进销存本期减少依据是什么？解析企业库存数据减少背后的关键因素

总体介绍

在企业的日常运营管理中，进销存管理是一项至关重要的工作。它涉及到企业货物的采购、销售和库存管理等多个环节。而在进销存管理里，“本期减少”是一个关键的数据指标，它反映了在特定时间段内企业库存货物数量的减少情况。了解进销存本期减少的依据，有助于企业精准掌握库存动态，合理安排采购计划，提高资金使用效率，进而提升企业的经济效益。那么，进销存本期减少的依据究竟是什么呢？接下来我们将从多个方面进行详细探讨。

一、销售订单数据

销售订单是导致库存减少的直接原因之一。当企业与客户签订销售订单后，就意味着企业需要按照订单的要求向客户交付相应数量和规格的货物。

订单数量的准确性：销售订单上明确标注了客户所购买的商品数量，这是库存减少的基础数据。企业在发货时，必须严格按照订单数量进行操作。例如，某电子产品企业接到了一份客户订单，要求购买 100 台手机，那么在发货时就需要从库存中取出 100 台手机，相应地库存数量就会减少 100 台。如果订单数量记录不准确，就会导致库存数据与实际情况不符，可能出现库存虚高或虚低的问题。

订单执行情况：即使有销售订单，但如果订单没有得到有效执行，库存也不会真正减少。比如，客户可能因为某些原因取消订单，或者企业自身无法按时供货等情况。所以，企业需要及时跟踪销售订单的执行进度，只有当订单真正完成发货，才能将相应的库存数量进行减少处理。

订单的时效性：销售订单通常有一定的交货时间要求。企业需要在规定的时间内完成发货，以满足客户的需求。同时，这也会影响到库存减少的时间节点。例如，一份订单要求在本月底交货，那么企业就需要在月底前安排发货，从而使库存数量在本月减少。

二、出库记录

出库记录是记录货物从仓库中发出的详细信息，它是进销存本期减少的重要依据。

出库单的填写规范：出库单上需要准确填写货物的名称、规格、数量、出库日期、领用部门或客户等信息。只有填写规范的出库单，才能为库存减少提供可靠的依据。例如，仓库管理员在填写出库单时，如果将货物数量写错，就会导致库存数据不准确。

出库的审批流程：为了确保货物出库的合理性和安全性，企业通常会设置一定的审批流程。只有经过相关负责人审批通过的出库申请，才能进行实际的出库操作。例如，企业规定超过一定价值的货物出库需要部门经理审批，这可以有效防止库存的不合理减少。

出库的类型：出库类型包括销售出库、生产领用出库、调拨出库等。不同的出库类型对应着不同的业务场景，对库存减少的影响也有所不同。例如，销售出库直接导致库存数量减少用于销售，而生产领用出库则是为了满足企业内部的生产需求，库存货物转化为在产品或产成品。

三、退货处理情况

退货虽然是与销售相反的操作，但它也会对进销存本期减少产生影响。

客户退货原因：客户退货的原因多种多样，如产品质量问题、规格不符、交货延迟等。企业需要对退货原因进行详细记录和分析。例如，如果因为产品质量问题导致大量客户退货，那么企业就需要反思生产环节的质量控制问题。

退货的处理流程：当客户提出退货申请后，企业需要按照一定的流程进行处理。首先要对退货进行检验，确认是否符合退货条件。如果符合，就需要办理退货入库手续，相应地库存数量会增加，从而影响本期减少的计算。例如，某服装企业收到客户退货 50 件衣服，经过检验合格后办理退货入库，这 50 件衣服就会重新计入库存。

退货对销售数据的调整：退货会导致之前的销售数据发生变化。企业需要对销售数据进行调整，以准确反映实际的销售情况。例如，原本记录的销售数量为 100 件，发生 20 件退货后，实际销售数量就变为 80 件，这也会影响到进销存本期减少的统计。

四、生产领用情况

对于生产型企业来说，生产领用是导致库存减少的重要因素之一。

生产计划的安排：企业根据市场需求和销售预测制定生产计划，生产计划决定了需要领用多少原材料和零部件。例如，某汽车制造企业计划本月生产 100 辆汽车，根据每辆汽车的原材料清单，就可以计算出需要领用多少钢材、轮胎等原材料，从而导致相应库存的减少。

领料单的管理：生产部门在领用原材料时需要填写领料单，领料单上要注明领用的物料名称、规格、数量、用途等信息。仓库管理人员根据领料单发放物料，同时记录库存的减少情况。例如，生产车间填写领料单领用 100 个螺丝用于生产某产品，仓库发放后库存螺丝数量就会减少 100 个。

