按订单号如何制作进销存

一、什么是按订单号制作进销存

在日常的商业活动中，我们经常会遇到各种各样的订单。按订单号制作进销存，简单来说，就是以每一个订单的编号为线索，来记录和管理商品的进货、销售和库存情况。比如说，一家小型的文具店，每天会有不同顾客的订单，每个订单都有一个唯一的编号。通过这个订单号，我们可以清楚地知道进了哪些文具、卖给了哪些顾客、还剩下多少存货。

按订单号制作进销存的好处：

1. 方便查询：当顾客询问某一笔订单的商品情况时，我们可以直接通过订单号快速找到相关的进销存信息。比如，顾客打电话问之前订的一批笔记本是否到货，我们只要输入订单号，就能马上知道这批笔记本的进货时间、销售情况以及当前库存。

2. 精准管理：能够准确地掌握每一个订单对应的商品流动情况。对于商家来说，可以根据订单号分析哪些商品比较畅销，哪些商品销售不佳，从而合理安排进货和库存管理。

3. 避免混乱：在业务量较大的情况下，订单众多，如果不按照订单号进行管理，很容易出现商品进出混乱的情况。有了订单号作为索引，就可以让整个进销存管理更加有序。

二、前期准备工作

明确订单号规则

在开始按订单号制作进销存之前，要先确定好订单号的规则。订单号可以根据自己的业务特点来设定，常见的有日期 + 序号的形式。比如，20240810001 表示 2024 年 8 月 10 日的第一笔订单。这样的订单号规则简单易懂，方便我们后续的管理和查询。

准备相关表格

我们需要准备进货表格、销售表格和库存表格。进货表格要记录订单号、进货日期、商品名称、进货数量、进货单价等信息；销售表格要记录订单号、销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等信息；库存表格要记录商品名称、初始库存、进货数量、销售数量、当前库存等信息。这些表格可以使用 Excel 来制作，操作简单方便。

收集订单信息

在日常业务中，要及时收集每一个订单的详细信息，包括顾客姓名、联系方式、商品名称、数量、价格等。这些信息是制作进销存的基础，只有信息准确完整，才能保证进销存数据的可靠性。

三、进货环节的订单号管理

记录进货订单号

当有商品进货时，要在进货表格中记录下订单号。比如，文具店进了一批铅笔，供应商提供了一个订单号，我们就要在进货表格中准确填写这个订单号，同时记录进货日期、铅笔的品牌、型号、数量、单价等信息。这样，通过订单号我们就可以清楚地知道每一批进货的具体情况。

更新库存信息

根据进货订单号对应的进货数量，及时更新库存表格中的数据。还是以文具店进铅笔为例，假设初始库存有 100 支铅笔，这次进货订单号对应的进货数量是 200 支，那么在库存表格中，铅笔的进货数量要增加 200 支，当前库存也要相应地更新为 300 支。

核对进货信息

收到货物后，要根据订单号核对实际收到的商品数量和质量是否与订单一致。如果发现有差异，要及时与供应商沟通解决。比如，订单号对应的订单显示进了 200 支铅笔，但实际收到只有 195 支，就要及时联系供应商查明原因，是发货失误还是运输过程中的问题。

四、销售环节的订单号管理

生成销售订单号

当有商品销售时，要为每一笔销售订单生成一个唯一的订单号。可以按照之前设定的订单号规则来生成。比如，顾客购买了 5 支铅笔，我们就为这笔销售生成一个新的订单号，如 20240811001，并在销售表格中记录下这个订单号、销售日期、顾客姓名、铅笔数量、单价等信息。

关联库存信息

根据销售订单号对应的销售数量，在库存表格中扣除相应的商品数量。还是以顾客购买 5 支铅笔为例，在库存表格中，铅笔的销售数量要增加 5 支，当前库存要相应地减少 5 支，变为 295 支。这样，通过订单号我们可以清晰地看到每一笔销售对库存的影响。

跟踪销售订单状态

在销售过程中，要跟踪销售订单的状态，比如是否已经发货、是否已经收款等。可以在销售表格中增加相应的列来记录这些信息。例如，在订单号为 20240811001 的销售订单中，记录发货日期和收款日期，方便我们进行后续的管理和查询。

五、库存管理与订单号的关联

实时监控库存

通过订单号关联的进货和销售信息，实时监控库存的变化情况。可以设定一个库存预警值，当某一商品的库存低于预警值时，及时提醒补货。比如，文具店设定铅笔的库存预警值为 50 支，当通过订单号管理发现铅笔的当前库存降到 45 支时，就要及时安排进货。

库存盘点与订单核对

定期进行库存盘点，将实际库存数量与通过订单号记录的库存数据进行核对。如果发现有差异，要查找原因，可能是记录错误、商品损坏或者被盗等。比如，在盘点时发现铅笔的实际库存比订单号记录的库存少了 3 支，就要仔细排查是哪里出了问题。

分析库存周转率

结合订单号记录的进货和销售信息，分析商品的库存周转率。库存周转率反映了商品的销售速度和库存管理效率。计算公式为：库存周转率 = 销售成本 / 平均库存。通过分析库存周转率，我们可以调整进货策略，对于周转率高的商品可以适当增加进货量，对于周转率低的商品要减少进货或者采取促销措施。

六、使用建米软件辅助按订单号制作进销存

在按订单号制作进销存的过程中，如果业务量较大，手工记录和管理可能会比较繁琐，容易出现错误。这时候可以试试建米软件，它可以帮助我们更高效地管理订单号和进销存信息。建米软件可以自动生成订单号，减少人工输入的错误；能够实时更新进货、销售和库存数据，让我们随时掌握商品的流动情况；还可以生成各种报表，方便我们进行数据分析和决策。比如，通过建米软件生成的库存报表，我们可以直观地看到哪些商品的库存过高或者过低，从而及时调整进货和销售策略。

