如何准确建立进销存体系

一、了解进销存体系

在开始建立进销存体系之前，咱们得先搞清楚啥是进销存体系。简单来说，进销存体系就是对企业的进货、销售和库存这三个环节进行管理和控制的一套系统。它就像是企业运营的“管家”，能帮助企业清楚地知道进了多少货、卖了多少货，还剩多少货。

进货环节：这是企业采购商品的过程，包括选择供应商、谈价格、下订单、收货验收等步骤。比如说一家超市，要定期从不同的供应商那里采购各种商品，像饮料、零食、日用品等等。在这个过程中，得确保采购的商品质量合格、价格合理，数量也能满足销售需求。

销售环节：就是把企业的商品卖出去的过程，涉及到客户下单、发货、收款等操作。还是以超市为例，顾客来超市挑选商品，然后在收银台结账，这就是一个简单的销售过程。企业要记录好每一笔销售订单，包括销售的商品名称、数量、价格、客户信息等。

库存环节：库存管理是进销存体系的核心部分，它要保证企业有足够的商品来满足销售需求，同时又不能积压太多库存，以免占用资金和仓储空间。超市需要定期盘点库存，看看哪些商品快卖完了需要补货，哪些商品库存太多需要促销处理。

二、明确企业需求

不同的企业，对进销存体系的需求是不一样的。所以在建立体系之前，得先明确自己企业的具体需求。

企业规模：如果是一家小店铺，像街边的文具店，它的商品种类可能不多，销售规模也比较小，那么对进销存体系的功能要求就相对简单，可能只需要记录进货、销售和库存数量就可以了。但如果是一家大型的连锁超市，商品种类繁多，每天的销售量巨大，还涉及到多个门店之间的库存调配，那就需要一个功能更强大、更复杂的进销存体系。

行业特点：不同行业的进销存管理有不同的特点。比如服装行业，商品有不同的款式、颜色、尺码，库存管理就比较复杂，需要对每个款式、颜色、尺码的商品进行单独记录。而食品行业，商品有保质期的限制，在库存管理时就需要特别关注商品的保质期，及时处理临期商品。

业务流程：每个企业都有自己独特的业务流程，进销存体系要能够适应这些流程。有些企业可能采用先发货后收款的方式，那么在进销存体系中就需要有相应的应收账款管理功能。有些企业可能有促销活动，像满减、打折等，体系就要能处理这些特殊的销售情况。

三、选择合适的工具

现在市面上有很多进销存管理工具，有简单的 Excel 表格，也有专业的进销存软件。选择合适的工具非常重要，它能让你的进销存管理工作事半功倍。

Excel 表格：对于一些小型企业或者刚开始创业的公司来说，Excel 表格是一个不错的选择。它操作简单，成本低，几乎人人都会用。你可以用 Excel 表格记录进货、销售和库存数据，通过公式计算库存数量、销售额等信息。但是 Excel 表格也有局限性，它的功能相对简单，数据处理能力有限，不适合处理大量的数据和复杂的业务流程。

专业进销存软件：如果企业规模较大，业务流程复杂，就需要选择专业的进销存软件。专业软件功能强大，能实现进货、销售、库存的自动化管理，还能生成各种报表，为企业决策提供数据支持。专业软件的价格相对较高，操作也可能比较复杂，需要一定的学习成本。

这里给大家推荐一款亲测实用的工具——建米软件。它可以根据不同企业的需求进行定制，功能贴合行业特点，操作也比较简单。对于那些担心软件功能不贴合行业需求的企业来说，建米软件是个不错的选择。

四、数据初始化

选好工具后，接下来就要进行数据初始化了。数据初始化就是把企业现有的进货、销售和库存数据录入到进销存体系中，让体系能够准确地反映企业的实际情况。

商品信息录入：把企业所有的商品信息录入到体系中，包括商品名称、规格、型号、进价、售价等。在录入商品信息时，要确保信息的准确性和完整性，这样才能保证后续的进销存管理工作顺利进行。比如说一家水果店，要把各种水果的名称、产地、规格、进价、售价等信息都录入到体系中。