生产过程中的损耗：在生产过程中，原材料会存在一定的损耗。这部分损耗也会导致库存的减少。企业需要对生产损耗进行合理的预估和控制。例如，在木材加工过程中，会有一定的边角料产生，这部分木材就属于生产损耗，会使库存木材数量减少。

五、盘点差异调整

定期进行库存盘点是企业管理库存的重要手段，盘点结果与账面库存的差异调整也会影响进销存本期减少。

盘点的方法和频率：企业可以采用实地盘点、抽样盘点等方法进行库存盘点。盘点频率可以根据企业的实际情况而定，如每月、每季度或每年进行一次盘点。例如，某小型企业每月进行一次实地盘点，以确保库存数据的准确性。

差异产生的原因：盘点差异产生的原因可能有多种，如货物收发记录错误、货物丢失、损坏、被盗等。企业需要对差异产生的原因进行深入调查和分析。例如，如果发现库存实际数量比账面数量少，可能是因为货物在运输或存储过程中丢失了。

差异的调整处理：当发现盘点差异后，企业需要根据差异的性质和原因进行相应的调整处理。如果是记录错误，就需要更正收发记录；如果是货物丢失或损坏，就需要进行报损处理，相应地减少库存数量。例如，经过盘点发现某种货物实际库存比账面库存少 20 件，经过调查是因为货物损坏，企业就需要将这 20 件货物进行报损，使库存数量与实际相符。

六、调拨情况

企业内部不同仓库之间的货物调拨也会影响进销存本期减少。

调拨的原因和目的：调拨的原因可能是为了平衡各仓库的库存，满足不同地区的销售需求等。例如，企业在 A 仓库有大量某种商品库存，而 B 仓库该商品库存不足，为了满足 B 仓库所在地区的销售需求，就会将 A 仓库的部分商品调拨到 B 仓库。

调拨单的管理：调拨需要填写调拨单，调拨单上要注明调出仓库、调入仓库、货物名称、规格、数量等信息。仓库管理人员根据调拨单进行货物的调出和调入操作，同时记录库存的变化。例如，从 A 仓库调拨 50 件商品到 B 仓库，A 仓库的库存数量会减少 50 件，B 仓库的库存数量会增加 50 件。

调拨对库存分布的影响：调拨虽然不会改变企业的总库存数量，但会改变库存的分布情况。这会影响到各仓库的库存管理和销售安排。例如，通过调拨使某个仓库的库存增加，可能会提高该仓库所在地区的销售服务水平。

七、报废处理情况

货物的报废处理会直接导致库存数量的减少。

报废的原因：货物报废的原因包括过期、损坏、质量不合格等。例如，食品企业的某些食品过了保质期就需要进行报废处理；机械制造企业的一些零部件因为生产过程中的质量问题无法使用也需要报废。

报废的审批流程：企业需要建立严格的报废审批流程，确保报废处理的合理性和合规性。一般需要相关部门提出申请，经过技术鉴定、领导审批等环节。例如，某企业规定价值超过一定金额的货物报废需要总经理审批。

报废的处理方式：报废的货物可以采用销毁、回收等处理方式。不同的处理方式会影响到企业的成本和资源利用。例如，对于一些可以回收利用的金属材料，企业可以进行回收再加工，降低成本。

八、数据录入准确性

准确的数据录入是确保进销存本期减少数据可靠的基础。

录入人员的培训：负责数据录入的人员需要接受专业的培训，掌握正确的录入方法和流程。例如，培训他们如何准确填写销售订单、出库单等数据表格，避免因录入错误导致库存数据不准确。

数据的审核机制：为了防止数据录入错误，企业需要建立数据审核机制。在数据录入后，由专人进行审核，检查数据的准确性和完整性。例如，审核人员检查销售订单上的客户信息、产品规格和数量是否正确。

系统的稳定性和兼容性：企业使用的进销存管理系统需要具备良好的稳定性和兼容性。系统故障或数据传输错误可能会导致数据录入不准确或丢失。例如，在数据传输过程中出现网络故障，可能会导致部分销售数据没有及时录入系统。

