房屋工程项目管理系统的了解

  • 来源:建米软件
  • 2012-01-07 09:47:51

   泛普对建筑工程信息管理软件的深度理解

  工程项目的管理十分复杂,涉及进度、质量、合同、人员、资金等多方面的工作,众多的参与部门和单位如设计、监理、施工、设备、物资、运营等,大量的信息需要有效的管理。尤其国内普遍的“三边”工程,加大了工程管理的难度。传统的项目管理方法,已经显得越来越吃力,急需寻找新的方法和工具。

  随着信息技术的发展,越来越多的工程项目管理开始采用信息化技术进行科学管理,这样既可以提高信息沟通、数据计算汇总能力,同时还可以把项目中繁杂的项目业务进行规范化整理,为企业的发展提供了新的动力。

  然而,对计算机的误解,导致了在计算机管理方面付出了代价。计算机管理系统的特点是“高投入、高风险、高效益”。由于信息技术的发展很快,每个大型企业,每年在信息系统建设上的投资都不小。信息系统建设的风险很大,无论在国外还是国内,失败率(没有达到预期的目标)都很高。咎其原因,当代管理大师德鲁克作了精辟的分析:“自从新的数据处理工具在30或40年前首次出现以来,企业人士就要么夸大要么低估组织中信息的重要性。我们-也包括我本人-夸大了信息的可能性,以为计算机产生的“经营模式”可以决策,也许甚至可以运行企业的大部分工作。然而,我们也大大低估了新的工具;在这些工具中,我们看到经理人员已经使用管理企业的更好手段”。

  在工程管理方面,也存在着同样的误区,因此,我们应该认真地分析工程管理和计算机的特点,不寄希望于计算机系统可以代替我们大部分的管理工作,立足于新工具对我们工作的改进,逐步使用户接受和产生新的思想。

  

建筑工程信息管理软件结构图

   一、工程项目管理的难点

  业务管理:工程上的业务主要包括招投标、立项、合同、物资、劳务、分包、租赁、进度、质量、安全、成本、证件等业务,需要管理的内容众多,管理人员往往力不从心。

  文档管理:在工程项目运行过程中,会产生大量的图纸、文档资料,传统的管理模式下,资料的收集不全面,存放不规范,难以查找和再利用,不利于形成企业先进文化。

  人员协作:在项目运行过程中,涉及到监理单位、设计方、施工方、分包单位等多个组织单位,并且需要公司内部各部门互相配合,然而传统的开会、打电话、发公文等沟通方式,效率实在太低,严重影响各方协作水平,难以提高项目进度、保证项目质量。

  二、计算机管理的要求

  1.电子化:计算机作为一种工具,首先要求人们的工作电子化。数据要存储在数据库中,文档要用Office等软件书写,图纸要用CAD等软件绘制,纸面的东西要扫描成图象文件等。只有进行了电子化,计算机才可能帮助大家来进行管理。

  2.网络化:只有在网络化环境,计算机才能发挥无穷的魅力。网络下,用户可以方便地沟通、共享数据和文档等。没有网络,往往就是信息孤岛。当今美国的经济奇迹,就主要得宜于Internet的出现。

  3.业务化:计算机是个0和1的工具,能够让它发挥作用,必须和具体的业务和管理相结合,不同的行业和领域,软件就不同,起到的作用也不同,因此,管理系统都是十分专业的。同时,管理系统也和管理的模式紧密联系在一起。

  4.规范化:计算机要求业务管理必须是规范化的,包括输入到计算机中的用语、业务管理的流程等,否则,计算机无法处理零乱的数据,零乱的数据存储在计算机系统中,只是垃圾数据,没有任何的作用。

  三、影响工程项目管理系统建设的因素

  1.管理模式:国外通过多年对信息系统建设成败的研究发现,管理模式是最主要的原因。工业时代建立的以专业分工为主的管理模式,在信息社会,变得反应十分迟缓,弊端越来越明显。项目的管理和企业的运营,需要设计、技术、施工、设备、物资、运营、财务、市场等部门的密切配合,然而由于部门的堡垒,往往使信息难于顺畅流动。在这样的管理模式下,建立信息系统,成功的可能性很小。进入90年代,国外的企业纷纷把管理模式从部门管理转向过程管理。ISO9000、过程重建(BPR)、知识管理(KM)等新的管理理念,在企业中大面积的应用。国内有一些高速发展的新型企业,也在积极实践这些新的管理模式。过程管理模式,需要利用计算机网络系统,打破部门的界限,按照重新设计的工作流程,建立企业网络化的工作模式。当然,由于受国情等多种因素的限制,国内企业不可能完全照搬国外的模式,但如果要开创新的管理模式,国外很多成功的经验和观念,是值得借鉴的。

  2.人员素质:企业的经营管理是以人为本的,员工的观念和素质,直接影响着管理模式的采用。信息系统更是如此,如果不经过长期耐心的培训,员工的计算机应用水平就很难提高,对很多新的观念就不可能接受。很多系统,软件开发得很好,可就是用不起来,原因就是软件开发商和企业对这方面没有充分认识。