供应商信息录入：记录企业的供应商信息，包括供应商名称、联系方式、地址等。建立供应商档案可以方便企业与供应商进行沟通和合作，也有助于企业对供应商进行评估和管理。

客户信息录入：把企业的客户信息录入到体系中，包括客户名称、联系方式、地址、信用额度等。客户信息的管理可以帮助企业更好地了解客户需求，提高客户满意度。

初始库存录入：盘点企业现有的库存数量，把库存数据录入到体系中。初始库存数据的准确性非常重要，它是后续库存管理的基础。如果初始库存数据不准确，就会导致库存管理出现偏差，影响企业的正常运营。

五、制定管理制度

建立了进销存体系，还需要制定相应的管理制度，让体系能够正常运行。

采购管理制度：明确采购流程和采购标准，规定采购人员的职责和权限。比如说，采购人员要根据库存情况和销售预测进行采购，要选择合适的供应商，要签订采购合同等。通过采购管理制度，可以规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率。

销售管理制度：制定销售流程和销售政策，规范销售人员的行为。比如，销售人员要按照规定的价格销售商品，要及时记录销售订单，要做好客户服务等。销售管理制度可以提高销售效率，增加销售收入，同时也能提升客户满意度。

库存管理制度：建立库存盘点制度、库存预警制度等。定期对库存进行盘点，确保库存数量的准确性。设置库存预警线，当库存数量低于预警线时，及时进行补货。库存管理制度可以避免库存积压和缺货现象的发生，提高库存周转率。

数据管理制度：规定数据录入、修改、删除的权限和流程，确保数据的安全性和准确性。数据是进销存体系的核心，只有保证数据的质量，才能让体系发挥出应有的作用。

六、人员培训

有了好的工具和制度，还需要有专业的人员来操作和执行。对相关人员进行培训是非常必要的。

工具使用培训：让员工熟悉所选的进销存工具的操作方法，包括如何录入数据、如何查询报表、如何进行库存盘点等。通过培训，员工能够熟练使用工具，提高工作效率。

制度培训：向员工宣传和解释企业的进销存管理制度，让员工了解自己的职责和义务。比如说，让采购人员了解采购管理制度，让销售人员了解销售管理制度等。只有员工都遵守制度，才能保证进销存体系的正常运行。

数据分析培训：教员工如何分析进销存数据，从数据中发现问题和机会。例如，通过分析销售数据，了解哪些商品畅销，哪些商品滞销，以便及时调整采购和销售策略。数据分析能力的提升可以帮助企业做出更科学的决策。

七、持续优化

建立进销存体系不是一蹴而就的事情，它需要不断地优化和完善。

数据监控：定期对进销存数据进行监控和分析，看看体系的运行情况是否正常。比如说，观察库存周转率是否提高，销售增长率是否符合预期等。如果发现数据异常，要及时找出原因，采取相应的措施进行调整。

用户反馈：收集员工和客户的反馈意见，了解他们在使用过程中遇到的问题和需求。员工是体系的直接使用者，他们对体系的操作体验有最直接的感受。客户的反馈则可以帮助企业了解市场需求的变化。根据用户反馈，对体系进行优化和改进。

行业变化：关注行业的发展动态和市场变化，及时调整进销存体系的功能和策略。比如，随着电商的发展，很多企业开始拓展线上销售渠道，那么进销存体系就要能够支持线上线下的库存管理和销售管理。

以上就是准确建立进销存体系的一些方法和步骤，希望能对大家有所帮助。在实际操作过程中，要根据企业的实际情况灵活运用这些方法，不断和实践，才能建立一个适合自己企业的高效、准确的进销存体系。

常见用户关注的问题：

一、建立进销存体系需要考虑哪些关键因素？

我听说很多人在建立进销存体系的时候都一头雾水，不知道从哪儿下手，我就想知道建立进销存体系到底要考虑哪些关键因素呢。下面我来给大家唠唠。

业务流程适配性：要确保体系能和自己的业务流程契合。比如批发行业，可能经常有大批量的进货和发货，体系就要能快速处理这些大量的数据；而零售行业，可能单个销售比较多，体系就要注重销售数据的细致记录。

