财务进销存账如何记

一、什么是财务进销存账

简单来说，财务进销存账就是记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。它就像是企业经营的一本“流水账”，详细地记载了每一笔货物的进出。比如说一家小超市，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，这些信息都要在进销存账里体现出来。通过这本账，老板可以清楚地知道自己的生意做得怎么样，哪些商品好卖，哪些商品积压了。

记录进销存账的重要性

记录进销存账能帮助企业管理者掌握库存数量，合理安排采购和销售计划。还是拿小超市举例，如果老板不记进销存账，他可能就不知道什么时候该进新货，可能会出现畅销商品断货的情况，从而损失了生意。准确的进销存账也有助于企业进行成本核算和利润分析，清楚地知道每一笔生意是赚了还是赔了。

二、准备工作

选择合适的账本或软件

如果企业规模较小，业务量不多，可以选择传统的纸质账本。纸质账本成本低，操作简单，只要有笔和账本就能记录。但如果企业业务量大，交易频繁，使用电子表格或者专业的财务软件会更合适。电子表格如 Excel，功能强大，可以进行数据的计算和统计。而专业的财务软件则更加智能化，能自动生成各种报表。比如建米软件，它可以帮助企业快速准确地记录进销存数据，自动生成库存报表、销售报表等，大大提高了工作效率。

确定记账周期

记账周期可以根据企业的实际情况来确定。一般来说，常见的记账周期有每日、每周、每月。对于业务量较大的企业，建议每日记账，这样能及时掌握库存和销售情况。而业务量较小的企业，可以选择每周或者每月记账。例如一家文具店，生意不是特别火爆，就可以选择每周记录一次进销存账，在周末的时候把这一周的进货、销售和库存情况整理清楚。

制定记账规则

在开始记账之前，要制定好统一的记账规则。比如商品的命名要规范，不能同一个商品有不同的叫法。像“可口可乐”，就不能一会儿叫“可乐”，一会儿叫“可口可乐饮料”。还有计量单位也要统一，是按瓶、按箱还是按件，都要明确规定。对于进货和销售的记录格式也要统一，比如要记录商品名称、数量、单价、金额、日期等信息。

三、进货的记账方法

记录进货信息

当企业购进商品时，要详细记录进货信息。包括供应商名称、商品名称、数量、单价、金额、进货日期等。例如一家服装店进了一批牛仔裤，供应商是 XX 服装厂，牛仔裤的数量是 50 条，单价是 80 元，金额就是 4000 元，进货日期是 2024 年 10 月 1 日。在账本上要把这些信息一项一项地填写清楚。

处理进货发票

进货发票是记账的重要依据。收到进货发票后，要仔细核对发票上的信息与实际进货信息是否一致。如果发票上的商品名称、数量、金额等与实际进货不符，要及时与供应商沟通解决。要妥善保管好进货发票，以备日后查询和税务检查。

更新库存数量

每进一批货，都要及时更新库存数量。在账本上找到对应的商品，把新购进的数量加上原来的库存数量，得到新的库存数量。比如原来库存有 20 条牛仔裤，又进了 50 条，那么新的库存数量就是 70 条。

四、销售的记账方法

记录销售信息

销售商品时，同样要详细记录销售信息。包括客户名称、商品名称、数量、单价、金额、销售日期等。假如一家书店卖出了 10 本《三国演义》，客户是李先生，单价是 30 元，金额就是 300 元，销售日期是 2024 年 10 月 5 日，要把这些信息准确地记录下来。

开具销售发票

根据客户的需求，开具销售发票。销售发票上的信息要与销售记录一致。如果客户需要增值税专用发票，要按照相关规定开具。开具完发票后，要在账本上注明发票号码，方便日后查询。

更新库存数量

每销售一批商品，要及时减少库存数量。在账本上找到对应的商品，用原来的库存数量减去销售数量，得到新的库存数量。比如原来库存有 20 本《三国演义》，卖出了 10 本，那么新的库存数量就是 10 本。

五、库存的管理与记账

定期盘点库存

定期对库存进行盘点是很重要的。可以每月或者每季度进行一次全面盘点。盘点时，要实际清点库存商品的数量，并与账本上的记录进行核对。如果发现实际库存与账本记录不符，要及时查找原因。可能是进货或者销售记录有误，也可能是商品出现了损坏、丢失等情况。比如一家水果店在盘点时发现苹果的实际数量比账本记录少了 10 斤，经过查找，发现是有一部分苹果烂掉了，要把这部分损失记录下来。

处理库存差异

当出现库存差异时，要根据不同的情况进行处理。如果是记录错误，要及时更正账本上的记录。如果是商品损坏、丢失等原因造成的差异，要按照企业的规定进行处理。比如可以把损坏的商品作为损耗处理，从库存中减去相应的数量。

分析库存数据

通过对库存数据的分析，可以了解商品的销售情况和库存状况。比如哪些商品库存积压，哪些商品供不应求。对于库存积压的商品，可以采取促销活动，尽快减少库存。而对于供不应求的商品，要及时补货。像一家玩具店，通过分析库存数据发现某款玩具库存很多，而销量一直上不去，就可以搞一个打折促销活动，吸引顾客购买。

