进销存纸质台账怎么做

一、什么是进销存纸质台账

简单来说，进销存纸质台账就是用纸质的方式记录企业商品进货、销售和库存情况的账本。它就像是企业商品流动的一本“日记”，详细记录着每一笔商品的进出情况。比如一家小超市，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，这些信息都可以记录在进销存纸质台账里。通过这个台账，老板能清楚地知道自己店里的商品状况，以便及时补货或者处理滞销商品。

二、准备工作

选择合适的账本：市面上有很多种账本可供选择，比如活页账本、订本账本等。活页账本的好处是可以根据需要随时增减页面，方便后续的记录和整理；订本账本则比较牢固，不容易丢失页面。如果企业的业务量比较大，需要记录的内容多，那么可以选择活页账本；如果业务量相对较小，订本账本就足够了。

准备记录工具：一支好用的笔是必不可少的，建议选择书写流畅、颜色清晰的中性笔或者圆珠笔，这样记录的内容才清晰易读。还可以准备一把尺子，在绘制表格的时候能保证线条笔直，让账本看起来更加整齐规范。

确定记录项目：在开始记录之前，要明确需要记录哪些项目。一般来说，进货方面要记录进货日期、供应商名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等；销售方面要记录销售日期、客户名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等；库存方面要记录库存日期、商品名称、规格、数量、单价、金额等。

三、进货记录

记录进货日期：这是很重要的一项信息，它能让你清楚地知道商品是什么时候进入仓库的。比如，你在 5 月 10 日进了一批水果，那么就在账本上准确地记录“5 月 10 日”。

填写供应商信息：要详细记录供应商的名称，这样在后续出现问题，比如商品质量问题时，能及时联系到供应商。如果可能的话，还可以记录供应商的联系方式，方便沟通。

记录商品详情：包括商品的名称、规格、数量、单价和金额。比如进了一批苹果，要记录是红富士苹果，规格是每箱 10 斤，进了 20 箱，每箱单价 50 元，那么金额就是 20×50 = 1000 元。

计算进货总成本：把每一笔进货的金额相加，就能得到进货的总成本。这有助于你了解企业在进货方面的资金投入情况。

四、销售记录

记录销售日期：和进货日期一样，销售日期能让你清楚商品的销售时间，分析不同时间段的销售情况。比如 5 月 15 日卖出了 5 箱苹果，就记录“5 月 15 日”。

填写客户信息：记录客户的名称，如果是零售客户，可以简单记录为“散客”；如果是批发客户，要准确记录客户的公司名称等信息。

记录销售商品详情：同样要记录商品的名称、规格、数量、单价和金额。比如卖出的 5 箱红富士苹果，每箱单价 60 元，那么销售金额就是 5×60 = 300 元。

计算销售总收入：把每一笔销售的金额相加，得到销售总收入。通过对比进货总成本和销售总收入，就能知道企业的盈利情况。

五、库存记录

定期盘点库存：不能只靠记录进出货来了解库存情况，还需要定期进行实际的盘点。比如每个月的月底进行一次全面盘点，看看实际的库存数量和账本上记录的是否一致。

记录库存数量变化：每次进货或者销售后，都要及时更新库存数量。比如原来库存有 20 箱苹果，卖出 5 箱后，库存数量就变成 20 - 5 = 15 箱。

计算库存价值：用库存数量乘以商品的单价，就能得到库存的价值。这能让你了解企业目前库存商品占用的资金情况。

六、数据整理与分析

定期汇总数据：可以按照周、月、季度或者年度来汇总数据。比如每个月月底把这个月的进货、销售和库存数据进行整理，计算出这个月的进货总额、销售总额和库存余额。

分析销售趋势：通过对比不同时间段的销售数据，看看哪些商品的销量在上升，哪些在下降。比如发现某个品牌的饮料在夏季的销量明显增加，那么在夏季来临之前就可以多进一些货。

评估库存合理性：根据销售趋势和库存数据，判断库存是否合理。如果某种商品的库存过多，而销售缓慢，那么就需要考虑减少进货量或者采取促销措施来清理库存；如果某种商品经常缺货，影响销售，那么就需要增加进货量。

七、注意事项

记录要准确及时：每一笔进出货都要及时记录，并且保证记录的信息准确无误。如果记录错误，可能会导致库存数据不准确，影响企业的决策。

账本要妥善保管：纸质账本容易损坏或者丢失，所以要放在安全、干燥的地方妥善保管。可以准备一个专门的文件柜来存放账本。

定期备份数据：虽然是纸质台账，但也可以定期把重要的数据进行复印或者拍照保存，以防万一。

这里要提一下，当企业业务量逐渐增大，纸质台账处理起来可能会比较繁琐，容易出现错误，数据的分析和整理也会变得困难。这时候可以试试建米软件，它能自动记录和分析进销存数据，大大提高工作效率，减少错误的发生。

