进销存如何做外账

一、什么是进销存外账

在开始聊怎么做外账之前，咱先弄明白啥是进销存外账。其实啊，外账就是给税务、工商等外部部门看的账。它得符合法律法规的要求，能真实反映企业的经营状况。对于进销存来说，外账主要记录的就是企业的进货、销售和库存情况。

进货记录：这就是企业采购商品的相关信息，像采购的时间、数量、单价、供应商这些。比如说一家超市，进了一批饮料，什么时候进的，进了多少箱，每箱多少钱，是从哪个供应商那里进的，都得详细记下来。

销售记录：就是企业卖出去商品的情况，包括销售时间、数量、单价、客户等。还是拿超市举例，什么时候把饮料卖出去了，卖了多少箱，每箱卖多少钱，卖给了哪个客户（个人或者其他商家）。

库存记录：要清楚企业目前还剩下多少商品。定期盘点库存，看看实际数量和账面上的数量是不是一致。如果不一致，就得找找原因，是丢了、损坏了，还是记录出错了。

二、做进销存外账的准备工作

做外账可不是拍脑袋就能做的，得先做好一些准备工作。

设置合适的会计科目：这就好比给不同的东西分类放好，方便以后查找和统计。常见的会计科目有库存商品、主营业务收入、主营业务成本、应交税费等。比如库存商品，就是用来记录企业仓库里的商品；主营业务收入就是卖东西赚的钱；主营业务成本就是卖出去的商品当初进货花的钱。

选择合适的记账方法：一般有先进先出法、加权平均法等。先进先出法就是先把最早进的货卖出去，按这个顺序计算成本；加权平均法就是算一个平均成本。比如说一个服装店，进了两批衣服，第一批进价便宜，第二批进价贵，用先进先出法的话，卖衣服的时候就先算第一批衣服的成本；用加权平均法的话，就把两批衣服的成本平均一下来算。

准备好相关的凭证：像进货发票、销售发票、入库单、出库单等。这些凭证就像是证据，证明你真的有这些进货、销售的业务。比如你去进货，供应商给你开的发票，就是你进货的凭证；你卖东西给客户，给客户开的发票，就是销售的凭证。

三、进货环节的外账处理

进货的时候，外账要准确记录相关信息。

收到进货发票：当收到供应商的发票时，要根据发票上的金额、数量等信息进行记账。比如一家文具店进了一批笔记本，发票上显示进了 100 本，每本 5 元，一共 500 元。那就借记“库存商品 - 笔记本”500 元，贷记“应付账款 - 供应商名称”500 元。如果当时就付了钱，那就贷记“银行存款”500 元。

商品入库：商品验收入库后，要填写入库单。入库单上的信息要和发票一致。把入库单作为记账的依据之一。还是文具店的例子，仓库管理人员填写入库单，记录收到了 100 本笔记本，然后会计根据入库单和发票一起进行账务处理。

处理进货退货：有时候进的货可能有质量问题或者其他原因需要退货。这时候要开具红字发票，冲减之前的进货记录。比如文具店发现有 10 本笔记本有质量问题，退给供应商。那就开红字发票，借记“应付账款 - 供应商名称”50 元，贷记“库存商品 - 笔记本”50 元。

四、销售环节的外账处理

销售环节是企业赚钱的重要环节，外账也要做好记录。

开具销售发票：卖东西给客户，要给客户开发票。发票上要注明销售的商品名称、数量、单价、金额等。比如一家水果店卖了 20 斤苹果给一个客户，每斤 8 元，一共 160 元。那就开具销售发票，借记“应收账款 - 客户名称”160 元，贷记“主营业务收入 - 苹果”160 元。如果客户当时就付了钱，那就借记“银行存款”160 元。

商品出库：商品卖出去后，要填写出库单。出库单上记录了哪些商品卖出去了，数量是多少。会计根据出库单和销售发票来计算销售成本。还是水果店的例子，仓库管理人员填写出库单，记录卖出了 20 斤苹果，然后会计根据出库单和之前的进货成本来计算这 20 斤苹果的成本，借记“主营业务成本 - 苹果”（假设成本是 120 元），贷记“库存商品 - 苹果”120 元。

处理销售退货：如果客户买了东西后又退货了，要开具红字发票，冲减之前的销售记录。比如那个买苹果的客户觉得苹果不太新鲜，退了 5 斤回来。那就开红字发票，借记“主营业务收入 - 苹果”40 元，贷记“应收账款 - 客户名称”40 元。把退回来的苹果重新入库，借记“库存商品 - 苹果”（假设成本是 30 元），贷记“主营业务成本 - 苹果”30 元。

五、库存管理与外账调整

库存管理和外账调整也很关键，要保证账实相符。

定期盘点库存：一般每个月或者每个季度要盘点一次库存。实际盘点的数量和账面上的数量可能会有差异。比如盘点发现仓库里的洗发水实际比账面上少了 10 瓶，那就得找找原因，是丢了、损坏了，还是记录出错了。

处理盘盈盘亏：如果实际数量比账面数量多，就是盘盈；如果实际数量比账面数量少，就是盘亏。盘盈的时候，要借记“库存商品”，贷记“待处理财产损溢”；查明原因后再进行处理。盘亏的时候，借记“待处理财产损溢”，贷记“库存商品”；同样，查明原因后再做相应的账务处理。比如上面说的洗发水少了 10 瓶，先借记“待处理财产损溢”（假设成本是 50 元），贷记“库存商品 - 洗发水”50 元。如果是因为被盗了，那就借记“营业外支出”50 元，贷记“待处理财产损溢”50 元。

