全面介绍：高效进行进销存管理究竟需要哪些关键单据？

一、什么是进销存管理

简单来说，进销存管理就是对企业的采购（进）、销售（销）、库存（存）进行管理。想象一下，你开了一家小超市，每天都有商品进货，有顾客来买东西，同时仓库里还存放着各种商品。这时候，你就得清楚进了多少货，卖了多少货，仓库里还剩多少货，这就是进销存管理。有效的进销存管理能让企业清楚掌握物资的流动情况，降低成本，提高利润。

二、进货环节需要的单据

采购订单

这是采购货物的一个凭证。比如你经营一家服装店，当你需要进一批新款衣服时，就会向供应商下采购订单。订单上会写明采购的商品名称、规格、数量、价格、交货日期等信息。这不仅是你向供应商表达采购意向的方式，也是约束双方的一个依据。如果供应商没有按照订单上的要求交货，你就可以拿着订单和他理论。

进货单

当货物送到你的店里或者仓库时，你要对货物进行验收。验收无误后，就会填写进货单。进货单记录了实际收到的货物信息，包括商品名称、数量、单价、金额等。它是证明你已经收到货物的重要单据，也是财务记账的依据。比如你进了 100 件 T 恤，单价 20 元，那么进货单上就会明确记录这些信息，财务人员就可以根据这个单据进行账务处理。

供应商发票

供应商给你开具的发票可是很重要的。它是你支付货款的凭证，也是你进行税务抵扣的依据。还是以服装店为例，你拿到供应商开具的发票后，就可以按照发票上的金额支付货款。在进行税务申报时，这张发票还可以用来抵扣税款，为你节省成本。

三、销售环节需要的单据

销售订单

当有顾客来订购商品时，你就会和顾客签订销售订单。比如一家企业向你的服装店订购了 50 套工作服，你就会和他们签订销售订单。订单上会写明销售的商品名称、规格、数量、价格、交货日期等信息。这是你和顾客之间的一个约定，你要按照订单上的要求按时交货。

销售单

当你把商品卖给顾客时，就会填写销售单。销售单记录了实际销售的商品信息，包括商品名称、数量、单价、金额等。它是证明你已经销售商品的重要单据，也是财务记账的依据。比如你卖给顾客 10 件衬衫，单价 50 元，销售单上就会明确记录这些信息，财务人员就可以根据这个单据进行账务处理。

客户发票

你需要给客户开具发票。这是客户购买商品的凭证，也是他们进行账务处理的依据。客户拿到你开具的发票后，就可以进行报销或者入账。你开具的发票也是你纳税的依据，你要按照发票上的金额缴纳相应的税款。

四、库存管理环节需要的单据

入库单

当货物进入仓库时，就会填写入库单。入库单记录了货物的入库信息，包括商品名称、数量、单价、金额等。它是证明货物已经进入仓库的重要单据，也是库存管理的依据。比如你进了一批鞋子，当这些鞋子进入仓库时，仓库管理人员就会填写入库单，记录鞋子的相关信息。

出库单

当货物从仓库发出时，就会填写出库单。出库单记录了货物的出库信息，包括商品名称、数量、单价、金额等。它是证明货物已经从仓库发出的重要单据，也是库存管理的依据。比如你卖给顾客一批衣服，当这些衣服从仓库发出时，仓库管理人员就会填写出库单，记录衣服的相关信息。

盘点单

定期对仓库里的货物进行盘点是很有必要的。盘点单记录了仓库里实际的货物数量和金额。通过盘点单，你可以清楚地知道仓库里的货物是否账实相符。如果发现有差异，就要及时查找原因并进行调整。比如你在盘点时发现仓库里的鞋子实际数量比账面上少了 5 双，这时候你就要查找原因，看看是不是有丢失或者损坏的情况。

五、其他可能用到的单据

调拨单

如果你有多个仓库，有时候需要在不同仓库之间调拨货物。这时候就会用到调拨单。调拨单记录了货物的调拨信息，包括调出仓库、调入仓库、商品名称、数量等。比如你有 A、B 两个仓库，A 仓库的某种商品库存过多，而 B 仓库的这种商品库存不足，你就可以从 A 仓库调拨一些商品到 B 仓库，这时候就需要填写调拨单。

退货单

有时候客户会因为各种原因退货。这时候就会用到退货单。退货单记录了客户退货的信息，包括商品名称、数量、单价、金额等。比如客户买回去的衣服发现有质量问题，要求退货，你就需要填写退货单，记录退货的相关信息。

