进销存出库单如何制作

一、什么是进销存出库单

在日常的商业活动中，进销存出库单可是个非常重要的东西。简单来说，它就是记录商品从仓库发出这一过程的单据。想象一下，你开了一家小超市，每天都有顾客来买东西，当顾客买走商品后，你就得有个记录，这个记录就可以通过出库单来完成。

出库单的作用

它是企业内部管理的重要依据。通过出库单，仓库管理人员可以清楚地知道哪些商品被领走了，领走了多少，方便进行库存的管理和盘点。比如说，月底的时候，仓库管理员可以根据出库单统计出这个月一共发出了多少瓶饮料、多少袋零食，从而和库存系统的数据进行核对。出库单也是财务核算的重要凭证。财务人员可以根据出库单来核算成本，计算利润。比如，每瓶饮料的进价是 2 元，这个月一共出库了 100 瓶，那么饮料的成本就是 200 元。

二、制作出库单前的准备工作

确定出库单的格式

出库单的格式有很多种，但一般都包含一些基本的信息。你可以根据自己的需求来设计格式，也可以在网上找一些模板进行修改。常见的格式包括表头、表格主体和表尾。表头一般包含出库单的名称、编号、日期等信息；表格主体则是记录商品的详细信息，比如商品名称、规格、数量、单价、金额等；表尾通常有仓库管理员、领料人等的签字栏。

收集相关信息

在制作出库单之前，你需要收集一些必要的信息。这包括商品的信息，如商品的名称、规格、型号等，这些信息可以从商品的标签或者库存系统中获取。还有领料人的信息，比如姓名、部门等。要明确出库的原因，是销售出库、生产领用还是其他原因。举个例子，如果你是一家服装厂，生产车间领用布料用于制作衣服，那么你就要记录清楚是哪个车间领用的，领用的布料的具体规格和数量。

检查库存

在制作出库单之前，一定要检查库存是否充足。如果库存不足，而你却开出了出库单，那就会导致实际发货和单据不符的情况。比如，你库存里只有 50 件 T 恤，但是出库单上却写了要发出 60 件，这就会造成混乱。在制作出库单前，最好和仓库管理人员确认一下库存数量。

三、制作出库单的具体步骤

填写表头信息

表头信息是出库单的基本标识。填写出库单的名称，一般就是“出库单”三个字。然后填写编号，编号可以按照一定的规则来设置，比如按照日期和顺序编号，像 20240501001，表示 2024 年 5 月 1 日的第一张出库单。接着填写日期，就是实际出库的日期。还可以填写仓库的名称，表明是从哪个仓库发出的商品。

填写表格主体信息

这是出库单的核心部分。第一列填写商品的名称，要写准确，不能有歧义。比如，不能只写“鞋子”，要写清楚是“男士运动鞋”还是“女士高跟鞋”。第二列填写规格和型号，这可以帮助更准确地识别商品。第三列填写数量，就是实际出库的商品数量。第四列填写单价，这里的单价一般是成本价。最后一列填写金额，金额等于数量乘以单价。在填写的时候，要注意数字的准确性，避免出现错误。

填写备注信息

备注栏可以填写一些特殊的说明。比如，如果商品有质量问题或者是赠品，都可以在备注栏里注明。举个例子，如果你发出的商品中有一部分是作为促销活动的赠品，那么就在备注栏里写上“赠品”字样。

签字确认

出库单填写完成后，需要相关人员签字确认。一般需要仓库管理员签字，表明商品是从他管理的仓库发出的。领料人也要签字，证明他领取了这些商品。如果有必要，还可以让部门负责人签字审核。签字确认可以明确责任，避免出现纠纷。

四、制作出库单的注意事项

信息准确性

出库单上的信息一定要准确无误。如果商品名称写错了，可能会导致发货错误；数量写错了，会影响库存的准确性；金额算错了，会影响财务核算。在填写完出库单后，最好仔细核对一遍，确保信息准确。

保存和存档

出库单是重要的财务和管理凭证，一定要妥善保存。可以将纸质的出库单按照编号顺序装订成册，存放在专门的文件柜里。也可以将出库单进行电子存档，方便日后查询和统计。比如，你可以使用 Excel 表格将出库单的信息录入进去，建立一个电子档案。

避免涂改

如果出库单上有涂改的痕迹，会影响单据的有效性和可信度。如果确实需要修改，最好重新开具一张出库单。如果情况特殊，必须在原单据上修改，那么要在修改的地方加盖修改人的印章或者签字确认。

五、借助软件制作出库单

在实际操作中，手工制作出库单可能会比较繁琐，而且容易出错。这时候，你可以试试使用一些专业的软件来制作出库单，比如建米软件。建米软件可以根据你输入的商品信息和出库信息，自动生成规范的出库单，大大提高了制作效率。而且，它还能和库存系统进行实时对接，当你开出出库单后，库存数量会自动更新，避免了人工操作可能出现的错误。

