进销存帐什么时候做？掌握最佳时间让企业库存管理更高效

总体介绍：进销存帐记录了企业商品的购进、销售和库存情况，是企业财务管理和运营管理的重要工具。对于很多企业经营者和财务人员来说，搞清楚什么时候做进销存帐是一个关键问题。合适的时间记录进销存帐，能够保证数据的及时性和准确性，为企业的决策提供有力支持。接下来我们就详细探讨一下进销存帐在不同场景和阶段下的记录时间。

一、日常业务发生时

在企业的日常运营中，每一笔进货、销售和库存变动业务发生时，都应该及时记录进销存帐。

进货业务：当企业采购商品入库时，就要马上记录。比如一家超市采购了一批饮料，在饮料到货并验收合格后，工作人员应立即在进销存帐中记录进货的日期、商品名称、数量、单价、供应商等信息。这样做的好处是可以及时反映库存的增加，避免出现库存数据与实际不符的情况。如果不及时记录，后续可能会因为忘记或者数据丢失，导致库存数据不准确，影响企业的采购决策。

销售业务：每完成一笔销售交易，也需要及时记录。以服装店为例，当顾客购买了一件衣服，收银员在收款的同时，就应该在进销存系统中记录销售的时间、商品名称、数量、售价、顾客信息等。及时记录销售数据可以实时掌握库存的减少情况，还能分析销售趋势。如果销售数据记录不及时，可能会出现超卖的现象，影响企业的信誉。

库存变动业务：除了进货和销售，库存还可能因为其他原因发生变动，如商品的损耗、盘点调整等。当发现商品有损耗时，要马上在进销存帐中记录损耗的数量和原因。例如仓库里的水果因为保存不当有部分腐烂，工作人员应及时记录这部分损耗，调整库存数据，以保证库存数据的真实性。

二、每日下班前

每日下班前对当天的进销存业务进行一次汇总和整理是很有必要的。

数据核对：将当天记录的进货、销售和库存变动数据进行核对。检查进货数量与供应商的发货单是否一致，销售数量与销售小票是否相符。比如一家文具店，在下班前，店员要将当天的进货单据和进销存帐中的进货记录进行比对，确保数据准确无误。如果发现有差异，要及时查找原因并进行修正。

库存盘点：对实际库存进行简单的盘点，与进销存帐中的库存数据进行对比。以便利店为例，在下班前，店员可以快速查看货架上的商品数量，与系统中的库存数据进行核对。如果发现实际库存与帐面库存有差异，要及时查找原因，可能是销售记录遗漏或者商品被盗等原因。

数据备份：将当天的进销存数据进行备份，防止数据丢失。可以将数据备份到移动硬盘或者云端。这样即使电脑出现故障或者遇到其他意外情况，数据也不会丢失，保证了数据的安全性。

三、每周周末

每周周末对本周的进销存情况进行一次全面的总结和分析。

销售分析：统计本周的销售总额、各类商品的销售数量和销售额占比。比如一家餐厅，通过分析本周的销售数据，发现某道菜品的销量特别好，就可以考虑增加这道菜品的原材料采购量。同时，还可以分析不同时间段的销售情况，找出销售高峰期和低谷期，合理安排员工的工作时间。

库存分析：查看各类商品的库存数量和库存周转率。对于库存周转率低的商品，要分析原因，可能是商品不受欢迎或者采购量过大。例如一家书店，发现某类书籍的库存积压严重，就可以考虑进行促销活动或者减少后续的采购量。

进货总结：回顾本周的进货情况，检查进货计划的执行情况。如果实际进货量与计划进货量有较大差异，要分析原因，是市场需求变化还是供应商的问题。同时，根据本周的销售和库存情况，制定下周的进货计划。

四、每月月底

每月月底是进行进销存帐全面结算和分析的重要时间节点。

财务结算：将本月的进销存数据与财务数据进行核对，计算本月的销售成本、毛利等。对于企业来说，准确计算销售成本和毛利是非常重要的，它直接影响到企业的利润核算。比如一家制造业企业，在月底要将本月的原材料采购成本、生产过程中的费用和产品销售情况进行综合核算，计算出本月的实际利润。

