外账进销存怎么办

一、什么是外账进销存

在企业的财务管理中，外账进销存可是个重要的事儿。简单来说，外账就是企业对外提供的财务账目，主要是给税务、工商等外部监管部门看的，要符合相关的法律法规和会计准则。而进销存呢，就是企业的进货、销售和库存这三个环节。进货就是企业采购原材料或者商品，销售就是把这些东西卖出去，库存就是还没卖出去，留在仓库里的货物。

外账进销存的重要性：做好外账进销存管理，能让企业清楚地知道自己赚了多少钱，还有多少货没卖出去。比如说，一家小超市，通过准确记录进货的成本、销售的收入和库存的数量，老板就能知道这个月是盈利还是亏损，哪些商品卖得好，哪些商品积压了。这样就能及时调整进货策略，避免浪费资金。

二、外账进销存的流程

进货环节：当企业采购商品时，要取得合法的发票。这张发票可是很重要的，它是记录进货成本的依据。比如一家服装店进了一批新款衣服，供应商给开了发票，上面有衣服的数量、单价和总价。会计就要根据这张发票，把进货的信息记录到外账里。还要把货物验收入库，确保数量和质量都没问题。

销售环节：企业把商品卖出去的时候，也要开发票给客户。这张发票就是销售的凭证。还是以服装店为例，顾客买了一件衣服，店员就会给顾客开一张发票。会计要根据这张发票记录销售收入。还要记录销售的数量，这样就能算出销售成本。

库存管理：定期对库存进行盘点是很有必要的。就像超市每隔一段时间就会盘点货架上的商品，看看实际数量和账面上的数量是不是一致。如果有差异，就要找出原因，是被盗了，还是损坏了。盘点完后，要根据实际情况调整库存账目。

三、外账进销存常见问题及解决办法

发票问题：有时候会遇到发票丢失或者发票开具不规范的情况。比如一家小餐馆，服务员不小心把进货发票弄丢了，这就会影响成本的核算。解决办法就是尽量让供应商重新开具发票，如果实在开不了，就要提供其他的证明材料，比如合同、付款记录等。在取得发票时，要仔细检查发票的内容是否正确，比如发票上的名称、数量、金额等。

库存不准确：库存数量和账面上的数量不一致是很常见的问题。可能是因为出入库记录不及时，或者盘点不准确。举个例子，一家五金店，仓库管理员没有及时记录新进货的螺丝数量，导致账面上的数量比实际数量少。解决办法就是建立完善的出入库管理制度，及时记录每一笔出入库业务。要提高盘点的准确性，可以采用双人盘点的方法。

成本核算不准确：成本核算不准确会影响企业的利润计算。比如一家服装厂，在计算衣服的成本时，没有把水电费、设备折旧费等算进去，导致成本低估，利润高估。解决办法就是要全面考虑各项成本因素，采用合理的成本核算方法，比如加权平均法。

四、利用软件管理外账进销存

现在很多企业都开始使用软件来管理外账进销存了，这样能提高工作效率，减少错误。比如建米软件，它可以帮助企业轻松地记录进货、销售和库存信息。在进货时，只需要把发票信息录入软件，软件就能自动计算进货成本。在销售时，也能快速记录销售收入和销售数量。而且，软件还能实时更新库存信息，让企业随时了解库存情况。

对于一些小型企业来说，可能担心软件操作复杂。其实建米软件的操作很简单，界面也很友好，即使没有专业的会计知识，也能很快上手。它还能生成各种报表，比如进货报表、销售报表、库存报表等，方便企业进行数据分析和决策。

五、外账进销存的风险防范

税务风险：如果外账进销存记录不准确，可能会导致企业少缴或者多缴税款。比如一家贸易公司，为了少缴税，故意少记录销售收入，这是违法行为，一旦被税务部门查到，就要面临罚款和滞纳金。防范税务风险的方法就是要准确记录每一笔业务，按照税法规定进行纳税申报。

财务风险：库存积压过多会占用企业的资金，影响企业的资金周转。比如一家玩具厂，生产了大量的玩具，但是销售不出去，导致仓库里堆满了货物，资金无法回笼。防范财务风险的方法就是要合理控制库存数量，根据市场需求进行生产和采购。

审计风险：企业在接受审计时，如果外账进销存记录不规范，可能会被审计机构出具保留意见或者否定意见的审计报告。比如一家上市公司，审计机构在审计时发现其库存账目混乱，这会影响公司的形象和信誉。防范审计风险的方法就是要建立健全的内部控制制度，保证外账进销存记录的真实性和完整性。

以上就是关于外账进销存怎么办的一些内容，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，要根据企业的具体情况，灵活运用这些方法，做好外账进销存管理。

