exelce 怎么做进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

咱们先来说说啥是进销存。简单来讲，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如说一家小超市，老板从供应商那里进货，这就是“进”；货物存放在仓库里，这就是“存”；把商品卖给顾客，这就是“销”。

那为啥要用 Excel 来做进销存呢？

Excel 几乎是大家电脑里都有的软件，不用额外花钱去买专门的进销存软件。它的操作相对简单，只要你会基本的表格操作，就能上手做进销存。而且，Excel 的灵活性很高，你可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容。举个例子，你可以根据商品的种类、销售的时间段等不同维度来设计表格。

二、准备工作

明确需求和目标

在开始用 Excel 做进销存之前，你得先想清楚自己的需求和目标。比如你是一家服装店老板，你可能就想知道每个款式的衣服进了多少、卖了多少、还剩多少，以及不同时间段的销售情况。再比如你是一家文具店老板，你可能更关注不同文具品类的库存周转率。

收集数据

要做好进销存表格，数据收集很关键。你需要收集商品的基本信息，像商品名称、规格、型号等。还要收集采购信息，包括采购日期、采购数量、采购价格等。销售信息也不能少，比如销售日期、销售数量、销售价格等。库存的初始数据也得有，也就是一开始仓库里有多少商品。

三、创建基础表格

商品信息表

这个表格主要用来记录商品的基本信息。你可以在第一行设置表头，比如“商品编号”“商品名称”“规格”“单位”等。商品编号可以方便你快速查找和管理商品，就像每个人都有自己的身份证号一样。商品名称要写清楚，避免混淆。规格和单位也很重要，比如衣服的尺码、文具的包装数量等。

采购记录表

采购记录表要记录每次采购的详细信息。表头可以设置为“采购日期”“商品编号”“采购数量”“采购单价”“采购金额”等。采购日期能让你知道什么时候进的货，采购数量和单价能算出采购金额。通过这个表格，你可以分析不同时间段的采购成本。

销售记录表

销售记录表和采购记录表类似，表头可以有“销售日期”“商品编号”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。销售日期能反映出商品的销售时间分布，销售数量和单价能算出销售金额。通过对比采购金额和销售金额，你就能知道利润情况。

库存表

库存表是进销存的核心表格之一。表头可以设置为“商品编号”“期初库存数量”“本期采购数量”“本期销售数量”“期末库存数量”等。期初库存数量就是一开始仓库里的商品数量，本期采购数量从采购记录表中获取，本期销售数量从销售记录表中获取，期末库存数量可以通过公式计算得出，即“期末库存数量 = 期初库存数量 + 本期采购数量 - 本期销售数量”。

四、设置公式和函数

计算采购金额和销售金额

在采购记录表和销售记录表中，采购金额和销售金额可以通过公式计算。比如在采购记录表中，在“采购金额”列对应的单元格里输入“=采购数量单元格 采购单价单元格”，然后按下回车键，就能自动算出采购金额。销售金额的计算方法也是一样的。

计算期末库存数量

在库存表中，按照前面说的公式“期末库存数量 = 期初库存数量 + 本期采购数量 - 本期销售数量”，在“期末库存数量”列对应的单元格里输入相应的公式，就能自动算出期末库存数量。这样可以避免手动计算的错误，提高工作效率。

数据统计和分析

Excel 还有很多强大的函数可以用来进行数据统计和分析。比如 SUM 函数可以用来求和，AVERAGE 函数可以用来求平均值。你可以用 SUM 函数统计某个时间段的采购总金额或销售总金额，用 AVERAGE 函数计算商品的平均采购价格或平均销售价格。

五、数据的录入和更新

及时录入数据

每次有采购或销售业务发生时，要及时把相关数据录入到对应的表格中。比如今天进了一批货，就要马上在采购记录表中录入采购日期、商品编号、采购数量、采购单价等信息。如果不及时录入，时间长了就容易忘记，导致数据不准确。

定期更新库存数据

要定期更新库存表中的数据，确保库存数量的准确性。可以每天、每周或者每月更新一次，具体根据自己的业务量来定。更新时，要根据采购记录表和销售记录表中的数据，重新计算期末库存数量。

六、使用 Excel 做进销存的注意事项和可能遇到的问题

数据安全问题

要注意数据的安全，定期备份 Excel 文件。可以把文件备份到 U 盘、移动硬盘或者云盘上，防止电脑出现故障导致数据丢失。要设置好文件的访问权限，避免无关人员修改数据。

