excel进销存账本如何使用

一、什么是 Excel 进销存账本

在日常的生意经营中，不管是小商铺还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。Excel 进销存账本其实就是利用 Excel 软件制作的用于记录和管理商品进出和库存数量、成本等信息的账本。比如一家小超市，每天会有各种商品进货，也会有顾客来购买商品，通过 Excel 进销存账本就能清楚地知道每种商品进了多少、卖了多少，还剩下多少库存。

二、准备工作

确定账本内容：在开始使用 Excel 制作进销存账本之前，得先想清楚要记录哪些信息。一般来说，进货部分要记录进货日期、供应商、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额等；销售部分要记录销售日期、客户、商品名称、销售数量、销售单价、销售金额等；库存部分要记录商品名称、期初库存、本期进货、本期销售、期末库存等。举个例子，一家文具店，在进货时要知道是从哪个供应商进的笔，进了多少支，每支多少钱；销售时要知道卖给了哪个客户，卖了多少支，每支卖多少钱。

创建工作表：打开 Excel 软件后，新建一个工作簿。通常可以创建三个工作表，分别命名为“进货表”、“销售表”和“库存表”。这样分类管理，数据会更加清晰。就像整理房间一样，把不同的东西放在不同的柜子里，找起来就方便多了。

设计表头：在每个工作表的第一行输入相应的表头。比如在“进货表”的第一行依次输入“进货日期”、“供应商”、“商品名称”、“进货数量”、“进货单价”、“进货金额”等。表头设计好了，后续的数据录入就有了明确的方向。

三、进货数据录入

按日期顺序录入：当有商品进货时，按照进货日期的先后顺序在“进货表”中录入数据。比如 1 月 1 日进了一批苹果，就在“进货日期”这一列输入“1 月 1 日”，“供应商”输入苹果的供应商名称，“商品名称”输入“苹果”，“进货数量”输入进了多少斤，“进货单价”输入每斤多少钱，“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算得出。在 Excel 中，可以在“进货金额”对应的单元格中输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出结果。

数据准确性检查：录入数据后，要仔细检查数据的准确性。比如检查进货数量和进货单价是否输入正确，进货金额的计算是否准确。可以通过重新计算或者与进货单据进行核对来确保数据无误。如果发现数据录入错误，要及时修改，不然会影响后续的库存计算和销售分析。

四、销售数据录入

及时记录销售信息：每当有商品销售出去时，要及时在“销售表”中记录销售信息。和进货数据录入类似，按照销售日期的顺序录入“销售日期”、“客户”、“商品名称”、“销售数量”、“销售单价”、“销售金额”等。例如，1 月 2 日卖给了一位顾客 5 斤苹果，单价是每斤 5 元，就在“销售日期”输入“1 月 2 日”，“客户”可以简单记录顾客姓名或者编号，“商品名称”输入“苹果”，“销售数量”输入 5，“销售单价”输入 5，“销售金额”通过“销售数量”乘以“销售单价”得出 25 元。

关联库存信息：在录入销售数据时，要注意关联库存信息。也就是说，销售的商品数量不能超过当前的库存数量。如果销售数量超过库存数量，就说明数据可能存在问题，需要进一步核实。比如当前苹果的库存是 10 斤，而销售记录中显示卖了 15 斤，这显然是不合理的，要检查是库存数据错误还是销售记录错误。

五、库存计算与更新

期初库存设置：在“库存表”中，要设置每种商品的期初库存。期初库存就是在开始使用这个进销存账本时商品的库存数量。比如在 1 月 1 日开始使用账本，此时仓库里有 20 斤苹果，那么在“库存表”中“苹果”对应的“期初库存”这一列就输入 20。

本期进货与销售统计：通过 Excel 的函数功能，可以统计出每种商品的本期进货数量和本期销售数量。比如在“库存表”中，可以使用 SUMIF 函数来统计“进货表”中某种商品的进货总数和“销售表”中该商品的销售总数。以苹果为例，在“库存表”中“苹果”对应的“本期进货”单元格中输入“=SUMIF(进货表!商品名称列,当前商品名称,进货表!进货数量列)”，“本期销售”单元格也用类似的方法统计。

期末库存计算：期末库存等于期初库存加上本期进货数量减去本期销售数量。在“库存表”中“苹果”对应的“期末库存”单元格中输入“=期初库存单元格+本期进货单元格-本期销售单元格”，按下回车键就可以自动计算出期末库存数量。通过定期更新库存数据，就能实时掌握商品的库存情况，避免出现缺货或者库存积压的情况。

六、数据分析与报表生成

销售数据分析：可以通过 Excel 的数据透视表功能对销售数据进行分析。比如统计不同商品的销售数量和销售金额，找出哪些商品是畅销品，哪些是滞销品。举个例子，通过数据透视表可以直观地看到苹果在某个时间段内的销售数量最多，而香蕉的销售数量较少，这样就可以根据销售情况调整进货策略。

库存周转率计算：库存周转率是衡量企业库存管理效率的一个重要指标。它的计算公式是销售成本除以平均库存。通过计算库存周转率，可以了解商品的周转速度。如果库存周转率较高，说明商品销售速度快，库存管理效率高；反之，则说明商品可能存在积压的情况。在 Excel 中可以通过相应的公式计算出库存周转率，然后根据这个指标来优化库存管理。

报表生成：根据分析结果，可以生成各种报表，如进货报表、销售报表、库存报表等。这些报表可以直观地展示企业的进销存情况，为企业的决策提供依据。比如生成的销售报表可以让老板清楚地看到每个月的销售业绩，从而制定下一步的销售计划。