六、建米软件助力进销存管理

在实际的进销存管理中，单据的管理和处理可能会比较繁琐。这时候可以试试建米软件，它能帮助你轻松管理各种单据。比如在处理采购订单、销售订单时，建米软件可以自动生成相关单据，减少手动填写的工作量，还能避免填写错误。它还能实时跟踪单据的状态，让你清楚知道每一笔业务的进展情况。

以上这些单据在进销存管理中都起着重要的作用。通过合理使用这些单据，你可以更好地管理企业的采购、销售和库存，提高企业的运营效率和经济效益。

常见用户关注的问题：

一、进销存管理中单据的重要性有哪些？

我听说很多做进销存管理的人都特别在意单据，我就想知道这单据到底有多重要呢。其实啊，单据在进销存管理里那可是相当关键的。

记录交易信息：单据能详细记录每一笔进货、销售和库存变动的交易信息。比如进货单会写明进了什么货、数量多少、价格多少，这样就能清楚知道每一次进货的具体情况。

便于财务核算：它是财务核算的重要依据。销售单上的金额能帮助计算收入，进货单上的金额能计算成本，通过这些单据就能准确算出利润，让财务状况一目了然。

库存管理的依据：有了单据，能清晰掌握库存的增减情况。入库单表示库存增加，出库单表示库存减少，这样就能实时监控库存数量，避免库存积压或者缺货的情况发生。

追溯交易流程：当出现问题时，单据可以作为追溯交易流程的凭证。比如客户反馈产品有问题，通过销售单能查到这批货的来源、进货时间等信息，方便解决问题。

建米软件在处理这些单据时非常高效，能帮助企业更好地管理单据，发挥单据的重要作用。

二、进销存管理中常见的单据类型有哪些？

朋友说在进销存管理里单据类型挺多的，我就想知道到底有哪些常见的单据类型呢。下面就给大家介绍一下。

进货单：这是在采购商品时使用的单据。它记录了商品的名称、规格、数量、单价、供应商等信息，是企业增加库存的重要凭证。

销售单：当企业把商品销售出去时，就会用到销售单。它包含了销售商品的详细信息，以及客户的相关信息，是确认销售收入的依据。

出库单：主要用于商品从仓库发出的情况。比如企业内部领用商品，或者给客户发货，都需要填写出库单，它能明确库存的减少情况。

入库单：与出库单相对，当商品进入仓库时，就需要填写入库单。它记录了商品的入库时间、数量等信息，是库存增加的证明。

调拨单：如果企业有多个仓库，商品在不同仓库之间转移时，就会用到调拨单。它能清楚记录商品的调拨情况，保证库存数据的准确性。建米软件可以对这些常见的单据类型进行很好的管理，提高工作效率。

三、如何确保进销存单据的准确性？

我想知道在实际的进销存管理中，要怎么做才能确保单据的准确性呢。毕竟单据不准确，后续的管理就会出大问题。

规范填写流程：制定严格的单据填写规范，要求工作人员按照规范填写。比如填写内容要完整、字迹要清晰，不能随意涂改等。

双人审核制度：安排两个人对单据进行审核。一人填写，另一人审核，这样能减少错误的发生。审核人员要仔细核对单据上的各项信息，确保准确无误。

定期核对数据：定期将单据上的数据与实际库存、财务数据进行核对。比如每个月核对一次，发现差异及时查找原因并纠正。

培训员工：对员工进行相关培训，让他们了解单据的重要性和填写要求。提高员工的业务水平和责任心，减少因人为失误导致的单据不准确。

使用软件辅助：像建米软件就能很好地辅助确保单据的准确性。它可以设置必填项，避免信息遗漏，还能进行数据校验，自动发现错误。

四、进销存单据保存有什么注意事项？

朋友推荐说要重视进销存单据的保存，我就想知道保存单据有哪些注意事项呢。下面来详细说说。

分类保存：把不同类型的单据分开保存，比如进货单、销售单、出库单等分别存放。这样在查找时会更方便，能快速找到需要的单据。

安全存储：要选择安全的存储方式和地点。可以使用纸质档案柜，做好防潮、防火、防虫等措施，也可以采用电子存储方式，存储在安全的服务器或硬盘上。

备份数据：对于电子单据，要定期进行备份。可以备份到外部硬盘、云存储等，防止数据丢失。如果遇到电脑故障或者其他意外情况，还能恢复数据。

设置访问权限：为了保证单据信息的安全，要设置合理的访问权限。只有相关的管理人员才能查看和修改单据，避免信息泄露。

保存期限：不同类型的单据有不同的保存期限要求。要按照相关规定，保存足够长的时间。建米软件可以帮助企业更好地管理单据的保存，设置提醒功能，确保不会错过保存期限。