六、常见问题及解决方法

记账错误的处理

在记账过程中，难免会出现错误。如果发现记账错误，要及时更正。如果是当天发现的错误，可以直接在账本上修改。如果是已经结账的月份发现错误，要采用正确的更正方法。比如可以用红字冲销法，先把错误的记录用红字冲掉，再用蓝字记录正确的信息。

数据丢失的防范

为了防止数据丢失，要定期备份数据。如果是使用电子表格记账，要把文件保存到不同的存储设备上，比如 U 盘、移动硬盘等。如果是使用财务软件，软件一般都有自动备份功能，要设置好备份时间和存储位置。要注意电脑的安全，安装杀毒软件，防止病毒破坏数据。

税务问题的处理

在进销存账的记录中，要注意税务问题。进货和销售的发票要符合税务规定，不能虚开发票。要按照规定计算和缴纳税款。比如增值税，要根据销售金额和税率计算应纳税额。如果对税务问题不太清楚，可以咨询专业的税务顾问。

以上就是关于财务进销存账如何记的一些方法和注意事项，希望能帮助大家把进销存账记得准确、清晰。在实际操作中，如果觉得手工记账比较麻烦，也可以试试建米软件，它能让记账变得更轻松、高效。

常见用户关注的问题：

一、财务进销存账记录有啥作用？

我听说好多做生意的朋友都很重视财务进销存账的记录，我就想知道这到底有啥用呢。其实财务进销存账记录作用可大啦。

了解库存情况：通过记录，能清楚知道仓库里还剩多少货。比如一家水果店，记录进销存账就能知道苹果、香蕉等水果各自的库存数量，避免出现缺货或者积压的情况。

掌握销售动态：能看到哪些商品卖得好，哪些卖得不好。像服装店，通过记录能发现哪种款式的衣服销量高，哪种不受欢迎，这样进货的时候就有方向了。

核算成本和利润：知道进了多少货花了多少钱，卖出去多少货收了多少钱，就能算出赚了多少。比如开超市，记录好进销存账，就能算出每一种商品的利润，进而知道整个超市的盈利情况。

为决策提供依据：根据记录的数据，可以决定是否要扩大进货量，或者调整价格。比如一家文具店，发现某款笔销量持续上升，就可以考虑多进一些货。建米软件在记录财务进销存账方面就很实用，能帮助企业更好地发挥这些作用。

二、财务进销存账记录容易出错吗？

朋友说记录财务进销存账有时候会出错，我就很好奇，这到底容不容易出错呢。其实在记录过程中，是存在一些容易出错的情况的。

人为疏忽：工作人员在录入数据的时候，可能会看错数字，或者输错小数点。比如把 100 写成 10，就会导致数据偏差很大。

业务复杂：如果企业的业务比较复杂，涉及多种商品、多个供应商和客户，记录起来就容易混乱。比如一家大型的贸易公司，每天进出的货物种类繁多，就很容易出错。

系统故障：如果使用的软件系统出现故障，可能会导致数据丢失或者错误。比如在录入数据的时候突然死机，数据就可能没保存好。

流程不规范：没有一套规范的记录流程，也容易出错。比如没有规定好什么时候记录，谁来记录等。建米软件有严谨的流程设计和数据校验功能，能有效减少这些错误的发生。

三、手工记录财务进销存账和软件记录哪个好？

我想知道现在很多企业是选择手工记录财务进销存账，还是用软件记录呢，它们到底哪个更好。其实这两种方式各有优缺点。

手工记录：

成本低：只需要纸和笔，基本不需要额外的费用。对于一些小的个体商户来说，成本是比较重要的考虑因素。

灵活性高：可以根据自己的习惯随意记录。比如可以在本子上随意添加备注。

数据安全性高：不用担心数据被黑客攻击或者软件故障导致数据丢失。

效率低：记录和查询都比较麻烦，需要花费大量的时间和精力。

软件记录：

效率高：可以快速地录入、查询和统计数据。比如建米软件，能瞬间生成各种报表。

准确性高：减少了人为错误的发生。

功能强大：可以进行数据分析、预警等。比如能分析出哪些商品的库存快不足了。

成本高：需要购买软件，可能还需要支付维护费用。

四、财务进销存账记录对税务申报有影响吗？

朋友推荐说一定要重视财务进销存账记录，因为可能对税务申报有影响，我就想知道到底有啥影响。其实影响还是比较大的。

成本核算准确：准确的进销存账记录能正确核算成本，从而影响企业所得税的申报。比如企业准确记录了进货成本，就能在计算利润的时候准确扣除，避免多交企业所得税。

销售数据真实：能反映企业的真实销售情况，这对增值税等税种的申报很重要。如果销售数据记录不准确，可能会导致少交或者多交增值税。

库存盘点相符：税务机关可能会检查企业的库存情况，如果进销存账记录和实际库存不符，可能会引起税务风险。

合规申报依据：完整准确的进销存账记录是企业合规申报税务的重要依据。比如在申报消费税的时候，需要根据销售的应税消费品数量和金额来计算，准确的记录能保证申报的准确性。建米软件能帮助企业准确记录财务进销存账，从而更好地进行税务申报。