excel进销存管理怎么做

一、什么是 Excel 进销存管理

在日常的生意经营中，不管是小店铺还是小工厂，都会涉及到进货、销售和库存这几个环节。Excel 进销存管理呢，就是利用 Excel 这个大家都比较熟悉的办公软件，来记录和管理商品的进货、销售情况以及库存数量。比如说，一家小超市每天会进各种货物，像饮料、零食等，同时也会把这些商品销售给顾客，而库存就是还没卖出去的商品数量。用 Excel 就可以清晰地记录每一次的进货、销售情况，方便我们了解商品的流动和剩余情况。

二、准备工作

确定表格结构：要想好需要哪些表格来管理进销存。一般来说，至少需要三个表格，分别是进货表、销售表和库存表。进货表用来记录每次进货的信息，销售表记录商品的销售情况，库存表则实时反映商品的库存数量。

设置表头：在每个表格里设置好表头。进货表的表头可以有进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等；销售表的表头可以是销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等；库存表的表头有商品名称、初始库存、进货数量、销售数量、当前库存等。

规划数据格式：为了让表格看起来更规范，要规划好数据格式。比如日期可以设置成“年/月/日”的格式，数量用数值格式，单价用货币格式等。

三、创建进货表

记录进货信息：每次有进货的时候，就把相关信息填入进货表。比如，小张的文具店进了 100 支铅笔，进货单价是 0.5 元，供应商是某文具厂，进货日期是 2024 年 10 月 1 日，那就在进货表对应的行里依次填入这些信息。

计算进货金额：在进货表中可以通过公式计算每次进货的总金额。在总金额这一列的单元格里输入“=进货数量进货单价”，然后按下回车键，就会自动算出总金额。比如 100 支铅笔，单价 0.5 元，总金额就是 50 元。

数据排序和筛选：如果进货记录很多，可以根据进货日期、商品名称等进行排序和筛选。比如想查看某个供应商的所有进货记录，就可以用筛选功能，只显示该供应商的进货信息。

四、创建销售表

记录销售信息：和进货表类似，每完成一笔销售，就要把销售信息记录到销售表中。比如，小李在文具店买了 10 支铅笔，销售单价是 1 元，销售日期是 2024 年 10 月 5 日，就把这些信息填入销售表。

计算销售金额：同样用公式计算销售总金额，在销售总金额列输入“=销售数量销售单价”。10 支铅笔，单价 1 元，销售总金额就是 10 元。

分析销售数据：可以通过销售表的数据来分析哪些商品比较畅销，哪些滞销。比如统计一段时间内不同商品的销售数量，就能看出销售趋势。

五、创建库存表

初始库存录入：刚开始使用 Excel 进行进销存管理时，要把现有的库存数量录入库存表。比如文具店一开始有 200 支铅笔，就在库存表铅笔那一行的初始库存列填入 200。

实时更新库存：库存数量会随着进货和销售发生变化。可以通过公式来实时更新库存。在当前库存列输入“=初始库存+进货数量-销售数量”。每次有进货或销售，库存数量就会自动更新。

库存预警设置：为了避免商品缺货，可以设置库存预警。比如当铅笔的库存数量低于 50 支时，就提醒补货。可以用条件格式来实现，当库存数量小于 50 时，单元格会变色提醒。

六、数据关联与公式运用

进货与库存关联：进货表和库存表是有联系的。可以通过 VLOOKUP 函数把进货表中的进货数量引用到库存表中。比如在库存表的进货数量列输入“=VLOOKUP(商品名称,进货表!$A$1:$E$100,3,FALSE)”，就能把对应商品的进货数量引用过来。

销售与库存关联：同样用 VLOOKUP 函数把销售表中的销售数量引用到库存表中。在库存表的销售数量列输入“=VLOOKUP(商品名称,销售表!$A$1:$E$100,3,FALSE)”。

数据统计与分析公式：除了计算库存，还可以用 SUM 函数统计一段时间内的进货总数量、销售总数量和销售总金额等。比如在进货总数量单元格输入“=SUM(进货表!C:C)”，就能算出所有商品的进货总数量。

七、常见问题及解决办法

数据录入错误：有时候可能会不小心输错数据，比如把进货数量 100 输成了 10。这就需要定期检查表格数据，发现错误及时修改。可以设置数据验证，限制输入的范围，避免输入不合理的数据。

公式计算错误：公式可能会因为引用范围不对或者单元格格式设置错误而计算出错。这时候要仔细检查公式，确保引用的单元格和范围正确，同时检查单元格格式是否符合要求。

数据丢失：为了防止数据丢失，要定期备份 Excel 文件。可以设置自动保存功能，每隔一段时间自动保存一次文件。

八、使用建米软件优化进销存管理

虽然 Excel 可以进行进销存管理，但当业务量增大时，可能会遇到数据处理复杂、操作繁琐等问题。这时候可以试试建米软件，它能自动关联进货、销售和库存数据，实时更新库存信息，避免手动输入和计算带来的错误，大大提高管理效率。

