进销存表格怎么使用

一、什么是进销存表格

在日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。这时候，进销存表格就派上用场啦。简单来说，进销存表格就是一种记录商品从进入仓库（进货），到卖出去（销售），再到仓库里还剩下多少（库存）的工具。它就像是一个账本，把商品的流动情况清晰地记录下来。

举个例子：小张开了一家文具店，每天都会有新的文具进货，也会有顾客来买文具。如果不把这些进货和销售的情况记录下来，时间一长，小张就不知道自己店里还有多少货，哪些文具卖得好，哪些卖得不好。而使用进销存表格，小张就可以清楚地看到每一种文具的进货数量、销售数量和库存数量，这样就能更好地管理自己的生意。

二、准备工作

在使用进销存表格之前，需要做一些准备工作。要确定好表格里需要记录哪些信息。一般来说，进货信息包括进货日期、供应商、商品名称、进货数量、进货单价等；销售信息包括销售日期、客户、商品名称、销售数量、销售单价等；库存信息就是商品名称和当前的库存数量。

然后，选择合适的工具来制作表格。最常用的就是 Excel 软件，它功能强大，操作也相对简单。如果你觉得 Excel 操作起来有点复杂，也可以使用一些专门的进销存管理软件，比如建米软件，它可以更方便地管理进销存数据，而且还能自动生成各种报表，让你的管理工作更加轻松。

三、创建进销存表格

接下来就是创建进销存表格啦。我们以 Excel 为例，打开 Excel 软件后，先创建一个新的工作表。在工作表的第一行，分别输入进货信息、销售信息和库存信息的表头，比如“进货日期”“供应商”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“销售日期”“客户”“销售数量”“销售单价”“库存数量”等。

注意：在输入表头的时候，要确保每个表头的名称准确清晰，这样在后续填写数据的时候就不会混淆。为了让表格更加美观和易读，可以对表头进行一些格式设置，比如设置字体加粗、背景颜色等。

四、填写进货信息

当有商品进货的时候，就需要在表格里填写进货信息。在对应的“进货日期”列里填写进货的具体日期，“供应商”列填写提供商品的商家名称，“商品名称”列填写商品的具体名称，“进货数量”列填写进货的实际数量，“进货单价”列填写商品的进货价格。

举个例子：小张的文具店进了 100 支铅笔，供应商是晨光文具厂，进货日期是 2024 年 10 月 1 日，进货单价是 0.5 元。那么小张就在“进货日期”列填写“2024 年 10 月 1 日”，“供应商”列填写“晨光文具厂”，“商品名称”列填写“铅笔”，“进货数量”列填写“100”，“进货单价”列填写“0.5”。

五、填写销售信息

当有商品销售出去的时候，要及时填写销售信息。在“销售日期”列填写销售的具体日期，“客户”列填写购买商品的客户名称，“销售数量”列填写销售的实际数量，“销售单价”列填写商品的销售价格。

比如：2024 年 10 月 2 日，小张的文具店卖出了 20 支铅笔给一位顾客，销售单价是 1 元。那么小张就在“销售日期”列填写“2024 年 10 月 2 日”，“客户”列填写顾客的姓名（如果不知道可以填写“散客”），“销售数量”列填写“20”，“销售单价”列填写“1”。

六、计算库存数量

库存数量是进销存管理中非常重要的一个数据，它反映了仓库里还剩下多少商品。库存数量的计算公式是：初始库存数量 + 进货数量 - 销售数量 = 当前库存数量。

举个例子：小张的文具店一开始铅笔的库存数量是 50 支，进了 100 支铅笔，卖出了 20 支铅笔。那么当前铅笔的库存数量就是 50 + 100 - 20 = 130 支。在 Excel 中，可以使用公式来自动计算库存数量。在“库存数量”列对应的单元格里输入公式，比如“=初始库存数量单元格 + 进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后按下回车键，就可以自动计算出当前的库存数量。

七、数据分析与应用

进销存表格不仅仅是记录数据的工具，还可以通过对表格里的数据进行分析，为我们的经营决策提供依据。比如，通过分析销售数据，我们可以知道哪些商品卖得好，哪些商品卖得不好。如果某种商品的销售数量一直很高，说明这种商品很受欢迎，可以多进一些货；如果某种商品的销售数量一直很低，可能需要考虑调整营销策略或者减少进货量。

再比如：小张通过分析文具店的进销存表格数据，发现钢笔的销售数量在最近几个月一直在下降，而中性笔的销售数量却在不断上升。于是，小张就减少了钢笔的进货量，增加了中性笔的进货量，结果店里的销售额有了明显的提高。

八、注意事项

在使用进销存表格的过程中，也有一些需要注意的地方。要保证数据的准确性。填写数据的时候要认真仔细，避免出现错误。如果数据不准确，那么后续的分析和决策就会出现偏差。

，要及时更新数据。每次有进货或者销售的情况发生，都要及时在表格里进行记录，这样才能保证库存数量的实时性和准确性。要定期对表格进行备份，防止数据丢失。可以将表格保存到云端或者外部存储设备中，以确保数据的安全性。

