excel如何设置进销存帐

一、什么是进销存账

在咱们的日常生活和工作中，无论是小商铺老板，还是企业的仓库管理人员，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。而进销存账就是用来记录这些信息的账本。简单来说，它就像是一个“大管家”，能清楚地告诉你进了多少货，卖了多少货，还剩下多少货。

进货：比如一家水果店老板，从供应商那里采购了100斤苹果，这100斤苹果的采购信息，包括采购时间、采购价格、供应商等，都要记录在进销存账里。

销售：当水果店把苹果卖出去一部分，比如卖了50斤，那么这50斤苹果的销售信息，像销售时间、销售价格、客户等，也要记录下来。

库存：最后剩下的苹果数量，就是库存。通过进销存账，老板可以随时了解自己店里还有多少苹果，什么时候需要再次进货。

二、为什么用Excel设置进销存账

很多人会问，为什么要用Excel来设置进销存账呢？其实，Excel是一款非常实用的办公软件，它有很多优点。

操作简单：只要你会基本的电脑操作，就能很快上手Excel。不需要像一些专业的进销存软件那样，花费大量的时间去学习复杂的操作流程。比如说，你只需要简单地输入数据，就能完成记录。

成本低：Excel是微软办公软件的一部分，很多电脑都已经预装了，即使没有预装，购买软件的成本也相对较低。不像一些专门的进销存管理系统，可能需要支付高额的购买费用和每年的维护费用。

灵活性高：你可以根据自己的需求，自由地设计进销存账的格式和内容。比如，你可以添加一些自定义的字段，像商品的颜色、尺寸等，来满足不同的管理需求。

三、前期准备工作

在开始用Excel设置进销存账之前，我们需要做一些前期准备工作。

明确需求：要想清楚自己需要记录哪些信息。不同的行业和业务，对进销存账的要求可能会有所不同。比如，服装店可能需要记录衣服的款式、颜色、尺码等信息；而食品店则可能更关注食品的保质期、生产日期等。

准备数据：把已有的商品信息、供应商信息、客户信息等整理好。比如，你可以把商品的名称、规格、进价、售价等信息列出来，方便后续输入到Excel中。

安装Excel软件：确保你的电脑上已经安装了Excel软件，并且版本比较新，这样可以避免一些兼容性问题。如果你使用的是WPS表格，它的操作和Excel类似，也可以用来设置进销存账。

四、创建进销存账表格

接下来，我们就开始创建进销存账表格。

打开Excel软件：双击桌面上的Excel图标，或者通过开始菜单找到Excel并打开。

设计表头：表头是表格的重要组成部分，它能告诉我们每一列数据代表的含义。一般来说，进销存账的表头可以包括以下内容：

设置列宽和格式：根据内容的多少，调整每一列的宽度，让表格看起来更加美观。设置好数据的格式，比如日期格式、数字格式等。例如，把日期列设置为“年/月/日”的格式，这样看起来会更清晰。

五、输入数据

表格创建好后，就可以开始输入数据了。

输入商品信息：按照商品的顺序，依次输入商品的名称、规格型号等信息。比如，你经营的是文具店，就把铅笔、橡皮、笔记本等商品信息输入进去。

记录进货信息：当有商品进货时，及时记录进货日期、进货数量、进货单价等信息。例如，你在3月1日进了100支铅笔，每支进价0.5元，就在相应的单元格中输入这些信息。

记录销售信息：同样，当商品销售出去后，记录销售日期、销售数量、销售单价等信息。比如，3月5日卖出了20支铅笔，每支售价1元，就把这些信息填写到表格里。

六、计算库存数量

库存数量是进销存账中非常重要的一个数据，我们可以通过公式来自动计算。

基本公式：库存数量 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。在Excel中，我们可以使用函数来实现这个计算。比如，在库存数量列的第一个单元格中输入“=初始库存单元格 + 进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后按下回车键，就可以得到库存数量。

自动更新：当有新的进货或销售记录时，库存数量会自动更新。这样，我们就能随时了解商品的库存情况，及时做出补货或促销的决策。

七、数据的管理和维护

设置好进销存账后，还需要对数据进行管理和维护。

定期备份：为了防止数据丢失，建议定期对Excel文件进行备份。可以把文件保存到不同的存储设备上，比如移动硬盘、云盘等。

数据检查：定期检查数据的准确性，看看有没有输入错误或遗漏的信息。比如，检查进货数量和销售数量是否与实际情况相符。

数据清理：当某些商品已经不再销售或库存为零时，可以把这些数据从表格中删除，以保持表格的简洁。

八、使用建米软件辅助管理

虽然Excel可以满足基本的进销存管理需求，但在一些复杂的业务场景下，可能会显得力不从心。比如，当企业的业务量较大，数据处理变得繁琐时，就容易出现错误。这时候，可以试试建米软件，它能帮助我们更高效地管理进销存业务。建米软件可以实现数据的自动同步和实时更新，让我们随时掌握最新的库存信息，还能生成各种详细的报表，为企业的决策提供有力支持。

以上就是关于用Excel设置进销存账的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理商品的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、Excel 如何设置进销存帐的基本流程是怎样的？

