如何使用进销存账本

一、认识进销存账本

在日常生活和生意经营里，进销存账本是个很实用的工具。简单来说，它就像是一个生意的“大管家”，专门记录商品的进货、销售和库存情况。比如说，你开了一家小超市，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少、还剩下多少，这些信息都能在进销存账本里清晰体现。

账本的类型

市面上的进销存账本类型多样。有传统的纸质账本，就像我们小时候用的那种笔记本，一页页记录着各种数据。它的好处是直观，拿起来就能写，随时可以翻看。不过呢，它也有缺点，比如容易丢失、损坏，统计数据的时候还得手动计算，比较麻烦。还有电子账本，通过电脑软件或者手机应用来记录数据。电子账本可以自动计算，还能生成各种报表，方便又快捷。但它也依赖于设备和网络，如果设备出问题或者网络不好，可能就会影响使用。

账本的基本结构

一般的进销存账本会有几大板块。是进货记录，这里会详细记录每次进货的日期、商品名称、数量、单价、供应商等信息。就好比你进了一批苹果，要把什么时候进的、进了多少斤、每斤多少钱、从哪个果农那里进的都记清楚。是销售记录，记录销售的日期、商品名称、数量、单价、客户等信息。比如你把苹果卖给了哪个水果店，卖了多少斤，多少钱一斤，都要写明白。最后是库存记录，实时反映商品的库存数量、成本等情况。通过库存记录，你能清楚知道仓库里还剩多少苹果，这些苹果的成本是多少。

二、准备工作

在使用进销存账本之前，有一些准备工作是必不可少的。就像盖房子要先打好地基一样，做好准备工作能让你后面的记录更加顺利。

确定账本格式

如果你选择纸质账本，要根据自己的需求来设计格式。可以去文具店买现成的账本，也可以自己用笔记本制作。在设计格式的时候，要考虑到记录的方便性和数据的完整性。比如，可以把进货记录、销售记录和库存记录分别列在不同的页面，每个页面再按照日期、商品名称等项目进行细分。要是用电子账本，那就更简单了。很多电子账本软件都有预设的格式，你只需要根据自己的生意类型进行一些调整就可以了。

收集基础信息

收集商品信息是很重要的一步。你要把店里所有商品的名称、规格、型号、单位等信息整理出来。比如，你卖的衣服，要记录是男装还是女装，什么款式、尺码、颜色，单位是件。还要收集供应商和客户的信息，包括供应商的名称、联系方式、地址，客户的姓名、电话、地址等。这些信息在记录进货和销售的时候都会用到。

设置初始库存

在开始使用账本之前，要对现有的库存进行盘点。把仓库里的商品一件一件数清楚，记录下每种商品的数量和成本。这就是初始库存。比如，你盘点后发现仓库里有 100 瓶洗发水，每瓶成本是 20 元，那么在账本里就要记录洗发水的初始库存数量是 100 瓶，总成本是 2000 元。这样，后面的进货和销售记录才能准确反映库存的变化。

三、进货记录

进货是生意的起点，准确记录进货信息能让你清楚知道商品的来源和成本。

记录进货信息

每次进货的时候，要详细记录进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等信息。比如，你在 5 月 1 日从供应商 A 那里进了 50 个篮球，每个篮球的单价是 80 元，那么在账本的进货记录里就要写清楚：日期是 5 月 1 日，商品名称是篮球，数量 50 个，单价 80 元，供应商是 A。记录得越详细，后面查账和核算成本的时候就越方便。

更新库存数量

进了货之后，要及时更新库存数量。还是以刚才的篮球为例，原来仓库里有 20 个篮球，进了 50 个之后，库存数量就变成了 70 个。在账本的库存记录里，要把篮球的库存数量从 20 个更新为 70 个。这样，你就能随时知道仓库里实际有多少商品。

保存进货凭证

进货凭证是很重要的依据，比如进货发票、送货单等。这些凭证要妥善保存好，和账本记录对应起来。如果后面出现了质量问题或者和供应商有纠纷，这些凭证就能派上用场。比如，你发现进的篮球有几个是坏的，就可以拿着进货凭证去找供应商退换。