以上就是关于进销存出库单如何制作的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地制作出库单，提高工作效率。

常见用户关注的问题：

一、进销存出库单有什么作用？

我听说很多做小生意的朋友都不太清楚进销存出库单到底有啥用，我就想知道这小小的一张单子能起到多大的作用呢。其实啊，进销存出库单作用可不小。

记录货物流动：它能清楚地记下从仓库出去的货物情况，比如什么东西、多少数量、啥时候出去的。就像你开个小卖部，卖出去一瓶饮料，出库单上就会有记录，这样你能随时知道库存还剩多少。

财务核算依据：对于财务来说，出库单是核算成本和收入的重要凭证。卖出去的东西成本是多少，卖了多少钱，都能从出库单里找到依据，方便算清楚到底赚了还是赔了。

责任追溯：如果货物在出库过程中出了问题，比如数量不对、质量有问题，出库单能帮助找到是谁的责任。是仓库发货的人没点清楚，还是运输的人弄出问题了，都能通过出库单来追查。

库存管理：通过出库单能实时掌握库存的动态，合理安排进货。要是出库单显示某种商品卖得特别快，库存快没了，就可以赶紧进货，避免缺货影响生意。建米软件在记录和管理出库单方面就很有一套，能让这些作用更好地发挥出来。

客户沟通：给客户的出库单可以作为交易的证明，让客户清楚自己买了什么东西，数量和价格是多少，避免以后出现纠纷。

二、制作进销存出库单需要哪些信息？

朋友说他在制作进销存出库单的时候，老是搞不清楚要填哪些信息，我就想帮他弄明白。其实制作出库单需要不少关键信息呢。

基本信息：包括出库单的编号，就像每个人都有身份证号一样，出库单也得有个独一无二的编号，方便以后查找和管理。还有出库的日期，记录是什么时候出的货。

货物信息：要详细写明货物的名称、规格、型号、数量等。比如你卖手机，得写清楚是哪个品牌、什么型号的手机，卖了几部。

客户信息：要写上客户的名称、联系方式等。这样能知道货是发给谁的，以后有啥问题也能及时联系到客户。

价格信息：货物的单价和总价都得标清楚。单价就是一个东西卖多少钱，总价就是这批货一共卖了多少钱。建米软件可以很方便地帮你计算和记录这些价格信息。

经手人信息：记录负责出库的人是谁，比如仓库管理员、销售人员等。这样出了问题能找到相关责任人。

备注信息：如果有一些特殊要求或者说明，比如货物的包装要求、交货方式等，可以写在备注里。

三、手工制作和软件制作进销存出库单哪个好？

我朋友在纠结是用手工还是软件来制作进销存出库单，我就想知道这两种方式到底哪个更好呢。其实它们各有优缺点。

手工制作：

成本低：只需要纸和笔，基本没什么额外的成本。对于一些小的个体商户，刚开始生意规模不大的时候，手工制作是个省钱的办法。

简单直接：不需要学习复杂的软件操作，一看就会。年纪大一点的人可能更习惯这种方式。

灵活性高：可以随时根据自己的需求进行修改和调整，比如临时加个备注啥的。

缺点也明显：容易出错，手写可能会写错数字或者文字。而且查找和统计信息很麻烦，要是想知道某个月一共出了多少货，得一张一张去翻。

软件制作：

准确性高：软件会自动计算和校验，大大减少了出错的概率。就像建米软件，能准确地算出货物的总价等信息。

效率高：能快速生成出库单，还可以批量处理。查找和统计信息也很方便，只要输入关键词，就能马上找到相关的出库单。

数据安全：软件可以对数据进行备份和加密，不用担心数据丢失或者被泄露。

功能强大：除了制作出库单，还能进行库存管理、财务分析等。

四、进销存出库单制作有哪些注意事项？

假如你要制作进销存出库单，那可得注意一些事情，我就想给大家提个醒。这些注意事项能让出库单更规范、准确。

信息准确：上面提到的各种信息都要保证准确无误。货物的名称、数量、价格等一旦写错，可能会导致财务核算错误，还会影响和客户的交易。

签字盖章：出库单需要相关人员签字确认，比如仓库管理员、销售人员等。有些情况还需要加盖公司的公章，这样才能保证出库单的有效性。

保存期限：要按照相关规定保存一定的期限。一般来说，出库单要保存几年，方便以后查询和审计。

格式规范：出库单的格式要统一规范，这样看起来清晰明了，也方便管理。建米软件可以提供规范的出库单模板，让制作更轻松。

备份数据：如果是用软件制作，要定期备份数据，防止数据丢失。要是遇到电脑故障或者其他意外情况，备份的数据能保证信息不丢失。

审核流程：建立完善的审核流程，出库单制作好后要经过审核，确保信息准确、合规。