私人咖啡店如何填进销存

一、什么是进销存及填进销存的重要性

其实，进销存简单来说就是记录店铺商品的进货、销售和库存情况。对于私人咖啡店而言，填好进销存就像是给咖啡店的经营状况做一个精准的“体检”。

了解经营状况：通过填写进销存，咖啡店老板可以清楚地知道每种咖啡豆、牛奶、糖浆等原材料以及杯子、吸管等耗材的进货数量、销售数量和剩余库存。比如说，你能一眼看出这个月哪种口味的咖啡豆销量最好，哪种杯子的使用频率最高。

控制成本：准确的进销存记录能帮助你合理控制成本。举个例子，如果发现某款牛奶的库存积压过多，就可以减少后续的进货量，避免浪费和资金的占用。

制定采购计划：根据进销存的数据，你可以提前规划好下一次的采购计划。比如，发现某款热门咖啡豆的库存快见底了，就可以及时补货，保证咖啡店的正常供应。

二、进货环节的填写

进货是咖啡店运营的第一步，这部分的填写要详细准确。

记录进货日期：每次进货都要明确记录日期，这有助于你了解货物的新鲜度和进货的时间规律。比如，你进了一批新鲜的咖啡豆，记录好进货日期，就可以按照先进先出的原则使用，保证咖啡的品质。

填写进货数量：这里要精确到具体的数量，无论是按袋、按瓶还是按箱计算。比如，进了 10 袋 500 克装的咖啡豆，就要准确记录为 10 袋。

注明进货价格：每一批货物的进货价格都要详细记录。不同时间进货，价格可能会有所波动。比如，某款咖啡豆上次进货是 50 元一袋，这次因为市场原因涨到了 55 元一袋，都要分别记录清楚，这样才能准确核算成本。

供应商信息：记录供应商的名称、联系方式等信息也很重要。如果后续货物出现质量问题或者需要再次采购，就能及时联系到供应商。比如，你从 A 供应商那里进了一批牛奶，记录好 A 供应商的电话，当牛奶出现变质等问题时，就可以第一时间联系他们解决。

三、销售环节的填写

销售环节的填写能反映出咖啡店的经营成果。

销售日期：和进货日期一样，销售日期也要准确记录。通过分析不同日期的销售数据，你可以发现销售的高峰期和低谷期。比如，周末的销售额明显高于工作日，就可以在周末多准备一些原材料。

销售数量：每卖出一杯咖啡或者一份甜品，都要记录好数量。比如，今天卖出了 20 杯拿铁、15 杯美式咖啡，就要分别记录清楚。

销售价格：记录每笔销售的价格。有时候咖啡店会有促销活动，价格会有所变化。比如，在店庆期间，拿铁咖啡打 8 折销售，就要记录下打折后的价格。

销售商品详情：除了咖啡，咖啡店可能还会销售甜品、周边产品等。要详细记录销售的商品名称、规格等信息。比如，卖出了一块芝士蛋糕，要记录是 6 寸的芝士蛋糕。

四、库存环节的填写

库存是连接进货和销售的重要环节，准确的库存记录能让你随时掌握货物的剩余情况。

定期盘点：定期对咖啡店的库存进行盘点，一般可以每周或者每月进行一次。盘点时，要实际清点每种货物的数量，并与进销存记录进行核对。比如，记录显示还有 5 袋咖啡豆，但实际盘点只有 4 袋，就要找出差异的原因，可能是记录错误或者有货物丢失。

计算库存数量：库存数量的计算很简单，就是进货数量减去销售数量。比如，进了 10 袋咖啡豆，卖出了 3 袋，那么库存就是 7 袋。

记录库存位置：为了方便管理和查找货物，要记录每种货物的存放位置。比如，咖啡豆放在仓库的 A 货架第一层，牛奶放在冷藏柜的 B 区。

关注库存预警：根据咖啡店的销售情况，设置合理的库存预警值。当某种货物的库存低于预警值时，就要及时补货。比如，某款热门咖啡豆的库存预警值是 2 袋，当库存降到 2 袋时，就要马上安排进货。

五、使用工具辅助填写进销存

现在有很多工具可以帮助私人咖啡店更方便地填写进销存。

电子表格：比如 Excel 表格，操作简单，容易上手。你可以自己设计进销存表格，设置好进货、销售、库存等栏目，然后按照实际情况填写数据。通过 Excel 的公式功能，还可以自动计算库存数量等数据。

专业的进销存软件：如果咖啡店的业务比较复杂，数据量较大，使用专业的进销存软件会更合适。比如建米软件，它可以实现进货、销售、库存数据的实时同步，操作简单便捷。当有新的进货或者销售记录时，软件会自动更新库存数据，还能生成各种报表，让你更直观地了解咖啡店的经营状况。而且建米软件的界面设计友好，即使是没有专业财务知识的人也能轻松上手，能大大提高工作效率，减少人工记录的错误。

