怎么购买人事系统？掌握这些要点轻松搞定企业人事管理系统采购

在当今数字化办公的时代，人事系统对于企业的高效管理起着至关重要的作用。它可以帮助企业实现员工信息管理、考勤管理、薪资计算等多项功能，大大提高人事工作的效率和准确性。然而，对于许多企业来说，如何购买到适合自己的人事系统却是一个难题。下面就为大家详细介绍怎么购买人事系统。

一、明确自身需求

在购买人事系统之前，企业首先要明确自身的需求。不同规模、不同行业的企业对于人事系统的功能需求是不同的。

企业规模方面：小型企业可能只需要简单的员工信息管理和考勤管理功能，系统操作要简便，价格要实惠。例如一家小型广告公司，员工数量在 50 人以内，他们更关注系统能否快速记录员工的基本信息、出勤情况，以便计算工资。而大型企业则需要更全面、复杂的功能，如绩效管理、培训管理、人才招聘管理等。像大型制造业企业，员工众多，业务复杂，需要系统能够对不同部门、不同岗位的员工进行全面管理，包括绩效评估、培训计划制定等。

行业特点方面：不同行业有其独特的人事管理需求。比如互联网行业，员工流动性较大，对招聘和离职流程的管理要求较高，系统需要能够快速处理新员工入职和老员工离职手续。而金融行业对数据安全和合规性要求极高，人事系统需要具备强大的安全加密功能和合规性管理模块，以确保员工信息和业务数据的安全。

特殊业务需求方面：有些企业可能有特殊的业务需求，比如经常需要外派员工的企业，需要系统能够实时跟踪外派员工的工作情况和考勤信息。企业在明确需求时，要充分考虑这些特殊情况，以便选择到最适合自己的人事系统。

二、了解市场上的人事系统类型

市场上的人事系统类型多样，企业要对其有充分了解，才能做出合适的选择。

本地部署系统：这种系统需要企业自己购买服务器，将系统安装在本地服务器上。它的优点是数据安全性高，企业对数据有完全的控制权。例如一些对数据安全要求极高的政府部门、金融机构等，会选择本地部署系统。但它的缺点也很明显，前期投入成本高，需要购买服务器、软件许可证等，还需要专业的 IT 人员进行维护和管理。

云端部署系统：云端部署系统是基于云计算技术，企业通过互联网访问系统。它的优点是成本低，无需购买服务器，只需按使用情况支付费用。而且系统的更新和维护由供应商负责，企业无需担心技术问题。对于小型企业和初创企业来说，云端部署系统是一个不错的选择。但它也存在一定的风险，如网络故障可能会影响系统的使用，数据安全也依赖于供应商的保障。

定制化系统：定制化系统是根据企业的具体需求进行开发的系统。它能够完全满足企业的个性化需求，但开发周期长，成本高。适合有独特业务流程和管理模式的大型企业。例如一些大型跨国企业，由于业务复杂、管理模式独特，会选择定制化系统。

三、考察系统供应商的实力

选择一个有实力的系统供应商至关重要，它直接关系到系统的质量和后续服务。

供应商的成立时间和经验：一般来说，成立时间较长、经验丰富的供应商更可靠。他们在市场上经过了多年的考验，积累了丰富的开发和服务经验。例如一家成立了 10 年以上的人事系统供应商，他们可能已经为众多不同行业的企业提供过服务，对各种人事管理需求有更深入的了解。

技术研发能力：供应商的技术研发能力决定了系统的性能和功能。有强大技术团队的供应商能够不断对系统进行升级和优化，以适应市场和企业的需求变化。企业可以了解供应商的研发投入、技术人员数量和资质等方面的情况。

客户案例和口碑：了解供应商的客户案例可以知道他们的系统在实际应用中的效果。企业可以向供应商索要客户名单，并与这些客户进行沟通，了解系统的使用情况、供应商的服务质量等。同时，也可以在互联网上搜索供应商的口碑，查看其他用户的评价和反馈。

