excel如何做分类进销存

一、什么是分类进销存

在咱们日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家网店，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，这就是所谓的进销存。而分类进销存呢，就是把这些商品按照不同的类别进行管理。比如说，在超市里，会把商品分为食品类、日用品类、文具类等等。通过分类管理，我们就能更清晰地了解每一类商品的进出情况和库存状态。

举个例子，你经营一家服装店，把衣服分为上衣、裤子、裙子等类别。这样一来，你就能清楚知道每个类别卖得怎么样，库存还有多少，需不需要补货。要是没有分类，所有衣服混在一起，那管理起来可就乱套了，很难掌握各类商品的具体情况。

二、准备工作

确定分类标准：要根据自己的业务特点确定商品的分类标准。如果你是做电子产品生意的，那可以按照产品类型分为手机、电脑、平板等；如果是做餐饮生意，就可以按照食材类别分为肉类、蔬菜类、调料类等。确定好分类标准后，才能更准确地进行后续操作。

收集商品信息：收集每一种商品的详细信息，包括商品名称、规格、进价、售价、供应商等。这些信息就像是商品的“身份证”，在后续的进销存管理中会经常用到。比如，你在记录进货时，就需要知道商品的进价和供应商；在销售时，要清楚商品的售价。

创建 Excel 表格：打开 Excel 软件，创建一个新的工作簿。可以根据分类标准创建不同的工作表，每个工作表代表一个商品类别。比如，做服装生意的话，就创建“上衣”“裤子”“裙子”等工作表。在每个工作表中设置好表头，如“商品名称”“规格”“进货数量”“销售数量”“库存数量”等。

三、记录进货信息

新建进货记录：当有商品进货时，在对应的工作表中新建一条记录。在“商品名称”“规格”等列中填写好商品的相关信息，然后在“进货数量”列中记录本次进货的数量。比如，你进了 50 件 T 恤，就在“上衣”工作表的“进货数量”列中填写 50。

更新库存数量：每记录一次进货，都要及时更新库存数量。库存数量的计算公式是：当前库存数量 = 原有库存数量 + 进货数量。在 Excel 中，可以使用公式来自动计算库存数量。比如，在“库存数量”列中输入“=原有库存单元格 + 进货数量单元格”，然后按下回车键，就能自动算出新的库存数量。

记录进货日期和供应商：除了基本的商品信息和数量，还应该记录进货日期和供应商。这有助于我们了解商品的进货时间和来源，方便后续的查询和管理。比如，在工作表中添加“进货日期”和“供应商”两列，每次进货时填写相应信息。

四、记录销售信息

新建销售记录：当有商品销售时，同样在对应的工作表中新建一条记录。填写好“商品名称”“规格”等信息，然后在“销售数量”列中记录本次销售的数量。例如，卖出了 10 件 T 恤，就在“销售数量”列中填写 10。

更新库存数量：销售商品后，也要及时更新库存数量。库存数量的计算公式变为：当前库存数量 = 原有库存数量 - 销售数量。在 Excel 中，使用公式“=原有库存单元格 - 销售数量单元格”来自动计算新的库存数量。

记录销售日期和客户信息：和进货一样，销售时也要记录销售日期和客户信息。这可以帮助我们分析销售情况和客户需求。在工作表中添加“销售日期”和“客户信息”两列，每次销售时填写相关内容。

五、库存管理与分析

设置库存预警：为了避免商品缺货或积压，我们可以设置库存预警。根据商品的销售情况和补货周期，为每个商品类别设置一个最低库存数量。当库存数量低于这个最低值时，就会发出预警。在 Excel 中，可以使用条件格式来实现库存预警。比如，选中“库存数量”列，设置条件格式为当数值小于最低库存数量时，单元格背景颜色变为红色。

分析进销存数据：定期对进销存数据进行分析，可以帮助我们了解商品的销售趋势和库存状况。比如，计算每个商品类别的进货总量、销售总量和库存周转率。库存周转率的计算公式是：库存周转率 = 销售数量 / 平均库存数量。通过分析这些数据，我们可以发现哪些商品畅销，哪些商品滞销，从而调整进货策略。

生成报表：根据进销存数据生成报表，能更直观地展示商品的进出情况和库存状态。可以使用 Excel 的图表功能，如柱状图、折线图等，来生成报表。比如，用柱状图展示每个月的销售数量，用折线图展示库存数量的变化趋势。

六、使用 Excel 函数提高效率

SUM 函数：SUM 函数可以用来计算某一列或某一行的数值总和。比如，要计算某个商品类别的进货总量，就可以使用 SUM 函数。在一个空白单元格中输入“=SUM(进货数量列的单元格范围)”，然后按下回车键，就能得到进货总量。

VLOOKUP 函数：VLOOKUP 函数可以根据一个值在表格中查找对应的信息。比如，当我们知道商品名称，想查找该商品的进价时，就可以使用 VLOOKUP 函数。在一个空白单元格中输入“=VLOOKUP(商品名称单元格, 包含进价的表格范围, 进价所在列的序号, FALSE)”，按下回车键就能得到进价。

