如何挑选进销存？掌握这些要点让你选到合适的管理系统

总体介绍

在商业运营中，进销存管理是企业日常管理的核心环节之一，它涉及到企业的采购、销售和库存管理等多个方面。一个合适的进销存系统能够帮助企业提高运营效率、降低成本、提升客户满意度。然而，面对市场上众多的进销存软件和管理方案，许多企业往往不知道如何挑选。接下来，我们将从多个方面详细介绍如何挑选适合自己企业的进销存系统，为企业的发展提供有力支持。

一、明确自身需求

企业在挑选进销存系统之前，必须要明确自身的需求。不同规模、不同行业的企业，其进销存管理的重点和需求是不一样的。

企业规模方面：小型企业可能业务流程相对简单，对进销存系统的功能要求也较为基础，更注重系统的便捷性和低成本。例如，一家小型零售店，可能只需要简单的商品入库、销售记录和库存查询功能。而大型企业业务复杂，涉及多部门协作、跨地区经营等，需要功能强大、可定制化程度高的系统。比如大型连锁超市，需要系统能够实现多门店库存统一管理、采购与配送的协同等。

行业特性方面：不同行业有不同的业务特点。制造业企业可能更关注生产环节与进销存的衔接，需要系统能够对原材料采购、生产进度和成品库存进行精准管理。例如，汽车制造企业需要根据生产计划精确安排零部件的采购和库存，以避免生产停滞。而服务业企业可能更注重客户订单的管理和服务流程的跟进，如餐饮企业需要系统能够快速处理点餐、结账和库存消耗等业务。

业务模式方面：如果企业有线上线下融合的业务模式，那么就需要进销存系统能够实现线上线下库存的实时同步和订单的统一处理。比如一家服装品牌，既在实体店销售，也通过电商平台销售，系统要确保线上线下库存数据一致，避免超卖现象。

二、考察系统功能

一个好的进销存系统应该具备全面且实用的功能，以满足企业的日常运营需求。

采购管理功能：系统应能够实现采购订单的创建、审批和跟踪。企业可以通过系统生成采购订单，设置审批流程，确保采购行为的合规性。同时，能够实时跟踪订单的执行情况，包括供应商发货、到货验收等环节。例如，当采购的商品到货时，系统可以自动更新库存数量，并与采购订单进行比对，确保货物数量和质量符合要求。

销售管理功能：涵盖销售订单管理、销售开单、收款管理等功能。系统可以记录客户的销售订单信息，生成销售开单，并自动计算销售金额和利润。在收款管理方面，能够跟踪客户的付款情况，提醒逾期未付款项。比如，当客户付款后，系统可以自动更新订单状态，并生成相应的财务报表。

库存管理功能：这是进销存系统的核心功能之一。系统要能够实时准确地反映库存数量、位置和状态。具备库存预警功能，当库存数量低于或高于设定的阈值时，及时发出警报。同时，支持库存盘点功能，方便企业定期核对库存实际数量与系统数据的一致性。例如，企业可以通过系统生成盘点单，对库存进行实地盘点，然后将盘点结果录入系统进行调整。

报表统计功能：能够生成各种详细的报表，如采购报表、销售报表、库存报表等。这些报表可以帮助企业管理者了解企业的经营状况，做出合理的决策。比如，通过销售报表可以分析不同时间段、不同商品的销售情况，以便调整采购计划和营销策略。

三、关注系统易用性

系统的易用性直接影响到员工的使用体验和工作效率。

界面设计方面：一个简洁直观的界面能够让员工快速上手。界面布局要合理，操作按钮和菜单要易于找到。例如，将常用的功能如入库、出库等操作按钮放在显眼的位置，方便员工操作。同时，界面的颜色搭配要舒适，避免过于刺眼或复杂的设计。

操作流程方面：系统的操作流程应该简单明了，符合员工的操作习惯。尽量减少不必要的操作步骤，避免繁琐的输入和确认过程。比如，在录入商品信息时，可以设置常用模板，员工只需填写关键信息，系统自动填充其他默认信息。

