有发货单如何做进销存

一、认识进销存和发货单

在开始讲怎么用发货单做进销存之前，咱先搞清楚啥是进销存。其实啊，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。简单来说，就是记录东西是怎么进来的，在仓库里存了多少，又卖出去多少。

发货单的重要性：发货单可是做进销存的重要凭证。打个比方，你开了一家小超市，顾客买了东西，你给人家开了发货单，这张单子上记录了卖出去的商品名称、数量、价格等信息。有了它，你就能清楚知道每天卖了多少货，哪些商品比较畅销。

二、发货单信息的整理

拿到发货单后，可不能随手一扔，得好好整理一番。

检查发货单的完整性：看看发货单上的信息全不全，比如商品名称、规格、数量、单价、总价、客户名称、发货日期这些内容都得有。要是发现有信息缺失，就得赶紧找相关人员补上。就像你去银行存钱，存单上信息不全可不行，银行工作人员肯定会让你补充完整。

分类整理发货单：可以按照不同的标准来分类，比如按日期分类，把同一天的发货单放在一起；也可以按客户分类，把同一个客户的发货单归为一类。这样整理之后，查找和统计信息就方便多了。举个例子，你想知道某个客户一个月内买了多少东西，只要找到这个客户的发货单进行统计就行。

三、利用发货单记录销售数据

发货单上记录的就是销售出去的商品信息，我们要把这些信息准确地记录到进销存系统里。

手工记录方式：如果你经营的是小生意，业务量不是很大，用手工记录也是可以的。准备一个账本，按照发货单上的信息，把商品名称、数量、单价、总价等内容依次记录下来。不过这种方式比较麻烦，容易出错，而且统计数据的时候也不方便。比如说，你想统计一个月的销售总额，就得把一个月的记录全部加起来，要是中间有记录错误，还得重新核对。

软件记录方式：现在很多企业都用进销存软件来记录销售数据，这样既方便又准确。把发货单上的信息输入到软件里，软件会自动计算总价、更新库存数量等。比如建米软件，它可以快速准确地处理发货单信息，能自动生成销售报表，让你清楚地看到销售情况。而且软件还能对数据进行分析，告诉你哪些商品卖得好，哪些商品滞销，帮助你做出更好的经营决策。

四、根据发货单更新库存信息

发货单上记录了卖出去的商品数量，我们要根据这个数量及时更新库存信息。

库存减少的计算：每卖出一件商品，库存数量就要相应地减少。比如发货单上显示卖出了 10 件衣服，那么库存里衣服的数量就要减去 10。在更新库存信息的时候，一定要保证数据的准确性，不然库存数量就会和实际情况不符。

库存预警设置：为了避免出现缺货的情况，我们可以设置库存预警。当库存数量低于某个设定值时，系统就会发出提醒。比如说，你设定某款鞋子的库存预警值是 20 双，当库存数量降到 20 双以下时，系统就会提醒你该进货了。建米软件就有这个库存预警功能，能帮助你及时补货，保证生意的正常运转。

五、发货单与采购数据的关联

发货单不仅能反映销售情况，还能和采购数据关联起来。

根据销售情况安排采购：通过分析发货单上的销售数据，我们可以知道哪些商品卖得好，哪些商品卖得不好。对于卖得好的商品，就要多采购一些；对于卖得不好的商品，就要减少采购量。比如某款手机卖得很火爆，发货单上显示销量一直在增加，那就要及时和供应商联系，增加这款手机的采购数量。

采购与库存的平衡：在采购商品的时候，要考虑库存数量。不能盲目采购，导致库存积压；也不能采购不足，出现缺货的情况。我们可以根据发货单上的销售数据和库存数量，制定合理的采购计划。举个例子，库存里还有 50 件商品，根据以往的销售情况，预计未来一个月能卖出 80 件，那么就需要采购 30 件商品来补充库存。

六、进销存报表的生成与分析

有了发货单记录的销售数据和更新后的库存信息，我们就可以生成进销存报表了。

报表的生成：无论是手工记录还是使用软件，都可以生成进销存报表。手工记录的话，需要自己把数据进行整理和计算，然后制作成报表；使用软件的话，软件会自动生成报表，而且报表的格式也很规范。建米软件生成的报表非常详细，包括销售报表、库存报表、采购报表等，能让你全面了解企业的经营情况。

报表的分析：生成报表不是目的，关键是要对报表进行分析。通过分析报表，我们可以发现企业经营中存在的问题，比如哪些商品的利润率高，哪些商品的库存周转率低等。根据分析结果，我们可以调整经营策略，提高企业的经济效益。比如分析销售报表发现某款商品的利润率很低，我们就可以考虑降低采购成本或者提高销售价格。

以上就是有发货单做进销存的一些方法和步骤，希望能对大家有所帮助。在实际操作过程中，要根据自己企业的实际情况选择合适的方法，不断优化进销存管理，让企业的经营更加顺畅。

