社会的快速发展导致城市建设项目越来越多,其中档案种类繁多,存储单位档案分散,档案信息数量逐年增加。档案管理要将建设项目的所有文件和资料归档,涉及的内容很多。做好档案管理工作不是一件容易的事情。随着信息技术的快速发展,信息技术已广泛应用于社会各行各业,建设项目档案管理应顺应时代的发展变化,从而有效提高建设项目档案管理的效率和质量。
一、土建项目档案管理系统的管控点
为了更好地贯彻国家工程项目档案管理制度,统一土建公司的档案管理工作,加强工程质量管理信息化建设,建米软件精心研发并推出了土建项目档案管理系统,对于这款系统的管控点有哪些呢?
1. 以项目管理为中心
档案管理系统以项目管理为中心,通过对项目工作中的各项业务进行拆分、分发和汇总,对数据文件进行收集、分类和汇总。管理人员可以根据自己的权限随时查看数据文件,掌握项目进展情况,大大提高了企业工作效率。
2. 以档案管理为重点
档案管理主要是用于项目和个人的管理,通过档案视图直观的展现项目过程以及个人的工作等。
(1)归档文件与分类
(2)项目档案的编码方式
(3)归档进度安排
(4)工程与档案管理同步
3. 健全企业档案库
该系统通过企业网盘完善了企业的数据库,使企业数据和文件的管理清晰有序。可以实现数据文件的实时共享,随时与企业成员分享讨论,还可以管理版本历史。同时支持Office、PDF、TXT在线预览。完善备份功能,让企业文件多了一层保护,再也不用担心文件丢失。
对于项目档案管理系统这么多的管控点,企业用户使用系统可以更好地提升管理效率,那么企业管理者应该如何选购档案管理系统呢?
二、档案管理系统如何选购
企业用户在进行档案管理时,如何选购档案管理系统呢?
1. 首先做到需求分析
在选择档案管理软件之前,一定要先搞清楚单位的实际情况和自己的工作需要。你不妨先做一个需求清单,比如要管理哪些文件,这些文件需要通过哪些字段来管理,管理中要实现哪些功能等等。如果你不知道这一点,你的选择将是盲目和无效的。
2. 要看档案管理系统功能介绍
了解自己的需求后,可以看看各个文件管理软件的功能介绍。无论在哪里找到文件管理软件,都能看到其开发公司对该软件的介绍。因为你已经有了一个大致的需求,你会发现它是否和你自己的需求基本兼容。功能太多的不一定合适,因为有些软件没有你需要的功能,但是有很多你不需要的。这样的文件管理软件肯定不适合你,当然可以排除。
3. 系统要能无偿提供适用
一些文件管理软件公司自吹自擂自己的软件,甚至操作视频演示,让人一见钟情,但就是不能提供免费试用。虽然有些可以提供试用,但是只有在你花钱之后才提供。这样的软件劝你不要考虑,因为一旦你花了钱,你就栽在别人手里了。
4. 比较价格,注重性价比合理
选择文件管理软件的最后一招是比价,但比价绝不是越便宜越好。在质量和服务都有保证的情况下,我们应该追求低价,但同时小编强调,如果买了也没用,再便宜也是浪费。
以上就是关于土建项目档案管理系统的相关介绍,更多相关咨询请前往建米软件官网。
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