xlsx如何制作进销存管理系统

一、什么是进销存管理系统和用XLSX制作的优势

在咱们日常的生意经营当中，不管是开个小超市，还是经营一家大工厂，都离不开对货物的管理。进货、销售、库存这三个环节，就像一条链子上的三个环，环环相扣。进销存管理系统呢，就是专门用来管理这三个环节的工具，它能让咱们清楚地知道进了多少货、卖了多少货，还剩多少货。

用XLSX文件来制作进销存管理系统有不少优势呢。Excel大家都很熟悉，基本上电脑里都有安装，操作起来也比较简单，不需要专门去学复杂的软件。比如你是个小店铺老板，可能没多少时间去研究专业的管理软件，但用Excel做个简单的进销存系统，花点时间摸索一下就能上手。它的灵活性很高。你可以根据自己的实际需求，想怎么设计就怎么设计，不像一些现成的软件，功能都是固定的。比如说你的店铺有一些特殊的业务流程，用Excel就能轻松地把这些流程融入到系统里。

二、制作前的准备工作

明确需求：在动手制作之前，得先想清楚自己到底需要这个系统实现什么功能。要是你是开服装店的，那可能就需要记录衣服的款式、颜色、尺码、进货价格、销售价格等信息。要是开杂货店的，可能就更关注商品的类别、保质期等。

规划表格结构：这就好比盖房子要先画好图纸一样。你得规划好需要哪些表格，每个表格里又要包含哪些列。一般来说，至少需要进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货日期、供应商、商品名称、数量、进货价格等；销售表要记录销售日期、客户、商品名称、数量、销售价格等；库存表要实时反映每种商品的库存数量。

收集基础数据：把现有的商品信息、供应商信息、客户信息等收集起来。比如说你店里现在有多少种商品，每种商品的初始库存是多少，都要整理好，这样才能准确地录入到系统里。

三、创建进货表

表头设计：在Excel里新建一个工作表，命名为“进货表”。然后在第一行依次输入表头信息，像“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“商品编号”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。这里的商品编号可以自己设定一个规则，方便后续的查询和管理。

数据录入：每次有进货的时候，就按照表头的信息依次录入。比如今天从供应商A进了100件T恤，进货单价是20元，那就在“进货日期”里填今天的日期，“供应商名称”填供应商A，“商品名称”填T恤，“商品编号”填你设定好的编号，“进货数量”填100，“进货单价”填20，“进货金额”可以通过公式“=进货数量进货单价”自动计算出来。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如“进货数量”只能输入正整数，“进货单价”不能为负数等。这样在录入数据的时候，如果输入不符合要求，Excel就会弹出提示框。

四、创建销售表

表头设计：再新建一个工作表，命名为“销售表”。表头可以设置为“销售日期”“客户名称”“商品名称”“商品编号”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。

数据录入：和进货表一样，每次有销售业务发生时，就把相关信息录入到销售表里。比如今天卖给客户B 20件T恤，销售单价是50元，就按照对应的表头信息录入。“销售金额”同样可以用公式“=销售数量销售单价”计算。

关联进货信息：为了能更好地核算成本和利润，可以在销售表中关联进货表的信息。比如通过商品编号，在销售表中引用进货表中的进货单价，这样就能方便地计算出每件商品的利润。

五、创建库存表

表头设计：新建一个工作表，命名为“库存表”。表头设置为“商品名称”“商品编号”“初始库存”“进货数量累计”“销售数量累计”“当前库存”等。

数据计算：“初始库存”就是你在制作系统之前店里现有的商品数量。“进货数量累计”可以通过函数SUMIFS来统计进货表中每种商品的进货数量总和；“销售数量累计”用同样的方法统计销售表中每种商品的销售数量总和；“当前库存”就等于“初始库存+进货数量累计-销售数量累计”。比如T恤的初始库存是50件，通过公式计算出进货数量累计是100件，销售数量累计是20件，那么当前库存就是50 + 100 - 20 = 130件。

