如何查看进销存原材料余额？掌握这几个实用方法轻松搞定

总体介绍

在企业的日常运营中，准确掌握进销存原材料余额至关重要。原材料余额反映了企业当前拥有的原材料数量和价值，它直接关系到企业的生产计划、成本控制以及资金流转等多个方面。了解如何查看进销存原材料余额，能帮助企业管理者及时做出合理决策，避免因原材料短缺影响生产进度，或者因原材料积压造成资金浪费。接下来，我们将详细介绍查看进销存原材料余额的多种方法和相关要点。

一、利用专业的进销存软件查看

如今，市面上有许多专业的进销存软件，它们功能强大且操作相对简便。

软件的选择：不同行业对进销存软件的需求有所差异。例如，制造业可能更注重生产环节的原材料管理，而零售业则更关注销售和库存的实时对接。企业应根据自身业务特点选择合适的软件。像金蝶、用友等品牌的进销存软件，功能全面，适用于各类企业；而一些小型企业或个体商户，也可以选择一些轻量级的免费软件，如管家婆云进销存等。

查看步骤：一般来说，在安装并登录进销存软件后，进入库存管理模块。在该模块中，通常会有原材料库存查询的选项。用户可以根据原材料的名称、编号、批次等信息进行筛选查询，软件会快速显示出相应原材料的当前余额，包括数量和价值。

数据准确性：为了保证软件中数据的准确性，企业需要及时录入每一笔原材料的进货、销售和使用记录。同时，定期对库存进行盘点，将实际库存与软件中的数据进行核对，如有差异及时调整。

软件更新：随着企业业务的发展和技术的进步，进销存软件也需要不断更新。及时更新软件可以获得更多的功能和更好的用户体验，同时也能保证数据的安全性和稳定性。

员工培训：为了让员工能够熟练使用进销存软件查看原材料余额，企业需要对相关人员进行培训。培训内容包括软件的基本操作、数据录入规范、查询方法等，确保员工能够准确、高效地使用软件。

数据备份：为了防止数据丢失，企业应定期对进销存软件中的数据进行备份。可以选择本地备份或云备份，以保证数据的安全性和可恢复性。

软件集成：如果企业还使用了其他管理系统，如财务系统、生产管理系统等，可以考虑将进销存软件与这些系统进行集成，实现数据的共享和互通，提高企业的管理效率。

技术支持：在使用进销存软件的过程中，可能会遇到各种问题。因此，选择提供良好技术支持的软件供应商非常重要。企业可以通过电话、邮件、在线客服等方式随时获得技术支持，确保软件的正常使用。

二、查看手工账本

在一些小型企业或个体经营户中，手工账本仍然是一种常用的记录方式。

账本的设置：手工账本通常包括原材料明细账和总账。原材料明细账按照原材料的种类、规格等进行详细记录，每一页记录一种原材料的进出情况；总账则对所有原材料的进出进行汇总记录。在设置账本时，要确保账本的格式规范、清晰，便于查看和记录。

记录方法：在原材料进货时，记录进货日期、数量、单价、供应商等信息；在原材料发出时，记录发出日期、数量、用途等信息。每次记录后，及时计算出该原材料的余额。余额的计算方法为：期初余额 + 本期进货数量 - 本期发出数量 = 期末余额。

查看方式：查看手工账本时，直接翻阅原材料明细账，找到需要查看的原材料页面，即可看到该原材料的当前余额。同时，也可以通过总账对所有原材料的余额进行总体了解。

账本的保管：手工账本是企业重要的财务资料，需要妥善保管。要将账本存放在干燥、安全的地方，防止账本受潮、损坏或丢失。同时，要注意账本的保密性，避免重要信息泄露。

定期核对：为了保证手工账本记录的准确性，企业需要定期对账本进行核对。可以将账本记录与实际库存进行核对，也可以与供应商的送货单、客户的收货单等进行核对，发现问题及时更正。

账本的更新：随着企业业务的发展，原材料的种类和数量可能会发生变化。因此，要及时更新账本的设置和记录内容，确保账本能够准确反映企业的实际情况。

人员的专业素养：记录手工账本需要一定的专业知识和技能，因此负责记录账本的人员要具备良好的会计基础和认真负责的工作态度。企业可以定期对账本记录人员进行培训，提高其业务水平。

与电子记录的结合：为了提高工作效率和数据的准确性，企业可以将手工账本与电子记录相结合。例如，将手工账本中的数据定期录入到电子表格中，利用电子表格的计算和分析功能对数据进行进一步处理。