以上就是关于 Excel 进销存管理的详细介绍，按照这些步骤操作，相信你能利用 Excel 很好地管理进销存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存管理适合小店铺吗？

我听说很多小店铺老板都在纠结用不用 Excel 做进销存管理。我就想知道，Excel 对于小店铺到底合不合适呢？下面咱们来唠唠。

优点方面

成本低：小店铺资金有限，Excel 是微软办公软件自带的，基本不用额外花钱，能为小老板们节省一笔开支。

易上手：很多人多少都接触过 Excel，简单的函数和表格操作容易掌握，小老板们不用花太多时间去学习新软件。

灵活性高：可以根据小店铺的具体业务需求，随意调整表格的格式和内容，比如添加或删除一些列。

数据记录方便：能随时记录进货、销售和库存的数据，小老板们可以随时查看。

缺点方面

功能有限：对于复杂的业务流程，Excel 可能无法满足，比如多仓库管理、自动预警等。

数据安全风险：如果电脑出现故障或者文件丢失，数据可能就没了，没有很好的备份和恢复机制。

效率较低：数据量大的时候，手动输入和统计会很耗时，而且容易出错。

缺乏实时性：不能实时更新数据，对于需要及时掌握库存情况的小店铺来说不太方便。如果小店铺业务简单，Excel 是个不错的选择，但如果业务逐渐复杂，也可以考虑像建米软件这样专业的进销存管理软件。

二、Excel 进销存管理能实现自动预警吗？

朋友说他希望用 Excel 做进销存管理时能有自动预警功能，我就很好奇 Excel 到底能不能实现呢？下面来详细说说。

可以实现的情况

利用函数设置：通过设置一些简单的函数，比如 IF 函数，当库存数量低于某个值时，单元格会显示特定的颜色或者提示信息。

条件格式：可以为库存列设置条件格式，当数值满足一定条件时，自动改变单元格的颜色，提醒管理者。

数据透视表：利用数据透视表对数据进行分析，设置一些规则，当某些数据出现异常时，能快速发现。

宏和 VBA：对于有一定编程基础的人来说，可以编写宏或者 VBA 代码，实现更复杂的自动预警功能。

局限性

设置复杂：要实现准确的自动预警，函数和规则的设置比较复杂，对于不太懂 Excel 的人来说有难度。

缺乏实时性：Excel 不是实时更新的，只有在打开文件或者手动刷新时才能看到预警信息。

功能不够完善：相比专业的管理软件，Excel 的自动预警功能还是比较单一，不能实现全面的预警。如果对自动预警要求较高，建米软件这种专业软件可能更合适，它能实时监控数据，及时发出预警。

三、Excel 进销存管理如何与财务数据对接？

我想知道很多企业在做 Excel 进销存管理时，都希望能和财务数据对接起来，这样能更方便地进行财务管理。那具体该怎么做呢？

对接方法

统一数据格式：先把进销存数据和财务数据的格式统一，比如日期、金额等的表示方式要一致。

建立关联字段：找出两个数据中的关联字段，比如订单号、客户名称等，通过这些字段来建立联系。

数据导入导出：可以将进销存数据导出为特定格式，如 CSV 或 Excel 文件，再导入到财务软件中。

使用公式链接：在 Excel 中使用公式，将进销存数据和财务数据进行链接，实现数据的自动更新。

存在的问题

数据准确性：在数据导入和链接过程中，可能会出现数据丢失或错误的情况，影响财务数据的准确性。

更新不及时：如果进销存数据有更新，财务数据不能及时同步，会导致数据不一致。

操作复杂：对接过程需要一定的 Excel 技能和财务知识，对于一些非专业人员来说有难度。建米软件在这方面就有优势，它能自动实现进销存数据和财务数据的对接，减少人工操作，提高数据的准确性和及时性。

四、Excel 进销存管理能多人协作吗？

朋友推荐说多人协作做 Excel 进销存管理能提高工作效率，我就想知道 Excel 到底能不能实现多人协作呢？下面来分析一下。

可以实现的方式

共享文件夹：把 Excel 文件放在共享文件夹中，多人可以同时访问和编辑。

云存储：使用云盘存储 Excel 文件，多人可以在线编辑和查看。

Excel Online：微软提供的在线版 Excel，支持多人同时编辑同一个文件。

版本控制：通过设置版本号，记录不同时间的文件版本，方便查看和恢复。

存在的问题

冲突问题：多人同时编辑时，可能会出现数据冲突，导致部分数据丢失。

权限管理困难：很难精确控制每个人的操作权限，可能会出现误操作。

网络依赖：使用云存储和在线版 Excel 时，网络不稳定会影响使用。

功能受限：多人协作时，一些高级功能可能无法正常使用。如果对多人协作要求较高，建米软件是个不错的选择，它有完善的权限管理和冲突解决机制，能更好地支持多人协作。