销售，还有这些商品在仓库里的存储情况，这些都属于进销存管理的范畴。

采购环节：这个环节就是去购买咖啡店经营所需要的各种商品。比如咖啡豆，不同产地、不同品种的咖啡豆价格和品质都不一样，你得根据店里咖啡的销售情况和顾客的口味偏好来选择合适的咖啡豆进行采购。

销售环节：这是咖啡店赚钱的关键环节。顾客来店里点一杯拿铁，店员制作并卖给顾客，这就是一次销售行为。在这个过程中，要准确记录销售的商品种类、数量和金额。

库存环节：库存就像是咖啡店的“弹药库”。要清楚店里各种商品的库存数量，比如还有多少袋咖啡豆、多少瓶牛奶等。合理的库存管理能避免缺货导致顾客流失，也能防止库存积压造成浪费。

二、采购管理

采购管理对于咖啡店来说至关重要，它直接影响到成本和商品质量。

选择供应商：要找靠谱的供应商。比如找咖啡豆供应商时，可以多考察几家。可以去供应商的仓库看看咖啡豆的储存条件，闻闻咖啡豆的香气是否纯正。还可以了解一下供应商的口碑，问问其他咖啡店老板他们的供货情况。找一家稳定、质量好、价格合理的供应商，能让你的采购工作省心不少。

制定采购计划：根据咖啡店的销售数据来制定采购计划。举个例子，如果周一到周五每天平均卖出 50 杯拿铁，每杯拿铁需要用 20 克咖啡豆，那么每天就需要 1000 克咖啡豆。再考虑到周末生意可能会更好，以及一些突发情况，就可以合理安排每周的咖啡豆采购量。对于牛奶、糖等其他原材料也都要制定相应的采购计划。

控制采购成本：在采购过程中，要学会和供应商谈价格。比如你可以和供应商说，如果你长期从他们那里进货，能不能给一些优惠。还可以关注市场价格波动，在价格合适的时候多采购一些。但也不能只看价格，而忽略了商品的质量。

三、销售管理

销售管理能让你清楚咖啡店的经营状况，知道哪些商品受欢迎，哪些需要改进。

准确记录销售数据：现在很多咖啡店都用收银系统来记录销售数据。每卖出一杯咖啡或者一份甜品，都要在系统里准确记录下来。包括商品名称、销售数量、销售时间、销售金额等。这样你就可以通过分析这些数据，了解不同时间段哪些商品卖得好，哪些卖得不好。

分析销售数据：通过对销售数据的分析，你可以做出很多有价值的决策。比如发现某一款咖啡一直销量不好，就可以考虑调整它的口味或者价格，或者干脆把它从菜单上撤掉。反过来，如果某一款新品咖啡销量很好，就可以加大推广力度。

提高销售业绩：可以通过一些促销活动来提高销售业绩。比如在店庆的时候，推出买一送一的活动；或者在工作日的下午，推出下午茶套餐。还可以和周边的写字楼合作，给上班族提供外卖服务，增加销售渠道。

四、库存管理

库存管理不好，很容易造成浪费或者缺货，影响咖啡店的经营。

定期盘点库存：要定期对咖啡店的库存进行盘点。可以每周或者每月进行一次小盘点，每季度或者每年进行一次大盘点。盘点的时候，要仔细核对库存的实际数量和系统里记录的数量是否一致。如果发现有差异，要及时查找原因，是记录错误还是有商品丢失等情况。

设置安全库存：为了避免缺货情况的发生，要设置安全库存。比如对于咖啡豆，根据以往的销售情况和采购周期，确定一个最低的库存数量。当库存低于这个数量时，就要及时采购。这样就能保证在采购的过程中，店里不会出现断货的情况。

处理滞销库存：如果发现有一些商品滞销，要及时处理。比如一些快过期的牛奶，可以做成特价的奶昔进行促销；对于一些积压的咖啡豆，可以考虑和其他咖啡店进行交换或者低价处理给供应商。

五、利用软件辅助管理

在咖啡店的进销存管理中，使用专业的软件可以大大提高管理效率。比如建米软件，它可以帮助咖啡店更好地管理采购、销售和库存。

在采购方面，建米软件可以根据销售数据和库存情况自动生成采购计划，提醒你什么时候该采购什么商品，采购多少数量。这样可以避免采购过多或者过少的情况发生。

在销售管理上，建米软件可以实时记录销售数据，生成各种销售报表，让你一目了然地了解咖啡店的经营状况。还可以对会员进行管理，通过会员系统推出一些专属的优惠活动，提高顾客的忠诚度。

在库存管理方面，建米软件可以实时更新库存数量，当库存低于安全库存时，会自动发出警报。还可以对库存商品进行分类管理，方便查找和盘点。如果你在咖啡店的进销存管理中遇到数据处理麻烦、管理效率不高的问题，不妨试试建米软件。

