excel 如何制作进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 制作的好处

在日常的商业活动中，无论是开个小超市，还是经营一家小工厂，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，这就是所谓的进销存。简单来说，进货就是把商品采购进来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。比如，小张开了一家文具店，他进了一批铅笔，这就是进货；把铅笔卖给学生，这就是销售；店里还没卖出去的铅笔数量就是库存。

用 Excel 来制作进销存系统有很多好处。Excel 几乎是大家电脑里都有的软件，不需要额外花钱去购买专业的进销存软件。它的操作相对简单，只要你会基本的表格操作，就能上手。而且，Excel 的灵活性很高，可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容。

二、制作前的准备工作

明确需求和数据项：在开始制作之前，要先想清楚自己需要记录哪些信息。比如，对于一家服装店来说，可能需要记录商品的名称、款式、颜色、尺码、进货日期、进货数量、进货价格、销售日期、销售数量、销售价格等。这些信息就是我们制作表格的数据项。

规划表格结构：根据确定好的数据项，规划一下表格的结构。一般来说，可以把表格分为进货表、销售表和库存表。进货表用来记录每次进货的详细信息，销售表记录销售的情况，库存表则实时反映商品的库存数量。

三、制作进货表

表头设置：在 Excel 里新建一个工作表，命名为“进货表”。然后在第一行设置表头，包括“进货日期”“商品名称”“商品规格”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。这些表头就像是给每个数据项安了个家，方便我们分类记录。

数据录入：每次进货的时候，就按照表头的要求把相关信息填进去。比如，小李进了一批保温杯，进货日期是 2024 年 10 月 1 日，商品名称就是“保温杯”，规格可以写“500 毫升”，进货数量是 100 个，进货单价是 20 元，进货金额就是数量乘以单价，即 2000 元。

公式运用：为了避免手动计算进货金额时出错，可以使用 Excel 的公式功能。在“进货金额”这一列对应的单元格里输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动算出进货金额。而且，当你把鼠标指针移到这个单元格右下角，指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格也会自动运用这个公式计算。

四、制作销售表

表头设置：再新建一个工作表，命名为“销售表”。表头可以设置为“销售日期”“商品名称”“商品规格”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等，和进货表有相似之处，但记录的是销售相关信息。

数据录入：每完成一笔销售，就把对应的信息录入到销售表中。比如，小张在 2024 年 10 月 5 日卖出了 20 个保温杯，销售单价是 30 元，那么销售金额就是 600 元。

关联进货信息：有时候我们想知道销售的这批商品是从哪次进货来的，成本是多少。可以在销售表中增加一列“进货批次”，在录入销售信息时，把对应的进货批次填进去。这样就能清楚地看到销售和进货之间的关系。

五、制作库存表

表头设置：新建“库存表”工作表，表头设置为“商品名称”“商品规格”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”等。期初库存就是一开始仓库里有的商品数量，期末库存就是当前还剩下的商品数量。

数据计算：“本期进货数量”可以通过对进货表中该商品的进货数量进行求和得到，“本期销售数量”则对销售表中该商品的销售数量求和。“期末库存”的计算公式是“期初库存 + 本期进货数量 - 本期销售数量”。在 Excel 中，可以使用 SUMIF 函数来进行条件求和。比如，要计算某种商品的本期进货数量，在库存表对应的单元格里输入“=SUMIF(进货表!商品名称列范围,当前商品名称单元格,进货表!进货数量列范围)”，就能快速算出结果。

实时更新：每次有进货或者销售发生，都要及时更新库存表的数据，这样才能保证库存信息的准确性。

六、数据的统计与分析

进货统计：可以通过 Excel 的数据透视表功能对进货数据进行统计分析。比如，统计不同商品在不同时间段的进货数量和金额，看看哪些商品进货比较多，什么时候进货量比较大。操作方法是：选中进货表的数据区域，然后点击“插入”菜单中的“数据透视表”，按照向导的提示进行设置，把“商品名称”拖到行区域，“进货日期”拖到列区域，“进货数量”和“进货金额”拖到值区域，就能快速得到统计结果。

销售统计：同样用数据透视表对销售数据进行统计。分析哪些商品销售得好，哪些时间段销售比较火爆。还可以计算销售利润率，销售利润率 =（销售金额 - 进货成本）/ 销售金额。通过分析销售统计数据，能帮助我们调整进货策略和销售策略。

库存分析：观察库存表中的数据，看看哪些商品库存积压，哪些商品库存不足。对于库存积压的商品，可以考虑搞促销活动来清理库存；对于库存不足的商品，要及时补货。

七、使用 Excel 制作进销存的不足与建米软件的推荐

虽然 Excel 制作进销存很方便，但也有一些不足之处。比如，当数据量很大时，Excel 的计算速度会变慢，而且数据的安全性也不高，容易误删或者丢失。Excel 缺乏一些自动化的功能，比如不能自动提醒补货。