库存盘点：进行一次全面的库存盘点，确保帐面库存与实际库存完全一致。可以采用实地盘点的方法，对所有商品进行逐一清点。如果发现有盘盈或者盘亏的情况，要及时调整进销存帐，并查明原因。例如一家商场，在月底进行库存盘点时，发现某品牌化妆品的实际库存比帐面库存多，可能是进货记录有误或者销售记录遗漏，要及时进行调整。

报表生成：生成各类进销存报表，如月度销售报表、库存报表等。这些报表可以为企业的管理层提供决策依据。例如月度销售报表可以反映出不同地区、不同客户群体的销售情况，帮助企业制定营销策略。

五、季度末

每季度末对本季度的进销存情况进行深入分析和总结。

销售趋势分析：分析本季度的销售数据，找出销售的增长或者下降趋势。可以对比不同季度的销售数据，了解市场需求的变化。比如一家家电企业，通过分析本季度的销售数据，发现某类家电产品的销量呈下降趋势，就要及时调整产品策略，可能是改进产品功能或者降低价格。

库存结构调整：根据本季度的销售情况，调整库存结构。对于滞销的商品，要采取措施进行处理，如打折促销、退货给供应商等。同时，增加畅销商品的库存。例如一家服装企业，在季度末发现某些款式的衣服库存积压严重，而另一些款式的衣服供不应求，就要及时调整库存结构。

供应商评估：对本季度的供应商进行评估，包括供应商的供货质量、交货期、价格等方面。对于表现优秀的供应商，可以考虑增加合作；对于表现不佳的供应商，要与他们沟通改进或者寻找新的供应商。例如一家食品企业，在季度末评估供应商时，发现某家供应商的交货期经常延迟，影响了企业的生产和销售，就要及时与该供应商沟通或者更换供应商。

六、年度末

年度末是对全年进销存工作进行全面总结和规划的重要时刻。

全年数据汇总：将全年的进销存数据进行汇总，计算全年的销售总额、采购总额、库存周转率等指标。这些指标可以反映企业全年的经营状况。比如一家贸易公司，通过汇总全年的销售数据，了解到不同产品的销售贡献，为下一年的产品规划提供依据。

库存清理：对库存进行彻底的清理，处理积压的库存和过期的商品。可以通过举办大型促销活动、捐赠等方式处理库存。例如一家超市，在年度末对即将过期的食品进行打折促销，减少库存损失。

下一年度规划：根据全年的进销存情况，制定下一年度的进货计划、销售计划和库存管理计划。要考虑市场需求的变化、企业的发展战略等因素。例如一家电子企业，根据今年的销售情况和市场趋势，制定下一年度的新产品研发和采购计划。

七、重大促销活动前后

企业在举办重大促销活动前后，进销存帐的记录和管理也非常重要。

活动前：在促销活动开始前，要对库存进行准确的盘点和记录。确保有足够的商品供应促销活动。同时，根据活动的预计销售情况，提前做好进货准备。比如一家电商企业在双十一活动前，要对仓库里的商品进行全面盘点，根据以往的销售数据和市场预测，提前采购足够的商品，保证活动期间的供应。

活动中：实时记录促销活动中的销售数据，包括销售数量、销售额、顾客反馈等。可以及时掌握活动的销售情况，调整促销策略。例如一家商场在店庆活动期间，通过实时记录销售数据，发现某类商品的销量特别好，就可以增加该商品的促销力度。

活动后：活动结束后，要对活动期间的进销存数据进行总结和分析。计算活动的销售成本、利润等指标，评估活动的效果。同时，对剩余库存进行盘点和处理。例如一家服装店在促销活动结束后，对剩余的库存商品进行整理，可能会对一些款式进行打折处理，以减少库存积压。

八、企业转型或业务调整时

当企业进行转型或业务调整时，进销存帐的处理也需要相应的改变。

转型初期：在企业转型初期，要对现有的库存进行全面盘点和评估。根据新的业务方向，确定哪些库存商品可以继续使用，哪些需要处理。例如一家传统书店转型为文创书店，要对现有的书籍库存进行盘点，对于一些不适合新业务的书籍进行处理，同时采购新的文创产品。

业务调整过程中：在业务调整过程中，要及时记录新业务的进销存数据。建立新的进销存管理体系，适应新的业务需求。比如一家企业从单一产品销售转向多元化经营，要分别记录不同产品的进销存情况，以便进行成本核算和利润分析。