三、询问仓库管理人员

仓库管理人员是最直接接触原材料的人员，他们对原材料的实际情况非常了解。

沟通方式：企业可以通过面对面交流、电话、即时通讯工具等方式与仓库管理人员进行沟通。在沟通时，要确保信息的准确传达，避免产生误解。

信息的准确性：仓库管理人员的信息可能存在一定的误差，这可能是由于记录不及时、盘点不准确等原因造成的。因此，在询问时，要要求仓库管理人员提供详细的信息来源和依据，如库存盘点表、出入库记录等。

定期汇报：为了及时掌握原材料余额情况，企业可以要求仓库管理人员定期进行汇报。汇报的内容包括各类原材料的当前余额、近期的进出情况、是否存在异常情况等。

培训与监督：为了提高仓库管理人员的工作质量和信息准确性，企业需要对其进行相关培训，包括库存管理知识、记录方法、盘点技巧等。同时，要加强对仓库管理人员的监督，确保其按照规定的流程和标准进行操作。

建立反馈机制：当企业根据仓库管理人员提供的信息做出决策后，要及时将决策结果反馈给仓库管理人员，让他们了解决策的依据和目的。同时，鼓励仓库管理人员提出自己的意见和建议，共同提高企业的库存管理水平。

多渠道验证：为了确保仓库管理人员提供信息的准确性，企业可以通过其他渠道进行验证。例如，查看进货发票、销售订单等，与仓库管理人员提供的信息进行对比。

激励机制：为了提高仓库管理人员的工作积极性和责任心，企业可以建立相应的激励机制。对工作表现优秀、提供准确信息的仓库管理人员进行奖励，对工作失误、信息不准确的人员进行相应的处罚。

团队协作：仓库管理人员与其他部门之间要加强团队协作。例如，与采购部门及时沟通原材料的库存情况，以便采购部门合理安排采购计划；与生产部门协调原材料的供应，确保生产的顺利进行。

四、通过供应商查询

供应商通常会有企业原材料的供应记录，通过与供应商沟通可以获取相关信息。

合作关系的维护：良好的合作关系是与供应商顺利沟通的基础。企业要按时支付货款、遵守合同约定，与供应商建立互信互利的合作关系。这样，供应商才会愿意配合企业提供准确的原材料供应信息。

查询方式：可以通过电话、邮件、传真等方式向供应商查询原材料的供应情况。在查询时，要提供准确的企业名称、采购日期、原材料名称等信息，以便供应商快速准确地查询到相关记录。

数据的参考性：供应商提供的数据主要是其向企业供应原材料的情况，不能完全代表企业当前的原材料余额。但这些数据可以作为参考，与企业自身的记录进行对比，发现可能存在的问题。

定期沟通：企业可以与供应商建立定期沟通机制，定期了解原材料的供应情况和库存变化。这样可以及时掌握市场动态，合理安排采购计划。

合同条款：在与供应商签订采购合同时，可以明确约定供应商有义务提供相关的供应记录和库存信息。这样可以为企业查询信息提供法律依据。

信息的保密：企业在获取供应商提供的信息时，要注意信息的保密。避免将供应商的商业机密泄露给其他方，以免影响双方的合作关系。

数据的分析：对供应商提供的数据进行分析，可以了解企业的采购频率、采购量等情况。通过分析这些数据，企业可以优化采购策略，降低采购成本。

拓展合作：通过与供应商的沟通和合作，企业还可以拓展合作领域。例如，与供应商共同开展库存管理优化项目，实现双方的共赢。

五、分析财务报表

财务报表是企业财务状况的重要反映，通过分析财务报表可以间接了解原材料余额情况。

资产负债表：资产负债表中的存货项目包括了企业的原材料、在产品、产成品等。虽然不能直接从资产负债表中看到原材料的具体余额，但可以通过分析存货的总体情况，结合企业的业务特点，大致推断出原材料的余额。例如，如果存货在资产中所占比例较大，且企业的生产周期较长，那么原材料可能占比较大。

利润表：利润表中的营业成本与原材料的消耗密切相关。通过分析营业成本的变化趋势，可以了解企业原材料的使用情况。如果营业成本突然增加，可能意味着原材料的消耗增加，需要进一步查看原材料的库存情况。

现金流量表：现金流量表中的购买商品、接受劳务支付的现金项目，反映了企业购买原材料等商品的现金支出情况。通过分析该项目的金额和变化趋势，可以了解企业原材料采购的资金投入情况，进而推断原材料的库存变化。

财务比率分析：一些财务比率也可以帮助分析原材料余额情况。例如，存货周转率 = 营业成本 / 平均存货余额，该比率反映了企业存货的周转速度。如果存货周转率较低，可能意味着原材料库存积压；如果存货周转率较高，可能意味着原材料库存不足。