七、使用 Excel 进销存账本的注意事项

数据备份：为了防止数据丢失，要定期对 Excel 进销存账本进行备份。可以将文件保存到不同的存储设备中，比如 U 盘、移动硬盘或者云盘。这样即使电脑出现故障或者数据损坏，也能及时恢复数据。

权限管理：如果有多人使用这个进销存账本，要进行权限管理。比如设置不同的用户账号，分配不同的操作权限，防止无关人员随意修改数据。只有经过授权的人员才能进行数据录入、修改和删除等操作。

版本更新：随着业务的发展和需求的变化，可能需要对 Excel 进销存账本进行版本更新。比如增加新的商品信息、修改表头内容或者优化计算公式等。在更新版本时，要注意备份旧版本的数据，以免数据丢失。

在管理进销存的过程中，如果觉得 Excel 操作起来比较繁琐，数据处理和分析效率不高，也可以试试建米软件。建米软件可以实现进销存数据的自动化管理，自动计算库存、生成报表，还能实时同步数据，大大提高工作效率，减少人工错误。 以上就是关于 Excel 进销存账本如何使用的一些介绍，希望能帮助大家更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存账本能记录哪些信息？

我听说很多人用 Excel 做进销存账本，我就想知道它到底能记录些啥信息呢。其实啊，Excel 进销存账本能记录的信息可不少。

商品基本信息：包括商品的名称、规格、型号等，这些信息能让你清楚地知道库存里都有啥东西。就好比你去超市，每个商品都有自己的标签，上面写着名字、规格啥的，这样你一眼就能认出来。

进货信息：进货的日期、数量、价格、供应商等都能记录。知道啥时候进了多少货，花了多少钱，从哪个供应商那里进的，这样对进货情况一目了然。比如你进了一批水果，记录好这些信息，以后查起来就方便多了。

销售信息：销售的日期、数量、价格、客户等。通过这些信息，你能了解什么时候卖了多少东西，卖给了谁，卖了多少钱。这对于分析销售情况很有帮助。

库存信息：当前的库存数量、库存位置等。清楚知道每个商品还剩多少，放在哪里，方便管理库存。要是库存不足了，就能及时补货。建米软件在这方面也能提供很好的帮助，它可以更智能地管理这些库存信息。

成本信息：包括进货成本、运输成本等。记录这些成本，能让你算出商品的总成本，从而更好地控制成本和制定售价。

二、Excel 进销存账本怎么设置公式计算利润？

朋友说用 Excel 做进销存账本，但是不知道咋设置公式算利润，我就很好奇这到底咋弄。其实设置公式算利润也不难。

明确利润的计算方式：利润一般是销售收入减去成本。在 Excel 里，你得先确定哪些是销售收入，哪些是成本。

设置销售收入公式：通常是销售数量乘以销售单价。在 Excel 里，你可以用单元格引用的方式来设置公式。比如销售数量在 A 列，销售单价在 B 列，那么销售收入可以在 C 列用“=A1B1”这样的公式来计算。

设置成本公式：成本包括进货成本、运输成本等。进货成本可以是进货数量乘以进货单价。同样用单元格引用设置公式。要是有运输成本等其他成本，也可以加进去。

计算利润公式：用销售收入减去成本就是利润。在 Excel 里，假设销售收入在 C 列，成本在 D 列，那么利润可以在 E 列用“=C1 - D1”这样的公式来计算。建米软件也能自动计算利润，而且更方便快捷，减少手动设置公式的麻烦。

数据更新和检查：当有新的销售和进货数据时，要及时更新公式里引用的单元格数据。要检查公式计算的结果是否正确。

三、Excel 进销存账本如何进行库存预警？

假如你用 Excel 做进销存账本，肯定想知道咋进行库存预警。库存预警能让你及时发现库存不足或过多的情况。

确定预警规则：先得确定库存的最低和最高限额。比如某种商品最低库存不能低于 10 件，最高不能超过 100 件。这就像给库存设定了一个安全范围。

设置条件格式：在 Excel 里，可以用条件格式来突出显示库存数量不符合预警规则的情况。比如当库存数量低于最低限额时，单元格背景变成红色。这样一眼就能看到哪些商品库存不足了。

使用函数判断：可以用 IF 函数等进行判断。比如“=IF(A1<10,"库存不足","正常")”，当库存数量小于 10 时，就显示“库存不足”。建米软件在库存预警方面更智能，能自动根据设定的规则进行预警提醒。

定期检查：即使设置了预警，也得定期检查 Excel 账本。因为有时候可能会有数据录入错误等情况。

建立预警机制：可以设置邮件提醒等方式，当库存出现预警时，及时通知相关人员。这样能保证及时处理库存问题。

四、Excel 进销存账本和专业软件哪个好？

我想知道 Excel 进销存账本和专业软件到底哪个好呢。其实它们各有优缺点。

Excel 进销存账本的优点：成本低，几乎人人都会用 Excel，不需要额外花钱买软件。而且灵活性高，可以根据自己的需求随意设置表格和公式。就像自己动手做个小工具，想咋改就咋改。

Excel 进销存账本的缺点：功能有限，对于复杂的业务处理起来比较麻烦。数据安全性也相对较低，容易出现数据丢失等问题。而且数据处理效率不高，要是数据量很大，操作起来会很慢。

专业软件的优点：功能强大，能满足各种复杂的业务需求。数据安全性高，有专业的技术保障数据不丢失。处理数据的效率也高，能快速生成各种报表。建米软件就是一款很不错的专业软件，它在进销存管理方面有很多实用的功能。

专业软件的缺点：成本高，需要购买软件和可能的后续服务费用。学习成本也相对较高，需要花时间去学习软件的使用方法。

选择建议：如果业务比较简单，数据量不大，Excel 进销存账本就够用了。要是业务复杂，数据量大，对管理要求高，还是选择专业软件比较好。