公式错误问题

在设置公式和函数时，可能会出现错误。比如公式中的单元格引用错误，或者函数的参数设置错误。这时候要仔细检查公式，找出错误并修正。可以通过 Excel 的公式审核功能来帮助检查。

数据量过大问题

如果业务量越来越大，数据量也会随之增加，Excel 表格的处理速度可能会变慢。这时候可以考虑对数据进行分类整理，或者使用 Excel 的数据透视表功能来进行数据分析。

七、建米软件的推荐

当你的业务规模逐渐扩大，Excel 可能就有点力不从心了，比如数据处理速度变慢、难以进行复杂的数据分析等。这时候可以试试建米软件，它专门针对进销存管理开发，能快速处理大量数据，还能进行深度的数据分析，为你提供更精准的决策支持，让你的进销存管理更加轻松高效。

以上就是用 Excel 做进销存的详细介绍，希望能帮助你更好地管理自己的业务。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做进销存需要掌握哪些基本函数？

我听说很多人想用 Excel 做进销存，但是不太清楚要掌握哪些基本函数。我就想知道这些函数是不是很难学呢。其实呀，掌握一些基本函数能让我们在 Excel 里做进销存轻松不少。

1. SUM 函数

用途：这个函数主要是用来求和的。在进销存里，我们可以用它来计算进货的总数量、销售的总金额等。比如，我们把每天的进货数量列出来，用 SUM 函数就能快速算出一段时间内的进货总量。

使用方法：很简单，在需要显示结果的单元格里输入“=SUM(要计算的单元格范围)”，然后按回车键就可以了。

建米软件提示：建米软件在数据统计方面也有类似的便捷功能，能快速准确地对数据进行汇总。

注意事项：要确保选择的单元格范围准确，不然计算结果就会出错。

2. VLOOKUP 函数

用途：它可以根据一个值在表格里查找对应的其他信息。在进销存中，我们可以用它根据商品编号查找商品的名称、价格等信息。

使用方法：输入“=VLOOKUP(查找值,查找范围,返回列数,精确匹配或近似匹配)”。比如，我们要根据商品编号查找商品名称，就把商品编号作为查找值。

建米软件优势：建米软件在数据查找方面更加智能和高效，能快速定位到所需信息。

注意事项：要注意精确匹配和近似匹配的选择，根据实际情况来定。

3. IF 函数

用途：可以根据条件判断来返回不同的结果。在进销存里，我们可以用它来判断库存是否充足等情况。

使用方法：输入“=IF(条件,条件成立时的结果,条件不成立时的结果)”。比如，如果库存数量小于安全库存，就显示“库存不足”。

建米软件借鉴：建米软件也有类似的条件判断机制，能自动根据设定的规则给出相应提示。

注意事项：条件的设置要准确，不然判断结果就会有误。

4. COUNTIF 函数

用途：用于统计满足某个条件的单元格数量。在进销存中，我们可以用它统计某类商品的进货次数等。

使用方法：输入“=COUNTIF(统计范围,条件)”。比如，统计价格大于某个数值的商品数量。

建米软件对比：建米软件在数据统计方面能提供更详细和多样化的统计结果。

注意事项：要确保统计范围和条件设置正确。

二、Excel 进销存表格如何设置数据验证？

朋友说在 Excel 里做进销存，设置数据验证很重要，我就想知道到底该怎么设置呢。设置好数据验证能让我们输入的数据更准确。

1. 设置商品名称下拉列表

目的：为了避免输入错误的商品名称，我们可以设置下拉列表，让用户从列表里选择商品名称。

操作步骤：先把所有商品名称列在一个区域，然后选中要设置下拉列表的单元格，点击“数据”选项卡，选择“数据验证”，在“设置”里选择“序列”，来源选择刚才列好商品名称的区域。