  3.企业文化:成功的计算机系统,经过几年的建设,往往变成了企业文化的重要组成部分。信息对于企业来讲,只是基础的原料,知识才是企业的竞争资本。一个企业,有没有对知识的重视,也构成了信息系统成败的重要因素。知识存在于专家的头脑中,信息系统生存的基础是知识的共享和重复使用。举个例子,在工程建设中,产生的大量有关设备的信息,在今后运营期设备维护过程中,有重要的重复使用价值。这些信息如果不被专家组织放到计算机系统中,在运营维护时,又要投入资金去建设。企业中大量前人留下的宝贵经验,或者堆在档案室无法利用,或者随着专家的离去而带走。

  4.对信息系统的认识:由于信息技术是十分专业的领域,发展又非常迅猛,新的概念和技术层出不穷,企业的领导和广大的用户比较难于把握。用户往往是站在自己部门工作的角度,提出模糊的需求。然而,由于计算机系统是一个整体,各部门之间必然有大量的信息需要交换和共享,因此,要根据业务的需求,提出整体的框架,在整体的框架下,解决用户具体的需求。如果不能达成对整体框架的共识,参与的部门存在很多不同的看法,系统就很难建设,工作很难推进。

  四、泛普建筑工程信息管理软件的地位

  企业的信息系统,基本上都由以下四部分组成:

  1.办公信息系统:办公信息系统主要用于提高日常办公事务的效率,内容包括领导信息查询、公文管理、会议管理、公司公告板、电子邮件等。

  2.企业资源系统:企业资源系统是以财务管理为核心,以市场为导向,对企业经营活动所需的人、财、物等资源进行管理的计算机系统。

  3.过程控制系统:过程控制系统是项目投入运营后,需要建立的配套系统,其中包括过程机控制、集成制造等。

  4.项目管理系统:项目管理系统是完成项目建设、运营后的维护和技术改造等需要的管理系统。项目管理系统的特点是以特定的项目为目标,与日常的办公、管理和运营系统有紧密的联系。

  以上四个系统是紧密联系的,办公信息系统供企业的领导层决策使用的,其它系统的综合信息,要通过办公系统,提供给企业的领导。各系统之间,必然有大量的数据需要交换和共享,因此,整个系统应该是完整和集成的。

  项目管理系统是在项目建设期就要着手建设的,它是整个系统建设的起点和突破口。项目管理是一个全生命周期的过程,包括设计、施工、制造、安装、调试、运营等过程,涉及办公、合同、财务、设备、物资、计划等环节,是一个需要企业各部门密切配合的系统工程。项目管理系统不仅要解决工程建设的进度、质量、投资控制,还要解决设计管理、设备管理、材料管理、图纸文档管理等工作,又要考虑和运营管理相衔接,是一个集成的系统,数据的交换需要联动性,比如,出现设计变更,就要在合同、工程、设备、材料、财务等子系统中自动反映。

  这个系统相对比较复杂,有一定难度,需要对项目管理业务比较熟悉、有项目管理系统建设经验的单位来帮助建设。这个系统如果建设好,整个企业信息系统的基础就打好了,到运营期,大量的基础数据已经具备,只要根据运营的特点,完善就可以了,这样可以大大降低整个系统的投入,实现资源的共享。比如,设备管理系统,在建设期,设备清单、零件清单、设备图纸、设备技术参数、设备安装精度表、设备价格、安装预算等信息已经产生,设备管理数据库的基础信息具备了,今后主要根据点检、定修、大修对设备最新状态进行跟踪、补充进新的数据就行了。

  

工程施工项目管理系统流程框图

 

  五、泛普项目管理系统的解决方案

  1.计算机网络系统(Network):建立计算机网络系统和配备服务器和网络工作站等硬件环境,是项目管理系统必不可少的物质条件。

  2.信息沟通系统(Communication):采用先进的Intranet模式,建立信息沟通系统。为相关的部门和人员配备电子邮箱,利用电子公告板、会议管理系统等共享信息系统,提供有效的信息沟通。制定标准的文件交换格式和数据交换系统,方便地进行数据和文件的交换。

  3.电子文档管理系统(Document):图纸、文件、资料等文档,采用集中管理的方式,进行有序地组织,实现充分的共享和重复使用。

  4.项目数据管理系统(Data):对与项目有关的数据和与数据有关的过程,进行有效地管理。项目数据采用集中与分布式相结合的方法,建立中央项目数据库和各项目部门分布数据库。过程管理主要按照ISO9000的要求,管理好数据流动的过程,并与信息沟通系统和文档管理进行有效地接口。项目数据管理的基础工作是进行合理的工程分解和编码。设备系统要分解到零件,土建要分解到工序,在此基础上,实现进度、投资、质量和合同管理的有机统一,同时要满足单项管理的特点。

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