xls如何建立进销存

一、什么是进销存以及用XLS建立的好处

在我们日常的生意经营中，不管是开个小超市、做个小电商，还是经营一家工厂，都离不开对商品的进货、销售和库存管理，这就是所谓的进销存。简单来说，进货就是把商品采购进来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。

使用XLS（也就是Excel）来建立进销存系统有很多好处：

Excel是大家都比较熟悉的办公软件，基本上电脑里都会有，不用再额外花钱去买专门的软件。操作相对简单，即使你没有太多的专业知识，也能快速上手。比如说，你是一个小文具店老板，每天进了多少支笔、卖出去多少本笔记本，都可以很方便地在Excel里记录下来。而且，Excel的表格形式很直观，数据一目了然，方便我们查看和分析。这也不是绝对的，比如对于一些大型企业，业务量非常大，数据非常复杂，Excel可能就有点力不从心了，但对于大多数中小企业和个体经营者来说，用Excel建立进销存系统是个不错的选择。

二、建立进销存表格前的准备工作

在动手建立进销存表格之前，我们需要做一些准备工作。

确定表格要记录的内容：这得根据你的业务情况来定。一般来说，进货表格要记录进货日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、金额等信息。销售表格要记录销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、金额等信息。库存表格要记录商品名称、期初库存数量、进货数量、销售数量、期末库存数量等信息。举个例子，如果你是开水果店的，进货的时候就要记录是哪天进的货、从哪个供应商那里进的、进了多少斤苹果、每斤多少钱等。

规划表格的结构：也就是确定表格的列和行怎么安排。比如，你可以把商品名称放在第一列，数量放在第二列，单价放在第三列，金额放在第四列等等。这样规划好了，后续输入数据的时候就会很有条理。

收集相关数据：把之前的进货、销售和库存数据收集起来，如果是刚开始做生意，那就从现在开始记录。比如你之前已经进了几批货，卖出去了一些商品，要把这些数据整理好，方便后续录入到表格里。

三、创建进货表格

现在我们来创建进货表格。

打开Excel软件，新建一个工作表：在工作表的第一行输入表头，比如“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“数量”“单价”“金额”等。然后，从第二行开始就可以输入具体的进货数据了。比如，今天是2024年10月1日，从张三那里进了100个杯子，每个杯子5元，那么就在“进货日期”这一列输入“2024/10/1”，“供应商名称”这一列输入“张三”，“商品名称”这一列输入“杯子”，“数量”这一列输入“100”，“单价”这一列输入“5”，“金额”这一列可以通过公式“=数量单价”自动计算出来，也就是输入“=C2D2”（假设“数量”在C列，“单价”在D列），然后按下回车键，就会自动算出金额是500元。

设置数据格式：比如“进货日期”这一列可以设置成日期格式，这样看起来更规范。选中“进货日期”这一列，右键点击，选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框里选择“日期”格式，然后选择你想要的日期显示样式，点击“确定”就可以了。

添加数据验证：为了保证输入的数据准确无误，可以对“数量”和“单价”这两列添加数据验证。选中“数量”这一列，点击“数据”选项卡，在“数据工具”组中点击“数据验证”，在“设置”选项卡中，“允许”选择“小数”，“数据”选择“大于”，“最小值”输入“0”，点击“确定”。这样，当你输入的数量小于等于0时，就会弹出提示框，提醒你输入的数据不符合要求。同样的方法对“单价”这一列进行数据验证。

四、创建销售表格

销售表格的创建和进货表格类似。

同样新建一个工作表，输入表头：“销售日期”“客户名称”“商品名称”“数量”“单价”“金额”等。然后输入具体的销售数据，“金额”这一列同样可以用公式计算。比如，今天把50个杯子卖给了李四，每个杯子8元，那么就在相应的列输入数据，“金额”列输入“=C2D2”（假设“数量”在C列，“单价”在D列），算出金额是400元。