售后服务能力：人事系统在使用过程中难免会出现问题，供应商的售后服务能力就显得尤为重要。企业要了解供应商的售后服务团队规模、响应时间、服务内容等方面的情况。一个好的供应商应该能够提供 24 小时的技术支持，快速响应并解决企业遇到的问题。

四、进行系统功能评估

对人事系统的功能进行评估是购买过程中的重要环节，要确保系统的功能满足企业的需求。

员工信息管理功能：系统应能够方便地录入、修改、查询员工的基本信息，如姓名、性别、出生日期、联系方式等。同时，要能够对员工的档案进行分类管理，方便查找和使用。例如，系统可以按照部门、岗位等对员工信息进行分类。

考勤管理功能：考勤管理功能要准确、灵活。系统应支持多种考勤方式，如指纹打卡、人脸识别、手机定位打卡等。能够自动统计员工的出勤情况，包括迟到、早退、旷工等，并生成详细的考勤报表。例如，系统可以根据考勤数据自动计算员工的加班时长和加班费。

薪资计算功能：薪资计算功能要能够根据员工的考勤情况、绩效情况、岗位工资等因素准确计算工资。系统应支持多种薪资计算方式，如计时工资、计件工资等。同时，要能够生成工资条，方便员工查询和核对。

绩效管理功能：绩效管理功能要能够制定合理的绩效指标和考核方案，对员工的工作表现进行评估。系统应能够实时跟踪员工的绩效数据，为绩效评估提供依据。例如，系统可以根据员工的工作任务完成情况、工作质量等方面进行打分，并生成绩效报告。

五、关注系统的易用性

系统的易用性直接影响员工的使用体验和工作效率，企业在购买时要特别关注。

操作界面设计：操作界面要简洁、直观，符合员工的操作习惯。按钮和菜单的布局要合理，方便员工快速找到所需的功能。例如，系统的主界面可以设置常用功能的快捷图标，员工只需点击图标就可以快速进入相应的功能模块。

操作流程设计：操作流程要简单、便捷，避免繁琐的操作步骤。系统应能够自动提示员工下一步的操作，减少员工的错误操作。例如，在员工信息录入界面，系统可以对必填项进行标注，并在员工填写不完整时给出提示。

培训支持：供应商应提供完善的培训支持，帮助员工快速掌握系统的使用方法。培训方式可以包括线上培训、线下培训等。例如，供应商可以为企业提供在线视频教程，员工可以随时随地进行学习。同时，也可以安排专业的培训人员到企业进行现场培训，解答员工的疑问。

用户反馈和改进：企业在使用系统的过程中，要及时收集员工的反馈意见，并将这些意见反馈给供应商。供应商应根据用户的反馈对系统进行改进和优化，以提高系统的易用性。

六、考虑系统的集成性

在企业的信息化建设中，人事系统往往需要与其他系统进行集成，以实现数据的共享和业务的协同。

与财务系统的集成：人事系统与财务系统集成可以实现薪资数据的自动传输，避免人工录入数据的错误和繁琐。例如，人事系统将员工的考勤数据、绩效数据等计算出的工资数据直接传输到财务系统，财务系统可以根据这些数据进行账务处理。

与办公自动化系统的集成：与办公自动化系统集成可以实现员工请假、审批等流程的自动化。员工可以在办公自动化系统中提交请假申请，申请信息自动同步到人事系统，人事系统进行审批后将结果反馈到办公自动化系统。这样可以提高工作效率，减少人工干预。

与招聘系统的集成：与招聘系统集成可以实现人才信息的共享。招聘系统中的候选人信息可以自动导入到人事系统中，方便人事部门进行后续的面试、录用等操作。同时，人事系统中的岗位需求信息也可以同步到招聘系统中，为招聘工作提供支持。

与其他业务系统的集成：根据企业的实际情况，人事系统还可能需要与其他业务系统进行集成，如项目管理系统、客户关系管理系统等。企业在购买人事系统时，要考虑系统的集成能力，确保系统能够与其他系统无缝对接。

