如何快速的查进销存的账

一、理解进销存账的重要性

在日常的商业活动中，进销存账就像是企业的一本“健康手册”，它记录了商品的购进、销售和库存情况。对于商家来说，及时、准确地掌握这些信息至关重要。举个例子，小张开了一家小超市，每天都有大量的商品进出，如果不做好进销存的账目管理，很可能就会出现商品积压或者缺货的情况。积压商品会占用资金，增加仓储成本；而缺货则会导致顾客流失，影响生意。查进销存的账不仅能让我们清楚了解商品的流动情况，还能帮助我们做出合理的采购和销售决策。

二、准备查账前的工作

整理相关单据：要想快速查账，第一步就是把和进销存有关的单据都整理好。这些单据包括采购发票、销售小票、入库单、出库单等等。比如，小李经营一家服装店，他每个月都会把进货的发票和销售的小票按照日期顺序整理好，这样在查账的时候就能很方便地找到对应的记录。

核对账目数据：在开始查账之前，要确保账面上的数据准确无误。可以先把库存商品进行一次盘点，看看实际库存和账面上的数量是否一致。如果发现有差异，就要找出原因，是记录错误，还是有商品丢失或者损坏等情况。就像小王的文具店，有一次盘点发现某种笔记本的实际数量比账面数量少了，经过仔细查找，原来是有一本记录出库的单据没有入账。

确定查账时间段：明确自己要查哪个时间段的账，是一个月、一个季度还是一年。不同的时间段可能会有不同的查账重点。比如，在年底查账时，可能更关注全年的销售业绩和库存周转率；而在月中查账，可能更侧重于近期的商品销售趋势。

三、选择合适的查账方法

手工查账法：这种方法比较传统，适合一些规模较小、业务量不多的企业。就是通过翻阅纸质的账本和单据来查找信息。比如，老陈开了一家小杂货店，他一直用手工账本记录进销存情况。当他要查某一种商品的进货记录时，就会翻开对应的账本，按照日期和商品名称去查找。手工查账比较耗费时间和精力，而且容易出错。

电子表格查账法：现在很多企业都会用电子表格来记录进销存数据，像 Excel 就很常用。用电子表格可以设置公式，自动计算一些数据，比如库存数量、销售金额等。例如，小赵的网店用 Excel 表格记录商品的进销存，他在表格中设置了公式，只要输入进货和销售的数量，就能自动算出当前的库存数量。使用电子表格查账相对手工查账要快一些，而且还能进行数据的排序和筛选，方便查找特定的数据。

软件查账法：对于规模较大、业务复杂的企业，使用专业的进销存管理软件是个不错的选择。这些软件可以实现数据的实时更新和自动化处理，查账速度更快、更准确。比如建米软件，它可以帮助企业快速查询进销存的账目。在这个软件里，你可以根据不同的条件，如商品名称、日期、供应商等进行快速筛选和查询。像一家大型的连锁超市，使用建米软件后，管理人员可以在几分钟内就查找到任意一家门店某一时间段的进销存数据，大大提高了工作效率。

四、按照流程查账

查进货账：要查看采购的商品是否都有对应的发票和入库单，并且核对数量和金额是否一致。可以按照供应商来分类查询，看看和每个供应商的交易情况。比如，一家餐厅查进货账时，会按照肉类、蔬菜类、调料类等不同的供应商来分别查看采购记录，确保每一笔进货都记录准确。

查销售账：检查销售的商品是否都有销售记录，包括销售的数量、价格和金额。可以分析不同时间段的销售数据，看看哪些商品比较畅销，哪些商品销售不佳。例如，一家化妆品店通过查销售账发现，某一款口红在某个月的销量特别高，就可以考虑增加这款口红的进货量。

查库存账：对比实际库存和账面上的库存数量，找出差异并分析原因。还要关注库存商品的保质期和存放情况，避免出现商品过期或者损坏的情况。比如，一家药店在查库存账时，发现某种药品的实际库存比账面库存少了，经过检查发现是有几盒药品已经过期被处理掉了，但没有及时记录。

五、查账过程中的注意事项

数据的准确性：在查账过程中，一定要保证数据的准确性。如果发现数据有错误，要及时更正。比如，在录入数据时可能会出现输入错误的情况，像把数量 10 写成了 100，这就会导致账目出现很大的偏差。