库存预警：可以设置库存预警功能。比如当某种商品的库存低于一定数量时，单元格会自动变色提醒。可以通过条件格式来实现，设置规则为当“当前库存”小于某个数值时，单元格填充为红色。

六、使用公式和函数进行数据计算和分析

常用公式：除了前面提到的计算金额和库存的公式，还有很多其他实用的公式。比如VLOOKUP函数，可以根据商品编号在不同的表格之间查找和引用数据。举个例子，在销售表中想知道某种商品的进货单价，就可以用VLOOKUP函数在进货表中查找。还有SUM函数，可以快速计算某一列的总和，像计算一段时间内的进货总金额或者销售总金额。

数据透视表：数据透视表是个很强大的工具。可以用它对进货数据和销售数据进行分析。比如可以按照供应商来统计进货金额，看看哪个供应商的进货量最大；也可以按照商品类别来统计销售金额，找出最畅销的商品类别。操作方法很简单，选中数据区域，然后在“插入”菜单中选择“数据透视表”，按照向导的提示进行设置就可以了。

七、系统的维护和优化

定期备份：数据是很重要的，所以要定期备份Excel文件。可以每天或者每周把文件复制一份到其他地方，比如移动硬盘或者云盘，防止数据丢失。

检查数据准确性：时不时地检查一下录入的数据是否准确，有没有错误或者遗漏。可以通过核对原始单据和Excel里的数据来进行检查。

功能扩展：随着业务的发展，可能会发现现有的系统功能不够用了。这时候可以对系统进行扩展。比如增加退货表，记录商品的退货信息；或者增加利润分析表，更详细地分析每个月的利润情况。

在制作和使用进销存管理系统的过程中，如果觉得Excel的功能有限，操作起来比较繁琐，也可以试试建米软件。它专门针对进销存管理设计，有更强大的功能和更便捷的操作界面，能自动处理数据，生成各种报表，大大提高工作效率。

以上就是用XLSX制作进销存管理系统的详细步骤和方法，希望能帮助到你，让你的生意管理更加轻松。

常见用户关注的问题：

一、xlsx制作进销存管理系统需要具备哪些基础？

我听说很多人想自己用xlsx做进销存管理系统，但又不知道需要啥基础。其实呀，这事儿也没那么难，下面我就跟你唠唠。

Excel基本操作能力

得熟悉Excel的基本操作，像数据的录入、修改、删除这些。得会用单元格，知道怎么调整列宽、行高，设置单元格格式啥的。不然连数据都输不进去，还咋做系统。比如说，你要记录商品的名称、数量、价格，就得把这些信息准确地填到对应的单元格里。

函数运用知识

函数可是Excel的一大法宝。得掌握一些常用的函数，像SUM求和函数，用来计算进货、销售的总量；VLOOKUP查找函数，能快速找到你想要的商品信息。有了这些函数，数据的计算和查询就会方便很多。比如，你想知道某段时间内的销售总额，用SUM函数就能轻松搞定。

数据透视表使用

数据透视表可以对大量数据进行快速汇总和分析。会用数据透视表，就能从不同角度查看进销存数据，发现数据背后的规律。比如，你可以通过数据透视表看看哪些商品的销量比较好，哪些商品库存积压了。

逻辑思维能力

做进销存管理系统得有清晰的逻辑。要想清楚进货、销售、库存之间的关系，设计合理的表格结构和流程。就好比建房子，得先有个好的设计蓝图。比如，进货会增加库存，销售会减少库存，这些逻辑关系要在系统里体现出来。

其实，如果觉得自己基础不太好，也可以考虑用建米软件，它能帮你更轻松地实现进销存管理。

二、xlsx制作的进销存管理系统有哪些优缺点？

朋友说用xlsx做进销存管理系统挺方便的，但我也想知道它有没有啥不好的地方。下面就来详细说说。

优点方面

成本低

用xlsx制作系统基本不需要额外花钱，只要有安装了Excel的电脑就行。对于一些小商家或者刚开始创业的人来说，能节省不少成本。就像自己动手做个小工具，不用花大钱去买现成的软件。

