大公司如何做外账进销存

一、外账进销存是什么

简单来说，外账进销存就是记录公司货物的买入、存储和卖出情况，并且要按照相关规定做成符合外部要求的账目。外账主要是给税务机关、银行等外部机构看的，所以要保证准确、合规。比如一家大型服装公司，进了多少布料、辅料，这些材料存放在仓库里的数量变化，以及做成衣服后卖出去了多少，这一系列的过程都需要在外账进销存里体现出来。

二、做好外账进销存的前期准备

建立完善的管理制度：大公司业务复杂，必须有一套完整的制度来规范进销存流程。像收货时要有专门的验收人员，核对货物的数量、质量、规格等，并且要填写详细的收货单。发货时也要有严格的审批流程，防止货物随意发出。比如一家大型电子公司，规定只有经过部门经理签字确认的发货单，仓库才能发货，这样可以避免货物的无序流出。

选择合适的软件系统：在信息化时代，靠手工记录外账进销存已经远远不够了。需要选择一款功能强大、操作简便的软件来辅助管理。市面上有很多这样的软件，它们可以实时记录货物的进出情况，生成各种报表。比如建米软件，它可以帮助大公司高效地管理外账进销存，自动生成各类数据报表，还能对数据进行分析，帮助企业做出更合理的决策。

人员培训：相关工作人员要熟悉外账进销存的流程和软件操作。公司可以定期组织培训，让员工掌握最新的知识和技能。例如，每个月组织一次关于软件新功能的培训，让员工能够更好地运用软件进行工作。

三、进货环节的外账处理

采购合同管理：大公司采购货物一般都会签订合同，合同里要明确货物的名称、数量、价格、交货时间等重要信息。在做外账时，要把合同作为重要的依据。比如一家大型食品公司和供应商签订了采购水果的合同，合同规定了水果的品种、数量和价格，财务人员在记账时就要按照合同的内容进行准确记录。

收货验收：货物到达后，要进行严格的验收。验收人员要核对货物的实际情况和合同是否一致，还要检查货物的质量。如果发现有问题，要及时和供应商沟通解决。比如收到的货物数量比合同少，就要及时让供应商补货。验收合格后，要填写收货单，收货单上要有验收人员的签字。

发票处理：发票是外账的重要凭证。收到供应商开具的发票后，要仔细核对发票的内容和实际采购情况是否相符。如果发票有问题，要及时让供应商重新开具。比如发票上的货物名称和实际采购的不一致，就要退回让供应商修改。财务人员要及时将发票进行入账处理。

四、库存管理与外账记录

定期盘点：大公司的库存数量庞大，定期盘点非常重要。一般可以每个月进行一次小盘点，每个季度进行一次大盘点。盘点时要核对实际库存和账面上的库存是否一致。如果有差异，要找出原因并进行调整。比如发现库存少了，可能是货物被盗或者损坏了，要及时进行处理。

库存成本核算：库存成本的核算方法有很多种，比如先进先出法、加权平均法等。大公司要根据自身的情况选择合适的核算方法。不同的核算方法会对成本和利润产生不同的影响。比如采用先进先出法，先买入的货物先发出，这样在物价上涨时，成本会相对较低，利润会相对较高。

库存管理系统与外账的衔接：库存管理系统里的数据要及时准确地反映到外账中。现在很多软件都可以实现库存管理系统和财务软件的对接，这样可以减少人工录入的错误。比如建米软件就可以实现库存数据和财务数据的实时同步，让外账的记录更加准确和高效。

五、销售环节的外账处理

销售合同管理：和进货一样，销售也需要签订合同。合同里要明确销售的货物、价格、交货时间、付款方式等。在做外账时，要按照合同的约定进行收入的确认。比如一家大型机械公司和客户签订了销售设备的合同，合同规定设备交付后客户支付货款，那么在设备交付时就要确认收入。

发货管理：发货时要根据销售合同的要求进行操作。发货人员要填写发货单，发货单上要有客户的签字确认。要及时更新库存系统里的数量。比如发出了一批货物，要在库存系统里相应地减少库存数量。

销售发票开具：根据销售情况及时开具发票。发票的内容要准确无误，包括货物名称、数量、价格等。财务人员要及时将销售发票进行入账处理，确认销售收入。比如客户购买了一批商品，公司要在规定的时间内开具发票给客户，并进行相应的账务处理。

六、外账进销存的风险防范

税务风险：外账要符合税务规定，否则会面临税务风险。比如虚开发票、隐瞒收入等行为都是违法的。大公司要加强税务管理，定期进行税务自查。比如每个季度对公司的税务情况进行一次检查，发现问题及时整改。