培训成本方面：如果系统易用性好，那么员工的培训成本就会降低。企业不需要花费大量的时间和精力去培训员工使用系统。一些优秀的进销存系统会提供在线教程、视频演示等培训资源，帮助员工快速掌握系统的使用方法。例如，员工可以通过观看系统自带的操作视频，在短时间内学会如何进行采购订单的创建和库存查询等操作。

移动使用方面：随着移动办公的普及，系统支持移动端使用也是很重要的。员工可以通过手机或平板电脑随时随地进行业务操作，如查看库存、处理订单等。例如，销售人员在外出拜访客户时，可以通过手机端查看商品库存情况，及时为客户提供准确的信息。

四、评估系统稳定性

系统的稳定性是企业正常运营的保障。

数据安全方面：进销存系统涉及到企业的大量核心数据，如客户信息、采购数据、库存数据等。系统要具备完善的数据安全防护措施，包括数据加密、备份和恢复机制。例如，采用先进的加密算法对数据进行加密存储，防止数据在传输和存储过程中被窃取。定期对数据进行备份，当系统出现故障或数据丢失时，能够快速恢复数据。

系统响应速度方面：在业务高峰期，系统要能够快速响应员工的操作请求。如果系统响应缓慢，会严重影响员工的工作效率。比如在销售旺季，大量的订单需要处理，如果系统响应不及时，可能会导致订单处理延迟，影响客户体验。

系统兼容性方面：系统要能够与企业现有的其他软件和硬件设备兼容。例如，与财务软件进行数据对接，实现财务数据的自动同步。同时，要支持不同的操作系统和浏览器，方便员工在不同的设备上使用系统。

技术支持方面：供应商要能够提供及时、有效的技术支持。当系统出现故障时，能够快速响应并解决问题。例如，供应商提供7×24小时的技术服务热线，员工在遇到问题时可以随时联系技术人员进行解决。

五、考虑系统扩展性

企业是不断发展变化的，进销存系统需要具备良好的扩展性，以适应企业未来的发展需求。

功能扩展方面：随着企业业务的拓展，可能需要增加新的功能模块。例如，企业原本只进行国内销售，后来开展了国际贸易业务，就需要系统能够扩展进出口管理功能。一个好的进销存系统应该支持功能模块的灵活添加和升级，而不需要重新更换系统。

数据量扩展方面：随着企业业务的增长，数据量会不断增加。系统要能够处理大规模的数据，不会因为数据量的增加而出现性能下降的问题。例如，企业的客户数量和订单数量不断增多，系统要能够保证数据的存储和查询效率。

用户数量扩展方面：当企业规模扩大，员工数量增加时，系统要能够支持更多的用户同时使用。例如，企业从几十人的小团队发展到几百人的大团队，系统要能够保证每个员工都能顺畅地使用系统，不会出现卡顿或登录不上的情况。

与其他系统集成方面：企业可能会引入其他的管理系统，如CRM系统、ERP系统等。进销存系统要能够与这些系统进行无缝集成，实现数据的共享和业务的协同。例如，与CRM系统集成后，销售部门可以根据客户信息更好地进行销售管理，同时将销售数据反馈给库存管理部门，实现库存的精准控制。

六、对比系统价格

价格是企业挑选进销存系统时需要考虑的重要因素之一。

软件许可费用方面：不同的进销存系统有不同的收费模式，有的是按模块收费，有的是按用户数量收费，还有的是一次性购买永久使用许可。企业要根据自身的需求和预算选择合适的收费模式。例如，小型企业如果功能需求较少，可以选择按模块收费的方式，只购买自己需要的功能模块，降低成本。

实施费用方面：系统的实施包括系统安装、调试、数据迁移等工作，这些都需要一定的费用。企业要了解供应商的实施费用标准，并与供应商协商合理的价格。例如，有些供应商会根据企业的规模和数据量来收取实施费用，企业可以通过比较不同供应商的报价，选择性价比高的供应商。