调整完成后：业务调整完成后，对进销存帐进行全面的梳理和优化。确保新的进销存管理体系能够准确反映企业的经营状况。例如一家企业从线下销售为主转向线上线下融合销售，要整合线上线下的进销存数据，实现数据的统一管理。

常见用户关注的问题：

一、进销存软件哪个好用？

哎呀，我听说好多做生意的朋友都在找好用的进销存软件呢，我就想知道到底哪个才是大家公认的好用呀。毕竟现在市面上的软件那么多，挑花眼啦。

解答：挑选好用的进销存软件得从多方面考虑。像用友、金蝶这类大品牌，它们功能强大，涵盖了采购、销售、库存管理等全流程，适用于规模较大、业务复杂的企业。用友的U8+，能深度融合财务和业务，让企业管理更高效；金蝶的云星空，提供了灵活的供应链管理方案。

如果是中小企业或者个体工商户，管家婆、速达等软件就比较合适。管家婆操作简单易懂，价格也亲民，很适合入门级用户；速达的软件性价比高，能满足基本的进销存需求。

还有一些免费的进销存软件，像秦丝生意通、智慧记等。秦丝生意通在服装行业应用广泛，有很多针对性的功能；智慧记适合小商铺，简单便捷，能快速上手。所以呀，选软件得根据自己企业的规模、行业特点和预算来决定。

二、进销存帐需要记录哪些内容？

朋友说他在做进销存帐的时候都有点迷糊，不知道该记些啥。我就想啊，这进销存帐肯定有它固定要记录的内容，不然账目不就乱套啦。

解答：进销存帐主要记录三个方面的内容。采购方面，要记录采购日期、供应商名称、采购商品的名称、规格、数量、单价、金额等信息。比如你在 5 月 10 号从 A 供应商那里采购了 100 件单价为 50 元的衬衫，这些都要详细记下来。

销售环节，记录销售日期、客户名称、销售商品的名称、规格、数量、单价、金额等。就像 5 月 15 号把 50 件衬衫卖给了 B 客户，每件卖 80 元，这些数据都得记好。

库存方面，要记录库存商品的期初数量、本期入库数量、本期出库数量、期末数量。期初数量就是一开始仓库里有多少货，本期入库就是采购进来的数量，本期出库就是销售出去的数量，期末数量就是经过这一阶段后仓库还剩下的数量。通过记录这些内容，能清晰地反映企业的经营状况。

三、进销存帐对企业有什么作用？

我就想知道啊，企业为啥要做进销存帐呢？肯定是有它独特的作用。不然大家都那么忙，谁会花时间去做这个呀。

解答：进销存帐对企业的作用可大啦。首先，它能帮助企业进行库存管理。通过记录库存的进出情况，企业可以清楚地知道每种商品的库存数量，避免库存积压或者缺货的情况。比如发现某种商品库存过多，就可以调整采购计划，减少资金占用；如果快缺货了，就能及时补货，保证销售的正常进行。

其次，它有助于企业进行成本核算。通过记录采购成本和销售价格，能算出每种商品的利润，从而分析企业的盈利能力。还能找出成本较高的环节，想办法降低成本。

再者，进销存帐能为企业的决策提供依据。企业管理者可以根据账目数据，分析销售趋势、客户需求等，制定合理的销售策略和采购计划。比如发现某个地区某种商品销量很好，就可以加大在这个地区的推广和供应。

四、做进销存帐有什么技巧？

假如你要做进销存帐，肯定希望能又快又准地完成。我听说做好进销存帐是有技巧的，我就很好奇到底有哪些技巧呢。

解答：做进销存帐有不少实用技巧。首先，要建立规范的流程。从采购订单的生成、入库验收、销售发货到库存盘点，每个环节都要有明确的操作流程和记录要求。比如采购入库时，必须有采购单和入库单，并且要核对数量和质量。

其次，要及时记录。每发生一笔采购、销售或者库存变动，都要马上记录下来，这样能保证账目的及时性和准确性。如果拖延记录，很容易忘记一些细节，导致账目出错。

再者，利用好软件工具。现在有很多专门的进销存软件，它们能自动计算和生成报表，大大提高工作效率。比如软件可以自动统计库存数量、计算成本和利润等。

最后，定期进行盘点。定期对库存进行实地盘点，将实际库存和账目记录进行核对，发现差异及时调整。这样能保证账目和实际情况相符，避免出现账实不符的问题。