以上就是关于进销存表格怎么使用的一些介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理自己的生意。如果你在使用过程中遇到一些复杂的数据处理和分析问题，不妨试试建米软件，它能让你的进销存管理工作更加高效便捷。

常见用户关注的问题：

一、进销存表格的数据准确性怎么保证？

我听说很多人在使用进销存表格的时候，都特别担心数据不准确的问题。毕竟数据要是不准，那整个表格就没啥用了，我就想知道到底有啥办法能保证数据准确呢。

定期核对库存：要经常去仓库实际盘点一下，看看实物数量和表格里记录的是不是一样。就像你隔段时间就去数数自己家里的零食，看看和你心里记的数量对不对得上。这样能及时发现数量上的差异，然后在表格里进行修正。

规范录入流程：制定一个统一的录入标准，比如日期格式、产品名称的写法等。就好比大家都按照一个约定好的规则来玩游戏，这样才能保证游戏顺利进行。建米软件在这方面就做得很好，它有规范的录入界面，能引导用户准确录入数据。

双人审核制度：让两个人分别录入数据，然后对比一下录入结果。要是两个人录的不一样，那就得仔细检查到底是哪里出了问题。这就像两个人一起做一道数学题，对一下答案，不一样的话就再算一遍。

数据备份：要定期对进销存表格的数据进行备份，防止数据丢失或者被误删。就像你把重要的照片存到云盘里，这样就算手机丢了，照片也不会没了。建米软件支持数据备份功能，能让你的数据更安全。

培训操作人员：对使用进销存表格的人员进行培训，让他们熟悉表格的操作和数据录入的要求。就像你学骑自行车，得先有人教你怎么骑，你才能骑得好。

二、进销存表格能和其他软件对接吗？

朋友说现在很多软件都能相互对接，这样用起来更方便。我就想知道进销存表格能不能和其他软件对接呢？要是能对接，那工作效率肯定能提高不少。

财务软件对接：和财务软件对接后，进销存的数据能直接同步到财务软件里，这样就不用手动再录入一遍了。比如销售数据能直接生成财务报表，节省了很多时间和精力。建米软件可以和常见的财务软件进行对接，实现数据的无缝传输。

电商平台对接：如果企业有电商业务，进销存表格和电商平台对接后，能实时获取订单信息和库存状态。比如顾客在电商平台上下单后，进销存表格里的库存数量能自动减少。

物流软件对接：和物流软件对接，能及时了解货物的运输状态。当货物发出后，物流软件里的信息能同步到进销存表格里，方便企业掌握货物的动向。

客户关系管理软件对接：和客户关系管理软件对接后，能更好地了解客户的需求和购买历史。比如根据客户的购买记录，向客户推荐合适的产品。

办公软件对接：和办公软件对接，能方便数据的共享和处理。比如可以把进销存表格的数据导入到 Excel 里进行进一步的分析。

三、进销存表格怎么进行数据分析？

我想知道进销存表格里的数据那么多，到底该怎么分析呢？分析好了能发现很多有用的信息，对企业的决策有很大帮助。

销售数据分析：可以分析不同时间段、不同产品的销售情况。看看哪个时间段卖得好，哪个产品最受欢迎。比如夏天的时候，冰淇淋的销量肯定比冬天好。通过分析销售数据，企业可以调整营销策略，多进一些畅销产品。建米软件能提供详细的销售数据分析报表，让你一目了然。

库存数据分析：分析库存的周转率，看看哪些产品库存积压，哪些产品库存不足。库存周转率高的产品说明卖得快，库存周转率低的产品可能就需要想办法促销了。就像超市里的新鲜蔬菜，要是卖得慢就容易坏掉。

成本数据分析：分析进货成本、运输成本等。看看哪个环节的成本比较高，能不能想办法降低成本。比如和供应商谈判，争取更优惠的进货价格。

客户数据分析：分析客户的购买频率、购买金额等。了解客户的消费习惯，针对不同的客户群体制定不同的营销策略。比如对于经常购买的老客户，可以提供一些优惠活动。

趋势分析：通过对一段时间内的数据进行分析，看看销售、库存等数据的变化趋势。比如销售额是上升还是下降，库存是增加还是减少。根据趋势分析，企业可以提前做好准备，应对可能出现的情况。

四、进销存表格的安全性怎么保障？

朋友推荐了很多保障数据安全的方法，我就想知道对于进销存表格来说，到底该怎么保障它的安全性呢？毕竟里面有企业的重要数据，要是泄露了可就麻烦了。

设置访问权限：给不同的人员设置不同的访问权限，只有授权的人员才能查看和修改数据。就像家里的保险柜，只有有钥匙的人才能打开。建米软件可以灵活设置访问权限，确保数据的安全性。

加密处理：对进销存表格的数据进行加密，防止数据在传输和存储过程中被窃取。就像你给手机设置了密码，别人没有密码就打不开你的手机。

防火墙防护：安装防火墙，阻止外部网络的非法访问。防火墙就像一个门卫，把坏人挡在门外。

定期更新软件：及时更新进销存表格的软件版本，修复软件中的安全漏洞。就像给手机系统更新，能让手机更安全。

监控操作日志：记录所有对进销存表格的操作，以便在出现问题时能及时追溯。就像飞机上的黑匣子，能记录飞机的飞行情况。