七、比较系统的价格

价格是企业购买人事系统时需要考虑的重要因素之一，企业要在满足需求的前提下，选择性价比高的系统。

价格构成：人事系统的价格构成包括软件许可证费用、服务器费用、实施费用、维护费用等。企业要了解清楚各项费用的具体情况，避免出现后期费用过高的情况。例如，有些供应商可能会在软件许可证费用之外，收取高额的实施费用和维护费用。

不同类型系统的价格差异：本地部署系统的前期投入成本较高，包括服务器购买、软件许可证购买等费用。而云端部署系统的成本相对较低，一般按使用人数或使用时长收费。企业要根据自身的经济实力和需求选择合适的系统类型。

价格与功能的匹配度：企业不能只看价格，还要考虑价格与功能的匹配度。有些系统价格虽然低，但功能可能无法满足企业的需求；而有些系统价格高，但功能过于复杂，企业可能用不到那么多功能。企业要根据自身的需求，选择价格与功能相匹配的系统。

价格谈判：企业在购买人事系统时，可以与供应商进行价格谈判。供应商可能会根据企业的购买规模、合作期限等因素给予一定的优惠。企业要充分利用这些谈判机会，争取到更优惠的价格。

八、签订合同和后续服务保障

签订合同和后续服务保障是购买人事系统的最后环节，企业要认真对待。

合同条款：合同条款要明确双方的权利和义务，包括系统的功能、价格、实施周期、售后服务等方面的内容。企业要仔细阅读合同条款，确保合同内容符合自己的需求。例如，合同中要明确系统的功能是否包含企业所需的所有功能，价格是否包含所有费用等。

售后服务内容：供应商应提供完善的售后服务，包括系统维护、故障排除、功能升级等。企业要了解售后服务的具体内容和响应时间，确保在系统出现问题时能够得到及时的解决。例如，供应商应承诺在接到企业的故障报告后，在 24 小时内做出响应。

数据安全和保密：合同中要明确供应商对企业数据的安全和保密责任。供应商应采取必要的措施保障企业数据的安全，防止数据泄露。例如，供应商要对系统进行加密处理，设置严格的访问权限。

系统升级和更新：供应商应定期对系统进行升级和更新，以适应市场和企业的需求变化。企业要了解系统升级和更新的频率和方式，确保系统始终保持良好的性能和功能。例如，供应商可以每季度对系统进行一次小的升级，每年进行一次大的更新。

购买人事系统是一个复杂的过程，企业要从自身需求出发，全面考虑系统的功能、易用性、集成性、价格等因素，选择一个适合自己的人事系统，并确保签订完善的合同和获得良好的后续服务保障。这样才能让人事系统真正为企业的发展提供有力支持。

常见用户关注的问题：

一、人事系统有哪些功能比较实用？

我听说现在好多公司都在用人事系统呢，我就想知道这系统到底有啥实用的功能呀，能给公司带来啥便利呢。

正式解答：人事系统有不少实用功能。首先是员工信息管理功能，它就像是一个超级大的员工信息仓库，能把员工的基本资料、入职离职时间、岗位变动等信息都管理得井井有条。这样一来，HR 查找员工信息就特别方便，不用再翻那些厚厚的纸质档案啦。

考勤管理功能也很重要。它可以自动统计员工的出勤情况，包括迟到、早退、请假等。通过和打卡设备连接，能准确记录员工的上下班时间，还能生成详细的考勤报表。这就大大减轻了 HR 手动统计考勤的工作量，也避免了人为统计可能出现的错误。

薪资计算功能也相当实用。它能根据员工的考勤、绩效、奖金等数据，快速准确地计算出工资。而且不同的薪资方案都能在系统里设置，像基本工资、加班工资、提成等都能轻松处理。这样不仅提高了薪资计算的效率，还保证了计算的准确性，员工也能更清楚自己的工资构成。

