如何自建进销存？掌握关键步骤与实用技巧轻松搭建高效系统

总体介绍

在商业运营中，进销存管理是非常重要的一环。它涉及到企业采购商品（进）、销售商品（销）以及库存管理（存）等多个方面。自建进销存系统可以让企业根据自身的业务特点和需求进行定制化管理，提高运营效率，降低成本，更好地掌握商品的流动情况和库存状态。接下来，我们将详细介绍如何自建进销存系统。

一、明确自身需求

在开始自建进销存系统之前，首先要明确自己的需求。不同的企业，其业务模式和规模都有所不同，对进销存系统的要求也会存在差异。

企业规模与业务复杂度：小型企业的业务相对简单，可能只需要一个基础的进销存系统来记录商品的进出和库存数量。例如一家小型便利店，每天的进货量和销售量有限，主要关注的是商品的种类、进货价格、销售价格和库存余额。而大型企业的业务则更为复杂，可能涉及到多个仓库、不同地区的销售点以及复杂的供应链管理。比如大型连锁超市，需要实时掌握各个门店的库存情况，根据销售数据进行精准的补货和配送。

功能需求：考虑系统需要具备哪些功能。基本功能包括商品管理、采购管理、销售管理和库存管理。商品管理要能对商品的基本信息进行录入、修改和删除，如商品名称、规格、型号等。采购管理要能记录采购订单、供应商信息、采购价格等。销售管理要能处理销售订单、客户信息、销售价格等。库存管理要能实时更新库存数量、进行库存盘点等。此外，还可能需要一些高级功能，如报表生成功能，能生成采购报表、销售报表、库存报表等，帮助企业进行数据分析和决策。

行业特点：不同行业的进销存需求也有特点。例如，制造业企业可能更关注生产环节的物料管理和成品库存管理，需要系统能够与生产计划进行对接。而服务业企业可能更关注服务项目的销售和库存（如服务券的库存）。

二、选择合适的技术架构

选择合适的技术架构是自建进销存系统的关键步骤，它会影响系统的性能、可扩展性和维护性。

数据库选择：数据库用于存储系统的数据，常见的数据库有 MySQL、SQL Server、Oracle 等。MySQL 是开源的关系型数据库，具有成本低、性能稳定、易于使用等优点，适合小型和中型企业的进销存系统。SQL Server 是微软的数据库产品，与 Windows 系统兼容性好，提供了丰富的管理工具，适用于使用 Windows 平台的企业。Oracle 是大型的商业数据库，具有强大的功能和高可靠性，适合大型企业和对数据安全性要求较高的企业。

开发语言与框架：开发语言有很多种，如 Python、Java、PHP 等。Python 具有简洁的语法和丰富的库，开发效率高，适合快速开发原型。Java 是一种跨平台的编程语言，具有良好的性能和稳定性，适合开发大型的企业级应用。PHP 主要用于 Web 开发，与 MySQL 结合使用非常方便，常用于开发小型的 Web 应用。选择合适的开发框架可以提高开发效率。例如 Python 的 Django 框架，它提供了丰富的功能，如数据库管理、用户认证等。Java 的 Spring 框架，具有强大的依赖注入和面向切面编程功能。

部署方式：可以选择本地部署或云部署。本地部署是将系统安装在企业自己的服务器上，企业对系统有完全的控制权，但需要投入一定的硬件和维护成本。云部署是将系统部署在云端服务器上，如阿里云、腾讯云等。云部署具有成本低、易于扩展、无需自行维护服务器等优点，适合中小企业。

三、进行数据规划

数据是进销存系统的核心，进行合理的数据规划可以确保系统的正常运行和数据的准确性。

数据分类：将数据分为不同的类别，主要包括商品数据、供应商数据、客户数据、采购数据、销售数据和库存数据。商品数据包含商品的基本信息，如商品编号、名称、规格等。供应商数据包含供应商的名称、地址、联系方式等。客户数据包含客户的姓名、地址、联系方式等。采购数据包含采购订单编号、采购日期、采购商品、采购数量、采购价格等。销售数据包含销售订单编号、销售日期、销售商品、销售数量、销售价格等。库存数据包含商品的库存数量、库存位置、库存状态等。

数据结构设计：设计合理的数据结构可以提高数据的存储和查询效率。例如，对于商品数据，可以设计一个商品表，包含商品编号、名称、规格、进价、售价等字段。对于采购数据，可以设计一个采购订单表和一个采购明细子表，采购订单表记录采购订单的基本信息，采购明细子表记录每个采购商品的详细信息。

数据关系建立：明确不同数据之间的关系。例如，采购数据与供应商数据相关联，通过供应商编号可以查询到该供应商的所有采购订单。销售数据与客户数据相关联，通过客户编号可以查询到该客户的所有销售订单。库存数据与商品数据相关联，通过商品编号可以查询到该商品的库存情况。