维护费用方面：系统在使用过程中需要进行维护和升级，这也会产生一定的费用。企业要了解供应商的维护服务内容和收费标准。例如，有些供应商提供免费的系统升级服务，而有些则需要收取一定的费用。企业可以选择提供免费升级服务的供应商，降低长期使用成本。

总体成本效益方面：企业不能只看系统的价格，还要考虑系统带来的效益。一个功能强大、稳定性好的系统虽然价格可能较高，但能够提高企业的运营效率，降低成本，带来更高的收益。例如，一个能够实现库存精准管理的系统，可以减少库存积压和缺货现象，提高资金周转率，为企业带来更大的经济效益。

七、了解供应商服务

供应商的服务质量直接影响到企业使用进销存系统的体验和效果。

售前服务方面：供应商要能够提供详细的产品介绍和演示，帮助企业了解系统的功能和特点。同时，要根据企业的需求提供合理的解决方案。例如，在企业选型阶段，供应商可以上门为企业进行系统演示，针对企业的业务流程提出个性化的建议。

实施服务方面：在系统实施过程中，供应商要能够提供专业的实施团队，确保系统的顺利安装、调试和数据迁移。实施团队要具备丰富的经验和技术能力，能够及时解决实施过程中出现的问题。例如，在数据迁移过程中，要保证数据的准确性和完整性，避免数据丢失或错误。

售后服务方面：系统上线后，供应商要提供长期的售后服务。包括系统维护、故障排除、功能升级等服务。售后服务要及时响应，解决问题的效率要高。例如，当系统出现故障时，供应商要在规定的时间内到达现场或通过远程协助解决问题。

培训服务方面：供应商要为企业员工提供全面的培训服务，使员工能够熟练掌握系统的使用方法。培训方式可以多样化，包括线上培训、线下培训、现场培训等。例如，为新员工提供线上视频教程，方便他们随时学习；为老员工提供现场培训，解决他们在使用过程中遇到的问题。

八、查看用户评价

用户评价是了解进销存系统实际使用效果的重要途径。

同行评价方面：企业可以向同行业的其他企业咨询他们使用的进销存系统的情况。同行企业的经验和建议具有很高的参考价值。例如，一家餐饮企业可以向其他餐饮企业了解他们使用的进销存系统在点餐、库存管理等方面的优缺点，从而为自己的选型提供参考。

网络评价方面：在互联网上搜索相关的进销存系统评价和口碑。可以查看专业的软件评测网站、行业论坛等平台上的用户评价。例如，在一些软件评测网站上，用户会对不同的进销存系统进行打分和评价，企业可以根据这些评价了解系统的优缺点。

实际案例方面：供应商通常会有一些成功的实际案例。企业可以要求供应商提供相关案例，并与案例企业进行沟通。了解系统在实际应用中的效果和遇到的问题。例如，通过与案例企业沟通，了解系统在实施过程中是否遇到了困难，是如何解决的，以及系统对企业业务的提升作用有多大。

综合分析方面：企业要对收集到的用户评价进行综合分析，不能只看个别评价。要关注评价的普遍性和客观性。对于一些负面评价，要进一步了解具体情况，判断是个别问题还是系统的普遍缺陷。例如，如果大部分用户都反映系统的某个功能存在问题，那么企业在选型时就要谨慎考虑。

常见用户关注的问题：

一、进销存软件贵不贵呀？

我听说好多人在挑进销存软件的时候，都特别关心价格。我就想知道，这软件到底得花多少钱，会不会太贵让人负担不起呢。

价格情况分析

进销存软件的价格跨度其实挺大的，这跟好多因素有关。先说免费版的，有些基础的进销存软件是可以免费使用的，像一些小型个体商户，如果业务比较简单，只需要进行基本的商品出入库管理、库存查询这些操作，免费版就能满足需求啦。不过免费版一般功能有限，可能没有高级的数据分析、多门店管理等功能。

要是选择付费的软件，价格也分不同档次。基础付费版可能一年几百块到两三千块不等，这类软件适合一些规模稍大、业务稍微复杂一点的小公司，能提供相对丰富的功能，比如销售订单管理、采购管理等。

