erp软件报告

  • 来源:建米软件
  • 2020-09-23 15:35:34

   一、 调研背景

  本次调研,建立在xx电气集团管理层同 公司双方初步沟通基础之上。

  一方面,xx电气集团前期已导入了K3系统并使用了部分模块功能,如销售订单、产品预测、生产任务、库存管理、应付、总帐管理等;同时继续应用强鹏系统实现生产车间作业管理;

  另一方面,作为公司信息管理和业务应用的重要部分,xx电气集团深感ERP系统使用未达目标,还有深化实施的需要。希望通过深度实施,使系统应用更深入、更全面,不仅实现部分业务、单独业务模块的应用,更要各业务环节集成、贯通,即形成供、产、销、财务、成本集成,计划、生产、车间环环相扣、信息共享,供应链、资金链、信息链全线贯通;不仅只事后补帐,更要实现即时入帐、即时响应;不仅只各部门帐务准确,更要公司整体帐务准确及时、整体效率提升;不仅只记录数据,更要分析、总结数据以辅助管理和决策。

  因此,xx电气集团同仁凯达成合作协议,由仁凯对xx电气集团目前ERP应用现状进行调研:了解目前应用现状,找出存在的主要问题,评估后续深度实施的可行性,并提出初步方案。

  二、 调研主题及方法

  调研主要从以下四个方面进行:

  1. 各环节系统操作流程及相关的业务流程;

  2. 各环节主要应用功能的使用现状;

  3. 各部门在使用中遇到的问题及需求;

  4. 公司行业、生产、产品的特殊性及公司整体运营状况。

  围绕上述范围,确定调研方法为现场走访、会议访谈,以获得第一手信息和资料。经过顾问约8个人天的调研,同xx电气集团人力资源、财务、销售、工程、采购、PMC、生产部、仓库等部门主要负责人和相关业务人员的访谈、讨论,结合现场查看,形成本报告。

  三、 调研汇总评估

  一)、深度实施的可行性

  基于目前系统应用现状及公司管理现状、技术现状、需求现状(详见六、调研内容详述),仁凯公司认为:

  1.系统深度实施是现实可行的,但比较复杂;

  2.系统深度实施需要xx电气集团借助顾问公司的经验、实力及其作为第三方公司的有利地位,同时依靠仁达公司自身的管理、技术团队的能力和信心,互相配合、协作,共同实现目标;

  3.双方对项目的复杂性有充分的估计,以便端正心态,保证投入力度(如投入时间、态度等);

  4.基于xx电气集团业务具有较强的特殊性,需要在现有系统基础上进行二次开发;

  二)、总体规划方案

  1. 通过调研获得的需求和问题,主要可归纳为以下几个方面(详细内容见六、调研内容记录)

  1.1xx电气集团从经营和管理角度出发,对内部组织架构进行重新调整,以实现对事业部级、部门级、个人级进行成本和绩绞考核,需要系统予以配合:系统提供数据核算支持,并实现统计和分析;

  1.2 xx电气集团目前使用K3和强鹏两个系统,分别处理不同业务,导致数据不能共享,工作重复,出错机率增加,很多功能不能得以应用。产生的直接后果是:工作效率降低、员工士气受到影响、管理成本增高;

  1.3由于系统未能得到比较充分的应用,使xx电气集团的部分人员对系统了解程度较低甚至有不正确的认识(如仅考虑自身简单而未考虑其他相关环节是否简单),导致各环节工作不能顺畅;

  1.4 系统本身的管理基础没有一套有效的体制,有的管理方法不能得到有效执行;

  1.5xx电气集团的管理需要系统帮助,但系统目前所能起到的帮助有限,甚至在某些地方造成了阻碍;

  1.6xx电气集团需要培养对系统有较深认识和掌握(如对系统功能、操作、技术支持)的人才;

  1.7 系统本身有部分基础参数、基础设置、甚至有些前期规划不适当,与系统本身要求、管理和业务需求不匹配(如物料基础各参数);

  1.8 xx电气集团在管理和业务操作上均有部分未能同系统有效衔接,需要作调整(如管理流程);

  1.9 从系统数据反应出xx电气集团在系统操作中不规范现象时有发生,体现出业务执行存在不规范现象,需作改善(如操作规范);

  1.10 财务同业务实现了部分一体化,同时也存在很大问题(如成本核算、应收等);

  1.11 K3系统本身功能存在不足,不能完全符合xx电气集团的特殊需求(如车间工序管理、核算需求);

  1.12 前期实施顾问能力不足(从系统设置、规划、及使用人员的操作方法中反应),双方不能有效配合,也是主要原因之一;

  1.13 K3系统速度反应慢,影响操作效率;

  2.根据调研情况,初步提出实施总体规划方案如下:

  2.1 首先规范基础管理行为和基础数据,打好基础;