趋势分析：对财务报表进行趋势分析，观察各项目在不同期间的变化情况。例如，连续几个季度观察存货项目的金额变化，判断原材料余额是增加还是减少，以及变化的幅度和原因。

与同行业比较：将企业的财务报表与同行业其他企业进行比较，可以了解企业在原材料管理方面的优势和不足。如果企业的存货周转率明显低于同行业平均水平，可能需要进一步优化原材料库存管理。

财务报表的解读：财务报表的解读需要一定的专业知识。企业可以安排财务人员进行解读，或者聘请外部的财务顾问进行分析。通过准确解读财务报表，为企业的决策提供有力支持。

财务预警：建立财务预警机制，当财务报表中的某些指标出现异常变化时，及时发出预警信号。例如，当存货周转率突然下降到一定程度时，提醒企业关注原材料库存情况，采取相应的措施。

六、查看电子表格记录

许多企业会使用电子表格来记录原材料的进销存情况。

表格的设计：电子表格的设计要合理、清晰。一般包括原材料名称、编号、进货日期、进货数量、进货单价、发出日期、发出数量、用途、余额等列。可以根据企业的实际需求进行适当调整。同时，要设置好数据的格式，如数量和金额的小数位数等。

数据的录入：及时、准确地录入原材料的进出数据是保证电子表格记录准确性的关键。在录入数据时，要仔细核对原始凭证，确保数据的真实性和完整性。可以设置数据验证功能，防止录入错误的数据。

公式的运用：利用电子表格的公式功能可以自动计算原材料的余额。例如，在余额列中设置公式：= 期初余额 + 进货数量 - 发出数量。这样，每次录入进货或发出数据后，余额会自动更新。

数据的排序和筛选：为了方便查看和分析数据，可以对电子表格进行排序和筛选。例如，按照原材料名称进行排序，或者根据日期进行筛选，快速找到需要查看的原材料记录。

数据的备份：定期对电子表格进行备份，防止数据丢失。可以将备份文件存储在不同的存储设备上，如移动硬盘、云盘等。

共享和协作：如果多个部门需要查看和使用电子表格中的数据，可以将表格进行共享。通过设置不同的权限，让不同人员只能查看或修改自己权限范围内的数据，实现数据的安全共享和协作。

图表的制作：将电子表格中的数据制作成图表，如柱状图、折线图等，可以更直观地展示原材料的进出和余额变化情况。通过图表分析，更容易发现数据中的规律和问题。

版本控制：在多人协作编辑电子表格时，要注意版本控制。可以使用版本管理工具或在文件名中添加版本号，避免因版本混乱导致数据错误。

七、进行实地盘点

实地盘点是最直接、最准确了解原材料余额的方法。

盘点计划的制定：在进行实地盘点前，要制定详细的盘点计划。包括盘点的时间、范围、人员安排等。盘点时间要选择在企业业务相对空闲的时候，以减少对正常生产经营的影响；盘点范围要明确是对所有原材料进行盘点，还是只对部分重点原材料进行盘点；人员安排要合理，明确各人员的职责和分工。

盘点方法：常见的盘点方法有实地清点法和抽样盘点法。实地清点法是对所有原材料进行逐一清点，适用于数量较少、价值较高的原材料；抽样盘点法是从原材料中抽取一定数量的样本进行盘点，然后根据样本情况推断总体情况，适用于数量较多、价值较低的原材料。

记录与核对：在盘点过程中，要认真记录每一种原材料的实际数量、规格、状态等信息。盘点结束后，将实际盘点数量与账面记录进行核对，找出差异。对于差异较大的原材料，要进一步查明原因，如是否存在漏记、错记、损耗等情况。

盘点报告的撰写：根据盘点结果，撰写详细的盘点报告。报告内容包括盘点的基本情况、盘点结果与账面记录的差异分析、差异处理建议等。盘点报告要及时提交给企业管理层，为企业的决策提供依据。

后续处理：对于盘点中发现的问题，要及时进行处理。如调整账面记录、追究相关人员的责任、加强库存管理等。同时，要总结盘点经验，不断完善企业的库存管理制度。

盘点的频率：企业要根据自身的实际情况确定合理的盘点频率。对于一些重要的原材料或库存管理难度较大的企业，可以适当增加盘点频率；对于库存管理相对稳定的企业，可以适当降低盘点频率。

盘点的培训：为了确保盘点工作的顺利进行，要对参与盘点的人员进行培训。培训内容包括盘点方法、记录要求、安全注意事项等，提高盘点人员的业务水平和工作效率。

盘点的监督：在盘点过程中，要加强监督，确保盘点工作的真实性和准确性。可以安排专人进行监督，对盘点过程进行全程记录，防止出现作弊等情况。

八、借助数据分析工具

随着数据分析技术的发展，借助数据分析工具可以更深入地了解原材料余额情况。

工具的选择：市面上有许多数据分析工具，如 Excel、SPSS、Tableau 等。Excel 是一种常用的数据分析工具，功能强大且操作相对简单，适合初学者；SPSS 是专业的统计分析软件，适用于对大量数据进行复杂的统计分析；Tableau 则是一款可视化数据分析工具，可以将数据以直观的图表形式展示出来。企业可以根据自身的需求和技术水平选择合适的工具。