调整库存成本：随着市场价格的变化，库存商品的成本可能也需要调整。比如一种电子产品，刚进货的时候价格高，后来市场价格降了，这时候可能要对库存成本进行调整。

六、利用软件辅助做进销存外账

现在很多企业都用软件来做进销存外账，这样更方便、准确。

在选择软件的时候，要考虑软件的功能、操作是否简单、价格等因素。有些软件可能功能很强大，但操作复杂，对于一些小公司来说可能不太适用；有些软件价格太贵，也会增加企业的成本。

这里可以试试建米软件，它能帮助企业快速准确地记录进货、销售和库存信息，自动生成相关的报表，还能对数据进行分析。比如它可以自动计算销售成本、库存数量等，减少人工计算的错误，提高工作效率。

以上就是关于进销存如何做外账的一些内容，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，要根据企业的具体情况灵活处理，保证外账的准确性和合规性。

常见用户关注的问题：

一、进销存外账需要注意些什么？

我听说很多做进销存外账的人都容易在一些小细节上犯错，我就想知道这其中到底有啥需要特别留意的地方。下面就来详细说说：

1. 凭证的完整性：做外账凭证可不能少，进货要有进货发票，销售要有销售发票，这些发票得是正规的，上面的信息都得全乎，像日期、金额、商品名称啥的，一个都不能缺。不然税务查起来，那可就麻烦了。建米软件在这方面能帮你很好地管理凭证，它可以记录每一张凭证的详细信息，方便你随时查看和核对。

2. 库存的准确性：库存数量和实际得对得上，不能账面上有一堆货，实际仓库里没多少。定期得盘点库存，看看有没有差异。要是有差异，得找出原因，是进货没登记，还是销售没入账。建米软件能实时更新库存数据，让你清楚知道库存情况。

3. 税务合规性：外账得按照税务规定来做，该交的税一分都不能少。像增值税、所得税这些，都得算准了。要了解税收政策的变化，别因为政策变了，自己没跟上，多交了税或者漏交了税。

4. 成本核算的合理性：成本核算得合理，不能乱算。进货成本、运输成本、仓储成本这些都得算进去。不同的商品可能成本核算方法也不一样，得选合适的方法。建米软件可以根据不同的成本核算方法，自动计算成本，提高核算的准确性。

5. 财务报表的真实性：资产负债表、利润表这些财务报表得真实反映企业的财务状况。不能为了好看就瞎编数据，不然被发现了，后果很严重。

二、进销存外账和内账有啥区别？

朋友说很多人都搞不清进销存外账和内账的区别，我就想知道这两者到底差别在哪。下面来仔细讲讲：

1. 目的不同：外账主要是给税务、银行这些外部机构看的，得符合法律法规的要求。内账是给企业内部管理层看的，主要是为了让管理层了解企业真实的经营情况。

2. 范围不同：外账只记录符合规定的业务，一些没有发票的业务就不能记在外账里。内账就不管这些，企业所有的业务都要记录，不管有没有发票。

3. 要求不同：外账要求比较严格，凭证、报表这些都得规范，要经得起税务检查。内账相对来说要求没那么严格，只要能真实反映企业情况就行。

4. 核算方法可能不同：外账得按照会计准则来核算，内账可以根据企业的实际情况选择合适的核算方法。建米软件可以同时支持外账和内账的管理，能根据不同的要求进行核算。

5. 保密程度不同：内账涉及企业的核心机密，一般只有企业内部少数人能看。外账是公开给外部机构的，保密性没那么高。

三、进销存外账用什么软件好？

我朋友推荐了好几种做进销存外账的软件，我就想知道到底哪个更实用。下面来分析分析：

1. 功能完整性：好的软件得有进货管理、销售管理、库存管理、财务管理这些基本功能。还得能生成各种报表，像进货报表、销售报表、库存报表等。建米软件功能就很齐全，能满足企业进销存外账管理的各种需求。

2. 操作便捷性：软件操作不能太复杂，得容易上手。界面要简洁明了，各种功能按钮好找。员工不用花太多时间去学习怎么用软件。建米软件的界面设计就很人性化，操作简单方便。

3. 数据安全性：进销存外账的数据很重要，软件得有好的数据安全措施。要能防止数据丢失、泄露，最好有数据备份和恢复功能。建米软件采用了先进的加密技术，保障数据的安全。

4. 性价比：软件的价格不能太贵，得和它的功能相匹配。有些软件功能一般，但是价格却很高，这种就不划算。建米软件性价比就很高，功能强大，价格合理。

5. 售后服务：软件在使用过程中难免会遇到问题，这时候就需要有好的售后服务。软件开发商得能及时响应，解决用户的问题。建米软件有专业的售后团队，能为用户提供及时的服务。

四、进销存外账做错了怎么办？

假如你做进销存外账的时候不小心做错了，肯定会很着急，我就想知道该怎么补救。下面来说说办法：

1. 及时发现错误：要定期检查账目，早点发现错误。可以通过核对凭证、报表，和实际业务情况对比，看看有没有不对劲的地方。要是发现得早，改正起来也容易。

2. 分析错误原因：找出错误是怎么造成的，是凭证录入错误，还是计算错误，或者是政策理解错误。只有知道原因，才能避免以后再犯同样的错误。

3. 进行更正处理：如果是小错误，可以直接在账目上更正，然后注明更正原因。要是错误比较大，影响到了财务报表，可能得重新编制报表。建米软件可以方便你对错误账目进行修改和调整。

4. 与税务沟通：如果错误涉及到税务问题，得及时和税务机关沟通。说明情况，看看该怎么处理。主动沟通总比被税务机关发现了再处理要好。

5. 加强内部管理：为了避免以后再出现外账错误，得加强企业内部管理。制定严格的财务制度，规范员工的操作流程，定期对员工进行培训。