  2.2 再针对各具体问题和需求,制定针对性解决方案,并通过管理或技术手段予以实施;

  2.3 重新组织对各管理人员进行ERP系统管理思想和功能层面的培训,和对各操作人员进行系统功能、操作方法和技巧的培训;

  2.4 有针对性地组织相关人员参与到系统规划和基础设置的工作中,以提高各参与人员的责任心和对系统的认识、掌握程度;

  2.5 在各项基础工作准备充分基础上,组织对系统进行深度实施;

  2.6 适当进行二次开发,实现特殊业务需求;

  3.取得效益

  3.1为公司培训一批对系统和管理能结合并应用的人员,使系统在公司能落地;

  3.2 建立相应的K3系统管理体系,确保K3系统在xx电气集团能长远持续应用和改善;

  3.3 将现有K3系统同公司实际充分结合,在适宜性原则下解决调研及后续发现的问题及需求;

  3.3 在系统得以适宜应用基础上,降低xx电气集团运作成本、提升管理水平,以此提升xx电气集团综合效益;

  四、实施基本方法/流程

  1. 详细调研并提供总体实施方案计划;

  2. 建立用于系统实施和管理的管理制度/规范/方法;

  3. 有针对性进行系统基本理论的培训;

  4. 针对所用到的各模块进行系统功能并结合管理知识的培训;

  5. 针对所用到的模块培训系统操作知识;

  6. 针对调研中发现的具体问题和需求,及后续实施中发现的具体问题和需求,讨论确定具体的解决方案。主要有:物料编码方案;BOM架构方案;基础数据管理规范;替代料应用方案;委外料领用案;生产计划运行方案;。。。。。。等

  7. 对系统基础参数和基础设置进行讨论和确定;

  8. 在相关人员对系统有初步认识后,同各部制定系统运作流程;

  9. 组织模拟演练;

  10. 组织进行贯穿全程的综合模拟演练;

  11. 在相关人员对系统有较深认识后,各部制定各模块、各需求的正式方案;

  12. 依据正式方案再次组织分模块模拟演练和综合演练;

  13. 系统初始化准备

  14. 系统上线;

  15. 解决上线后的问题,直到使用熟练;

  16. 后期优化和改善。

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  五、综述

  ERP系统是管理+技术的系统,技术是基础,管理是思维+方法+业务+数据,涉及企业的方方面面,十分繁杂且极具风险。因此需要xx电气集团公司对此项目投入大量的时间、金钱,更重是的是投入心力和态度,双方需配合,有困难协作解决,有分歧协调理解。

  ERP系统以实现管理需求为目的,随时均需与管理相结合,因此要求以管理的手段来保证实施,技术解决只是辅助作用。因此要有管理经验丰富的人来主导,并需要有一些懂管理或乐于接受管理知识的人参与。

  ERP系统的成功实施是企业和实施双方共同的责任,双方均需积极配合。尤其,企业的执行能力非常关键,往往决定一个项目的成败。

  附:调研记录

  一、 人力资源部(总体了解,含人力资源、财务、信息部)

  1. 组织架构:共四个事业群(OEM、电气、山庄、新业务),其中xx电气集团集团直辖机构为OEM事业群、电气事业群、董事办、研发中心;

  2. 详细组织架构见“xx电气集团集团组织架构图”;

  3. 目前ERP系统应用范围:OEM事业群、电气事业群。

  4. OEM事业群、电气事业群之间是独立的管理机构,有独立业务,但存在部分业务交叉;

  5. 集团从经营、管理需要角度出发,需要对不同事业群、事业群内各部、甚至部分个人进行考核,需要系统配合提供核算数据。

  6. 针对上5核算需求,目前还未建立明确的核算体系(如核算范围、方法、边界、逻辑、要求等),需要xx电气集团集团在近期建立;

  7. 系统在上6已完成基础上,进行设置并进行二次开发,以实现系统核算,出具核算数据及统计报表,供xx电气集团分析决策;

  8. 目前的核算是部分由系统出数据、部分由人工提供数据,然后人工进行加工处理,再得出核算数据;

  9. 目前的核算是在一个帐套内做,事业群之间并未完全分开,主要是存在义叉业务,及部分分工还未明确;

  10. OEM事业群内部又分为8个一级部门,其中4个是基本生产部门,另4个为含有销售业务的综合部门,需要独立核算。此些部门之间存在业务来往,则存在交叉核算;

  11. 公司组织架构经常变更,且变更较大,系统需要适应,但比较困难;

  12. 目前处理OEM事业群的财务人员有3人,整个公司有10多人,目前工作已非常紧张;

  13. 目前成本核算是K3系统出具一份,手工另行出具一份,二者差距较大(平均约40%);

  14. OEM事业群计划从5月1日开始实现内部利润中心的核算体制;

  15. 电气事业群则需要核算到具体的销售人员;

  16. 部门组织架构体现出:部门分工专业性不强(不是按专业性分工),同一性质业务比较分散(如同一工序分散到不同部门),组织架构比较复杂,对管理和业务运作及对系统的要求均较高;

  17. 对应目前组织架构,系统如何对应实现?是在一个帐套内还是分帐套实现?