以上就是关于咖啡店进销存管理的一些方法和建议，希望能帮助你把咖啡店经营得越来越好。

常见用户关注的问题：

一、咖啡店进销存系统需要具备哪些功能？

我听说很多开咖啡店的朋友都在找合适的进销存系统，我就想知道这系统得有啥功能才好用呢。下面就来好好说说。

采购管理功能：它得能记录采购的信息，比如采购的咖啡豆、牛奶、杯子等原料和物品的数量、价格、供应商信息。还能设置采购预警，当库存低于一定数量时，自动提醒老板去采购，避免缺货。对采购订单的管理也很重要，能跟踪订单的状态，从下单到收货的整个流程都能清晰掌握。

库存管理功能：要能实时更新库存数量，不管是进货、销售还是损耗，库存数据都能及时准确地反映出来。还得有库存盘点功能，方便定期核对实际库存和系统记录是否一致。对于保质期管理也很关键，能提醒快过期的商品，避免浪费。

销售管理功能：可以记录每一笔销售订单，包括销售的咖啡种类、数量、价格、顾客信息等。能统计不同时间段的销售数据，分析出哪些咖啡最受欢迎，哪些时间段生意最好。还能支持多种支付方式，如现金、刷卡、扫码支付等。

报表分析功能：能生成各种报表，像采购报表、销售报表、库存报表等。通过这些报表，老板可以直观地了解咖啡店的经营状况，比如成本、利润、库存周转率等。还能根据报表数据进行数据分析，为决策提供依据，比如调整采购计划、优化产品价格等。

建米软件在这些功能方面就做得很不错，能满足咖啡店日常的进销存管理需求，帮助老板更好地经营店铺。

二、咖啡店如何选择合适的进销存软件？

朋友推荐说选对进销存软件对咖啡店很重要，我就想知道该咋选呢。下面来详细讲讲。

功能适用性：要根据咖啡店的实际需求来选。比如咖啡店规模小，可能只需要基本的采购、库存和销售管理功能；如果规模大，还需要有会员管理、营销活动管理等功能。要看看软件的功能是否能覆盖咖啡店的业务流程，是否容易操作。

稳定性和可靠性：软件不能经常出故障，不然会影响咖啡店的正常经营。可以了解软件的开发商实力，看看他们的技术团队是否专业，有没有良好的售后服务。还可以查看其他用户的评价，了解软件的稳定性情况。

价格合理性：要考虑软件的价格是否在咖啡店的预算范围内。有些软件可能功能很强大，但价格也很高；有些软件价格便宜，但功能可能不够用。要综合考虑软件的功能和价格，选择性价比高的软件。

数据安全性：咖啡店的采购、销售、库存等数据都很重要，软件要能保证数据的安全。要有数据备份和恢复功能，防止数据丢失。还要有严格的权限管理，不同的员工有不同的操作权限，避免数据泄露。

建米软件在功能适用性、稳定性、价格和数据安全方面都有不错的表现，是咖啡店选择进销存软件的一个不错的考虑对象。

三、咖啡店进销存数据不准确怎么办？

我想知道要是咖啡店的进销存数据不准了可咋整，这肯定会影响经营决策的。下面来分析分析。

检查录入错误：要看看是不是员工在录入数据的时候出错了，比如把采购数量输错、销售价格输错等。可以对近期的数据录入记录进行仔细核对，找出错误并及时更正。

核实库存盘点：有可能是库存盘点不准确导致数据有偏差。要重新进行库存盘点，确保实际库存和系统记录一致。盘点的时候要认真仔细，对每一种商品都要清点清楚。

排查系统故障：看看进销存系统是不是出问题了，比如软件有漏洞、数据传输错误等。可以联系软件的技术支持人员，让他们来检查和修复系统故障。

规范操作流程：制定严格的操作流程，让员工按照规定的流程进行采购、销售和库存管理。比如采购要有采购单，销售要有销售记录，库存变动要有相应的凭证。这样可以减少人为因素导致的数据不准确。

建米软件有很好的稳定性和数据准确性保障机制，如果使用建米软件还出现数据不准确的情况，也可以通过它的技术支持来快速解决问题。

四、咖啡店进销存管理能带来哪些好处？

我听说做好咖啡店的进销存管理好处多多，我就想知道具体有啥好处呢。下面就来分享一下。

降低成本：通过合理的采购管理和库存管理，可以避免过度采购导致的资金积压，也能减少库存损耗和浪费。比如根据销售数据来精准采购原料，就不会买太多造成浪费。

提高效率：使用进销存系统可以自动化处理很多繁琐的工作，比如采购订单的生成、库存数据的更新等。员工可以节省时间和精力，把更多的时间放在服务顾客上。

优化决策：准确的进销存数据能为老板提供决策依据，比如根据销售数据调整产品种类、价格，根据库存情况制定采购计划等。这样能让咖啡店的经营更加科学合理。

提升顾客满意度：有了准确的库存管理，就不会出现缺货的情况，顾客随时都能买到自己喜欢的咖啡。而且高效的销售管理能让顾客结账更快捷，提升购物体验。

建米软件能很好地帮助咖啡店实现这些好处，让进销存管理更加轻松高效。