这时候，可以试试建米软件。它能很好地解决 Excel 的这些问题，有强大的数据处理能力，即使数据量很大也能快速计算和处理。而且它有数据备份和恢复功能，保证数据的安全性。还能设置库存预警，当库存低于一定数量时自动提醒补货。

以上就是关于用 Excel 制作进销存的详细介绍，希望能帮助你更好地管理商品的进销存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 制作进销存难不难呀？

我就想知道，Excel 制作进销存到底难不难呢？好多人都在问这个问题。其实吧，说难也难，说不难也不难。下面我给大家详细说说。

数据处理方面：如果数据量小，那处理起来还算轻松，就跟平时在 Excel 里输入点东西差不多。但要是数据量大，比如每天有几百条甚至上千条的进销存记录，那整理起来可就麻烦了，容易出错不说，还得花好多时间。

公式运用方面：要计算库存数量、成本、利润这些，就得用到公式。像 SUM、VLOOKUP 这些公式，简单的计算还行，要是复杂点的，很多人就搞不定了。而且公式要是设置错了，结果就全错了。

函数掌握方面：除了公式，还得掌握一些函数。比如日期函数，用来统计不同时间段的进销存情况。要是函数用得不好，就没办法准确分析数据。

格式设置方面：为了让表格看起来清晰明了，得设置好格式。比如表头、数据列的字体、颜色、对齐方式等。要是格式设置得乱七八糟，自己看着都头疼，更别说给别人看了。

建米软件可以帮助解决这些问题：建米软件有专门的进销存管理模块，能自动处理数据，不用手动一个个输入和计算，大大提高了效率，也减少了出错的概率。

二、Excel 制作进销存能满足企业需求不？

朋友推荐我用 Excel 做进销存，可我就想知道它能不能满足企业的需求。企业的情况各不相同，下面我来分析分析。

小型企业需求：对于一些小型企业，业务简单，进销存数据量不大，Excel 基本能满足需求。可以记录商品的进出库情况，计算库存数量和成本。

中型企业需求：中型企业的业务相对复杂一些，数据量也比较大。Excel 可能就有点力不从心了。比如，要统计不同部门、不同地区的进销存数据，Excel 处理起来就很困难。

大型企业需求：大型企业的业务更加复杂，涉及到多个环节和大量的数据。Excel 根本无法满足需求。比如，要实现实时库存管理、供应链协同等功能，Excel 是做不到的。

数据安全需求：企业的进销存数据很重要，需要保证数据的安全。Excel 文件容易丢失、损坏，而且容易被篡改。这对于企业来说是个很大的风险。

建米软件能更好地满足企业需求：建米软件有强大的功能和稳定的性能，能满足不同规模企业的需求。它可以实现实时数据更新、多用户协同操作、数据安全加密等功能，让企业的进销存管理更加高效、安全。

三、Excel 制作进销存要注意些啥？

我听说好多人用 Excel 做进销存，可不知道要注意些啥。下面我来给大家说说。

数据准确性方面：输入数据的时候一定要仔细，不能出错。比如商品的名称、数量、单价这些，要是输错了，后面的计算结果就全错了。

表格结构方面：要设计好表格的结构，表头、数据列要清晰明了。比如，把进货、销售、库存分开列，这样看起来一目了然。

备份数据方面：Excel 文件容易丢失或损坏，所以要定期备份数据。可以把文件保存到不同的地方，比如 U 盘、云端等。

公式检查方面：设置好公式后，要仔细检查，确保公式正确。可以用一些简单的数据进行测试，看看计算结果是否符合预期。

建米软件能避免这些问题：建米软件有数据校验功能，能保证数据的准确性。它的表格结构是系统预设好的，很规范。而且软件会自动备份数据，不用担心数据丢失的问题。

四、有没有 Excel 制作进销存的模板呀？

我想知道有没有 Excel 制作进销存的模板呢？好多人都希望能有个现成的模板，这样就可以直接用了。下面我来给大家讲讲。

网上搜索模板：在网上可以搜到很多 Excel 进销存模板。这些模板有简单的，也有复杂的。简单的模板可能只包含基本的进货、销售、库存信息，复杂的模板可能还包含数据分析、图表展示等功能。

模板的适用性：搜到的模板不一定都适合自己的企业。因为不同企业的业务流程和需求不一样，模板可能需要根据实际情况进行修改。

模板的安全性：从网上下载模板要注意安全性。有些模板可能带有病毒或恶意软件，会对电脑造成损害。

自己创建模板：如果找不到合适的模板，也可以自己创建。根据企业的需求，设计好表格的结构和公式，慢慢就可以创建出适合自己的模板。

建米软件提供模板参考：建米软件有丰富的进销存模板可以参考。这些模板是根据不同行业的特点设计的，适用性更强。而且软件的安全性有保障，不用担心病毒和恶意软件的问题。