常见用户关注的问题：

一、进销存本期减少数量怎么算呀？

哎呀，我就想知道好多做生意的朋友是咋算出进销存本期减少数量的呢。感觉这要是算不对，那库存啥的可就乱套啦。

解答：进销存本期减少数量的计算其实不难哦。一般来说，它主要和销售、损耗、赠送等情况有关。首先是销售这一块，这是最常见的减少原因。你只要把本期销售出去的商品数量统计出来就行啦。比如说，一家文具店这个月卖出去了 100 支铅笔，那这 100 支就是因为销售导致的减少数量。然后是损耗，商品在存储、搬运等过程中可能会有损坏。像水果店的水果，可能会有烂掉的情况。你得定期盘点，把坏掉的水果数量记下来，这就是损耗导致的减少。假设水果店这个月有 10 斤苹果因为烂掉不能卖了，那这 10 斤就是损耗减少量。还有赠送，如果商家搞活动赠送商品，这部分赠送出去的数量也要算到本期减少里。比如超市做活动，送出去了 20 瓶饮料，这 20 瓶就是赠送导致的减少。最后，把销售、损耗、赠送等这些情况导致的减少数量加起来，就是进销存本期减少数量啦。

二、进销存本期减少和成本有啥关系呢？

我听说好多老板都特别关心进销存本期减少和成本的关系，我就想弄明白这里面到底咋回事。感觉这两者肯定有千丝万缕的联系呢。

解答：进销存本期减少和成本关系可大啦。当进销存本期减少时，大部分是因为商品销售出去了。而销售商品就会涉及到成本的结转。比如说，一家服装店进了一批衣服，每件进价是 50 元。这个月卖出去了 20 件，那这 20 件衣服的成本就是 50×20 = 1000 元。这 1000 元就会从库存成本里扣除，转到销售成本里。也就是说，进销存本期减少的商品数量对应的成本，会影响到企业的利润。如果成本计算不准确，就会导致利润计算也不准确。另外，损耗也会影响成本。像食品企业，如果食品过期了不能卖，这部分损耗的商品成本就会直接算到企业的损失里，增加了企业的成本。而且，成本的核算方法也会影响到和进销存本期减少的关系。常见的成本核算方法有先进先出法、加权平均法等。不同的方法在计算本期减少商品的成本时会有不同的结果。所以呀，准确把握进销存本期减少和成本的关系，对企业的财务管理很重要哦。

三、进销存本期减少数据不准会咋样呀？

我就琢磨着，要是进销存本期减少数据不准，那肯定会出大问题吧。但具体会咋样呢，我还真不太清楚。

解答：进销存本期减少数据不准的话，会带来好多麻烦呢。首先在库存管理方面，数据不准会导致库存数量和实际情况不符。比如本来库存里只有 50 件商品了，但因为本期减少数据算错，系统显示还有 80 件。这就可能导致企业在采购时做出错误的决策，多采购了商品，造成库存积压，占用大量资金。相反，如果少算了本期减少数量，可能会以为库存还有很多，结果实际没货了，影响销售，错过赚钱的机会。在财务核算上，也会有很大影响。因为本期减少数据和成本、利润的计算紧密相关。如果数据不准，成本计算就会出错，利润也就不准确了。这可能会让企业老板对企业的经营状况产生误判，做出错误的战略决策。而且，不准确的数据还会影响到税务申报。税务部门是根据企业的财务数据来征税的，如果数据不准，可能会导致少交税或者多交税的情况。少交税被查出来会面临罚款等处罚，多交税又会让企业多花冤枉钱。所以呀，保证进销存本期减少数据的准确性很关键呢。

四、进销存本期减少的依据要咋记录呀？

朋友推荐说准确记录进销存本期减少的依据特别重要，可我就想知道具体要咋记录呢，感觉这里面学问挺大的。

解答：记录进销存本期减少的依据其实有一些方法和要点哦。对于销售情况，你要保留好销售凭证，像销售发票、销售订单等。这些凭证上会详细记录销售的商品名称、数量、价格等信息。你可以按照时间顺序把这些销售凭证整理好，然后定期根据它们来统计本期销售导致的减少数量。比如说，每天下班前，把当天的销售发票整理一下，统计出当天销售出去的商品数量，然后记录在专门的表格里。对于损耗，要做好盘点记录。定期对库存商品进行盘点，把发现的损耗商品详细记录下来，包括商品名称、损耗数量、损耗原因等。比如，仓库管理员每周对仓库进行一次小盘点，发现有 5 箱饮料因为包装破损不能卖了，就把这 5 箱饮料的情况记录在盘点表上。对于赠送情况，要保留好赠送的相关记录，像赠送清单、活动方案等。清单上要写清楚赠送的商品、数量、赠送对象等信息。最后，把这些销售、损耗、赠送等情况的记录汇总起来，就可以作为进销存本期减少的依据啦。还可以利用一些进销存管理软件，把这些数据录入到软件里，这样更方便统计和查询呢。