四、搭建用户界面

用户界面是用户与系统交互的窗口，一个友好、易用的用户界面可以提高用户的使用体验和工作效率。

界面布局设计：采用简洁明了的布局方式。将主要的功能模块放在显眼的位置，方便用户操作。例如，将商品管理、采购管理、销售管理和库存管理等功能模块放在菜单栏中，用户可以快速访问。在每个功能页面，合理安排输入框、按钮、表格等控件。输入框用于用户输入数据，按钮用于执行操作，表格用于展示数据。

操作流程简化：尽量简化操作流程，减少用户的操作步骤。例如，在录入采购订单时，系统可以自动填充一些常用信息，如供应商信息、商品信息等，用户只需要修改和确认即可。在进行库存盘点时，提供扫描枪接口，让用户可以快速扫描商品条码进行盘点。

视觉设计：选择合适的颜色和字体，使界面看起来舒适、美观。颜色搭配要协调，避免使用过于刺眼的颜色。字体要清晰易读，大小适中。同时，要提供必要的提示信息和反馈信息。当用户进行操作时，系统要及时给出提示，如操作成功或失败的提示。当系统出现错误时，要给出明确的错误信息，方便用户排查问题。

五、实现核心功能

核心功能是进销存系统的关键部分，要确保其稳定、准确地运行。

商品管理功能：实现商品信息的全面管理。可以对商品进行分类管理，如将商品分为食品类、日用品类、文具类等。方便用户快速查找和管理商品。支持商品的批量导入和导出功能，当企业有大量商品需要录入时，可以通过 Excel 表格进行批量导入。同时，也可以将商品信息导出为 Excel 表格，方便进行数据备份和分析。

采购管理功能：实现采购订单的创建、审批和跟踪。采购人员可以根据库存情况和销售预测创建采购订单，订单需要经过相关领导的审批。审批通过后，系统可以自动生成采购合同，并跟踪采购订单的执行情况，如是否到货、是否付款等。同时，要能对供应商进行管理，记录供应商的信誉情况、供货价格等信息，以便选择合适的供应商。

销售管理功能：处理销售订单的全过程。从客户下单开始，系统要能记录订单信息、客户信息、商品信息等。根据订单信息生成销售发票和发货单。支持多种销售模式，如零售、批发等。对于批发业务，可以根据客户的采购数量给予不同的折扣。同时，要能对客户进行管理，记录客户的购买历史、信用情况等信息，以便进行客户关系管理。

库存管理功能：实时更新库存数量。当有采购入库时，库存数量增加；当有销售出库时，库存数量减少。进行库存预警设置，当库存数量低于或高于设定的阈值时，系统自动发出警报。支持库存盘点功能，定期对库存进行盘点，确保库存数量的准确性。

六、进行系统测试

系统测试是确保自建进销存系统质量的重要环节，通过测试可以发现系统中存在的问题并及时解决。

功能测试：对系统的各项功能进行测试，确保功能的正确性和完整性。例如，测试商品管理功能时，要检查商品的录入、修改和删除是否正常，商品信息的查询是否准确。测试采购管理功能时，要检查采购订单的创建、审批和跟踪是否符合业务流程。测试销售管理功能时，要检查销售订单的处理、发票生成和发货单生成是否正确。测试库存管理功能时，要检查库存数量的更新、库存预警和库存盘点是否正常。

性能测试：测试系统在不同负载下的性能表现。模拟大量的用户同时访问系统，检查系统的响应时间、吞吐量等指标。例如，在高并发情况下，系统是否能够快速响应用户的请求，是否会出现卡顿或崩溃的情况。通过性能测试，可以发现系统的性能瓶颈，进行针对性的优化。

安全测试：检查系统的安全性。测试系统是否存在漏洞，如 SQL 注入、跨站脚本攻击等。对用户的登录信息进行加密处理，确保用户的账号和密码安全。设置不同的用户权限，不同权限的用户只能访问和操作其权限范围内的功能和数据。

七、系统上线与维护

经过测试后，系统可以正式上线。上线后还需要进行持续的维护。

系统上线：选择合适的上线时间，尽量选择业务相对空闲的时间段，减少对企业正常业务的影响。在上线前，要对系统进行全面的检查和备份。将系统的数据从测试环境迁移到生产环境，确保数据的准确性和完整性。对员工进行培训，让他们熟悉新系统的操作流程和功能。

日常维护：定期对系统进行检查，确保系统的正常运行。检查服务器的运行状态、数据库的连接情况等。及时处理系统出现的故障和问题，如用户反馈的操作异常、数据错误等。定期对系统的数据进行备份，防止数据丢失。

系统更新与优化：随着企业业务的发展和技术的进步，需要对系统进行更新和优化。根据用户的反馈和业务需求，增加新的功能或改进现有功能。对系统的性能进行优化，提高系统的响应速度和处理能力。

八、持续改进与拓展

自建的进销存系统不是一成不变的，需要持续改进和拓展。

收集用户反馈：建立用户反馈渠道，如在线问卷、用户论坛等。收集用户在使用过程中遇到的问题和建议。根据用户反馈，对系统进行改进。例如，用户反映某个功能的操作不够方便，就对该功能的操作流程进行优化。

数据分析与决策支持：利用系统中的数据进行分析，为企业的决策提供支持。通过分析采购数据和销售数据，了解商品的销售趋势和利润情况，合理调整采购计划和销售策略。通过分析库存数据，优化库存管理，降低库存成本。

