行政如何在钉钉上做进销存？掌握这些方法轻松搞定企业物资管理

<总体介绍>在当今数字化办公的时代，钉钉作为一款功能强大的办公软件，为企业的各项管理工作提供了极大的便利，其中就包括进销存管理。行政人员借助钉钉进行进销存管理，可以实现高效、精准的库存控制和业务流程管理。通过钉钉的相关功能，行政人员能够实时掌握商品的进货、销售和库存情况，优化库存结构，提高资金使用效率。接下来，我们将详细介绍行政如何在钉钉上做进销存。

一、了解钉钉进销存的基本功能

钉钉的进销存功能涵盖了多个方面，为行政人员管理库存提供了全面的支持。

商品管理：行政人员可以在钉钉上创建商品信息库，详细记录商品的名称、规格、型号、进价、售价等信息。例如，一家办公用品公司的行政人员，将各类文具如中性笔、笔记本等的详细信息录入系统，方便后续的管理和查询。

进货管理：当企业采购商品时，行政人员可以在钉钉上创建进货单。记录进货的日期、供应商、商品数量、进货价格等信息。这样可以清晰地了解每一次进货的情况，便于与供应商对账。比如，企业采购了一批电脑，行政人员在钉钉上准确记录相关信息，避免出现采购数量或价格的错误。

销售管理：在销售环节，行政人员可以生成销售单，记录销售的客户、商品、数量、售价等。通过销售单的管理，能够及时掌握销售情况，分析销售趋势。例如，一家服装企业的行政人员，通过销售单了解不同款式服装的销售情况，为后续的采购和生产提供参考。

库存管理：钉钉可以实时更新库存数量，行政人员可以随时查看商品的库存余额。同时，还能设置库存预警值，当库存低于预警值时，系统会自动提醒，避免出现缺货情况。比如，一家食品企业设置了某种零食的库存预警值，当库存接近预警值时，行政人员及时安排补货。

二、创建商品信息库

创建准确、完整的商品信息库是做好进销存管理的基础。

收集商品信息：行政人员需要与采购部门、销售部门等沟通，收集商品的详细信息。包括商品的基本属性、技术参数等。例如，对于电子产品，要了解其性能指标、配置等。

录入商品信息：在钉钉的商品管理模块中，按照系统提示录入商品信息。确保信息的准确性和规范性。可以采用批量导入的方式，提高录入效率。比如，有大量商品需要录入时，行政人员可以将商品信息整理成 Excel 表格，然后批量导入到钉钉系统中。

分类管理商品：为了便于管理和查询，对商品进行分类。可以按照商品的用途、类别、品牌等进行分类。例如，一家超市的行政人员将商品分为食品、日用品、生鲜等类别。

定期更新商品信息：随着市场变化和企业业务的发展，商品信息可能会发生变化。行政人员要定期检查和更新商品信息，如价格调整、规格变更等。比如，当某种商品的进价发生变化时，及时在系统中更新价格信息。

三、设置供应商和客户信息

准确的供应商和客户信息对于进销存管理至关重要。

供应商信息设置：行政人员要收集供应商的基本信息，如公司名称、联系人、联系电话、地址等。在钉钉的供应商管理模块中录入这些信息，并为每个供应商设置唯一的编号。例如，一家制造业企业与多个原材料供应商合作，行政人员将各个供应商的信息准确录入系统，方便在进货时选择合适的供应商。

客户信息设置：同样，收集客户的信息，包括客户名称、联系人、联系方式、地址等。录入到钉钉的客户管理模块中。可以根据客户的购买频率、购买金额等进行分类管理。比如，一家电商企业将客户分为普通客户、 VIP 客户等，以便提供不同的服务和优惠。

信息审核和维护：对录入的供应商和客户信息进行审核，确保信息的真实性和准确性。定期与供应商和客户沟通，更新信息。例如，当供应商的联系方式发生变化时，及时在系统中更新。

关联业务流程：在进货和销售业务中，将供应商和客户信息与相应的单据关联起来。这样可以清晰地了解每一笔业务的往来对象，便于后续的结算和统计。比如，在进货单中关联供应商信息，在销售单中关联客户信息。

四、进行进货管理

进货管理是确保企业库存充足的重要环节。

制定采购计划：行政人员根据库存情况、销售预测等制定采购计划。考虑商品的需求周期、采购周期等因素。例如，一家服装企业根据季节和市场需求，提前制定不同款式服装的采购计划。

创建进货单：在确定采购商品后，在钉钉上创建进货单。填写进货的详细信息，如商品名称、数量、进价、供应商等。可以上传采购合同等附件，作为采购的依据。比如，企业采购一批办公家具，行政人员在进货单中详细记录相关信息，并上传采购合同。

