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    不用软件,究竟该如何巧妙记录进销存数据?

    • 来源:建米软件
    • 2025-10-01 13:17:48
    

    一、进销存记录的重要性

    对于做小生意的朋友或者个体经营者来说,记录好进销存情况是非常关键的。想象一下,你开了一家小超市,每天有各种各样的商品进货,又有不同的商品被顾客买走。如果不把这些进货、销售和库存的情况记录清楚,很可能就会出现一些问题。比如说,某种商品已经卖完了,但是你没注意到,结果有顾客来买却没有货,这就可能会让顾客失望,以后就不来你这里买东西了。再比如,你进了太多某种商品,积压在仓库里,占用了资金,还可能会过期浪费。准确记录进销存,能让你清楚知道自己店里的商品情况,合理安排进货和销售,避免不必要的损失,还能提高经营效率,多赚点钱。

    二、手工账本记录法

    1. 准备账本

    要去文具店买几本账本,一般需要进货账本、销售账本和库存账本。进货账本用来记录每次进货的详细信息,销售账本记录每一笔销售情况,库存账本则实时反映商品的库存数量。账本的格式可以选择那种有很多格子的,方便填写不同的内容。

    2. 记录进货信息

    每次进货的时候,在进货账本上详细记录。比如进了一批饮料,要写上进货日期、供应商名称、商品名称(具体到饮料的品牌和规格)、进货数量、进货单价以及进货总价等信息。这样以后查起来就很清楚,知道什么时候进了多少货,花了多少钱。

    3. 记录销售信息

    顾客来买东西,每卖出去一件商品,就在销售账本上记录下来。记录内容包括销售日期、顾客信息(如果是老顾客可以记名字,散客可以简单记一下)、商品名称、销售数量、销售单价和销售总价。通过销售账本,你可以分析出哪些商品比较畅销,哪些不太好卖。

    4. 更新库存信息

    每进一批货或者卖出一批货,都要及时在库存账本上更新库存数量。进货就加上相应的数量,销售就减去相应的数量。每天营业结束后,最好核对一下库存账本上的数量和实际库存是否一致,这样能及时发现有没有商品丢失或者记录错误的情况。不过手工记录库存信息比较容易出错,有时候可能会因为疏忽导致记录不准确。这时候可以试试建米软件,它能自动更新库存信息,避免手工记录的错误,让库存管理更准确。

    三、表格记录法

    1. 使用 Excel 表格

    现在很多人家里都有电脑,用 Excel 表格来记录进销存是个不错的办法。打开 Excel 软件,创建一个新的工作表。在第一行分别设置“日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货总价”“销售数量”“销售单价”“销售总价”“库存数量”等列标题。

    2. 录入数据

    每次进货或者销售后,按照表格的列标题依次录入相应的数据。比如今天进了 100 瓶洗发水,单价是 20 元,就在“进货数量”列填 100,“进货单价”列填 20,“进货总价”列会自动计算出 2000 元(可以设置公式让它自动计算)。销售数据也是同样的录入方法。

    3. 数据分析

    Excel 表格有强大的数据分析功能。你可以通过排序、筛选等操作,分析出不同时间段的销售情况,哪些商品的利润高,哪些商品的库存积压时间长等。比如你想看看某个月洗发水的销售情况,就可以通过筛选功能只显示那个月洗发水的销售数据。不过 Excel 表格需要手动输入数据,如果数据量很大,录入起来会比较麻烦,而且容易出现输入错误。建米软件可以实现数据的自动采集和录入,减少人工操作,提高工作效率。

    四、单据记录法

    1. 进货单据

    进货的时候,让供应商提供正规的进货单据,单据上要详细注明商品名称、规格、数量、单价、总价等信息。自己也可以准备一个进货单据本,在收到供应商的货物时,自己再填写一份进货单据,和供应商的单据进行核对。把这些进货单据按照日期顺序整理好,放在一个文件夹里保存。这样以后需要查询进货信息的时候,直接翻看单据就可以了。

    2. 销售单据

    销售商品时,给顾客开具销售单据。销售单据上同样要写清楚商品名称、数量、单价、总价等内容。可以一式两份,一份给顾客,一份自己留存。把每天的销售单据也整理好,按照日期排序保存。通过销售单据,你可以清楚知道每天的销售额,还能对顾客的购买情况进行分析。

    3. 库存盘点单据

    定期对库存进行盘点,制作库存盘点单据。在盘点单据上记录实际的库存数量,然后和之前记录的库存数量进行对比。如果有差异,要找出原因,是记录错误还是商品丢失等情况。把库存盘点单据和进货、销售单据结合起来,就能更准确地掌握进销存情况。不过单据记录法需要保存大量的纸质单据,时间长了容易丢失或者损坏。建米软件可以将这些单据电子化保存,方便查询和管理,不用担心单据丢失的问题。

    五、其他辅助记录方法

    1. 便签记录

    在日常经营中,有时候会突然有一些关于进销存的小事情需要记录,比如供应商说某种商品要涨价了,或者某个顾客预定了一批货。这时候可以用便签纸把这些信息简单记录下来,然后贴在显眼的地方,比如电脑屏幕旁边或者账本上。等有空的时候再把这些信息整理到正式的记录里。

    2. 语音记录

    如果你正在忙,没办法及时用笔或者电脑记录进销存信息,比如你正在仓库里整理货物,有新的进货信息需要记录。这时候可以用手机的语音记录功能,把信息说出来录下来。等忙完了,再把语音内容整理成文字记录到账本或者表格里。

    以上就是一些不用软件记录进销存的方法,希望能帮助大家更好地管理自己的生意。不过在实际操作中,这些方法可能会有一些局限性,使用建米软件可以让进销存管理更加高效和准确。


    常见用户关注的问题:

    一、不用软件记录进销存,用什么方法比较靠谱?