IF 函数：IF 函数可以根据条件判断返回不同的值。比如，我们可以用 IF 函数来判断库存数量是否低于最低库存数量。在一个空白单元格中输入“=IF(库存数量单元格 < 最低库存数量单元格, "库存不足", "库存正常")”，按下回车键就能根据库存情况显示相应的提示信息。

七、建米软件助力分类进销存管理

在使用 Excel 进行分类进销存管理时，可能会遇到数据处理复杂、容易出错等问题。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它能自动处理进销存数据，避免人工计算的错误，还能实时更新库存信息，让管理更加高效。

以上就是关于用 Excel 做分类进销存的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理商品的进销存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做分类进销存难不难啊？

我听说好多人想用 Excel 来做分类进销存，但是又担心太难搞不定。我就想知道这到底难不难呢？其实啊，用 Excel 做分类进销存，说难也难，说简单也简单。

数据录入方面：刚开始要把各种商品的信息，像名称、规格、进货价、售价这些都录进去，要是商品种类多，那可真是个大工程，得花不少时间和精力，而且还得保证录入准确，不然后面数据就乱套啦。

公式运用方面：要计算库存数量、成本、利润这些，就需要用到公式。对于不太懂公式的人来说，什么 SUM、VLOOKUP 这些函数简直就是天书，弄不好算出来的结果都是错的。

数据更新方面：每次有进货、销售的情况，都得及时更新数据，不然库存数量就不准了。要是业务繁忙，很容易就忘记更新，或者更新不及时，影响对库存的准确判断。

数据安全方面：Excel 文件要是不小心丢失或者损坏了，那里面的数据可就全没了。而且还存在被误删、篡改的风险，没有很好的安全保障措施。不过呢，要是对 Excel 比较熟悉，基础操作都掌握得好，也可以慢慢摸索出适合自己的方法，建米软件在数据管理方面有更专业的功能，能辅助你更好地完成进销存管理工作。

二、Excel 做分类进销存能满足日常需求不？

朋友说用 Excel 做分类进销存挺方便的，我就想知道它到底能不能满足日常的进销存管理需求呢？其实它在一定程度上是可以满足的。

库存管理需求：可以通过表格记录每种商品的库存数量，随时查看库存情况。当库存数量低于某个数值时，还能手动标记提醒补货，对于一些小店铺来说，基本能满足库存管理的日常需求。

销售统计需求：能统计不同时间段的销售数据，比如每天、每周、每月的销售额，还能分析哪些商品卖得好，哪些卖得不好。这样就可以根据销售情况调整进货策略。

成本核算需求：可以计算进货成本、销售成本，算出利润。通过对比不同商品的利润情况，决定哪些商品要多进，哪些要少进。

数据共享需求：可以把 Excel 文件共享给团队成员，大家一起查看和编辑数据。不过在共享过程中可能会出现数据冲突的问题，需要协调好。要是业务规模逐渐扩大，Excel 的功能可能就有点力不从心了，建米软件可以提供更强大的功能，满足更复杂的日常需求。

三、Excel 做分类进销存需要注意些啥？

我想知道用 Excel 做分类进销存的时候需要注意些什么呢？毕竟这关系到生意的管理和运营。

表格设计方面：要合理设计表格的结构，把不同类型的数据分开，比如进货数据、销售数据、库存数据。这样看起来清晰，也方便后续的数据处理和分析。

数据准确性方面：录入数据的时候一定要仔细，一个数字输错了，可能就会导致整个计算结果出错。每次录入完数据后，最好再核对一遍。

备份数据方面：要定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以把文件存到不同的地方，比如 U 盘、云盘。建米软件在数据备份方面有更完善的机制，能让你的数据更安全。

函数使用方面：使用函数的时候要确保函数的参数设置正确。不同的函数有不同的用法，要是用错了，算出来的结果肯定不对。

数据更新频率方面：要根据业务的实际情况，确定合理的数据更新频率。业务繁忙的时候，可能每天都要更新数据；业务量小的时候，可以几天更新一次。

四、有没有 Excel 做分类进销存的模板可以用？

朋友推荐说可以找一些 Excel 做分类进销存的模板，这样能省不少事。我就想知道到底有没有这样的模板可以用呢？

网络搜索方面：在网上搜索“Excel 分类进销存模板”，能找到很多相关的资源。有免费的，也有付费的。免费的模板可能功能相对简单，付费的模板可能会更完善一些。

软件自带方面：有些办公软件本身就自带一些进销存模板。可以在软件的模板库中查找，看看有没有适合自己的。

行业交流方面：加入一些行业交流群，和同行们交流一下，说不定他们有好用的模板可以分享。大家可以互相学习，共同提高。

自定义修改方面：即使找到了模板，也不一定完全符合自己的需求。可以根据实际情况对模板进行修改和调整，让它更贴合自己的业务。建米软件也有类似模板功能，并且能根据你的需求进行定制化，让你的进销存管理更高效。

模板适用性方面：在使用模板之前，要先评估一下它的适用性。看看模板的功能是否能满足自己的业务需求，数据格式是否和自己的数据相匹配。