收货验收：当商品到货时，行政人员要进行收货验收。检查商品的数量、质量等是否与进货单一致。在钉钉上记录验收结果，如合格、不合格等。如果发现商品有问题，及时与供应商沟通解决。例如，收到的商品存在质量问题，行政人员在系统中记录并与供应商协商换货或退货。

更新库存：验收合格后，在钉钉上更新库存数量。确保库存信息的实时性和准确性。同时，将进货成本计入库存成本。比如，一批商品进货后，行政人员及时更新库存数量，并计算新的库存成本。

五、做好销售管理

销售管理直接关系到企业的收入和利润。

生成销售订单：根据客户的需求，在钉钉上生成销售订单。填写客户信息、商品信息、销售数量、售价等。可以设置订单的状态，如待发货、已发货、已完成等。例如，一家贸易公司接到客户的订单后，行政人员在钉钉上生成销售订单，并及时安排发货。

发货处理：当销售订单确认后，进行发货处理。在钉钉上记录发货的日期、物流信息等。可以打印发货单，作为发货的凭证。比如，企业将商品发货给客户，行政人员在系统中记录发货信息，并将发货单交给物流人员。

收款管理：跟进销售订单的收款情况。在钉钉上记录收款日期、收款金额、收款方式等。可以设置收款提醒，避免出现逾期收款的情况。例如，当客户的付款期限临近时，系统自动提醒行政人员进行催收。

销售数据分析：定期对销售数据进行分析，了解销售趋势、客户需求等。通过分析结果，调整销售策略和采购计划。比如，分析不同时间段的销售数据，发现某个季节某种商品的销售特别好，企业可以在后续增加该商品的采购量。

六、实时监控库存

实时监控库存可以帮助行政人员及时发现问题，做出合理的决策。

查看库存余额：行政人员可以随时在钉钉上查看商品的库存余额。了解每种商品的实际库存数量。例如，一家药店的行政人员随时查看各类药品的库存情况，确保药品的供应。

分析库存周转率：计算商品的库存周转率，了解商品的销售速度。库存周转率高说明商品销售快，库存积压少。行政人员可以根据库存周转率调整采购计划。比如，某种商品的库存周转率较低，行政人员可以减少该商品的采购量。

处理库存异常：当发现库存出现异常情况，如库存数量不符、库存积压等，及时进行处理。对于库存数量不符的情况，要进行盘点和核对，找出原因。对于库存积压的商品，可以采取促销等措施。例如，一家玩具企业发现某种玩具库存积压，通过举办促销活动来减少库存。

设置库存预警：根据企业的实际情况，为每种商品设置库存预警值。当库存低于预警值时，系统自动提醒行政人员补货。同时，对于库存过高的情况也可以设置预警，避免库存积压。比如，一家文具店为各类文具设置了合理的库存预警值，确保库存的合理水平。

七、进行数据统计和分析

数据统计和分析可以为企业的决策提供有力支持。

进货数据统计：统计进货的数量、金额、供应商等信息。分析不同时间段的进货情况，了解采购成本的变化趋势。例如，统计一年中不同月份的进货金额，分析采购成本的波动原因。

销售数据统计：统计销售的数量、金额、客户等信息。分析不同商品的销售情况，找出畅销商品和滞销商品。比如，通过销售数据统计，发现某种电子产品的销售情况很好，而另一种产品销售不佳。

库存数据统计：统计库存的数量、成本、周转率等信息。了解库存的整体状况，评估库存管理的效果。例如，统计库存的平均成本，分析库存成本的变化对企业利润的影响。

数据分析和决策：根据统计数据进行深入分析，制定合理的采购计划、销售策略等。例如，根据销售数据分析，增加畅销商品的采购量，减少滞销商品的库存。同时，根据库存周转率调整库存管理策略，提高库存管理效率。

八、与其他部门协同工作

进销存管理需要与其他部门密切协同。

与采购部门协同：行政人员与采购部门沟通，了解采购计划和进度。在进货管理中，共同确保采购的商品符合企业的需求。例如，行政人员根据采购部门的采购计划创建进货单，及时跟进采购进度。

与销售部门协同：与销售部门共享销售数据和库存信息。根据销售部门的订单及时安排发货和补货。例如，销售部门接到大订单时，行政人员及时查看库存情况，协调采购部门补货。

与财务部门协同：与财务部门核对进货和销售的资金往来。确保财务数据的准确性。例如，行政人员将进货单和销售单及时传递给财务部门，财务部门进行账务处理。

跨部门沟通和协作：通过钉钉的沟通功能，加强与其他部门的沟通和协作。及时解决工作中出现的问题。例如，当库存出现异常时，行政人员及时与相关部门沟通，共同制定解决方案。