而中高端的进销存软件，价格可能从几千到几万甚至更高都有。大型企业或者业务特别复杂的公司，可能就需要这种软件，它们通常具备强大的数据分析能力、多仓库管理、供应链协同等高级功能，还会有专门的技术团队提供售后支持和软件定制服务。所以呀，在选择的时候，得根据自己的实际情况来衡量，看看软件的功能是不是和价格相匹配。

二、进销存软件容易上手不？

朋友说挑进销存软件的时候，上手难度可重要了。我就想知道，这软件到底好不好学，别买回去结果员工都不会用，那可就麻烦了。

上手难易程度分析

不同的进销存软件上手难度不太一样。现在很多软件都很注重用户体验，设计得比较简单易懂。一些面向小微企业的进销存软件，界面设计得很简洁，操作流程也不复杂。比如说，在录入商品信息的时候，会有清晰的提示框，让你一步步填写商品名称、规格、进价、售价这些信息，就跟填表格似的，很容易就能完成。

而且好多软件还有操作指引和视频教程。当你打开软件，可能会弹出一个新手引导，一步一步带着你完成一些基本操作，像创建商品档案、开销售单等。要是遇到不明白的地方，还能随时查看视频教程，里面会详细讲解每个功能的使用方法。

不过也有一些功能特别强大、复杂的进销存软件，对于没有相关经验的人来说，可能上手会稍微难一点。这种软件往往有很多高级设置和参数，需要花一些时间去学习和摸索。但一般软件厂商都会提供培训服务，包括线上培训和线下培训，帮助用户尽快掌握软件的使用方法。所以总体来说，只要选择适合自己的软件，再加上一些学习和培训，大多数人都能比较快地上手。

三、进销存软件数据安全不？

我听说数据安全对于用进销存软件的企业来说可重要了。我就想知道，这软件的数据会不会容易泄露或者丢失呢？

数据安全情况分析

正规的进销存软件在数据安全方面还是有保障的。首先，软件厂商会采用一些技术手段来保护数据。比如说，会对数据进行加密处理，就好像给数据上了一把锁，即使数据在传输过程中被截获，没有解密密钥也看不到里面的内容。

在存储方面，很多软件会把数据存放在专业的数据中心，这些数据中心有完善的安全防护措施，像防火、防潮、防盗等，还会有多重备份机制。即使一个地方的数据出现问题，也能从其他备份中恢复数据，保证数据不会丢失。

另外，软件也会设置不同的用户权限。企业可以根据员工的岗位和职责，给他们分配不同的操作权限，比如有些员工只能查看数据，不能修改；有些员工可以进行部分数据的录入和修改等。这样就能避免内部人员误操作或者恶意篡改数据。

不过，也不能完全掉以轻心。企业自己也要做好一些防护措施，比如设置强密码，定期更新密码，不要在不安全的网络环境下使用软件等。只要软件厂商和企业都做好相应的安全措施，数据安全还是有很大保障的。

四、进销存软件能和其他软件对接不？

朋友推荐说，要是进销存软件能和其他软件对接就好了。我就想知道，这软件到底能不能和别的软件连起来用呢？

软件对接情况分析

现在很多进销存软件都支持和其他软件对接。比如说和财务软件对接，这对于企业来说可太实用了。当销售单生成的时候，通过和财务软件对接，就能自动生成相应的财务凭证，这样就不用财务人员再手动录入数据了，大大提高了工作效率，还能减少数据录入错误。

还有和电商平台对接，如果企业有自己的电商店铺，进销存软件和电商平台对接后，就能实时同步订单信息和库存信息。当电商平台有新订单产生时，进销存软件能马上收到消息，自动更新库存数量，避免出现超卖的情况。

不过，不是所有的进销存软件都能和任意的其他软件对接。有些软件有自己的接口标准，只有符合这个标准的软件才能进行对接。在选择进销存软件的时候，要先了解清楚它支持哪些软件对接，看看是否能满足自己企业的需求。如果企业已经在使用其他一些重要的软件，最好选择能和这些软件顺利对接的进销存软件，这样就能实现数据的无缝流转，让企业的管理更加高效。