进销存台账如何记录

一、什么是进销存台账

简单来说，进销存台账就是记录企业商品进出和库存情况的一本“账本”。它就像是企业业务的“记录仪”，详细记录了商品从采购进来，到销售出去，以及当前还剩下多少库存的整个过程。

记录内容

它主要记录三方面的内容，是“进”，也就是采购的情况，包括采购的时间、采购的商品名称、数量、单价、供应商等信息。比如说一家水果店，老板从供应商那里进了 100 斤苹果，每斤 5 元，这些信息都要记录在进销存台账里。是“销”，即销售的情况，要记录销售的时间、销售的商品名称、数量、单价、客户等信息。还是以水果店为例，卖出了 50 斤苹果，每斤 8 元，卖给了一位老顾客，这些信息也要记录下来。最后是“存”，也就是库存情况，要记录当前库存的商品名称、数量等信息。

重要性

进销存台账对企业来说非常重要。它可以帮助企业了解自己的经营状况，比如通过对比采购成本和销售价格，就能知道自己赚了多少钱。还能帮助企业合理安排采购和销售计划。如果发现某种商品的库存快没了，就可以及时采购；如果某种商品的库存积压太多，就可以想办法促销。

二、记录前的准备工作

确定记录方式

记录进销存台账有两种常见的方式，一种是手工记录，另一种是使用软件记录。手工记录就是用纸质的账本，一笔一笔地把采购、销售和库存的信息写下来。这种方式比较适合小型企业或者业务量比较少的企业，成本也比较低。比如说一些小杂货店，每天的业务量不多，用手工账本记录就足够了。而使用软件记录则更加方便快捷，尤其是对于业务量比较大的企业。软件可以自动计算库存数量、成本和利润等，还能生成各种报表。比如建米软件，它可以帮助企业轻松管理进销存业务，提高工作效率。

制定记录规范

在开始记录之前，要制定好记录规范。比如说日期的填写格式，是年/月/日，还是月/日/年，要统一规定。商品名称的填写也要规范，不能一个商品今天叫这个名字，明天又换了个名字。数量和单价的单位也要统一，是千克还是斤，是元/件还是元/箱等。

准备相关资料

要准备好采购发票、销售发票、入库单、出库单等相关资料。这些资料是记录进销存台账的依据，一定要妥善保管。比如说采购发票上会记录采购的商品信息和金额，入库单会记录商品的入库时间和数量，这些都要和台账上的记录相对应。

三、采购（进）的记录方法

记录采购信息

当企业进行采购时，要及时记录采购信息。在台账上填写采购日期、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商等信息。比如一家文具店采购了 50 支钢笔，每支 10 元，供应商是 XX 文具厂，那么在台账上就要详细记录这些信息。要把采购发票附在台账后面，作为凭证。

更新库存数量

采购进来的商品会增加库存数量，所以要及时更新台账上的库存信息。在记录采购信息的在库存数量那一栏加上采购的数量。还是以文具店为例，原来库存有 20 支钢笔，采购了 50 支后，库存数量就变成了 70 支。

处理采购退货

如果采购的商品有质量问题或者其他原因需要退货，也要在台账上记录。在台账上填写退货日期、商品名称、数量、金额、供应商等信息，同时在库存数量那一栏减去退货的数量。比如说文具店发现采购的 50 支钢笔中有 5 支有质量问题，退给了供应商，那么就要在台账上记录退货信息，同时把库存数量从 70 支变成 65 支。

四、销售（销）的记录方法

记录销售信息

当企业进行销售时，要记录销售日期、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、客户等信息。比如一家服装店卖出了一件衣服，价格是 200 元，客户是张先生，那么就要在台账上详细记录这些信息。要把销售发票附在台账后面，作为凭证。

更新库存数量

销售出去的商品会减少库存数量，所以要及时更新台账上的库存信息。在记录销售信息的在库存数量那一栏减去销售的数量。还是以服装店为例，原来库存有 10 件这种衣服，卖出 1 件后，库存数量就变成了 9 件。

处理销售退货

如果客户因为商品不合适或者其他原因退货，也要在台账上记录。在台账上填写退货日期、商品名称、数量、金额、客户等信息，同时在库存数量那一栏加上退货的数量。比如说服装店的客户张先生因为衣服尺码不合适退货了，那么就要在台账上记录退货信息，同时把库存数量从 9 件变成 10 件。

五、库存（存）的记录和管理

定期盘点库存

企业要定期对库存进行盘点，一般可以每月或者每季度盘点一次。盘点的目的是核对台账上的库存数量和实际的库存数量是否一致。比如说一家超市每个月都会对商品进行盘点，看看货架上的商品数量和台账上记录的是否一样。如果发现有差异，要及时查找原因，是记录错误还是商品丢失等。

记录库存变动

除了采购和销售会引起库存变动外，还有一些其他情况也会引起库存变动，比如商品损坏、过期等。当发生这些情况时，要在台账上记录。比如说超市发现有 10 瓶饮料过期了，就要在台账上记录过期日期、商品名称、数量等信息，同时在库存数量那一栏减去过期的数量。

分析库存数据

通过分析库存数据，可以了解商品的销售情况和库存状况。比如说哪些商品销售得比较快，哪些商品库存积压比较多。根据这些分析结果，企业可以调整采购和销售策略。如果某种商品销售得很快，就可以适当增加采购量；如果某种商品库存积压太多，就可以进行促销活动。