设置数据格式和添加数据验证：和进货表格的方法一样，对“销售日期”设置日期格式，对“数量”和“单价”添加数据验证，保证数据的准确性。

关联进货表格数据：为了避免输入错误的商品名称，可以在销售表格的“商品名称”这一列设置数据验证，让它只能选择进货表格里已经有的商品名称。具体操作是，选中销售表格的“商品名称”这一列，点击“数据”选项卡，在“数据工具”组中点击“数据验证”，在“设置”选项卡中，“允许”选择“序列”，“来源”框中点击鼠标，然后选中进货表格的“商品名称”列，按下“F4”键锁定引用，点击“确定”。这样，在销售表格的“商品名称”这一列输入数据时，就会出现一个下拉箭头，只能选择进货表格里已经有的商品名称。

五、创建库存表格

库存表格是进销存系统中很重要的一部分，它能让我们清楚地知道每种商品还剩下多少。

新建一个工作表，输入表头：“商品名称”“期初库存数量”“进货数量”“销售数量”“期末库存数量”等。“期初库存数量”就是刚开始记录时每种商品的库存数量，如果是刚开始做生意，那就输入0。“进货数量”可以通过引用进货表格的数据得到，“销售数量”可以通过引用销售表格的数据得到。比如，在“进货数量”这一列输入公式“=SUMIF(进货表格!$C:$C,商品名称单元格,进货表格!$D:$D)”（假设进货表格的“商品名称”在C列，“数量”在D列），然后按下回车键，就会自动算出该商品的进货总数量。同样的方法计算“销售数量”。

计算期末库存数量：“期末库存数量”可以用公式“=期初库存数量+进货数量-销售数量”计算。在“期末库存数量”这一列输入公式“=B2+C2-D2”（假设“期初库存数量”在B列，“进货数量”在C列，“销售数量”在D列），按下回车键，就会自动算出期末库存数量。

设置库存预警：为了避免商品缺货，可以对“期末库存数量”这一列设置库存预警。选中“期末库存数量”这一列，点击“开始”选项卡，在“样式”组中点击“条件格式”，选择“突出显示单元格规则”，“小于”，在“为小于以下值的单元格设置格式”框中输入一个预警值，比如“10”，然后选择一种突出显示的格式，比如填充红色背景色，点击“确定”。这样，当某种商品的期末库存数量小于10时，该单元格就会变成红色，提醒你该商品库存不足，需要及时进货。

六、使用公式和函数进行数据统计和分析

Excel里有很多强大的公式和函数，可以帮助我们对进销存数据进行统计和分析。

SUM函数：可以用来计算进货总数量、销售总数量和总金额。比如，要计算所有商品的进货总数量，可以在一个空白单元格输入公式“=SUM(进货表格!$D:$D)”（假设进货表格的“数量”在D列），按下回车键，就会自动算出进货总数量。

VLOOKUP函数：可以用来查找和引用数据。比如，在库存表格里，要根据商品名称查找该商品的进货单价，可以在一个空白单元格输入公式“=VLOOKUP(商品名称单元格,进货表格!$C:$E,3,FALSE)”（假设进货表格的“商品名称”在C列，“单价”在E列），按下回车键，就会自动查找到该商品的进货单价。

数据透视表：可以对进销存数据进行更深入的分析。比如，你想知道每个供应商的进货总金额、每个客户的销售总金额等。选中进销存数据区域，点击“插入”选项卡，在“表格”组中点击“数据透视表”，在弹出的对话框中点击“确定”。然后在数据透视表字段列表中，把“供应商名称”拖到“行”区域，把“金额”拖到“值”区域，就会自动生成每个供应商的进货总金额的数据透视表。同样的方法可以生成每个客户的销售总金额的数据透视表。

七、建米软件的推荐

虽然用Excel建立进销存系统有很多优点，但也有一些局限性。比如，当数据量非常大的时候，Excel的处理速度会变慢，而且数据的安全性和共享性也比较差。这时候，可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件。建米软件可以实时更新数据，多人同时操作也不会出现卡顿的情况，而且数据的安全性有保障。它还可以实现数据的共享，不同部门的人员可以随时查看和使用相关数据，大大提高了工作效率。

以上就是用XLS建立进销存系统的详细步骤和方法，希望能帮助到你，让你的生意管理更加轻松。

常见用户关注的问题：

一、用 XLS 建立进销存难不难呀？

我听说好多人都想用 XLS 来建立进销存，可又担心太难搞不定。我就想知道，这事儿到底难不难呢？其实呀，用 XLS 建立进销存，说难也不难，说简单也不简单。下面我给大家详细说说。