六、填写进销存的注意事项

在填写进销存的过程中，有一些事项需要特别注意。

及时准确：每次有进货、销售等业务发生时，要及时记录，保证数据的及时性和准确性。如果拖延记录，很容易忘记一些细节，导致数据错误。比如，当天卖出的咖啡没有及时记录，过了几天再想起来，可能就会记错销售数量和价格。

数据备份：无论是使用电子表格还是进销存软件，都要定期进行数据备份。以防数据丢失或者电脑出现故障等情况。可以将数据备份到移动硬盘或者云端存储。

专人负责：最好指定专人负责进销存的填写和管理，这样可以保证数据的一致性和规范性。如果多人随意填写，可能会出现记录不统一、格式混乱等问题。

以上就是关于私人咖啡店如何填进销存的一些详细介绍，希望能帮助到各位咖啡店老板，让大家的经营管理更加轻松高效。

常见用户关注的问题：

一、私人咖啡店填进销存难不难啊？

我听说好多开私人咖啡店的朋友都在愁这个进销存填写的事儿，我就想知道这到底难不难呀。其实呢，填进销存说难也不难，说简单也不简单，下面给大家详细说说。

1. 数据记录

进货的时候得把咖啡生豆、牛奶、糖包这些原材料的数量、价格、进货日期都记清楚，可不能马马虎虎的。要是记乱了，后面算账可就麻烦了。

2. 销售统计

每天卖出去多少杯咖啡，用了多少原材料，都得一笔一笔地算。像拿铁用了多少牛奶和咖啡，卡布奇诺又用了多少，得算得明明白白。

3. 库存盘点

隔一段时间就得盘点一下库存，看看还有多少原材料，有没有过期的。要是有过期的，就得赶紧处理，不然就浪费钱啦。

4. 软件使用

现在有很多专门的进销存软件，比如建米软件，用起来挺方便的。它能自动记录数据，生成报表，让填进销存变得轻松一些。

二、私人咖啡店填进销存用什么方法好？

朋友推荐说填进销存得找个好方法，不然会很折腾。那到底用什么方法好呢？下面来一起探讨探讨。

1. 手工记账

这是最传统的方法，拿个本子和笔，把进货、销售、库存的情况一笔一笔地记下来。优点是简单直接，缺点是容易出错，而且统计起来很麻烦。

2. 电子表格

用 Excel 之类的电子表格来记录，比手工记账方便一些。可以设置公式自动计算，还能生成图表。不过要是数据量太大，也会有点乱。

3. 进销存软件

建米软件就是个不错的选择，它功能强大，能自动处理很多数据，还能实时更新库存信息。用它填进销存，效率会提高很多。

4. 云存储

把数据存到云端，这样随时随地都能查看和修改。不用担心数据丢失，也方便和员工共享信息。

三、私人咖啡店填进销存能带来啥好处？

我就想知道填进销存对私人咖啡店到底有啥好处，是不是真的像别人说的那么重要呢？下面就来看看。

1. 成本控制

通过记录进货和销售情况，能清楚地知道每杯咖啡的成本是多少。这样就能合理定价，避免成本过高，提高利润。

2. 库存管理

随时了解库存数量，避免原材料积压或缺货。要是库存太多，会占用资金；要是缺货，又会影响生意。

3. 销售分析

分析销售数据，能知道哪些咖啡受欢迎，哪些不受欢迎。这样就能调整菜单，多进受欢迎的原材料。

4. 财务核算

填好进销存，财务核算就更准确了。能清楚地知道每个月的收支情况，方便做预算和规划。建米软件在这方面能提供很大的帮助，让财务核算更轻松。

四、私人咖啡店填进销存要注意啥？

假如你开了一家私人咖啡店，填进销存的时候可得注意一些事儿。下面就给大家提个醒。

1. 数据准确性

填的数据一定要准确，不能有差错。不然会影响成本核算和库存管理。每次记录都要认真核对，确保数据无误。

2. 及时更新

进货、销售、库存有变化了，要及时更新数据。不然数据就不准确了，会影响决策。

3. 安全保密

进销存数据包含了咖啡店的很多重要信息，要注意安全保密。不要随便让别人看，防止数据泄露。

4. 软件选择

选进销存软件的时候要慎重，建米软件就挺靠谱的。要选功能适合自己咖啡店的，操作简单方便的。

5. 定期备份

数据要定期备份，防止丢失。可以备份到硬盘、云端等地方，这样就算电脑出问题了，数据也不会丢。