常见用户关注的问题：

一、外账进销存数据不准确怎么办

我听说很多做外账的朋友都有遇到过进销存数据不准确的情况，这可太让人头疼了。数据不准确可能会影响到企业的财务状况和决策。下面咱们来仔细说说该怎么办。

1. 重新核对原始凭证

原始凭证是记录业务的基础，像采购发票、销售发票、入库单、出库单这些。咱们要一张张去核对，看看数量、金额、日期这些信息有没有写错或者遗漏的。比如入库单上的数量和采购发票上的数量对不上，那就得找出原因，是记录错误还是货物有损耗。

2. 盘点库存

实际库存和账面上的库存可能有差异，所以要进行全面的盘点。可以定期搞一次大盘点，把仓库里的货物都数一遍，然后和系统里的数据对比。要是发现有差异，就得查清楚是发货没记录，还是进货没入账。建米软件在库存管理方面就很不错，能准确记录库存的出入情况，方便和实际盘点结果进行比对。

3. 检查录入人员操作

数据录入人员可能会因为疏忽或者不熟悉系统而录错数据。要看看他们的操作流程是否规范，有没有按照要求填写信息。可以对录入人员进行培训，提高他们的业务水平，减少录入错误。

4. 审查系统设置

进销存系统的设置也可能影响数据的准确性。比如系统的计算方式、税率设置这些有没有问题。要仔细检查系统参数，确保和企业的实际业务相符。

二、外账进销存软件怎么选择

朋友说选一款合适的外账进销存软件可不容易，市面上软件那么多，真不知道该挑哪个。我就想知道怎么才能选到适合自己企业的软件。下面来给大家分享一些挑选的方法。

1. 功能需求

不同企业的业务需求不一样，所以软件的功能要能满足企业的实际情况。比如企业有批发业务，那软件就得有批发管理功能，能处理多客户、多订单的情况。如果企业涉及进出口业务，软件要能支持外币核算和海关申报等功能。建米软件功能就很丰富，能涵盖采购、销售、库存等多个环节，满足不同企业的多样化需求。

2. 易用性

软件操作要简单易懂，员工容易上手。要是软件界面复杂，操作步骤繁琐，员工学习成本高，还容易出错。可以先试用软件，看看操作流程是否流畅，界面是否清晰。

3. 数据安全

外账进销存数据涉及企业的财务和业务信息，安全很重要。软件要有数据加密、备份、恢复等功能，防止数据丢失或者被泄露。要了解软件开发商的数据安全措施是否完善。

4. 售后服务

在使用软件过程中难免会遇到问题，所以软件商的售后服务要好。要有专业的技术支持团队，能及时响应和解决问题。可以看看软件商的客户评价，了解他们的服务质量。

三、外账进销存和内账进销存有什么区别

我想知道很多人都分不清外账进销存和内账进销存，它们到底有啥不一样呢？其实这两者还是有挺多区别的，下面来详细说说。

1. 目的不同

外账进销存主要是为了满足税务、审计等外部监管的要求，数据要符合相关法律法规。内账进销存是给企业内部管理层看的，能真实反映企业的经营状况和财务情况。

2. 数据范围不同

外账进销存的数据通常只记录合法合规的业务，像有正规发票的采购和销售。内账进销存则会记录企业所有的业务，包括一些没有发票的交易。

3. 核算方法不同

外账进销存的核算方法要遵循会计准则和税法规定，比如存货的计价方法要符合规定。内账进销存的核算方法可以根据企业自身情况来定，更灵活一些。建米软件可以同时支持外账和内账的管理，方便企业进行不同需求的核算。

4. 保密性不同

内账进销存涉及企业的核心机密，保密性要求更高。外账进销存主要是对外公开的，虽然也有一定保密性，但相对内账来说要求没那么高。

四、外账进销存流程不规范怎么改进

朋友推荐说，规范的外账进销存流程对企业很重要。要是流程不规范，可能会导致数据混乱、效率低下等问题。下面就来说说怎么改进。

1. 制定标准流程

要根据企业的实际业务情况，制定一套详细的外账进销存流程。从采购申请、审批、入库，到销售订单、发货、收款，每个环节都要有明确的操作步骤和责任人。比如采购申请要经过哪些部门审批，入库单要由谁填写和审核。

2. 加强员工培训

员工是流程的执行者，他们对流程的熟悉程度和执行能力很关键。要对员工进行培训，让他们了解流程的重要性和具体操作方法。可以定期组织培训课程，进行案例分析和模拟操作。

3. 引入信息化管理

利用信息化软件来管理外账进销存流程，能提高效率和准确性。建米软件可以实现流程的自动化，比如采购订单自动生成入库单，销售订单自动关联发货单。这样可以减少人为干预，降低错误率。

4. 监督和评估

要建立监督机制，定期对流程的执行情况进行检查和评估。看看流程是否顺畅，有没有出现问题。对发现的问题要及时进行整改，不断优化流程。