    我听说很多小老板都想不用软件来记进销存,就想知道到底用啥方法能靠谱点。其实不用软件记录进销存,也有不少办法呢。

    1. 账本记录法

    这是最传统的方法啦。准备几本账本,一本记进货,一本记销售,一本记库存。进货的时候,把进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等信息详细记下来。销售的时候,同样记录销售日期、商品名称、数量、单价、客户等信息。库存账本就根据进货和销售的情况实时更新,这样能很清楚地看到商品的进出情况。不过这种方法比较费时间,而且容易出错。

    2. 表格记录法

    用 Excel 表格来记录进销存是个不错的选择。可以设计几个工作表,分别记录进货、销售和库存。在表格里设置好各种列项,比如商品编号、名称、规格、进货日期、销售日期、数量、单价等。通过公式还能自动计算库存数量和金额。这种方法比账本记录法更方便修改和统计数据,但如果数据量很大,操作起来也会有点麻烦。

    3. 卡片记录法

    给每个商品都做一张卡片,卡片上记录商品的基本信息、进货情况、销售情况等。每次进货或者销售的时候,就在相应的卡片上做记录。这种方法比较直观,能快速了解每个商品的情况。但是卡片容易丢失,而且查找起来也不太方便。

    4. 便签记录法

    对于一些小生意,比如地摊、小卖部等,可以用便签来记录。把每次的进货和销售情况简单地写在便签上,然后贴在显眼的地方。每天结束的时候,再把便签上的信息汇总到账本或者表格里。这种方法简单易行,但不太适合数据量大的情况。

    如果觉得这些方法都太麻烦,也可以考虑用建米软件,它能更高效地管理进销存。

    二、不用软件记进销存,怎么保证数据的准确性?

    朋友说不用软件记进销存,最担心的就是数据不准确。我就想知道怎么才能保证数据准确呢。

    1. 规范记录流程

    不管用哪种记录方法,都要制定一个规范的流程。比如进货的时候,必须有验收环节,确认商品的数量、质量等信息无误后再记录。销售的时候,要及时准确地记录销售信息,不能漏记或者错记。

    2. 定期核对数据

    定期对进货、销售和库存的数据进行核对。可以每周或者每月核对一次,看看记录的数据和实际的商品数量是否一致。如果发现有差异,要及时查找原因并进行调整。

    3. 双人核对

    让两个人分别记录进销存数据,然后定期进行核对。如果两个人记录的数据一致,说明数据的准确性比较高。如果有差异,就一起查找原因,这样能减少错误的发生。

    4. 建立审核机制

    安排专人对记录的数据进行审核。审核人员要仔细检查数据的完整性和准确性,发现问题及时指出并要求修改。这样能保证数据的质量。

    要是觉得人工保证数据准确性太费劲,建米软件可以自动处理数据,减少人为错误。

    记录方法 优点 缺点
    账本记录法 传统、直观 费时间、易出错
    表格记录法 方便修改和统计 数据量大时操作麻烦
    卡片记录法 直观、了解单个商品情况 易丢失、查找不便

    三、不用软件记进销存,如何快速统计数据?

    假如你不用软件记进销存,肯定会遇到统计数据的难题。我就想知道怎么才能快速统计数据呢。

    1. 分类统计

    把商品按照类别进行分类,比如食品、日用品、文具等。在记录的时候,就按照类别进行区分。统计数据的时候,分别对每个类别进行统计,这样能提高统计的速度。

    2. 利用小计

    在记录数据的时候,每记录一定数量的进货或者销售信息,就进行一次小计。比如每记录 10 笔销售信息,就计算一下这 10 笔的销售总额和销售数量。这样在统计整体数据的时候,就可以直接利用这些小计,减少计算量。

    3. 制作统计图表

    把统计的数据用图表的形式展示出来,比如柱状图、折线图等。这样能更直观地看到数据的变化趋势和分布情况。制作图表可以用 Excel 等工具,操作也比较简单。

    4. 定期汇总

    每天或者每周对数据进行一次汇总。把当天或者当周的进货、销售和库存数据进行整理,计算出各项数据的总和。这样能及时掌握业务的情况,也方便后续的统计和分析。

    要是觉得手动统计数据太慢,建米软件可以快速准确地生成各种统计报表。

    统计方法 适用情况 效果
    分类统计 商品种类较多 提高统计速度
    利用小计 数据量较大 减少计算量
    制作统计图表 需要直观展示数据 直观呈现数据趋势

    四、不用软件记进销存,怎样防止库存积压或缺货?

    朋友推荐说要想做好生意,就得防止库存积压或缺货。我就想知道不用软件记进销存,怎么才能做到这一点呢。

    1. 合理规划库存

    根据以往的销售数据和市场需求,合理规划每个商品的库存数量。比如对于畅销商品,要适当增加库存;对于滞销商品,要减少库存。要设定一个安全库存水平,当库存数量低于安全库存时,及时补货。

    2. 实时监控库存

    定期对库存进行盘点,实时掌握库存的数量和状态。可以每天或者每周进行一次小盘点,每月进行一次全面盘点。发现库存积压或者缺货的情况,及时采取措施进行调整。

    3. 分析销售数据

    通过分析销售数据,了解商品的销售规律和趋势。比如哪些商品在什么季节销售比较好,哪些商品的销售增长速度较快等。根据这些分析结果,合理调整库存。

    4. 与供应商合作

    和供应商建立良好的合作关系,及时了解供应商的供货情况和交货时间。当库存不足时,能及时从供应商那里补货。也可以和供应商协商一些灵活的供货方式,比如按订单生产、定期补货等。

    建米软件可以实时监控库存,自动预警库存积压或缺货情况,让库存管理更轻松。

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