六、常见问题及解决办法

记录错误

在记录进销存台账时，可能会出现记录错误的情况，比如数字写错、商品名称写错等。如果发现记录错误，要及时更正。如果是手工记录，可以用红笔划掉错误的记录，然后在旁边写上正确的记录，并签名确认。如果是使用软件记录，可以直接修改错误的信息。

数据丢失

如果是手工记录，可能会因为账本丢失或者损坏导致数据丢失。所以要妥善保管账本，可以备份一份复印件。如果是使用软件记录，可能会因为电脑故障或者其他原因导致数据丢失。这时候可以使用软件的备份功能，定期备份数据。比如说建米软件就有数据备份功能，可以保证数据的安全性。

库存不符

有时候会出现台账上的库存数量和实际库存数量不符的情况。这可能是因为记录不及时、商品丢失、损坏等原因。要及时查找原因，进行调整。如果是记录不及时，要尽快补充记录；如果是商品丢失或者损坏，要在台账上记录相关信息，并调整库存数量。

以上就是关于进销存台账如何记录的一些内容，希望能帮助大家更好地管理企业的进销存业务。建米软件在进销存管理方面有很好的表现，大家可以试试。

常见用户关注的问题：

一、进销存台账记录有啥用啊？

我听说好多做生意的朋友都在认真做进销存台账记录，我就想知道这到底有啥用呢。其实啊，记录进销存台账用处可大啦。

掌握库存情况：通过记录，能清楚知道仓库里还有多少货，哪些货快没了需要补货，哪些货积压太多了要赶紧处理。就像开超市的，要是不记台账，可能都不知道啥时候该进饮料了，到夏天饮料卖光了才发现，那可就错过赚钱的好时机了。

核算成本：能准确算出进这些货花了多少钱，卖出去又赚了多少。比如开服装店，进衣服花了多少，卖出去收了多少，一对比就能知道利润咋样。要是不算清楚，可能忙活半天还不知道自己是赚是赔呢。

分析销售趋势：从记录里可以看出哪些商品好卖，哪些不好卖。比如卖文具的，通过台账能发现每年开学季哪种本子卖得最多，以后进货就可以多进点这种本子。

应对税务检查：正规的台账记录是符合税务要求的，万一税务部门来检查，有清晰的记录就能轻松应对，避免不必要的麻烦。像一些小工厂，如果台账记录不清，税务查起来就可能会有问题。

建米软件在这方面就很厉害，它能自动帮你记录和分析这些数据，让你更轻松地掌握库存和销售情况。

二、进销存台账记录难不难啊？

朋友说记录进销存台账可麻烦了，我就想知道真的有那么难吗？其实啊，说难也不难。

数据收集：得把进货、销售和库存的数据收集好。进货的时候要记清楚进了啥货、进了多少、花了多少钱；销售的时候要记好卖了啥货、卖了多少、卖了多少钱。这就需要和各个环节的工作人员沟通好，保证数据准确。

记录方式：可以用传统的纸质账本记录，也可以用电子表格或者专门的软件。纸质账本比较直观，但是容易出错，修改也不方便；电子表格相对方便一些，还能自动计算；而专门的软件功能更强大，能自动生成各种报表。

定期核对：要定期把记录的数据和实际库存核对一下，看看是不是一致。如果不一致，就要找出原因，是记录错了，还是货物有丢失、损坏等情况。

人员培训：如果是多人一起记录，要对相关人员进行培训，让大家都按照统一的标准和方法来记录，避免出现混乱。

建米软件操作简单易懂，就算是没什么电脑基础的人也能很快上手，能大大降低记录的难度。

三、进销存台账记录需要注意啥啊？

我想知道在记录进销存台账的时候有哪些地方是需要特别注意的呢。其实啊，有很多细节要留意。

及时性：要及时记录进货、销售和库存的变化。比如今天进了一批货，就得马上记到台账里，要是拖个几天再记，可能就忘了，数据就不准确了。

准确性：记录的数据一定要准确，数量、金额都不能出错。像卖水果的，进了 50 斤苹果，就不能记成 60 斤，不然库存就会算错。

完整性：要把相关的信息都记录完整，比如进货的日期、供应商、商品规格等。这些信息能帮助你更好地管理库存和分析销售情况。

规范性：记录的格式和方法要规范统一。比如日期的写法、金额的单位等，都要按照一定的标准来，这样才能方便查看和分析。

安全性：要保证台账记录的安全，防止数据丢失或者被篡改。可以定期备份数据，也可以设置访问权限。

建米软件在数据安全方面做得很好，能让你的记录更加安全可靠。

四、有没有简单的进销存台账记录方法啊？

朋友推荐了一些方法，我就想知道有没有更简单的呢。其实啊，还真有。

使用模板：可以在网上找一些现成的进销存台账模板，这些模板一般都设置好了格式和公式，你只需要把数据填进去就可以了，很方便。

利用手机软件：现在有很多手机上的进销存软件，操作简单，随时随地都能记录。比如你在外面谈生意，有了新的销售情况，马上就可以用手机记下来。

简化记录内容：只记录最关键的信息，比如商品名称、数量、金额等，一些不太重要的信息可以先不记，等有时间了再补充。

定期汇总：不用每天都详细记录，可以每周或者每月汇总一次。这样既能保证数据的准确性，又能节省时间。

建米软件就是一款简单易用的软件，它提供了简洁的操作界面和丰富的功能，能让你的进销存台账记录变得轻松简单。