数据安全风险：外账进销存的数据涉及公司的商业机密，要保证数据的安全。可以采取加密存储、备份等措施。比如定期将数据备份到外部存储设备上，防止数据丢失。要设置不同的权限，只有相关人员才能查看和操作数据。

内部控制风险：建立健全内部控制制度，防止内部人员的违规操作。比如设置岗位分离，采购人员和验收人员不能是同一人，这样可以避免出现舞弊行为。定期对内部控制制度的执行情况进行检查和评估。

以上就是大公司做外账进销存的一些方法和要点，做好外账进销存可以帮助公司更好地管理财务，防范风险，实现健康发展。

常见用户关注的问题：

一、大公司做外账进销存一般用什么软件？

我听说大公司在处理外账进销存的时候，软件的选择还挺关键的。好的软件能让工作轻松不少呢，我就想知道一般会用啥软件。

可能用到的软件类型：

1. 专业财务软件：像金蝶、用友这些，它们在财务领域深耕多年，功能非常全面，能很好地处理外账的各种财务数据，在进销存方面也有成熟的模块，可以对货物的进出进行精准记录和核算。

2. 行业特定软件：不同行业的进销存需求有差异，比如零售行业可能会用一些专门为零售设计的软件，能更好地适应零售业务的快速流转和大量交易。

3. 综合管理软件：这类软件不仅涵盖了进销存功能，还能对公司的其他业务进行管理，实现数据的互联互通，提高工作效率。

4. 建米软件：它在大公司外账进销存管理中也有不错的表现，能根据公司的具体需求进行定制化开发，提供灵活的解决方案，帮助企业更好地管理外账和进销存业务。

5. 云软件：方便随时随地访问和操作，数据存储在云端也更安全，一些大公司会选择云版的进销存软件，提高工作的便捷性。

二、大公司外账进销存数据怎么保证安全？

朋友说大公司的外账进销存数据可重要了，要是泄露或者出错，那麻烦可大了。我就很好奇它们是怎么保证这些数据安全的。

保证数据安全的方法：

1. 权限设置：对不同岗位的员工设置不同的操作权限，只有相关人员才能访问和修改特定的数据，防止数据被随意篡改或泄露。

2. 数据加密：采用先进的加密技术对数据进行加密处理，即使数据在传输或存储过程中被截取，也无法被破解，保障数据的安全性。

3. 定期备份：定期对进销存数据进行备份，存储在不同的介质或地点，以防数据丢失或损坏。比如可以备份到外部硬盘、云端等。

4. 网络安全防护：安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止黑客攻击和病毒入侵，确保公司网络环境的安全。

5. 建米软件的安全保障：建米软件在设计时就充分考虑了数据安全问题，采用了多重安全防护机制，为大公司的外账进销存数据提供可靠的安全保障。

三、大公司外账进销存流程复杂吗？

我想知道大公司的外账进销存流程是不是很复杂呀，毕竟涉及的业务那么多。感觉应该比小公司要麻烦不少。

外账进销存流程情况：

1. 采购环节：需要进行供应商筛选、采购合同签订、采购订单下达等一系列操作，还要对采购的货物进行验收和入库处理，确保货物的数量和质量符合要求。

2. 销售环节：包括客户开发、销售合同签订、销售订单处理、发货等步骤，同时要准确记录销售数据，及时开具发票和进行收款。

3. 库存管理：要定期进行库存盘点，掌握库存数量和状态，合理安排补货和库存调整，避免库存积压或缺货情况的发生。

4. 财务核算：对进销存业务产生的财务数据进行核算和处理，包括成本核算、利润计算、税务申报等，确保财务数据的准确性和合规性。

5. 建米软件简化流程：建米软件可以对大公司的外账进销存流程进行优化和简化，通过自动化的操作和流程管理，提高工作效率，减少人为错误。

四、大公司做外账进销存要注意哪些税务问题？

朋友说大公司在做外账进销存的时候，税务问题可不能忽视。我就一下都要注意些啥，别一不小心就违规了。

需要注意的税务问题：

1. 发票管理：确保采购和销售发票的真实性、合法性和完整性，及时认证和抵扣进项税额，避免因发票问题导致税务风险。

2. 成本核算：准确核算进销存业务的成本，合理分摊费用，确保成本数据的准确性，避免多计或少计成本影响利润和税务申报。

3. 税务申报：按时、准确地进行税务申报，包括增值税、所得税等各种税种，避免逾期申报产生滞纳金和罚款。

4. 税收优惠政策：关注国家和地方的税收优惠政策，合理利用这些政策降低企业税负，比如一些行业的税收减免、研发费用加计扣除等。

5. 建米软件辅助税务管理：建米软件可以帮助大公司更好地管理税务相关数据，提供准确的税务报表和分析，协助企业合规纳税。