以上就是关于进销存纸质台账怎么做的详细介绍，希望这些内容能帮助你做好进销存管理工作。

常见用户关注的问题：

一、进销存纸质台账的记录频率是怎样的？

我就想知道，这进销存纸质台账到底多久记一次合适呢？很多人可能都有这样的疑惑。下面咱们就来好好说说。

1. 日常交易频繁的情况

如果每天的进货、销售业务特别多，那最好是每天记录。这样能保证数据的及时性和准确性，不会因为时间长了忘记某些交易。比如一家小超市，每天都有大量的商品进出，当天记录可以随时掌握库存的动态。

2. 交易相对较少的情况

要是业务量不大，比如一些小型的手工艺品店，可能几天才有一笔交易，那可以按周记录。每周把这一周的进销存情况汇总一下，也能清晰地了解业务状况。

3. 特殊商品的记录

对于一些易变质、有保质期的商品，像生鲜食品，必须每天记录。因为它们的库存情况变化很快，及时记录能避免过期损失。

4. 季节性商品

季节性商品在旺季时交易频繁，要每天记录；淡季时交易少，可以按半月或者月记录。比如卖羽绒服的，冬天旺季就每天记，夏天淡季就可以适当延长记录周期。

5. 建米软件助力

如果觉得纸质台账记录麻烦，也可以借助建米软件来辅助管理，它能根据设置自动提醒记录时间，还能生成各种报表，方便又高效。

二、进销存纸质台账需要包含哪些内容？

我听说很多人在做进销存纸质台账时，都不太清楚要记些啥。其实，包含的内容还挺多的呢。

1. 进货信息

要记录进货的日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、金额等。比如进了一批文具，要写清楚哪天进的，从哪个供应商那里进的，每种文具的数量和价格。

2. 销售信息

销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、金额都要详细记录。像卖出去一件衣服，要记好卖给谁了，什么时候卖的，价格是多少。

3. 库存信息

包括期初库存、本期进货、本期销售、期末库存。期初库存就是上一次记录时剩下的数量，通过本期进货和销售算出期末库存，这样能随时知道还剩多少货。

4. 备注信息

对于一些特殊情况，比如商品有损坏、退货等，要在备注里说明。比如有一批水果因为运输问题有部分损坏，就要在备注里写清楚。

5. 建米软件优势

建米软件可以对这些内容进行分类管理，还能自动计算库存，减少人工计算的错误，提高工作效率。

三、进销存纸质台账的保存期限是多久？

朋友说他一直搞不清楚进销存纸质台账要保存多久。其实这也是有规定的。

1. 一般企业

对于大多数企业来说，进销存纸质台账至少要保存3年。这是因为税务等部门可能会在3年内进行查账，保存好台账能应对检查。

2. 涉及重要业务的

如果企业的进销存涉及到一些重要的合同、项目等，台账最好保存5年甚至更久。比如一些大型工程的物资进销存，可能要长期保存以备后续查询。

3. 法律法规要求

有些行业有特殊的法律法规要求，比如医药行业，进销存台账可能要保存10年以上。所以要根据所在行业的规定来确定保存期限。

4. 企业自身需求

企业为了自身的发展和数据分析，也可以选择长期保存。通过多年的进销存数据对比，能发现业务的发展趋势。

5. 建米软件存储

建米软件可以将纸质台账电子化存储，不仅节省空间，还能方便长期保存和查询，不用担心纸质台账损坏丢失的问题。

四、进销存纸质台账和电子台账哪个更好？

我想知道，现在很多人都在纠结用纸质台账还是电子台账，其实各有各的好处。

1. 纸质台账的优点

纸质台账比较直观，随时拿起来就能看，不需要借助电子设备。而且不用担心数据丢失、被篡改等问题，相对比较安全。对于一些年龄较大、不太会用电子设备的人来说，纸质台账更容易上手。

2. 纸质台账的缺点

记录起来比较麻烦，容易出错，而且查询和统计数据很不方便。如果数据量很大，纸质台账会占用很多空间，保存也不方便。

3. 电子台账的优点

电子台账记录速度快，能自动计算，减少人工错误。还可以快速查询和统计数据，生成各种报表。建米软件就是一款很好的电子台账管理工具，能大大提高工作效率。

4. 电子台账的缺点

依赖电子设备和网络，如果设备出问题或者网络不好，可能会影响使用。而且存在数据安全风险，比如被黑客攻击、病毒感染等。

5. 结合使用

可以把纸质台账和电子台账结合起来用，重要数据纸质备份，日常管理用电子台账，这样能发挥两者的优势。