操作门槛方面：Excel 大家平时都用，基本的操作很多人都会，像输入数据、做简单的公式计算啥的，从这个角度看，上手建立进销存不算太难。但要是涉及到复杂的函数运用和数据处理，那对于不太懂 Excel 的人来说，还是有点挑战的。

数据量大小影响：如果你的进销存数据量比较小，那用 XLS 建立和管理还挺方便的，能快速地记录和查看数据。可要是数据量特别大，比如每天有成百上千笔的进出货记录，那 XLS 处理起来可能就会有点慢，还容易出错。

功能需求差异：要是你只需要简单的记录商品的进出数量、日期这些基本信息，用 XLS 完全可以满足。但如果你还想要一些高级的功能，像自动生成报表、库存预警啥的，那 XLS 可能就有点力不从心了，得花不少时间去设置公式和条件。

后续维护难度：随着业务的发展，进销存系统可能需要不断地调整和完善。用 XLS 的话，后期维护可能会比较麻烦，比如修改公式、添加新的表格等，容易出错。而像建米软件这类专业的进销存管理软件，后期维护相对就轻松一些。

二、XLS 建立的进销存能满足日常业务需求不？

朋友说他想用 XLS 建立进销存，可又担心满足不了日常业务需求。我就想知道，XLS 建立的进销存到底行不行呢？下面来仔细分析分析。

基本记录功能：XLS 可以很方便地记录商品的进货、销售和库存信息，你可以按照日期、商品名称等进行分类记录，能满足最基本的业务数据记录需求。

数据统计分析：通过 Excel 的函数和图表功能，能对进销存数据进行一定的统计和分析，比如计算销售额、库存周转率等，帮助你了解业务的运营情况。

灵活性方面：你可以根据自己的业务特点，随意调整 XLS 表格的格式和内容，添加或删除一些字段，非常灵活。

局限性问题：XLS 建立的进销存也有一些局限性。它缺乏实时性，数据更新不及时的话，可能会导致库存信息不准确。而且在多人协作方面，容易出现数据冲突的问题。相比之下，建米软件在这些方面就有很大的优势，能实现实时数据更新和多人协同操作。

三、用 XLS 建立进销存安全不？

我想知道用 XLS 建立进销存安不安全呀？毕竟里面都是公司的重要业务数据。下面就来看看这方面的情况。

数据存储风险：XLS 文件一般是存储在本地电脑上，如果电脑出现故障，像硬盘损坏、系统崩溃啥的，数据就有可能丢失。而且如果没有及时备份，那损失可就大了。

访问权限问题：在 Excel 里，设置访问权限相对比较麻烦，而且权限控制不够精细。可能会出现不该看到数据的人也能访问的情况，存在数据泄露的风险。

病毒攻击威胁：如果电脑感染了病毒，XLS 文件很可能会被病毒破坏或篡改，导致数据不准确。

数据加密情况：Excel 虽然有一定的数据加密功能，但操作起来比较复杂，而且加密的安全性也不是特别高。而建米软件在数据安全方面做得比较好，有专业的加密技术和安全防护机制，能更好地保障数据的安全。

四、XLS 建立的进销存和专业软件比有啥优势不？

朋友推荐我用 XLS 建立进销存，可我又觉得专业软件可能更好。我就想知道，XLS 建立的进销存和专业软件比，到底有没有优势呢？下面来一探究竟。

成本方面：用 XLS 建立进销存基本不需要额外的费用，只要有安装了 Excel 的电脑就行。而专业的进销存软件，像建米软件，可能需要购买许可证或者支付一定的使用费用。

上手难度：Excel 大家都比较熟悉，基本操作很容易上手，不需要专门去学习复杂的软件操作。专业软件可能需要一定的时间去培训和适应。

个性化程度：XLS 可以根据自己的需求随意修改表格的格式和内容，个性化程度很高。专业软件虽然也有一定的自定义功能，但可能会受到软件本身框架的限制。

适用场景：如果你的业务规模比较小，进销存数据简单，用 XLS 建立的进销存完全能满足需求。但如果业务规模较大，需要更强大的功能和更高效的管理，那专业软件可能更合适。