四、销售记录

销售是生意的关键环节，做好销售记录能让你了解销售情况和客户需求。

记录销售信息

销售的时候，要记录销售日期、商品名称、数量、单价、客户等信息。比如，你在 5 月 5 日把 10 个篮球卖给了客户 B，每个篮球的售价是 100 元，那么在账本的销售记录里就要写清楚：日期是 5 月 5 日，商品名称是篮球，数量 10 个，单价 100 元，客户是 B。通过这些记录，你可以分析不同时间段的销售情况，看看哪些商品比较畅销。

更新库存数量

卖出去商品之后，库存数量会相应减少。还是以篮球为例，原来库存有 70 个，卖了 10 个之后，库存数量就变成了 60 个。在账本的库存记录里，要把篮球的库存数量从 70 个更新为 60 个。这样，你就能实时掌握库存动态，避免出现缺货或者积压的情况。

分析销售数据

定期对销售数据进行分析很有必要。你可以看看哪些商品卖得好，哪些商品卖得不好。比如，你发现篮球的销量一直很好，而足球的销量比较差，那么你就可以根据这个情况调整进货策略，多进一些篮球，少进一些足球。你还可以分析不同客户的购买习惯，针对不同客户进行精准营销。

五、库存管理

库存管理是使用进销存账本的重要部分，合理的库存管理能降低成本，提高效益。

定期盘点库存

定期对库存进行盘点是很有必要的。一般来说，可以一个月或者一个季度盘点一次。盘点的时候，要把仓库里的商品实际数量和账本上的记录进行核对。如果发现有差异，要及时查找原因。比如，可能是记录错误，也可能是商品丢失或者损坏了。举个例子，你盘点发现账本上记录有 60 个篮球，但是实际仓库里只有 58 个，这时候就要仔细查找少的那 2 个篮球去哪里了。

设置安全库存

为了避免缺货情况的发生，要设置安全库存。安全库存就是在正常情况下，仓库里应该保留的最低商品数量。比如，根据以往的销售数据，你发现每个月平均销售 30 个篮球，而从进货到到货需要 5 天时间，那么你可以把篮球的安全库存设置为 5 个。当库存数量接近或者低于安全库存的时候，就要及时进货。

处理滞销库存

生意中难免会出现一些滞销的商品。对于这些滞销库存，要及时处理。可以通过打折促销、捆绑销售等方式来清理库存。比如，你有一批足球卖得不好，你可以搞一个促销活动，买篮球送足球，或者把足球和其他热门商品捆绑在一起销售。这样既能减少库存积压，又能提高资金的周转率。

六、使用进销存账本的技巧和注意事项

掌握一些使用进销存账本的技巧和注意事项，能让你的记录更加准确和高效。

及时记录

无论是进货、销售还是库存变动，都要及时记录。如果不及时记录，时间长了就容易忘记或者记错。比如，你在进货的时候没有及时记录，过了几天可能就忘记了进了多少货、从哪个供应商那里进的。最好是在每笔业务发生之后，马上就把相关信息记录到账本里。

数据准确性

记录的数据一定要准确。在记录进货和销售数量、单价等信息的时候，要认真核对，避免出现错误。比如，把单价写错了，就会导致成本和利润计算不准确。如果发现记录有误，要及时更正。可以在错误的记录旁边注明正确的信息，并说明更正的原因。

备份数据

如果你使用的是电子账本，要定期备份数据。因为电子设备可能会出现故障，导致数据丢失。可以把数据备份到云端或者外部硬盘里。这样，即使设备出了问题，你也能找回数据。比如，你可以每个月把账本数据备份到百度网盘里。

其实，在使用进销存账本的过程中，如果你觉得手动记录和统计数据比较麻烦，也可以试试建米软件。它能自动记录进货、销售和库存信息，还能生成各种报表，让你的工作更加轻松高效。

