wms后台系统怎么用？掌握操作技巧高效管理仓库库存

在当今数字化的仓储管理领域，WMS（Warehouse Management System）后台系统就像是仓库运营的智慧大脑，它能够帮助企业高效地管理库存、优化物流流程、提高订单处理速度等。对于初次接触WMS后台系统的用户来说，了解它的使用方法至关重要。下面将详细介绍WMS后台系统的使用方法。

一、系统登录与界面介绍

要使用WMS后台系统，首先需要进行登录。一般来说，企业会为不同的员工分配相应的账号和密码。打开系统登录页面，输入正确的账号和密码，点击登录按钮即可进入系统。

系统主界面布局

进入系统后，你会看到主界面。主界面通常包含菜单栏、功能区、数据显示区等部分。菜单栏一般位于页面的顶部或左侧，包含了系统的各种功能模块，如库存管理、订单管理、入库管理、出库管理等。功能区则是具体操作的区域，根据你选择的功能模块，会显示相应的操作按钮和输入框。数据显示区会展示各种数据，如库存数量、订单状态等。

个性化设置

有些WMS后台系统支持个性化设置，你可以根据自己的使用习惯调整界面布局、字体大小、颜色等。通过个性化设置，能让你在使用系统时更加舒适和便捷。

二、基础数据录入

基础数据录入是WMS后台系统使用的重要环节，准确的基础数据是系统正常运行的基础。

商品信息录入

需要录入商品的基本信息，如商品名称、规格、型号、单位、条码等。这些信息将用于后续的库存管理和订单处理。例如，商品条码是商品的唯一标识，在入库、出库和盘点时，通过扫描条码可以快速准确地识别商品。

仓库信息录入

录入仓库的基本信息，包括仓库名称、地址、面积、库位信息等。库位信息非常重要，它可以帮助你精确地定位商品的存放位置。你可以将仓库划分为不同的区域，每个区域再细分不同的库位，如A区1排1列等。

供应商与客户信息录入

录入供应商和客户的信息，如供应商名称、联系方式、地址，客户名称、联系方式、收货地址等。这些信息在采购和销售环节会用到，方便与供应商和客户进行沟通和业务往来。

三、入库管理操作

入库管理是将商品存入仓库的过程，WMS后台系统可以帮助你高效地完成这一操作。

采购入库单创建

当收到供应商的货物时，首先在系统中创建采购入库单。录入采购订单号、供应商信息、商品信息、数量等。采购入库单可以关联采购订单，确保入库的商品与采购订单一致。

货物验收

对到货的商品进行验收，检查商品的数量、质量、规格等是否与采购入库单一致。如果发现问题，及时与供应商沟通解决。在系统中记录验收结果，如合格数量、不合格数量等。

入库上架

验收合格后，将商品上架到指定的库位。可以通过扫描商品条码和库位条码，系统会自动记录商品的存放位置。这样在后续查找商品时可以快速定位。

四、库存管理方法

库存管理是WMS后台系统的核心功能之一，它可以帮助你实时掌握库存情况，合理控制库存水平。

库存查询

通过系统可以随时查询库存数量、库存位置、库存状态等信息。可以按商品名称、条码、库位等条件进行查询。例如，你想了解某一款商品的库存数量，只需在查询框中输入商品名称或条码，系统就会显示相关信息。

库存盘点

定期进行库存盘点是保证库存数据准确的重要手段。在系统中创建盘点任务，选择要盘点的仓库、库位和商品范围。然后实地对商品进行盘点，将实际盘点数量录入系统。系统会自动对比实际数量和系统库存数量，生成盘点差异报告。

库存预警

设置库存预警值，当库存数量低于或高于预警值时，系统会自动发出预警提示。例如，设置某商品的最低库存预警值为10件，当库存数量降至10件以下时，系统会弹出预警窗口，提醒你及时补货。

五、出库管理流程

出库管理是将商品从仓库发出的过程，WMS后台系统可以确保出库操作的准确性和高效性。

销售出库单创建

根据客户订单在系统中创建销售出库单。录入客户信息、商品信息、数量、收货地址等。销售出库单可以关联销售订单，确保出库的商品与销售订单一致。

拣货作业

根据销售出库单进行拣货。系统会根据商品的存放位置生成拣货路径，指导拣货人员快速准确地找到商品。拣货人员可以使用手持终端设备扫描商品条码，确认拣货数量。

发货确认

拣货完成后，对商品进行复核，检查商品的数量、质量、规格等是否与销售出库单一致。复核无误后，在系统中进行发货确认，更新库存数量。

六、订单管理要点

订单管理贯穿整个仓储业务流程，WMS后台系统可以帮助你更好地管理订单。

订单接收与处理

接收客户的订单信息，可以通过系统接口自动导入订单，也可以手动录入订单。对订单进行审核，检查订单的有效性和完整性。例如，检查客户信息是否完整、商品信息是否正确、订单数量是否合理等。

订单分配与调度

根据订单的紧急程度、商品库存情况等因素，对订单进行分配和调度。将订单分配给合适的仓库和拣货人员，确保订单能够及时处理。

订单跟踪与反馈

在订单处理过程中，实时跟踪订单的状态，如订单已接收、已拣货、已发货、已签收等。并及时将订单状态反馈给客户，提高客户满意度。

七、报表生成与分析

WMS后台系统可以生成各种报表，帮助你分析仓库运营情况，做出合理的决策。

库存报表

生成库存报表，如库存数量报表、库存周转率报表、库存成本报表等。通过库存数量报表，你可以了解不同商品的库存水平；通过库存周转率报表，你可以分析商品的销售速度，合理调整库存策略。