培训管理功能也不错。公司可以在系统里发布培训课程，员工可以根据自己的需求报名参加。系统还能记录员工的培训情况，包括培训成绩、培训时长等。这有助于公司了解员工的培训需求，为员工提供更有针对性的培训，提升员工的能力和素质。

二、人事系统的价格大概是多少？

朋友说人事系统能给公司带来很多好处，可我就想知道这系统得花多少钱呀，别太贵了公司承受不起。

正式解答：人事系统的价格受多种因素影响，所以波动范围比较大。如果是基础版本的人事系统，功能相对简单，可能每年几千元就能搞定。这种系统一般适合小型企业，功能主要集中在员工信息管理、简单的考勤统计等方面。

要是功能稍微丰富一些，包含薪资计算、培训管理等功能的标准版人事系统，价格可能在每年 1 - 5 万元左右。这类系统能满足大多数中小企业的日常人事管理需求，性价比比较高。

对于大型企业或者对系统功能要求特别高的企业，定制化的人事系统价格就比较高了。定制化系统需要根据企业的具体需求进行开发，开发成本比较高，可能要几十万甚至上百万。不过，定制化系统能完全贴合企业的业务流程和管理模式，能为企业带来更高的管理效率。

此外，人事系统的价格还和系统的使用时长、用户数量等有关。有些系统是按年收费，有些是一次性买断。按用户数量收费的话，用户越多，价格也就越高。所以在选择人事系统的时候，企业要根据自己的实际情况和预算来综合考虑。

三、人事系统安全性能怎么样？

我听说人事系统里存了好多员工的重要信息，我就担心这系统的安全性能咋样呀，别信息都泄露出去了。

正式解答：正规的人事系统安全性能还是有保障的。首先，在数据存储方面，很多人事系统采用了安全可靠的云存储技术。云存储有专业的服务器和数据中心，有多重的数据备份和恢复机制。就算遇到自然灾害、硬件故障等情况，数据也不会丢失，能保证数据的安全性和完整性。

访问控制也是保障安全的重要手段。系统会设置不同的用户权限，不同的人只能访问自己权限范围内的信息。比如普通员工只能查看自己的个人信息，而 HR 可以查看和管理员工的相关信息。这样就能防止信息被非法访问和篡改。

数据加密技术也被广泛应用。在数据传输过程中，系统会对数据进行加密处理，就像给数据穿上了一层保护衣。就算数据在传输过程中被拦截，没有解密密钥也无法获取其中的内容。这大大提高了数据传输的安全性。

同时，人事系统的开发公司也会定期对系统进行安全漏洞检测和修复。他们会不断更新系统的安全防护机制，以应对不断变化的网络安全威胁。不过，企业在使用人事系统的时候，也要注意自身的安全管理，比如设置强密码、定期更换密码等，这样才能更好地保障系统的安全。

四、人事系统容易操作吗？

我想知道人事系统好不好操作呀，别整得太复杂了，HR 都不会用，那可就麻烦了。

正式解答：现在市面上大部分人事系统都很注重操作的便捷性。一般来说，人事系统都有简洁明了的界面设计。界面布局合理，各个功能模块都有清晰的标识，就像手机 APP 一样，让人一看就知道每个功能在哪里。

操作流程也比较简单。比如在员工信息录入方面，系统会有详细的引导步骤。你只需要按照提示，一步一步输入员工的相关信息就可以了。而且系统还支持批量导入员工信息，如果你有大量员工信息需要录入，只需要把信息整理成规定的表格格式，就能一次性导入系统，大大提高了录入效率。

系统还提供了丰富的帮助文档和培训资料。如果你在使用过程中遇到问题，可以随时查看帮助文档，里面有详细的操作说明和常见问题解答。有些系统开发公司还会提供线上或线下的培训服务，让 HR 能快速掌握系统的使用方法。

此外，人事系统还支持多种设备访问。你不仅可以在电脑上使用，还能在手机、平板等移动设备上操作。这样一来，HR 就算不在办公室，也能随时处理人事事务，非常方便。所以总体来说，人事系统的操作还是比较容易上手的。