七、常见问题及解决方法

订单号重复问题

如果出现订单号重复的情况，会导致数据混乱，无法准确记录和查询进销存信息。解决方法是在生成订单号时要严格按照规则进行，并且在录入订单号时进行查重。如果发现重复，要及时修改订单号。

数据录入错误问题

在记录进货、销售和库存信息时，可能会出现数据录入错误的情况。比如，把进货数量 200 写成了 20。解决方法是在录入数据后要进行核对，并且定期对数据进行复查。如果发现错误，要及时更正。

订单号丢失问题

有时候可能会出现订单号丢失的情况，导致无法查询相关的订单信息。解决方法是在日常管理中要妥善保存订单号记录，并且可以备份相关数据。如果订单号丢失，可以通过其他相关信息，如进货日期、商品名称等进行查找和恢复。

以上就是按订单号制作进销存的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、按订单号如何制作进销存

嘿，我就想知道按订单号制作进销存到底咋弄呢。这事儿感觉还挺重要的，毕竟管理好进销存能让生意更顺溜。下面咱就来好好唠唠。

1. 数据收集

得把和订单号相关的所有数据都收集齐了。像订单里的商品名称、数量、价格，还有订单的日期、客户信息啥的，都得一个不落的收集起来。比如说你是卖衣服的，订单号对应的衣服款式、颜色、尺码这些都得记清楚。

2. 分类整理

把收集到的数据按照一定规则分类。可以按商品类别分，也可以按订单日期分。比如把所有服装订单归一类，食品订单归另一类。这样之后查找和统计就方便多了。

3. 建立表格

用 Excel 或者专门的进销存软件来建立表格。在表格里设置好列标题，像订单号、商品名称、进货数量、销售数量、库存数量等。这样能把数据清晰的呈现出来。建米软件在这方面就挺不错的，它能帮助你快速准确的建立表格。

4. 数据录入

把整理好的数据依次录入到表格里。录入的时候要仔细，别输错了。每录入一个订单号的数据，就更新一下库存数量，这样能实时掌握库存情况。

5. 定期核对

不能录完就不管了，得定期核对数据。看看实际的库存和表格里的库存数量是不是一致。要是发现有出入，得赶紧查找原因，可能是录入错误，也可能是货物丢失啥的。

二、按订单号制作进销存需要注意什么

朋友说按订单号制作进销存得注意好多事儿呢，我就了解。这要是不注意，说不定会出大问题，影响生意呢。下面来仔细说说。

1. 数据准确性

这可是重中之重啊。订单号对应的所有数据都得准确无误。要是商品数量录错了，那库存统计就不准了，可能会导致缺货或者积压。所以录入数据的时候要反复核对。

2. 订单号的唯一性

每个订单号都得是独一无二的。不然在查找和统计数据的时候就会乱套。要保证生成订单号的规则科学合理，避免重复。

3. 及时更新

只要有新的订单产生或者库存有变动，就得及时更新进销存表格。不然数据就过时了，参考价值就不大了。像建米软件就能实现数据的实时更新，很方便。

4. 数据安全

这些订单和进销存数据可都是重要的商业机密，得保证数据安全。要设置好访问权限，防止数据泄露。可以定期备份数据，以防万一。

5. 与实际业务结合

制作的进销存不能脱离实际业务。要根据业务流程来设计表格和数据统计方式。比如销售退货的情况，得在表格里有相应的记录和处理方式。

三、有没有适合按订单号制作进销存的软件

我听说现在有很多软件能帮助按订单号制作进销存，我就想知道哪些比较好用呢。有个合适的软件能省不少事儿呢。下面来看看。

1. 功能完整性

软件得有完整的功能。像能方便的录入订单号数据，能自动统计库存，能生成各种报表啥的。建米软件就具备这些功能，能满足按订单号制作进销存的大部分需求。

2. 操作便捷性

操作得简单易懂。要是软件太复杂，用起来费劲，那可不行。最好是界面简洁，容易上手。这样员工能快速掌握使用方法，提高工作效率。

3. 数据安全性

前面也说了数据安全很重要，软件得有可靠的安全措施。能对数据进行加密，防止数据被篡改和泄露。这样才能放心使用。

4. 可扩展性

随着业务的发展，软件得能扩展功能。比如以后要增加新的业务流程，软件能很方便的进行调整和升级。

5. 售后服务

要是使用过程中遇到问题，得有好的售后服务。软件厂商能及时响应，帮助解决问题。不然出了问题没人管，那可就麻烦了。

四、按订单号制作的进销存能带来什么好处

我就想知道按订单号制作进销存能有啥好处呢。感觉应该对生意有帮助，下面来详细说说。

1. 库存管理更精准

通过订单号能清楚的知道每个商品的进货和销售情况，这样就能更精准的管理库存。不会出现缺货或者积压的情况，能降低库存成本。

2. 销售分析更方便

可以根据订单号统计不同客户、不同时间段的销售数据。这样就能分析出销售趋势，了解客户需求，为营销决策提供依据。

3. 订单跟踪更清晰

能随时跟踪每个订单的状态，从下单到发货到客户签收，都能一目了然。这样能提高客户满意度，也方便处理售后问题。

4. 财务核算更准确

订单号和进销存数据关联起来，能准确的计算成本和利润。在做财务报表的时候更准确，能为企业的财务管理提供有力支持。

5. 提高工作效率

使用按订单号制作的进销存表格或者软件，能减少人工统计和查找的时间。员工能更快速的完成工作，提高整体工作效率。建米软件在提高工作效率方面就有不错的表现。