  18. 目前K3系统中可以出具物流和生产数据,但存在不准确、不完善现象;财务数据则是在系统中出具部分,部分手工处理;

  19. 事业部如何划分?组织架构如何搭建?有一个适度的问题,需要综合考虑经营、管理需要和成本、可操作性等因素;

  20. 目前系统中未用MPS功能,MRP只计划毛需求;

  21. 物控部门在编制OEM的MRP计划,电气则由另一个部门编制,在系统中也是分工维护。系统的操作是分散的,管理也是分散的,以后可能独立核算后更加分散。此对系统的计划体系建立是不利因素;

  22. 未上人斩资源管理模块,人工在进行KPI考核;

  23. K3系统中目前应付做得好些,应收比较差,总帐没什么问题;

  24. 系统购买的功能模块比较全面,制造型企业所需用到的基本购买齐全,目前应用的模块主要有MRP、采购、销售、库存、存货核算、品质、委外、生产任务、应收、应付、现金、总帐等,但应用程度较差;

  25. 客户档案:由信息部维护。结算方式不一、同一客户存在多档案、设置不规范、客户信息在有订单时才建立等问题,反应出此环节管理和操作均不规范,数据更不规范;

  26. 销售信用管理未启用;

  27. 供应商档案:评审后的供应商才可进行K3系统,由采购部提供资料,采购员自己维护,部分资料不规范、不完善;

  28. 仓库档案:由信息部维护,仓库提供,财务未确认(不清楚)。不能直观地反应业务的划分。此不利于财务的核算和成本、计划的编制。如不能按事业群分类核算存货价值、仓库的状况也不能清楚区分、MRP计算的对应关系也不清晰;

  29. 仓库现状:库存积压太多,且不能分清,手工有一些帐,系统有一本帐,但不准确;

  30. 物料编码:各事业群均有权维护,信息部也在维护,管理分散,不规范不严格;

  31. 物料存在条形码情况,且比较严重(估计约3%);

  32. 成品编码:大客户直接使用对方的物料编码,是否能保证唯一并方便识别和操作;

  33. 有PDM系统可提供料码和BOM,但需手工再输入强鹏系统和K3系统;

  34. 物料编码参数:很多内容不规范、不标准、或未启用,物料编码数量庞大、复杂,有10多万条,很多无用;

  35. 计量单位设置:设置复杂且乱,分组不明确;

  36. 生产、委外发料未严格按单进行控制,造成物料管控不严,成本也核算不准;

  37. 流程设置:基本未在系统中设置;

  38. 采购业务:在系统中用MRP运算出毛需求,再人工查各业务,再人工计算,因此工作量大且不准。采购单只能由采购申请单下推生成,但采购订单的执行不规范,部分时间很早的单据也未关闭;另采购申请单上出现很多需求日期与下单日期相同的单据;

  39. 财务:目前供应链数据在每月7日前可结帐;

  40. 初步估算:采购申请单的执行周期约为5天;采购订单的执行日期约为20天。此数据反应出采购单据执行不合理,主要原因一是业务执行不规范,一为异常单据未处理,一为MRP运算数据不准确;

  41. 采购发票:未做暂估方式处理,不符合实际,会对系统数据、帐期及后续业务带来不利影响;

  42. 委外出库:未严格按单发料,大部分未对单;

  43. 委外加工入库:未做核销,则不能从财务上进行监管,更不能核算委外成本;因此委外的成本是手工核算。也不能从系统处理委外加工费(也是手工处理);

  44. 销售报价功能未启用,另有一个销售商务系统在使用;

  45. 销售订单执行周期:约为4个月。一般有一个大的销售预测,并不能准确确定交期,只能由销售人员自己评估交期。长计划的销售订单在系统中均作为销售订单输入,因为长采购周期的物料需要跟单走,客户会接受此些物料,如不接受客户会承担损失。因此可考虑按MTO模式处理;

  46. 未启用销售费用功能和客户货号对照功能;

  47. 完成产品入库:未严格对单;

  48. 销售出库:大部分对单,但也有极少数未对单;

  49. 其他出、入库单:部门填写申请、部门主管签字即可领料。管理不规范不严格。

  50. 销售订单:由计划部输入系统,包含销售预测,单价、金额也由计划部门输入系统,安全性不高;

  51. 销售出货:统一由计划部负责安排;

  52. 销售人员:可以修改/调整手工销售订单,然后交计划部输入,因此系统中的销售订单数据(如金额)与真实的销售订单有一定差距。(是否影响销售发票和应收帐款?);

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