异常情况的处理：如果发现有异常的进销存记录，比如某一笔采购的价格特别高，或者某一种商品的销售数量突然大幅增加，要深入调查原因。可能是市场行情变化，也可能是存在内部违规操作。例如，一家服装店发现某一款衣服的进货价格比平时高了很多，经过调查发现是供应商调整了价格。

数据的保密性：进销存的账目涉及到企业的商业机密，要注意数据的保密性。不要随意把账目信息透露给外人，同时要对数据进行备份，防止数据丢失。比如，一家企业把进销存数据存储在电脑里，会定期进行备份，并且设置了访问权限，只有相关的管理人员才能查看。

以上就是一些关于如何快速查进销存账的方法和建议，希望能帮助大家更高效地管理企业的进销存账目。在实际操作中，大家可以根据自己企业的实际情况选择合适的查账方法和工具，比如建米软件就是一个不错的选择，它能让查账变得更加轻松和快捷。

常见用户关注的问题：

一、如何快速的查进销存的账

朋友说查进销存的账有时候可头疼了，要是能快速查账就好了。我也想知道怎么才能快速查账呢。下面就来聊聊这个事儿。

使用专业软件：现在有很多专门的进销存管理软件，像建米软件就很不错。它能把进货、销售、库存的数据都整合在一起，你只要输入相关的关键词，比如商品名称、时间范围，就能快速查到对应的账目。

设置清晰的分类：在记录进销存数据的时候，要把商品分类分清楚。比如按品类、用途等分类，这样查账的时候，能更精准地定位到你想要的账目。

定期备份数据：数据备份很重要，要是数据丢失了，查账就无从谈起。定期把数据备份到云端或者外部硬盘，这样即使电脑出问题，数据也不会丢。

建立索引：可以给重要的账目建立索引，就像书的目录一样。这样在查账的时候，能快速找到相关的账目。

培训员工：如果是多人操作进销存系统，要对员工进行培训，让他们熟悉查账的流程和方法，提高查账的效率。

二、进销存账不准确怎么办

我听说很多人在查账的时候，会发现进销存账不准确，这可让人挺闹心的。我就想知道遇到这种情况该咋办。

核对原始凭证：原始凭证是记录进销存业务的基础，像进货单、销售发票等。仔细核对这些凭证，看看是不是记录的时候出了错。

盘点库存：实际库存和账面上的库存可能会有差异，定期进行库存盘点，找出差异的原因。可能是货物损坏、丢失或者记录错误。

检查系统设置：进销存系统的设置可能会影响账目的准确性。检查系统的参数设置，比如税率、计价方式等，确保设置正确。

审查操作流程：看看员工在操作进销存系统的时候，是不是按照规定的流程来的。可能是操作不当导致账目不准确。

使用建米软件纠错功能：建米软件有一些纠错和核对的功能，可以利用这些功能来找出账目中的错误。

三、进销存账包含哪些内容

我想知道进销存账到底包含哪些内容呢。假如你要查账，得先清楚里面有啥。

进货记录：包括进货的时间、商品名称、数量、单价、供应商等信息。这些记录能让你知道进了多少货，花了多少钱。

销售记录：记录销售的时间、商品名称、数量、单价、客户等信息。通过销售记录，能了解销售情况，计算销售额。

库存记录：库存的数量、位置、状态等信息都要记录。这样能随时掌握库存的情况，避免缺货或者积压。

成本核算：包括进货成本、销售成本等。准确核算成本，能帮助你了解利润情况。

建米软件的整合功能：建米软件可以把这些内容整合在一起，方便你查看和管理。

四、进销存账和财务账有什么区别

朋友推荐我了解一下进销存账和财务账的区别，我也挺好奇的。这两者听起来好像有点像，但肯定有不同的地方。

记录范围：进销存账主要记录商品的进货、销售和库存情况，而财务账的记录范围更广，包括企业的所有经济业务，像费用支出、收入、资产负债等。

侧重点：进销存账侧重于商品的流转，关注商品的数量和成本。财务账更侧重于资金的流动和企业的财务状况。

用途：进销存账主要用于企业的库存管理和销售分析，财务账用于编制财务报表，向税务部门申报纳税等。

数据来源：进销存账的数据主要来自于企业的进销存业务，财务账的数据除了进销存业务，还包括其他的收支业务。

建米软件的支持：建米软件可以同时满足进销存账和财务账的管理需求，让两者的数据能更好地衔接。