灵活性高

可以根据自己的需求随意设计表格和功能。想加个字段，改个计算方式，都能轻松实现。比如，你发现需要记录商品的进货批次，直接在表格里加一列就行。

容易上手

Excel是大家比较熟悉的软件，很多人都用过。不需要专门去学习复杂的软件操作，就能开始制作系统。就像用自己熟悉的笔去写一篇文章，比较顺手。

数据可移植性强

xlsx文件可以方便地在不同电脑和设备之间传输和共享。你可以把做好的系统文件发给同事或者合作伙伴，大家一起使用。

缺点方面

功能有限

和专业的进销存管理软件比起来，xlsx能实现的功能就比较少。像复杂的数据分析、多用户协同操作等功能，用xlsx就很难做到。比如，你想分析不同地区的销售情况，xlsx可能就有点力不从心了。

数据安全性低

xlsx文件容易被误删、修改，数据的安全性不高。如果不小心误操作，可能会导致数据丢失或者错误。而且没有专门的权限管理，谁都能打开和修改文件。

处理大量数据能力弱

当数据量很大时，xlsx文件的运行速度会变慢，甚至可能出现卡顿、死机的情况。比如，一个大型企业有大量的进货、销售记录，用xlsx处理起来就会很吃力。

要是觉得xlsx的缺点影响到使用了，建米软件就是个不错的选择，它功能更强大，数据也更安全。

三、如何优化xlsx制作的进销存管理系统？

我就想知道，做好了xlsx进销存管理系统后，怎么让它变得更好用呢。下面就给你支几招。

优化表格结构

检查表格的布局是否合理，把相关的数据放在一起。比如，把商品的基本信息、进货信息、销售信息分类整理。这样查找和使用数据会更方便。还可以给表格加上标题行和列标题，让数据一目了然。

增加数据验证

为了保证数据的准确性，可以设置数据验证规则。比如，规定商品数量必须是正整数，进货日期不能晚于销售日期。这样能避免输入错误的数据，提高系统的可靠性。

添加图表展示

用图表来展示数据会更直观。可以根据进货、销售、库存数据制作柱状图、折线图等。通过图表，能更清楚地看到数据的变化趋势。比如，从折线图上就能快速看出商品销量的增减情况。

定期备份数据

数据很重要，要定期备份xlsx文件。可以把备份文件存到不同的地方，比如移动硬盘、云盘。这样即使原文件出了问题，也能恢复数据。

如果觉得自己优化起来比较麻烦，建米软件有专业的优化方案，能让你的进销存管理更高效。

四、xlsx制作的进销存管理系统能满足企业长期发展需求吗？

假如你想用xlsx做的系统来管理企业的进销存，肯定会关心它能不能满足长期发展的需求。下面来分析一下。

企业规模较小时

在企业规模比较小，业务量不多的时候，xlsx制作的系统基本能满足需求。它操作简单，成本低，能记录基本的进货、销售、库存信息。比如，一个小商店，每天的进货和销售数量不多，用xlsx系统就能很好地管理。

企业发展壮大后

随着企业的发展，业务量会不断增加，数据量也会变大。这时候xlsx系统的局限性就会显现出来。它处理大量数据的能力有限，功能也不够丰富。比如，企业要拓展业务到不同地区，需要分析不同地区的销售数据，xlsx系统可能就没办法提供详细的分析报告。

对管理要求提高时

企业发展过程中，对管理的要求也会越来越高。可能需要多用户协同操作，实时共享数据。xlsx系统在这方面就很难做到。而建米软件能实现多用户同时在线操作，数据实时更新，更符合企业长期发展的管理需求。

考虑数据安全和稳定性

长期发展中，数据的安全和稳定性很重要。xlsx文件容易出现问题，数据丢失的风险较大。建米软件有专业的安全保障机制，能确保数据的安全和稳定。

xlsx制作的系统在企业初期可以用，但从长期发展来看，建米软件会是更好的选择。