系统拓展：根据企业的发展需求，对系统进行拓展。例如，企业开展了电商业务，可以将进销存系统与电商平台进行对接，实现数据的实时同步。企业增加了新的业务部门，可以为该部门定制专属的功能模块。

常见用户关注的问题：

一、自建进销存系统需要哪些技术知识？

哎呀，我听说好多人想自建进销存系统，但是又不太清楚得懂啥技术知识。我就想知道，这到底难不难呀，都要学些啥呢。

解答：自建进销存系统确实需要一些技术知识呢。首先，数据库知识是必不可少的。像 MySQL 这种开源的数据库就很常用，你得知道怎么创建数据库、设计表结构，比如商品表、进货表、销售表等，还要会用 SQL 语句进行数据的增删改查操作。比如，你要查询某个时间段内的进货数量，就得会写相应的 SQL 查询语句。

编程语言方面，可以选择 Python、Java 或者 PHP。Python 有很多方便的库，像 Django 或者 Flask 框架，能让你快速搭建 Web 应用；Java 则以其稳定性和强大的功能著称，适合开发大型的进销存系统；PHP 对于 Web 开发也很友好，很多开源的进销存系统就是用 PHP 开发的。

前端技术也得了解一些，HTML、CSS 和 JavaScript 是基础。HTML 用于构建页面结构，CSS 让页面变得美观，JavaScript 可以实现一些交互功能，比如商品数量的实时计算等。另外，了解服务器相关知识也很重要，你得知道怎么部署系统到服务器上，常见的服务器有 Linux 系统的，你要会一些基本的服务器操作命令。

二、自建进销存系统成本高吗？

朋友说他想自己建个进销存系统，但是又担心成本太高。我就寻思着，这自建系统到底要花多少钱呢，会不会比买现成的软件贵很多呀。

解答：自建进销存系统的成本高低得看具体情况。从人力成本来说，如果你自己懂技术，能独立完成开发，那人力成本就省了。但要是你不懂，得请专业的开发人员，那费用就比较高了。一般来说，一个小型的进销存系统开发，聘请开发人员可能需要几万到十几万元，这还得看开发周期和人员的技术水平。

服务器成本也是一部分，如果你选择云服务器，像阿里云、腾讯云等，根据不同的配置，每个月可能需要几百元到上千元不等。另外，域名和 SSL 证书也需要一定的费用，域名一年大概几十元，SSL 证书可能几百元。

和购买现成软件相比，如果是功能简单的现成软件，价格可能相对较低，一年可能几百元到几千元。但要是你对系统有特殊的功能需求，现成软件可能无法满足，这时候自建系统虽然前期成本高，但从长期来看，可能更划算，因为你可以根据业务发展随时进行功能扩展。

三、自建进销存系统安全吗？

我就想知道，自己建的进销存系统安全不，毕竟里面可是有好多公司的重要数据呢。朋友也担心这个问题，怕数据泄露啥的。

解答：自建进销存系统的安全性是可以保障的，但需要做好一些安全措施。首先，在数据库方面，要设置强密码，并且定期备份数据。强密码可以包含字母、数字和特殊字符，这样能增加密码的复杂度，防止被破解。定期备份数据可以防止数据丢失，比如因为服务器故障或者人为误操作导致的数据损坏。

网络安全方面，要使用防火墙，阻止外部的非法访问。可以在服务器上安装防火墙软件，设置访问规则，只允许特定的 IP 地址或者端口进行访问。另外，对系统进行加密也很重要，比如对用户登录信息、商品价格等敏感数据进行加密处理，防止数据在传输过程中被窃取。

代码安全也不容忽视，要对代码进行安全审计，避免出现 SQL 注入、跨站脚本攻击等安全漏洞。开发过程中要遵循安全的编码规范，对用户输入的数据进行严格的验证和过滤。只要做好这些安全措施，自建进销存系统的安全性还是有保障的。

四、自建进销存系统需要多久能完成？

假如你打算自建进销存系统，肯定想知道得花多长时间能弄好。我听说有的系统开发很快，有的却要很久，这自建进销存系统到底要多久呢。

解答：自建进销存系统的完成时间取决于多个因素。如果是功能比较简单的系统，只有基本的商品管理、进货和销售记录功能，而且开发人员技术熟练，可能一两个月就能完成。在这个阶段，开发人员可以快速完成数据库设计、代码编写和测试工作。

要是系统功能复杂，比如要集成库存预警、财务报表分析、多门店管理等功能，那时间就会久很多，可能需要三到六个月甚至更长时间。因为复杂的功能需要更多的时间来进行需求分析、设计和开发，而且测试的难度也会增加，要确保各个功能之间的兼容性和稳定性。

另外，开发团队的规模和效率也会影响开发时间。如果是一个多人的专业开发团队，分工明确，开发效率会比较高，完成时间可能会缩短。但要是只有一两个开发人员，而且还要兼顾其他工作，那开发时间就会延长。所以，具体的完成时间得根据系统的实际情况和开发团队的情况来确定。