以上就是关于如何使用进销存账本的一些介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理生意。

常见用户关注的问题：

一、进销存账本适合哪些行业使用？

我听说很多做生意的朋友都在找适合自己行业的账本工具，就想知道进销存账本到底适合哪些行业呢。其实啊，进销存账本适用的行业还挺多的。

1. 零售行业：像超市、便利店这些，每天都有大量的商品进出，需要准确记录进货数量、销售数量和库存数量。使用进销存账本可以清晰地知道每种商品的销售情况，及时补货，避免缺货或者积压库存。建米软件的进销存账本就可以很好地满足零售行业对商品管理的需求。

2. 批发行业：批发商要和很多供应商以及零售商打交道，涉及到大量的货物批发和运输。进销存账本能够帮助他们管理订单、跟踪货物的流向，还能统计不同客户的采购量，方便制定销售策略。

3. 制造业：制造业企业有复杂的生产流程，从原材料的采购到成品的销售，都需要精确的记录。通过进销存账本可以监控原材料的库存，合理安排生产计划，同时也能掌握成品的销售情况。

4. 电商行业：现在电商发展得特别快，订单量很大。电商商家需要快速处理订单、发货，还要处理退换货。进销存账本可以实时更新库存信息，让商家准确知道商品的库存状态，避免超卖现象的发生。

二、使用进销存账本能带来哪些好处？

朋友推荐我使用进销存账本，我就想知道它到底能给我带来哪些好处呢。其实好处还不少呢。

1. 提高工作效率：手工记录账本不仅麻烦，还容易出错。而使用进销存账本，很多操作都可以自动化完成，比如自动计算库存数量、生成报表等。这样可以节省大量的时间和精力，让工作人员把更多的时间放在业务拓展上。建米软件的进销存账本操作简单便捷，能大大提高工作效率。

2. 精准库存管理：可以实时掌握库存的准确数量，避免库存积压或者缺货的情况。当库存数量低于设定的预警值时，系统会自动提醒补货，保证业务的正常运转。

3. 数据分析更方便：进销存账本可以生成各种报表，如销售报表、采购报表等。通过对这些报表的分析，企业可以了解销售趋势、客户需求等，从而制定更合理的经营策略。

4. 加强财务管理：清晰记录每一笔交易的金额，方便财务人员进行账务处理和成本核算。也能对应收账款和应付账款进行有效的管理，避免出现财务漏洞。

三、如何选择适合自己的进销存账本软件？

假如你打算使用进销存账本软件，那肯定想选一个适合自己的。我就想知道该怎么选呢。

1. 功能需求：不同的企业对进销存账本软件的功能需求不一样。比如有的企业只需要简单的库存管理和销售记录功能，而有的企业可能还需要财务管理、生产管理等更复杂的功能。所以要先明确自己的需求，再选择软件。建米软件提供多种功能模块，可以根据企业的实际需求进行定制。

2. 易用性：软件操作要简单易懂，员工容易上手。如果软件操作过于复杂，员工需要花费大量的时间去学习，会影响工作效率。

3. 数据安全：企业的进销存数据包含了很多重要信息，如客户信息、销售数据等。所以软件要具备良好的数据安全保障措施，防止数据泄露和丢失。

4. 售后服务：在使用过程中难免会遇到问题，好的售后服务可以及时解决问题，保证软件的正常使用。选择有专业售后团队的软件供应商很重要。

四、进销存账本的数据如何备份？

我想知道进销存账本的数据可重要了，万一丢失了可就麻烦了，那该怎么备份呢。

1. 手动备份：可以定期将进销存账本的数据导出到本地硬盘或者 U 盘等存储设备中。这种方法比较简单，但需要手动操作，容易忘记。

2. 自动备份：很多进销存账本软件都提供自动备份功能，可以设置备份的时间间隔和存储位置。比如建米软件就支持自动备份，这样就不用担心忘记备份数据了。

3. 云端备份：将数据上传到云端服务器进行备份。云端备份的好处是数据存储安全，不用担心本地设备损坏导致数据丢失。而且可以随时随地访问备份数据。

4. 异地备份：除了本地和云端备份，还可以将数据备份到另一个物理位置的存储设备中。这样即使本地发生自然灾害等情况，数据也能得到保障。