常见用户关注的问题：

一、有发货单如何做进销存

我就想知道，很多人有发货单后都不知道咋做进销存，这里面肯定有不少门道。下面咱们就唠唠具体咋操作。

1. 数据收集

得把发货单上的信息都收集好，像货物名称、数量、单价、日期、客户信息啥的，这些都是做进销存的基础数据。要是数据收集不全或者不准确，后面的工作可就全乱套啦。

2. 录入系统

现在很多企业都用专门的进销存软件来管理，把收集好的数据录入到软件里。录入的时候可得仔细点，别输错了。建米软件就是一款很不错的进销存管理软件，它操作简单，功能强大，能让数据录入变得轻松又准确。

3. 库存更新

发货单意味着货物发出去了，库存自然要减少。根据发货单上的数量，及时更新库存数量。这样才能保证库存数据的实时性和准确性，避免出现库存积压或者缺货的情况。

4. 成本核算

发货单上的货物有成本，得算清楚每笔发货的成本。可以根据不同的成本核算方法，比如先进先出法、加权平均法等，算出货物的成本。成本核算准确了，企业才能知道自己的利润情况。

5. 报表生成

做完前面这些工作，还得生成相关的报表，像销售报表、库存报表等。通过报表可以直观地看到企业的销售情况和库存状况，为企业的决策提供依据。建米软件就能自动生成各种报表，方便又实用。

二、做进销存需要注意哪些细节

朋友说做进销存细节特别重要，一个小细节没处理好，可能就会影响整个数据的准确性。下面就说说需要注意的细节。

1. 数据准确性

前面也提到了，数据收集和录入的时候一定要准确。发货单上的信息要认真核对，录入系统的时候要反复检查，避免出现错误。哪怕是一个小数点的错误，都可能导致成本核算和库存数据不准确。

2. 单据保存

发货单等相关单据要妥善保存，这可是做进销存的重要凭证。万一以后出现问题，需要查询数据或者核对账目，这些单据就能派上用场了。可以采用纸质保存和电子保存相结合的方式，确保单据不会丢失。

3. 权限管理

在进销存系统里，不同的人员有不同的权限。要合理设置权限，避免无关人员随意修改数据。比如仓库管理员只能查看和更新库存数据，财务人员才能进行成本核算和报表生成等操作。

4. 定期盘点

光靠系统里的数据还不行，还得定期对库存进行盘点。通过实际盘点，看看系统里的库存数据和实际库存是否一致。如果有差异，要及时查找原因并进行调整。

5. 软件更新

使用的进销存软件要及时更新，软件开发商会不断优化软件的功能和性能，修复一些漏洞。及时更新软件可以保证系统的稳定性和安全性，提高工作效率。建米软件就会定期更新，让用户能始终使用到最新最好的功能。

三、进销存软件哪个好用

我听说现在市面上的进销存软件可多了，很多人都不知道选哪个好。下面就来分析分析。

1. 功能需求

不同的企业对进销存软件的功能需求不一样。有些企业只需要简单的库存管理和销售管理功能，而有些企业可能还需要财务核算、生产管理等更复杂的功能。所以在选择软件的时候，要根据自己企业的实际需求来选。建米软件功能就很全面，能满足不同企业的多样化需求。

2. 操作便捷性

软件操作要简单方便，员工容易上手。要是软件操作太复杂，员工得花很长时间去学习，会影响工作效率。建米软件界面简洁，操作流程清晰，员工很快就能掌握使用方法。

3. 数据安全

企业的进销存数据很重要，软件要能保证数据的安全。比如要有数据备份功能、加密功能等，防止数据丢失或者被泄露。建米软件采用了先进的技术，保障数据的安全可靠。

4. 售后服务

软件使用过程中难免会遇到问题，这时候就需要有好的售后服务。软件开发商要能及时响应，提供技术支持和解决方案。建米软件有专业的售后团队，能为用户提供优质的售后服务。

5. 价格因素

企业选择软件的时候，价格也是一个重要的考虑因素。要根据自己的预算来选择合适的软件。建米软件性价比很高，功能强大但价格合理，适合不同规模的企业。

四、发货单和进销存的关系是什么

我就想知道发货单和进销存到底有啥关系，感觉它们之间肯定联系紧密。下面就来说说。

1. 发货单是进销存的依据

发货单上记录了货物的发出情况，是做进销存的重要依据。通过发货单可以知道货物发给了哪个客户、发了多少、什么时候发的等信息，这些信息都要录入到进销存系统里，用于库存管理和销售管理。

2. 影响库存数量

发货单意味着货物从仓库发出去了，库存数量会相应减少。所以发货单直接影响着进销存系统里的库存数据，要根据发货单及时更新库存数量，保证库存数据的准确性。

3. 反映销售情况

发货单上的信息能反映企业的销售情况，比如销售的货物种类、数量、金额等。通过对发货单的分析，可以了解企业的销售趋势，为企业的销售策略调整提供依据。

4. 关联成本核算

发货单上的货物有成本，在做进销存的时候要进行成本核算。根据发货单上的货物数量和成本，可以算出每笔销售的成本，进而算出企业的利润。成本核算准确了，企业才能更好地进行财务管理。

5. 促进流程管理

发货单和进销存的管理流程是相互关联的。从发货单的生成到数据录入，再到库存更新和报表生成，形成了一个完整的流程。通过对这个流程的管理，可以提高企业的运营效率和管理水平。建米软件可以帮助企业优化这个流程，让管理更加高效。