出入库报表

生成出入库报表，如入库数量报表、出库数量报表、出入库金额报表等。通过出入库报表，你可以了解仓库的业务量和业务收入情况。

订单报表

生成订单报表，如订单处理时间报表、订单完成率报表等。通过订单报表，你可以评估订单处理效率和服务质量，发现存在的问题并及时改进。

八、系统维护与常见问题解决

为了保证WMS后台系统的正常运行，需要进行系统维护，并及时解决常见问题。

系统数据备份

定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。可以选择每天、每周或每月进行一次数据备份。备份数据可以存储在外部硬盘或云存储中。

系统更新与升级

关注系统的更新和升级信息，及时进行系统更新。系统更新可以修复系统漏洞、增加新功能，提高系统的稳定性和性能。

常见问题解决

在使用系统过程中，可能会遇到一些常见问题，如登录失败、数据显示错误、条码扫描不识别等。可以通过查看系统帮助文档、联系系统客服等方式解决问题。例如，如果登录失败，检查账号和密码是否正确，网络连接是否正常。

常见用户关注的问题：

一、WMS 后台系统能管理哪些东西呀？

我听说好多人用 WMS 后台系统，但不太清楚它具体能管啥。就想知道这系统是不是啥都能管呢？带着这个疑问，咱们来看看它到底能管理哪些东西。

仓库库存管理：WMS 后台系统可以精准记录每一件商品的入库、出库和库存数量。比如一家电商仓库，通过这个系统能实时知道每种商品还剩多少，什么时候该补货了，避免出现缺货或者库存积压的情况。

货物存放位置管理：它能明确每一件货物存放在仓库的哪个具体位置。像大型的物流仓库，有成千上万种货物，如果没有系统管理，找一件货物可能就像大海捞针。但有了 WMS 系统，输入货物信息，就能快速定位到它的存放货架和货位。

订单管理：从接收订单开始，系统就会跟踪订单的处理进度。包括订单的分配、拣货、包装、发货等环节。这样商家可以随时知道订单到哪一步了，也能及时给客户反馈物流信息。

员工任务管理：可以给仓库员工分配任务，比如拣货任务、上架任务等。还能记录员工的工作完成情况，方便进行绩效考核。

二、WMS 后台系统难不难学呀？

朋友说 WMS 后台系统功能挺强大的，但我就想知道它难不难学呢？对于没接触过的人来说，会不会像学一门新外语一样难呀？

操作界面方面：现在的 WMS 后台系统设计都比较人性化，操作界面简洁明了。一般都会有清晰的菜单和按钮，即使是没有太多计算机操作经验的人，经过简单的培训也能很快上手。就像现在很多智能手机的操作界面，一看就懂。

功能模块学习：虽然系统功能多，但都是按照不同的业务流程划分成一个个模块的。比如入库模块、出库模块等。可以一个模块一个模块地学习，先掌握基础的操作，再逐渐深入了解复杂的功能。而且很多系统都有在线帮助文档和视频教程，遇到问题可以随时查看。

数据录入和处理：数据录入是系统使用中比较基础的部分，只要按照规定的格式和要求输入数据就行。处理数据方面，系统会有自动计算和分析的功能，不需要手动进行复杂的计算。

总体来说，只要有一定的学习耐心和基本的计算机操作能力，学习 WMS 后台系统并不是一件特别难的事情。

三、WMS 后台系统要花多少钱呀？

我听说 WMS 后台系统能提高仓库管理效率，但不知道它得花多少钱呢？是贵得离谱，还是在可接受范围内呢？真有点好奇。

软件授权费用：这是购买系统的基本费用。不同功能和规模的系统，价格差异很大。小型的、功能简单的 WMS 系统可能几千元就可以买到软件授权。而大型的、功能复杂的，像适用于跨国企业的系统，可能要几十万甚至上百万元。

实施费用：系统购买回来后，还需要进行实施，包括安装、调试、数据迁移等工作。实施费用一般根据项目的复杂程度来定，可能占软件授权费用的 20% - 50% 左右。

培训费用：为了让员工能够熟练使用系统，需要进行培训。培训费用可能包括培训师的费用、培训场地费用等。如果系统供应商提供免费的培训，这部分费用就可以省下来。

维护和升级费用：系统在使用过程中需要进行维护和升级，以保证系统的稳定性和安全性。这部分费用一般是按年收取，大概是软件授权费用的 10% - 20% 。

四、WMS 后台系统安全不呀？

假如你把仓库的重要数据都放在 WMS 后台系统里，肯定会担心它安不安全。我就想知道这系统能不能保护好这些数据呢？

数据加密：WMS 后台系统会对存储的数据进行加密处理。就像给数据上了一把锁，即使数据被非法获取，没有解密密钥也无法查看。比如在传输过程中，采用 SSL 加密协议，防止数据在网络传输中被窃取。

用户权限管理：系统会给不同的用户分配不同的权限。比如仓库管理员可能有最高权限，可以进行所有操作；而普通员工可能只有部分操作权限，像只能查看库存信息，不能进行删除操作。这样可以防止内部人员误操作或者恶意篡改数据。

备份和恢复机制：系统会定期对数据进行备份，以防数据丢失。如果遇到系统故障、自然灾害等情况导致数据丢失，可以通过备份数据进行恢复。就像给数据买了一份保险，不用担心数据永远丢失。

安全审计：系统会记录所有用户的操作日志，包括操作时间、操作内容等。管理员可以随时查看这些日志，发现异常操作及时处理。比如有人在非工作时间登录系统进行操作，就可以及时发现并调查。