我听说好多人都想用 Excel 来设置进销存帐，但是又不太清楚基本流程。我就想知道这到底该咋弄。下面我就来好好说说。

第一步：确定表格结构

得先想清楚这个进销存帐表格要包含哪些内容。一般来说，要有商品名称、日期、进货数量、进货价格、销售数量、销售价格、库存数量这些。就好比你开个小卖部，得知道进了啥货，进了多少，卖了多少，还剩多少。

第二步：创建进货表格

在 Excel 里新建一个工作表专门记录进货情况。表头把前面说的那些项目列好，然后每进一次货就按照实际情况填写进去。这样就能清楚每次进货的详细信息啦。

第三步：创建销售表格

同样再新建一个工作表记录销售情况。和进货表格类似，把销售的相关信息填进去。这样能知道卖了啥，卖了多少，卖了多少钱。

第四步：计算库存

可以在另一个工作表里，用公式来计算库存。用进货数量减去销售数量就是库存数量啦。这样就能随时知道商品还剩多少。要是觉得 Excel 算起来麻烦，建米软件在库存计算方面就比较智能，能自动更新库存数据。

第五步：数据核对与更新

要经常核对进货和销售的数据，看看有没有填错的地方。有新的进货或者销售情况，及时更新表格。这样才能保证数据的准确性。

二、Excel 进销存帐中如何处理退货情况？

朋友说在 Excel 进销存帐里处理退货可麻烦了，我就想知道到底咋处理才好。下面来仔细说说。

1. 明确退货类型

退货有进货退货和销售退货。进货退货就是你进的货有问题，退给供应商；销售退货就是客户把买的东西退给你了。得分清楚这两种情况，处理方法不太一样。

2. 进货退货处理

在进货表格里，要专门记录进货退货的情况。可以在表格里加一列“进货退货数量”，把退回去的商品数量填进去。然后重新计算库存，用原来的库存加上退货数量。建米软件在处理进货退货时，能自动调整库存数据，很方便。

3. 销售退货处理

在销售表格里，也加一列“销售退货数量”。把客户退回来的商品数量填进去。库存数量也要相应增加，用原来的库存加上销售退货数量。

4. 财务处理

退货还涉及到钱的问题。进货退货要和供应商商量退款的事；销售退货要给客户退款。在表格里也要记录这些财务信息，比如退款金额啥的。

5. 数据核对

处理完退货后，要仔细核对数据，看看库存数量、财务数据对不对。确保数据准确无误，不然帐就乱了。

三、Excel 进销存帐能实现自动预警库存不足吗？

我想知道 Excel 进销存帐能不能实现自动预警库存不足。感觉要是能自动预警，就不用老是盯着库存数量看了。下面来分析分析。

1. 设定库存预警值

得先确定每个商品的库存预警值。就是当库存数量降到多少的时候，就得提醒补货了。比如某种商品库存低于 10 件就需要补货，那 10 件就是预警值。

2. 使用函数设置预警

在 Excel 里可以用函数来实现预警。比如用 IF 函数，当库存数量小于预警值时，单元格显示“库存不足”之类的提示。这样一眼就能看到哪些商品库存不够了。

3. 条件格式设置

还可以通过条件格式来设置预警。当库存数量小于预警值时，把单元格的颜色设置成红色。这样更直观，一眼就能看到库存不足的商品。不过 Excel 的这些设置可能有点复杂，建米软件在库存预警方面就比较简单，它能根据你设置的预警值自动提醒。

4. 定期检查预警

就算设置了自动预警，也得定期检查一下。看看预警提示准不准，有没有漏掉的情况。毕竟数据可能会有误差。

5. 及时补货

一旦收到库存不足的预警，要及时补货。不然可能会影响销售，客户想买的东西没有，就会流失客户。

四、Excel 进销存帐和专业软件相比有哪些优缺点？

我听说有人用 Excel 做进销存帐，也有人用专业软件。我就想知道它们各自有啥优缺点。下面来好好分析分析。

Excel 进销存帐的优点

1. 成本低

Excel 一般电脑上都有，不用额外花钱买软件。对于一些小商家来说，能省一笔开支。

2. 灵活性高

可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容。想加啥项目就加啥项目，很自由。

3. 容易上手

好多人都用过 Excel，基本操作都比较熟悉。学起来也快，不用花太多时间去适应。

Excel 进销存帐的缺点

1. 功能有限

在处理复杂的业务时，Excel 的功能就不够用了。比如自动核算成本、多仓库管理这些，Excel 就很难实现。而建米软件在这些方面功能就比较强大。

2. 数据安全问题

Excel 文件容易丢失或者损坏，数据安全没有保障。要是不小心误删了文件，那进销存的数据就没了。

3. 效率较低

数据多了之后，用 Excel 计算和统计就比较慢。而且容易出错，每次都得人工核对。

专业软件的优点

1. 功能强大

能实现自动核算成本、多仓库管理、数据分析等复杂功能。能满足企业多样化的需求。

2. 数据安全

专业软件有完善的数据备份和恢复机制，数据安全有保障。

3. 提高效率

能自动处理数据，减少人工操作，提高工作效率。

专业软件的缺点

1. 成本高

购买专业软件需要一定的费用，对于一些小商家来说可能负担不起。

2. 学习成本高

专业软件功能多，学习起来需要花一定的时间和精力。