常见用户关注的问题：

一、行政在钉钉上做进销存，需要什么权限呀？

我听说好多行政朋友都在研究在钉钉上做进销存呢，我就想知道做这个到底需要啥权限。感觉权限这事儿要是没弄明白，可能后面操作起来会有不少麻烦呢。

下面来正式解答这个问题哈。一般来说，行政要在钉钉上做进销存，首先得有企业管理员或者有相关审批权限的角色才行。企业管理员有最高的权限，可以对整个钉钉系统的应用进行设置和管理。要是行政不是管理员，那就得申请相关的应用使用权限。

具体步骤如下：第一步，在钉钉工作台找到对应的进销存应用。如果看不到这个应用，可能是企业还没开通，这时候就需要联系管理员去开通。第二步，申请使用权限。在应用里一般会有申请入口，填好申请理由，比如说明是为了企业的进销存管理工作等，提交给管理员审批。管理员审批通过后，行政就有了基本的操作权限。不过不同的操作可能还需要不同的子权限，像商品信息的添加、修改，库存的出入库操作等，这些可能还得进一步申请细分的权限，确保操作的规范性和数据的安全性。

二、钉钉上的进销存数据能和财务系统对接不？

朋友推荐我用钉钉做进销存，我就想知道它的数据能不能和财务系统对接。感觉要是能对接上，那财务和进销存的工作衔接起来就会方便好多，不用手动来回倒数据了。

咱们来看看能不能对接哈。钉钉上的进销存数据是可以和财务系统对接的。现在很多第三方的进销存应用都提供了和常见财务系统对接的功能。

对接的方法通常有这些：一种是通过应用自带的对接接口。很多进销存应用开发的时候就考虑到了和财务系统的对接，会有专门的接口文档。行政可以根据文档的指引，在钉钉的进销存应用和财务系统里进行相应的设置，把两个系统关联起来。另一种是借助第三方的数据对接平台。有一些专业的数据对接平台，可以实现不同系统之间的数据传输和转换。行政只需要在平台上配置好钉钉进销存和财务系统的连接参数，就可以让数据自动同步。不过对接的时候要注意数据的准确性和一致性，可能需要对一些字段进行映射和匹配，确保财务系统能正确识别和处理进销存的数据。

三、行政在钉钉上做进销存，库存盘点咋操作呀？

我听说在钉钉上做进销存挺方便的，但是库存盘点这事儿我有点拿不准。感觉库存盘点是个挺重要的工作，要是操作不好，可能会影响企业的库存管理和成本核算呢。

下面讲讲库存盘点的操作步骤哈。在钉钉上做库存盘点，首先要进入对应的进销存应用。

具体操作流程如下：第一步，创建盘点任务。在应用里找到盘点功能模块，点击创建盘点单，选择要盘点的仓库、盘点日期等信息。第二步，录入盘点数据。可以选择手动录入，行政拿着盘点表去仓库一个个核对商品数量，然后在钉钉上输入实际盘点的数量。也可以使用扫码枪等设备，扫描商品条码自动录入数据，这样更高效准确。第三步，对比数据。录入完盘点数据后，系统会自动和系统里的库存数据进行对比，生成盘点差异表。行政要仔细查看差异表，分析差异产生的原因，比如是不是出入库记录有误，或者有商品损坏等情况。第四步，处理差异。根据差异产生的原因，进行相应的调整。如果是记录错误，就修改出入库记录；如果是商品损坏，要进行报损处理等。最后，确认盘点结果，完成库存盘点工作。

四、钉钉上的进销存应用有免费的不？

假如你想在钉钉上做进销存，肯定会关心有没有免费的应用。毕竟能免费使用的话，对企业来说能节省不少成本呢。我就想知道到底有没有免费的。

来看看有没有免费的应用哈。钉钉上是有免费的进销存应用的。很多第三方开发者为了推广自己的应用，会提供基础版本的免费使用。

这些免费应用能满足一些基本的需求。像简单的商品管理，能添加、修改商品信息；基本的出入库管理，可以记录商品的入库和出库情况；还有简单的库存查询功能，能随时查看库存数量。不过免费版本一般会有一些功能限制，比如不能进行复杂的数据分析，数据存储量有限等。如果企业的业务规模比较大，对进销存管理的要求比较高，可能就需要升级到付费版本，付费版本能提供更强大的功能和更优质的服务，像多仓库管理、高级报表生成等。行政可以先试用免费版本，看看是否能满足企业的日常需求，再决定是否要付费升级。