建米软件思路：建米软件在商品管理方面也有类似的规范输入方式，能提高数据的准确性。

注意事项：如果商品名称有更新，要及时更新下拉列表的来源区域。

2. 限制数量输入范围

目的：防止输入不合理的数量，比如负数或者过大的数值。

操作步骤：选中要设置的单元格，点击“数据验证”，在“设置”里选择“整数”或者“小数”，然后设置最小值和最大值。

建米软件优势：建米软件能更智能地根据业务规则限制数据输入范围。

注意事项：设置的范围要符合实际业务情况。

3. 验证日期格式

目的：确保输入的日期格式正确，方便后续的数据统计和分析。

操作步骤：选中日期单元格，点击“数据验证”，在“设置”里选择“日期”，可以设置日期的范围。

建米软件借鉴：建米软件在日期管理方面有更完善的机制，能自动识别和处理不同格式的日期。

注意事项：要和实际的日期使用习惯相匹配。

4. 自定义验证规则

目的：根据具体业务需求设置特殊的验证规则。

操作步骤：在“数据验证”的“设置”里选择“自定义”，然后输入相应的公式。

建米软件对比：建米软件能更灵活地实现复杂的自定义验证规则。

注意事项：公式要编写正确，不然验证就会出错。

三、Excel 进销存表格怎么进行数据透视和图表展示？

我想知道用 Excel 做进销存，怎么把数据进行透视和用图表展示出来呢。这样能让我们更直观地看到数据的情况。

1. 创建数据透视表

目的：对大量的进销存数据进行汇总和分析。

操作步骤：选中数据区域，点击“插入”选项卡，选择“数据透视表”，然后在弹出的对话框里设置好相关选项，把需要分析的字段拖到相应的区域。

建米软件对比：建米软件在数据透视方面操作更简便，能快速生成分析结果。

注意事项：数据区域要包含所有需要分析的数据，字段的拖放要符合分析需求。

2. 选择合适的图表类型

目的：根据不同的数据特点和分析目的选择合适的图表，让数据更直观。

操作步骤：选中要制作图表的数据，点击“插入”选项卡，选择合适的图表类型，比如柱状图适合比较数量，折线图适合展示趋势。

建米软件思路：建米软件能根据数据自动推荐合适的图表类型。

注意事项：要根据数据的实际情况选择图表，不然可能会误导分析。

3. 美化图表

目的：让图表更美观、易读。

操作步骤：可以修改图表的颜色、字体、添加数据标签等。在图表工具的“格式”选项卡中进行相关设置。

建米软件优势：建米软件生成的图表自带美观的样式，节省美化时间。

注意事项：美化要适度，不要过于花哨影响数据展示。

4. 动态更新数据透视表和图表

目的：当数据有更新时，能及时反映在数据透视表和图表中。

操作步骤：在数据透视表上右键点击，选择“刷新”，图表也会跟着更新。

建米软件特点：建米软件能自动实时更新数据展示，无需手动刷新。

注意事项：要确保数据更新后格式和结构没有变化。

四、Excel 进销存表格如何与其他软件进行数据对接？

假如你想用 Excel 做进销存，又想和其他软件对接数据，我就想知道该怎么做呢。这样能让我们的数据流通更顺畅。

1. 与财务软件对接

目的：把进销存数据和财务数据关联起来，方便进行财务核算。

操作方法：有些财务软件支持导入 Excel 文件，我们可以把 Excel 里的进销存数据整理好，按照财务软件的要求格式导出，然后导入到财务软件中。

建米软件优势：建米软件可以和多种财务软件实现无缝对接，数据传输更稳定。

注意事项：要注意数据格式的转换，确保数据准确导入。

2. 与库存管理系统对接

目的：实时更新库存数据，提高库存管理效率。

操作方法：可以通过 API 接口进行数据对接。有些库存管理系统提供了开放的 API，我们可以开发程序或者使用工具来实现数据的传输。

建米软件思路：建米软件在库存管理方面有完善的对接机制，能快速实现数据同步。

注意事项：要确保 API 接口的安全性和稳定性。

3. 与销售管理软件对接

目的：整合销售数据和进销存数据，更好地分析销售情况。

操作方法：可以通过数据共享的方式，把 Excel 里的销售数据和销售管理软件的数据进行整合。

建米软件对比：建米软件能与销售管理软件深度融合，实现数据的实时交互。

注意事项：要注意数据的权限设置，防止数据泄露。

4. 与供应商管理系统对接

目的：及时获取供应商的信息和进货数据。

操作方法：可以通过文件传输或者接口对接的方式，把 Excel 里的供应商相关数据和供应商管理系统的数据进行交换。

建米软件特点：建米软件在供应商管理方面有强大的对接功能，能提高供应链的协同效率。

注意事项：要确保数据传输的及时性和准确性。