数据准确性：这可是重中之重。库存数据得准确，不然进多了货积压，进少了货又断货。进货和销售的数据也得精准，这样才能做好成本核算和利润分析。

系统扩展性：企业是会发展的，体系也要能跟着一起成长。比如以后业务拓展了，增加了新的产品线或者销售渠道，体系得能轻松应对这些变化。

员工操作便利性：体系再先进，如果员工操作起来很麻烦，那也白搭。要让员工能轻松上手，这样才能提高工作效率。建米软件在这方面就做得不错，界面简洁易懂，员工很容易就能掌握操作方法。

成本因素：建立和维护体系是有成本的，包括软件购买费用、培训费用、后期维护费用等。要在满足需求的前提下，尽量控制成本。

二、如何选择适合自己企业的进销存软件？

朋友说现在市场上的进销存软件太多了，挑花眼都不知道选哪个好，我就想知道该怎么选适合自己企业的软件呢。

功能需求匹配度：不同企业的需求不一样。如果是生产型企业，可能需要软件有生产管理模块；如果是贸易型企业，更注重采购、销售和库存管理功能。要根据自己企业的实际需求来选软件。

软件稳定性：这关系到数据的安全和业务的正常开展。不稳定的软件可能会经常出现故障，导致数据丢失或者业务中断。建米软件经过了长时间的市场检验，稳定性有保障。

售后服务质量：软件使用过程中难免会遇到问题，好的售后服务能及时帮你解决问题。要选择有专业售后团队，能提供及时响应和有效解决方案的软件供应商。

价格合理性：价格不能太高，也不能只图便宜。要综合考虑软件的功能和服务，选择性价比高的软件。

用户口碑：可以问问同行或者在网上看看其他用户对软件的评价。口碑好的软件，一般在功能、稳定性和服务等方面都不会太差。

三、进销存体系建立后如何进行有效的维护和优化？

我想知道进销存体系建立好了也不能就不管了，到底该怎么进行有效的维护和优化呢。

数据定期清理：时间长了，系统里会有很多无用的数据，比如过期的订单、删除的商品记录等。定期清理这些数据，能让系统运行更流畅，也能减少数据存储成本。

流程优化：随着业务的发展，原有的业务流程可能不再适用。要定期对进销存流程进行评估和优化，提高工作效率。比如简化审批流程，减少不必要的环节。

软件升级：软件供应商会不断对软件进行升级，修复漏洞、增加新功能。及时进行软件升级，能让体系保持最佳状态。建米软件就会定期推送升级包，让用户能使用到最新的功能。

员工培训：员工是体系的使用者，他们的操作水平直接影响体系的运行效果。定期组织员工培训，让他们掌握新的操作技巧和业务知识。

数据分析与改进：通过对进销存数据的分析，能发现体系存在的问题和潜在的机会。比如分析销售数据，找出畅销和滞销商品，调整采购和库存策略。

四、进销存体系对企业管理有哪些重要作用？

朋友推荐说企业建立进销存体系好处多多，我就想知道它到底对企业管理有哪些重要作用呢。

提高库存管理效率：能实时掌握库存数量、位置和状态，避免库存积压和断货。比如通过系统可以设置库存预警，当库存低于一定数量时自动提醒采购。

优化采购决策：根据销售数据和库存情况，合理安排采购计划。可以分析商品的销售趋势，预测未来的需求，从而确定合适的采购量和采购时间。

提升销售管理水平：记录客户信息和销售数据，方便进行客户关系管理和销售分析。可以了解客户的购买习惯和偏好，提供个性化的服务，提高客户满意度。

加强成本控制：准确核算进货成本、销售成本和库存成本，找出成本控制的关键点。比如通过分析采购价格和运输成本，降低采购成本。建米软件能帮助企业更好地进行成本核算和控制。

提供决策支持：通过对进销存数据的综合分析，为企业管理层提供决策依据。比如分析不同地区、不同时间段的销售数据，制定合理的营销策略。