数据的导入：将企业的进销存数据导入到数据分析工具中。在导入数据时，要确保数据的格式正确、完整。如果数据存在缺失或错误，要先进行清洗和预处理。

数据分析方法：运用数据分析方法对原材料余额数据进行分析。例如，通过趋势分析了解原材料余额的变化趋势，通过相关性分析找出影响原材料余额的因素，通过聚类分析将原材料进行分类管理等

常见用户关注的问题：

一、进销存原材料余额查看有啥作用呀？

我听说好多做生意的朋友都挺在意查看进销存原材料余额的，我就想知道这到底有啥用呢？感觉这事儿肯定对生意有不小的影响。

查看进销存原材料余额的作用可不少呢。首先，它能帮助企业掌握库存情况。就好比你开个小超市，清楚知道每种商品还有多少库存，才能及时补货，避免缺货影响销售。对于原材料来说，知道余额就能合理安排采购计划，不会出现原材料短缺导致生产停滞，也不会过度采购造成资金积压。其次，能进行成本核算。通过了解原材料的余额和进出情况，可以准确计算出生产过程中原材料的成本，进而算出产品的总成本，有助于制定合理的销售价格，保证企业的利润空间。另外，还能监控原材料的使用效率。如果一段时间内原材料余额变化异常，可能意味着生产过程中存在浪费或者其他问题，方便企业及时发现并解决。

二、不同软件查看进销存原材料余额的方法一样不？

朋友说现在有好多专门的进销存管理软件，我就想知道不同软件查看原材料余额的方法是不是都差不多呀？别到时候每个软件都得重新学。

不同软件查看进销存原材料余额的方法通常是不一样的。市面上的进销存软件有很多种，它们的界面设计、功能布局都有差异。不过一般来说，大部分软件都会有一个库存管理模块。在一些简单的软件中，你可能在库存管理界面直接就能看到原材料的余额信息，或者通过搜索原材料名称就能快速找到对应的余额。而一些功能复杂、专业的软件，可能需要先进入特定的报表模块，比如库存报表，然后在报表中筛选出原材料相关的数据，才能查看余额。有些软件还支持按照不同的条件进行查询，比如按照时间范围、仓库等。所以，当你使用一款新的进销存软件时，最好先看看它的操作手册或者咨询客服，了解如何准确查看原材料余额。

三、手工记账咋查看进销存原材料余额呢？

我知道现在很多企业用软件管理进销存，但有些小商家可能还是习惯手工记账，我就好奇手工记账要咋查看原材料余额呀？感觉会挺麻烦的。

手工记账查看进销存原材料余额确实相对麻烦一些，但也有办法。首先，你得有一套完整的账本，记录原材料的进货、出货情况。一般会有一个原材料明细账，每一笔进货和出货都要详细记录，包括日期、数量、单价等信息。查看余额时，你需要从账本的开头开始，把每一笔进货的数量累加起来，再把每一笔出货的数量也累加起来，然后用进货的总数量减去出货的总数量，就能得到当前的原材料余额。为了方便计算和查看，你可以定期（比如每月或者每季度）进行一次结账，把这段时间内的进货和出货情况统计清楚，算出余额并记录下来。不过手工记账容易出错，而且查找和计算都比较耗时，所以如果业务量逐渐增大，还是建议使用软件来管理。

四、查看进销存原材料余额不准确咋办？

假如你查看原材料余额发现数据不准确，肯定会很着急吧。我就想知道遇到这种情况该咋办呢？

如果发现查看的进销存原材料余额不准确，先别着急。第一步，要进行数据核对。检查记录的进货和出货数据是否有错误，比如数量写错、单价记错等。可以查看原始的单据，像采购发票、出库单等，和账本或者软件中的记录进行比对。如果是软件记录不准确，可能是数据录入时出现了失误，要及时更正。第二步，检查盘点情况。有时候余额不准确可能是因为实际库存和记录的不一致，这就需要进行实地盘点。把仓库里的原材料实际数量统计出来，和记录的余额进行对比，找出差异原因。可能是在搬运、存储过程中出现了损耗，或者有未记录的出入库情况。第三步，如果是软件系统的问题，比如数据丢失、系统故障等，可以联系软件的技术支持人员，让他们帮忙排查和解决。总之，要通过仔细的检查和分析，找出余额不准确的原因并及时处理。